Da qualche tempo anche da noi knowledge management è diventato termine tanto corrente da essere spesso abusato ma altrettanto spesso, presi dalla novità (perché, per anni, è stata quasi una contraddizione in termini) dell'azienda "intelligente", e dalle ricadute che questa filosofia morale opera nel mondo della tecnologia dell'informazione che più da vicino, come bibliotecarî o documentalisti, c'interessa, siamo facilmente portati a passare sotto silenzio l'altro aspetto fondamentale delle organizzazioni cognitive (di là da tutti i marchingegni dell'intelligenza artificiale e delle ontologie formali che cercano d'intrappolare la conoscenza tacita su supporto elettronico a vantaggio del lavoro collaborativo); mi riferisco al fatto che alla base di tutto ci sono pur sempre i documenti e che la stragrande maggioranza della conoscenza che è condivisa è, ancora, quella esplicita, oggettivata in forma, per lo più, scritta.

L'attenzione tutta pragmatica e d'immediata applicabilità posta a questa semplice constatazione - non a caso, il sottotitolo dell'opera in esame allude alla necessità di "liberare" la conoscenza aziendale; da che cosa? diamine! dal sapere esoterico dei "chierici" che la fanno tanto lunga, mentre la gestione documentaria è, si sa, alla portata di tutti! - fa di quest'opera, a mio parere, un buon manuale per introdurre la gestione documentaria presso piccole e medie imprese, notoriamente confuse o non sufficientemente attente a questa voce del bilancio aziendale, o per i professionisti stessi dell'informazione-documentazione aziendale, che possono non aver ben chiaro perché e per chi lavorano.

«La gestione dei documenti costituisce una chiave per il successo economico» è infatti la parola d'ordine dell'opera, rivolta sia ai dirigenti aziendali affinché prendano coscienza dell'importanza del ruolo giocato dalla "cosa-documento" per il benessere dell'azienda, sia ai quadri intermedî che devono integrare strutture e servizî aziendali con quelli informativi e documentarî, sia infine ai responsabili e agli addetti di archivî (e qui l'archivologia è, direttamente, records management), di biblioteche e di centri di organizzazione for-profit. Il libro di Wiggins, nuova edizione di un precedente lavoro del 1996, nasce, infatti, da questo ambiente, che ci ha sempre proposto stimoli, sfide, soluzioni e problemi, sempre innescando, in ogni modo, positive riflessioni teoriche (a posteriori) sui fatti e sulle strategie dell'ambiente informativo-documentario, con altrettanto positive ricadute che vanno oltre l'ambiente aziendale nel quale, invece, quest'opera si colloca totalmente.

Si tratta, infatti, di un manuale generale, che tratta di tutti gli aspetti e problemi della gestione documentaria, integrata nel più ampio contesto dell'impresa nella sua globalità e nelle sue articolazioni organizzative, informative e tecnologiche, con intenti di estreme praticità, concretezza, chiarezza e semplicità espositive. Anzi: «tutti i recenti discorsi tecnologici e dei guru del management, e il modo nel quale questi sono spesso proferiti, tendono a confondere coloro che cercano di risolvere i loro problemi aziendali concreti. Nello scrivere questo libro ho cercato di evitare simili offuscamenti» (Prefazione, pag. xiii). Così, l'opera affronta il problema dall'inizio, ed è interessante il veder spiegato a chi è, in qualche modo, il "grosso pubblico" della situazione, perché la gestione documentaria sia così importante nell'azienda, insieme con il perché essa debba essere integrata con tutte le altre attività dell'organizzazione.

Ne risulta un manuale che potrebbe (io direi: dovrebbe) benissimo essere il livre de chevet dell'amministratore di buona volontà, intenzionato a «risolvere una volta per tutte» il problema della gestione documentaria nella sua (piccola) azienda. Wiggins è, infatti, consapevole del fatto che l'introduzione di una corretta ed efficace gestione documentaria in un'azienda neofita della cosa (o in un'azienda abituata a prendere la medesima cosa "sottogamba") potrebbe scontrarsi con precedenti e impedienti strutture e processi e prassi organizzative, per cui egli s'impegna pazientemente a spiegare come una buona gestione documentaria non sia fine a se stessa (e com'è ancora in qualche nostra biblioteca) ma serva a reimmettere nel circuito risorse altrimenti perdute o sottoutilizzate, specialmente in un'epoca di rapide trasformazioni tecnologiche.

Wiggins avvisa anche, ovviamente, l'amministratore che legge questo livre de chevet, che l'organizzazione dei documenti non s'improvvisa e che questi dovrebbe impegnarsi, finito il libro, ad assumere professionisti adeguati e a destinare risorse crescenti a questo "nuovo" settore (con possibilità, per noi, di nuovi posti di lavoro).

