Questo anche per ragioni tecniche: sappiamo che purtroppo ci sono sistemi postali che, per quanto proviene da gruppi di discussione, neppure mostrano il mittente (sempre presente nell'intestazione FROM), o, viceversa, che si tratta di posta di gruppo (intestazioni SENDER, TO e REPLY-TO).
In AIB-CUR conviene quindi sempre aggiungere comunque al testo anche l'indirizzo di posta elettronica (e, ad evitare dubbi agli interlocutori, in forma identica a quella che risulta nell'intestazione postale FROM del messaggio).
Spesso la cosa in pratica non comporta altro che un
piccolo intervento di aggiunta o correzione, una volta per tutte, sul
"file di firma" che il sistema postale aggiunge ai vostri messaggi.
La breve forma suggerita,
Nome Cognome <indirizzo-e-mail>
ha il pregio
(1) di dare indizio chiaro della disponibilità a
ricevere per posta elettronica e
(2), per molti corrispondenti, di poter
essere direttamente trasferita nella casella di spedizione con un
copia-incolla (suggeriamo sempre la tecnica di FORWARD, per risposte a
messaggi che vengano da AIB-CUR: il REPLY su molti sistemi è
controproducente).
AIB-CUR ha lo scopo primario di servire alla discussione professionale (tra persone, quindi, più che tra gli enti di cui fanno parte): come per ogni comunicazione epistolare, è indispensabile una puntuale identificazione degli interlocutori, anche nel testo. In molti casi, per questioni di configurazione, le intestazioni inserite meccanicamente dal sistema postale nelle "buste" non suppliscono.
È probabile che in ogni caso (ed in particolare qualora si condivida in più d'uno lo stesso indirizzo postale, o in altre condizioni postali anomale in cui non valga la semplice equazione "Una persona = un indirizzo") una chiara "firma" e indirizzo di persone ben identificabili faciliti il dialogo, tanto in AIB-CUR quanto privatamente (per argomenti che non risultino di interesse generale).
È bene che l'indirizzo di posta elettronica inserito nel testo sia uno solo, e uguale a quello che compare nell'intestazione FROM (che è quella normalmente usata per rispondere con la funzione REPLY dei sistemi postali): l'incongruenza o la scelta tra più indirizzi potrebbe dare dubbi a chi risponde.
In particolare, sconsigliamo l'indicazione nel testo di più indirizzi, a meno che non si riesca ad indicare molto chiaramente a quale diverso uso si intenda che ciascuno sia dedicato (lo scopo dovrebbe essere quello di ottenere che un'eventuale risposta arrivi all'indirizzo preferito: ma conviene allora che quello soltanto sia indicato).
Se non giustificati da speciali ragioni [non tecniche: queste vanno risolte dai sistemisti postali], evitate quanto più possibile l'uso di "alias", dirottamenti automatici, e la loro eventuale "correzione" con l'uso dell'intestazione REPLY-TO (che nei gruppi di discussione ha una specifica funzione): l'indirizzo cui rispondere, e da indicare anche nel testo della lettera, deve essere quello che compare nell'intestazione FROM. L'accortezza più banale è che si spedisca ad AIB-CUR dall'indirizzo stesso a cui s'intende ricevere eventuali risposte.
AIB-CUR, con il suo costante e non piccolo traffico, e l'attenzione della segreteria tecnica agli errori postali, costituiscono di solito una buona prova che l'indirizzo con sui siete iscritti riceve regolarmente. Tecnicamente, inoltre, se i diversi indirizzi confluiscono ad uno solo comunemente usato (come spesso succede, grazie a dirottamenti automatici) indicarne altri non rimedia ad eventuali malfunzionamenti di quello principale.
AIB-CUR propone un doppio indirizzo di risposta, REPLY-TO, al gruppo e alla persona: ma non tutti i sistemi postali presentano la cosa in modo chiaro e direttamente utilizzabile. Qualora si usi per rispondere la funzione REPLY (che ordinariamente li presenta entrambi come destinatari alla pari) deve essere cancellato quello non appropriato al caso specifico, spedire ad ambedue è almeno tecnicamente scorretto (o uno riceve doppio, direttamente e tramite AIB-CUR; o tutti ricevono quel che era destinato ad uno solo).
Sebbene AIB-CUR esista per favorire la discussione pubblica di argomenti di interesse professionale, non va dimenticata la necessità di agevolare comunque lo scambio anche in contesti e per scopi più ristretti. Ad esempio, per messaggi delle categorie RICERCA, AGENDA, LAVORO e simili richieste o segnalazioni praticamente mai si vuole che un'eventuale risposta vada al gruppo di discussione.
L'uso di diciture brevi per la "firma", ma che comprendano almeno nome e cognome, e l'indirizzo di posta elettronica preferibile per eventuali risposte private resta un'accortezza importante per diminuire il rischio di risposte inviate al gruppo per errore.