Profilo professionale del segretario nazionale dell'AIB

Premessa e nota metodologica

Il segretario nazionale dell'AIB -- la cui figura è sinteticamente descritta dall'art. 22 dello Statuto -- interpreta principalmente tre funzioni fondamentali per l'Associazione: quella di responsabile gestionale delle attività decise dal Comitato Esecutivo Nazionale, quella di coordinatore generale delle attività e delle strutture associative, quello di responsabile della segreteria nazionale.

A ciascuna di queste funzioni corrispondono alcune attività fondamentali -- che qui sono sinteticamente descritte -- che abbisognano di competenze generali, di tecniche e metodologie applicate, di conoscenze specifiche.

Il segretario nazionale si caratterizza per attitudini e atteggiamenti che ne favoriscono l'efficacia nelle funzioni descritte.

Lo schema logico del presente "profilo professionale" è quindi: Funzioni > Attività > Competenze -- Attitudini e atteggiamenti.

Le competenze -- pur attribuibili a ciascuna delle funzioni e alle corrispondenti attività -- sono raggruppate per evitare duplicazioni, e schematicamente suddivise tra generali, metodologiche e specifiche.

Funzione 1:   Responsabile gestionale ed operativo delle attività del Comitato Esecutivo Nazionale (CEN)

Il segretario nazionale è responsabile unico o primario per queste attività, per le quali è tenuto in particolare alla massima riservatezza (peraltro generalmente dovuta nello svolgimento di tutte le sue mansioni). Potrà organizzare il lavoro utilizzando l'aiuto del personale di segreteria per compiti prevalentemente esecutivi.

Attività:

1. Compiti relativi alle attività istituzionali dell'Associazione: redazione di convocazioni, ordini del giorno, verbali delle riunioni del CEN; organizzazione logistica; predisposizione della documentazione di supporto; formulazione di comunicazioni relative a richieste esterne, scadenze, ecc.
2. Compiti relativi alle attività politiche del CEN: esecuzione e gestione di decisioni assunte; redazione di comunicazioni, lettere, relazioni, adesioni, risposte, ecc.; istruzione e documentazione di argomenti da trattare nelle riunioni (sia su richiesta del CEN che in riferimento a richieste, obblighi, scadenze esterne).
3. Supporto alle attività di comunicazione del CEN: redazione e verifica verbali, pubblicazione (web) di sintesi dei verbali, redazione e diffusione di comunicati ufficiali, redazione e diffusione (in collaborazione con ufficio stampa) di comunicati stampa; redazione di risposte, comunicazioni, documenti in relazione a decisioni del CEN; cura delle relazioni esterne dell'Associazione (su mandato della Presidenza e del CEN); redazione e diffusione della relazione operativa annuale e di altri documenti ufficiali AIB; collaborazione con la redazione di AIB-WEB e il gestore delle liste postali.

Funzione 2:   Coordinatore generale delle attività dell'AIB

Il segretario nazionale è il coordinatore generale delle attività istituzionali dell'Associazione. Potrà delegare funzioni specifiche (sempre sotto la sua supervisione e responsabilità) ad altro personale dipendente della segreteria nazionale o a incaricati di attività specifiche. Collabora in particolare con il tesoriere per le attività legate agli aspetti contabili e finanziari.

Attività:

