Fondamentale è la definizione del profilo come specchio dei bisogni della biblioteca, delle sue aspettative e quindi dei suoi utenti. Il profilo delinea le caratteristiche di un'opera, nell'ambito di una disciplina, perché questa sia acquistabile dalla biblioteca; si definiscono cioè dei limiti tali che dal complesso delle novità editoriali si possano estrapolare i testi oggetto di acquisto per la biblioteca.
Un profilo di Approval plan comprende la definizione di parametri sia di carattere disciplinare, o subject parameters, che di carattere non disciplinare (non subject parameters), ovvero non legati al contenuto dell'opera, come il pubblico destinatario, il tipo di pubblicazione o il supporto. A questi si vanno ad aggiungere una stop-list, che comprende ad esempio le opere acquistabili in altro modo, e una serie di accordi a riguardo delle procedure amministrative, fra cui il tetto di spesa o il massimale di resa, oltre ai servizi aggiuntivi come l'invio dei record bibliografici in formato idoneo per la biblioteca.

L'adozione di un Approval plan permette di ridurre drasticamente i tempi fra la pubblicazione di un volume e la sua effettiva disponibilità per l'utente: infatti, viene "bypassata" una serie di passaggi fisiologici delle procedure di acquisto della pubblicazione poiché è il fornitore stesso a concentrare le procedure necessarie per la messa a disposizione del libro in biblioteca. Questo comporta un alleggerimento dei carichi di lavoro del personale che può essere diversamente organizzato e utilizzato.
Il volume riporta, negli interventi di Silvia Arena, Katharina Beberweil, Paola Bottecchia, Klaus Kempf e Elisabetta Viti, le esperienze di cinque biblioteche europee che stanno utilizzando approval plan con un fornitore specializzato come modalità di acquisto.
Il contributo di Luca Guerra e Eugenio Pelizzari evidenzia poi l'utilità dell'applicazione sinergica di approval plan con EDI (Electronic Data Interchange) che è un sistema di scambio di messaggi commerciali in modalità telematica. Le due procedure integrate consentono l'ottimizzazione del flusso informativo e delle acquisizioni, sostituendo l'oramai desueto "iter del libro" con un unico processo automatizzato. Infine Rossana Moriello pone l'accento sulla realizzazione di Approval plan nell'ambito dello sviluppo cooperativo di raccolte cioè nell'acquisizione di opere all'interno di sistemi bibliotecari oppure di consorzi.