Al Congresso IFLA di Québec abbiamo formulato l'invito ufficiale per il Congresso IFLA di Milano del 23-27 agosto 2009¹. Da allora il Comitato Nazionale italiano (NC) sta operando a pieno regime per il successo di questo evento straordinario, per quest'occasione storica pressoché unica di aggiornamento professionale per molti bibliotecari italiani. Quali sono gli impegni che ci attendono?
In primo luogo far conoscere gli scopi dell'IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions), associazione bibliotecaria internazionale costituita da circa 1.700 associazioni nazionali, da grandi biblioteche e, in misura marginale, da bibliotecari. L'IFLA rappresenta (direttamente o indirettamente) circa 500.000 biblioteche in 150 Paesi e fornisce ai bibliotecari di tutto il mondo uno spazio in cui scambiarsi idee, promuovere la cooperazione internazionale e lo sviluppo in tutti i settori della biblioteconomia (advocacy). I valori sociali dell'IFLA sono ben definiti: creare e fornire servizi bibliotecari di alta qualità e supportare i principi di libertà d'accesso all'informazione, alle idee e alle opere d'ingegno, come previsto dall'articolo 19 della Dichiarazione universale dei diritti umani dell'ONU. Suoi obiettivi sono promuovere standard per la creazione e la fornitura di servizi bibliotecari e rendere consapevoli i politici e i cittadini dell'importanza di disporre di buoni servizi bibliotecari. Commissioni e Gruppi di lavoro redigono linee guida e raccomandazioni sui vari aspetti del servizio bibliotecario, raccomandazioni spesso assunte come base o come obiettivo per la predisposizione dei servizi nazionali e locali in molti Paesi. L'IFLA è infatti l'ente normativo dei servizi bibliotecari e bibliografici, stabilisce gli standard che poi sono adottati dalle (o diventano punto di riferimento per le) biblioteche e le agenzie bibliografiche di tutto il mondo, dai principi e dalle norme catalografiche, ai criteri per la misurazione della qualità dei servizi di biblioteche di ogni tipo.

In secondo luogo, illustrare ai bibliotecari italiani che non hanno frequentato i congressi IFLA le modalità del loro svolgimento. Capirne la struttura e l'organizzazione non è semplice, e un newcomer può rischiare di non cogliere l'estrema ricchezza del dibattito professionale che si svolge essenzialmente in tre momenti: nelle sedute plenarie (opening ceremony, plenary session – incontri con autori italiani e stranieri, incontri con il Presidente in carica e il Presidente eletto – closing ceremony); nelle open session e nelle offsite session (convegni tenuti fuori dai locali del Congresso), promosse dalle Commissioni e dai Gruppi di studio su temi specifici, in cui i partecipanti sono aggiornati sui temi di attualità; nelle riunioni interne degli Standing Committee e dei Gruppi di studio, aperti agli osservatori accreditati, momento fondamentale del lavoro scientifico, responsabilità che poi dura tutto l'anno tramite posta elettronica e incontri saltuari, e che può coinvolgere esperti esterni alle Commissioni. All'interno del Congresso vi sono inoltre le poster session, sollecitate spesso da una call for paper, selezionate da un comitato di esperti del Governing Board. I tre migliori poster ricevono un premio durante la closing ceremony. Prima e dopo il congresso si tengono i satellite meeting: per il 2009 ne sono previsti 19 in varie città italiane e in alcune città europee, promossi sempre dalle Commissioni. Si capisce pertanto che il programma del Congresso dipende per larghissima parte dalle Commissioni, le quali decidono autonomamente i titoli delle open e delle offsite session. È importante che i membri italiani delle Commissioni favoriscano la presentazione di contributi e di esperienze italiane e che i bibliotecari italiani rispondano alla call for paper delle Commissioni stesse¹.
Il Congresso IFLA costituirà pertanto un'occasione speciale per conoscere ciò che avviene in ambito internazionale e per far conoscere ai colleghi stranieri ciò che avviene in Italia. L'Italia può vantare esperienze di eccellenza, talora chiuse all'interno della biblioteca o di circoli costituiti da poche persone. IFLA 2009 può essere l'occasione per presentarle al pubblico internazionale e per valorizzare quanto di meglio è stato prodotto dai bibliotecari italiani.