Altri destinatari del manuale, oltre che al "padrone" e oltre, naturalmente, che ad archivisti, bibliotecari e documentalisti (qui, aziendali, ma anche a quegli altri, di strutture not-for-profit, per toccar meglio con mano la finalizzazione delle loro strutture e delle loro funzioni), sono i responsabili delle line più direttamente implicate nell'organizzazione, insieme con gli ingegneri e i loro sottoposti sviluppatori e i cosiddetti implementatori (abilissimi con i dati ma, si sa, meno bravi con l'informazione e meno ancora con la conoscenza), fino ad arrivare agli utenti finali che, nel caso, sono i dipendenti di tutti i livelli dell'impresa (e i clienti, sì "esterni", ma necessariamente integrati, anche senza saperlo, nel sistema informativo-conoscitivo aziendale) che dovranno, prima o poi, cercare, trovare, utilizzare - e, a loro volta, arricchire - prodotti, contenuti e servizi di un sistema di gestione documentaria per realizzare buoni, anzi, migliori affari. Il libro è articolato in tre sezioni largamente indipendenti:

1. la conoscenza aziendale e le sue risorse economiche (dove vengono affrontati gli aspetti fondamentali dell'organizzazione informativa insieme con le sue ricadute sulla creazione del profitto, e dove sono gettate le basi della gestione archivistica corrente e di quella documentaria, sempre in un'ottica di accurato pragmatismo aziendale);
   
2. una trattazione manualistica della tecnologia Web dell'informazione e del parallelo retrieval di informazione e di conoscenza;
   
3. infine, indicazioni progettuali per l'ottimazione aziendale delle risorse documentare, sezione che è completata da due capitoli molto utili per passare dalla teoria alla pratica:
   - il primo è uno sguardo al mercato corrente (che, appunto perché corrente, è forse la parte più effimera del trattato, ma in ogni caso valida per chi voglia fotografare una certa realtà) della gestione documentaria dove, prodotto per prodotto, sono presentate le imprese e le tecnologie di domanda e di offerta effettivamente oggetto di transazioni (il "Just about everything" della IBM si basa sull'acquisto di determinati prodotti della Lotus, per esempio), o una tabella intitolata "Opposites attract?" che confronta «what Europeans dislike about American vendors» con «what infuriates North American vendors about Europe» o un elenco commentato dei maggiori fornitori di software per la gestione documentaria o ancora, infine, schede informative molto analitiche sui principali produttori di tecnologia per il workflow;
   - l'altro capitolo presenta, com'è solita la trattatistica anglosassone, cinque interessanti studi di casi pubblicati, per esemplificare una gamma di applicazioni concrete, dalla presentazione dei problemi alla loro soluzione.

I limiti e i vantaggi dell'opera mi sembrano tuttavia quelli soliti di un manuale introduttivo per chi deve saper tutto senza perdere tempo (è rivelatore quell'"effective" posto all'inizio del titolo): un eccellente "Bignami" che introdurrà i paraprofessionisti aziendali a più approfondite e più complesse (e, inevitabilmente, più lente) letture; ma anche un buon esercizio di ripasso per tutti gli altri o per chi, di questi ultimi, voglia conoscere dall'interno caratteristiche e contenuti di un possibile nuovo posto di lavoro nel quale voglia eventualmente cimentarsi; un documento fotografico, infine, dello stato della gestione documentaria aziendale contemporanea. Tutto sommato, vedrei bene quest'opera come elemento di un possibile aggiornamento sulla documentazione aziendale in un'ipotetica nuova edizione del famoso "manuale" di Carosella e Valenti, cosa della quale da tempo lamentiamo tutti la mancanza in Italia.

Un'ultima nota a margine: Bob Wiggins si è prima laureato in ingegneria dei metalli e, diplomato poi in scienze dell'informazione, ha lavorato per industrie estrattive ed energetiche inglesi, sempre come information scientist e information groups leader. Ora conduce una sua società, Cura Consortium Ltd, specializzata in consulenze di IM e di DM, inclusi «business analisys, system design and project M», con speciale riferimento al miglioramento di «quality and process». La biografia dell'autore risulta, così, un po' rappresentativa di una delle due soluzioni possibili di un vecchio dilemma sempre aperto e relativo alla professionalità dei bibliotecari "speciali" aut "specializzati": è meglio che siano esperti nelle discipline informative e documentarie che si professionalizzano, poi, nell'argomento specifico che devono trattare oppure, viceversa, è meglio che siano esperti in un determinato argomento, da trattare mediante le discipline informative e documentarie nelle quali, poi, appositamente, si professionalizzano?