Come costruire una politica di gestione delle collezioni, con quali strumenti, secondo quali criteri, con quali partner, con quali prospettive: questi sono i problemi proposti dal libro di Elizabeth Futas, alla sua terza edizione. Non si tratta semplicemente dell'aggiornamento delle prime due edizioni (1977 e 1985): l'autrice stessa mette in rilievo innanzitutto che il cambiamento del titolo, da Library acquisitions policies and procedures a Collection development policies and procedures, rappresenta la crescente complessità del tema della formazione e dell'accrescimento del patrimonio documentario delle biblioteche. Elizabeth Futas sottolinea anche, in apertura, la necessità di comprendere nel problema lo sviluppo dell'editoria elettronica, l'impatto di Internet e la crescita dei consorzi di biblioteche, fenomeni relativamente nuovi e connessi inevitabilmente alla gestione delle collezioni. Sono cambiati inoltre i destinatari del libro. Se nella prima edizione si parlava di bibliotecari, di studenti di biblioteconomia e di editori, ora questi ultimi non vengono più citati. L'autrice non commenta questa scelta: il libro tuttavia in questo modo si dichiara uno strumento per addetti ai lavori, rivolto tutto all'interno delle biblioteche.
Quest'edizione ha invece in comune con quelle che la precedono l'origine e la struttura. Nel 1992, infatti, è stato distribuito a 5000 biblioteche americane e canadesi un terzo questionario sul problema dell'accrescimento delle collezioni, da restituire insieme a un documento che descriva la loro politica. Il libro anche questa volta raccoglie i risultati del questionario e presenta i documenti ricevuti.
L'autrice non ha ricavato dai risultati del sondaggio un censimento delle biblioteche (solo il 7% ha risposto al suo questionario), quanto piuttosto un insieme di informazioni e di documenti, a volte in fieri, dell'attività di alcune biblioteche. Il suo obiettivo è infatti quello di fornire elementi per la costruzione di una politica delle collezioni e delle procedure per attuarla, che garantiscano continuità nella gestione del patrimonio delle biblioteche e coerenza rispetto alle finalità delle istituzioni di cui esse fanno parte.
L'introduzione del libro contiene a questo proposito una traccia - preziosa per il lettore italiano che debba presentare la propria biblioteca su Internet o ai propri amministratori o ai propri utenti - per la compilazione di una politica delle collezioni. Il documento va redatto, secondo l'autrice, dopo aver raccolto informazioni sulla comunità in cui la biblioteca è inserita e sulla biblioteca stessa, utilizzando materiale già esistente e ricavandone di nuovo con interviste e indagini. A questo punto la policy può essere elaborata.
Nella prima sezione del libro l'autrice commenta i questionari ricevuti: particolarmente interessanti sono i dati relativi alla cooperazione: l'81% delle biblioteche universitarie partecipa a un consorzio e il 25% di queste a più di uno. La cooperazione incide notevolmente sulla catalogazione e sul prestito interbibliotecario, meno sulla politica degli acquisti. Un'altra serie di osservazioni interessanti riguarda il budget delle biblioteche: c'è infatti una tendenza generale a ridurre i fondi destinati all'acquisto di libri e ad aumentare quelli per gli abbonamenti, mentre sembra costante la spesa per il materiale di consultazione.
La seconda e la terza sezione del volume contengono infine i documenti prodotti dalle biblioteche: quattro documenti vengono riportati per intero, mentre stralci degli altri sono suddivisi nelle categorie corrispondenti alle varie parti di un documento-tipo: la "missione" della biblioteca, i criteri e la responsabilità nella selezione dei libri, l'eliminazione di materiale obsoleto o danneggiato, la definizione di un piano di sviluppo e di investimento.
Questa rassegna ragionata dei risultati dell'indagine è forse per il lettore italiano la parte del libro più ricca di suggerimenti e di indicazioni. In particolare si può segnalare l'attenzione rivolta da molte biblioteche alla "comunità" a cui appartengono, che non è solo l'ambiente sociale da cui provengono i loro utenti (a questo proposito è molto interessante la lettura dello stralcio del documento ufficiale della Biblioteca pubblica di Brooklyn), ma anche le biblioteche vicine. È questo il caso della Winnipeg University Library, in Canada, che acquisisce solo testi utili per i propri corsi di laurea, e non per la ricerca, ma ha stabilito accordi con alcune biblioteche di ricerca della città, sia per consentire ai propri docenti l'accesso diretto al loro patrimonio sia per attivare il prestito interbibliotecario. Interessante anche il caso del Southwest Regional Library Service System (SWRLSS) nel Colorado, che si propone non solo la condivisione delle risorse, ma anche la formazione dei bibliotecari.
Molto utile risulta inoltre la decisione da parte di diverse biblioteche di non definire procedure troppo dettagliate che sono inevitabilmente destinate a "invecchiare" presto. Infine, va segnalato il brano tratto dalla policy della biblioteca della Queens University, in Canada, che descrive in modo efficace i collection levels, cioè la definizione, per ogni area disciplinare, del grado di profondità, di intensità che si ritiene opportuno raggiungere: dal grado A, quello più approfondito, esaustivo, per alcuni argomenti molto particolari, al livello E, più generale, per i testi di base destinati a un'utenza universitaria. Sugli intensity levels le biblioteche costruiscono la politica di crescita della collezione, e di conseguenza il proprio piano di investimento, definendo se stesse e il proprio futuro.
Anna Vaglio, Biblioteca dell'Università Bocconi, Milano