Parte integrante del congresso sono le visite alle biblioteche, l'evento sociale (la cena, spesso seguita da danze con bibliotecari diligentissimi di giorno e “scatenati” di notte) e la serata culturale, momenti importantissimi d'incontro personale con i colleghi di tutto il mondo. A Milano l'evento sociale si terrà alla Galleria Vittorio Emanuele e la serata culturale alla Scala. Altro momento caratterizzante il Congresso è l'Exhibition, l'esposizione dei prodotti e servizi per le biblioteche, che rappresenta anch'esso un luogo di aggiornamento e di informazione professionale, con aziende ed enti vari che offrono dimostrazioni dei loro prodotti. Infine l'IFLA Assembly (che dal 2009 sostituisce l'IFLA Council), l'assemblea dei membri associati all'IFLA, riservato ai rappresentanti autorizzati dalle associazioni professionali e dalle biblioteche iscritte, che assume le decisioni principali per la vita dell'Associazione.
Per favorire la partecipazione consapevole e attiva al Congresso, il National Committee (NC), in collaborazione con l'AIB e altri enti, ha promosso una serie di incontri – il primo si è tenuto a Milano il 3 e 4 ottobre 2008 – rivolti a tutti i bibliotecari.

Infine, il lavoro specifico del NC: in primis i finanziamenti pubblici: il Comune di Milano, la Provincia di Milano, la Regione Lombardia e il MiUR hanno risposto molto bene alle sollecitazioni del NC e hanno stanziato e stanno stanziando finanziamenti congrui alla buona riuscita dell'evento. La comunicazione riveste un ruolo decisivo: abbiamo stabilito numerosi contatti con i “proprietari” di biblioteche. CRUI, MiBAC, Coordinamento delle Regioni e delle province autonome e Regione Lombardia hanno spedito lettere ai rettori delle università italiane, ai direttori delle biblioteche statali, ai presidenti e assessori alla cultura delle regioni e province autonome, ai sindaci lombardi per ricordare la grande opportunità di aggiornamento professionale e scientifico che IFLA 2009 Milan garantisce. Molti enti hanno già pubblicato e altri pubblicheranno sul proprio sito web il logo del Congresso, liberamente scaricabile dall'indirizzo http://www.aib.it/aib/ifla2009/wi/k.bmp, e dunque pubblicizzeranno a loro volta IFLA 2009; fra questi citiamo il Goethe-Institut Italia, che si è impegnato a coinvolgere gli altri istituti sparsi nel mondo in questa attività promozionale, oltreché a finanziare un satellite meeting a Roma. Tutte le informazioni congressuali sono disponibili da novembre 2008 tramite il Final Announcement, pubblicato in forma cartacea (da richiedere alla segreteria dell'AIB) e in forma elettronica (sito web dell'IFLA): la versione online rappresenta per molti bibliotecari di ogni parte del mondo il momento d'informazione principale. Ogni congresso IFLA è accompagnato dal lavoro e dal supporto di numerosi volontari; al Congresso di Québec alcuni bibliotecari di varie nazionalità si sono già candidati a offrire il loro servizio e a lavorare insieme ai bibliotecari e agli studenti di biblioteconomia italiani (le modalità di partecipazione sono consultabili sul sito dell'AIB). È necessario favorire la partecipazione al Congresso dei bibliotecari di Paesi per i quali i visti richiedono particolari procedure; a Quebéc perfino due membri del Governing Board non hanno ottenuto il pass e non hanno pertanto potuto partecipare ai lavori congressuali; sostenere la partecipazione di bibliotecari provenienti da Paesi in via di sviluppo soprattutto dell'area mediterranea (Nord Africa) tramite borse di studio: è un impegno politico e soprattutto etico. Ultimo impegno, il più importante: favorire la partecipazione dei bibliotecari italiani. MiBAC, Regioni, Università, enti proprietari di biblioteche dovrebbero inserire in bilancio capitoli di spesa per la partecipazione dei bibliotecari a IFLA 2009, momento veramente straordinario di aggiornamento e palcoscenico internazionale ineguagliabile. Questo è l'impegno attualmente più importante del NC. Alcune istituzioni (per esempio, la Regione Toscana, la Provincia di Trento) hanno deciso di finanziare l'iscrizione al congresso per alcuni bibliotecari. L'AIB è riuscita (per la prima volta nella storia dell'IFLA) a equiparare i propri associati agli associati all'IFLA, per cui un socio AIB pagherà una quota d'iscrizione ridotta (prima del 14 maggio Eur 400,00 anziché Eur 540,00).
Milano e l'Italia saranno ospitali come sempre. Ci auguriamo che molte istituzioni investano costantemente nelle biblioteche e nell'aggiornamento dei bibliotecari; soprattutto che le biblioteche entrino nell'agenda dei politici e vi rimangano stabilmente. La democrazia di un Paese dipende anche dalla presenza di biblioteche diffuse sul territorio; non è retorica, ma pura realtà.
Molto lavoro, dunque, molta responsabilità, molte aspettative, molte opportunità: speriamo di saperle cogliere tutte, con la collaborazione di tutti i bibliotecari italiani.