1. Compiti relativi ai rapporti con i presidenti e le sezioni regionali: redazione di convocazioni, ordini del giorno e verbali del CNPR; organizzazione logistica e predisposizione della documentazione per le riunioni; rapporti con segretari sezionali (con particolare riferimento alla corretta gestione delle attività delle segreterie sezionali); corrispondenza, comunicazioni di servizio e monitoraggio delle scadenze per le attività sezionali (bilanci, relazioni, assemblee, ecc.); responsabilità sull'elenco dei soci e sulle iscrizioni (verifiche, solleciti, riscontri, risposte, segnalazioni, ecc.); sviluppo della campagna iscrizioni per soci persona ed ente; sviluppo della collaborazione intersezionale per le varie attività associative (formazione, eventi, pubblicazioni, ecc.).
2. Compiti relativi alle commissioni e ai gruppi: collaborazione con i coordinatori per l'organizzazione delle attività; scadenziario attività e obblighi; aggiornamento degli indirizzari; sviluppo della comunicazione delle attività di commissioni e gruppi.
3. Compiti relativi alle altre strutture associative (Commissione Albo, Osservatorio Lavoro, Gruppo lavoro discontinuo, Osservatorio legislativo, Gruppo formazione, ecc.): supporto generale alle attività, collaborazione con i coordinatori in particolare per organizzazione logistica e comunicazione (interna ed esterna).
4. Compiti relativi ai referenti di singole attività: supporto generale, collaborazione per logistica e comunicazione (interna ed esterna), rapporti con CEN e altre strutture associative
5. Compiti relativi alle relazioni con organismi e associazioni con cui l'AIB è in contatto (es.: IFLA, EBLIDA, AIDA, ANAI, CoLAP, ecc.).
6. Supervisione della gestione economico- finanziaria dell'Associazione: pianificazione dei pagamenti, controllo della situazione debitoria e creditizia, firma sui conti correnti bancari e postali, contatti con fornitori, sponsor.

Funzione 3:   Responsabile della segreteria nazionale

Il segretario nazionale è responsabile del funzionamento della segreteria nazionale, in accordo e collaborazione con il CEN e in particolare con l'incaricato per l'organizzazione. È inoltre responsabile del corretto, regolare e legittimo svolgimento dei compiti gestionali della segreteria, della riservatezza dei dati relativi alle attività, ai dirigenti e ai soci dell'associazione. È il responsabile del trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003

Attività:

1. Analisi organizzativa, suddivisione e assegnazione dei compiti tra il personale della segreteria nazionale.
2. Formulazione, condivisione, comunicazione e verifica di obiettivi e risultati del personale della segreteria nazionale.
3. Collaborazione con il tesoriere nazionale per le attività legate alla formulazione e pubblicazione del bilancio preventivo e consuntivo e per la regolare esecuzione degli adempimenti contabili e fiscali dell'Associazione.
4. Predisposizione e cura di scadenziari, registri, elenchi, indirizzari, cronoprogammi utili all'attività della segreteria nazionale.
5. Responsabilità del protocollo e dell'archivio associativo.
6. Verifica degli inquadramenti contrattuali e della situazione normativa e previdenziale del personale della segreteria nazionale.
7. Responsabilità della sede associativa e delle attrezzature e dei materiali, nonché dei relativi contratti di locazione, manutenzione e assicurazione.
8. Rapporti con i fornitori di beni e servizi dell'associazione.
9. Responsabilità relative alla sicurezza degli ambienti di lavoro (d.lgs. 626/1994).

Competenze:

Disciplinari generali

Tecniche di redazione di documenti, lettere, comunicazioni, tecniche di verbalizzazione. Techiche di gestione di indirizzari, data base e altri strumenti di office automation.

Elementi di scienza e metodologia dell'organizzazione. Elementi di statistica e di project management.

Elementi di teoria e metodologia della comunicazione, anche con riferimento alla diffusione tramite web. Lingua inglese.

Metodologiche applicate

Elementi di diritto pubblico e privato, con particolare approfondimento per le normative in materia di biblioteche, di beni e attività culturali, di professioni, di associazioni e altre strutture no-profit. Normativa del lavoro e contrattualistica. Buone competenze informatiche con particolare riferimento all'uso di indirizzari e database. Competenze di comunicazione, redazione testi e pubblicazione (anche web). Elementi di conoscenza di attrezzature hardware e reti di trasmissione (fonia/dati). Elementi di contabilità e finanze.

Specifiche

Conoscenza della documentazione ufficiale dell'AIB (statuto, regolamenti, documenti ufficiali, storia e struttura). Conoscenza dei programmi del CEN e delle altre strutture associative nazionali.

Attitudini e atteggiamenti

Il segretario nazionale è il ruolo di snodo attorno a cui si sviluppa l'attività dell'associazione; agisce in stretta relazione con la Presidenza ed il CEN con cui ha un rapporto di tipo fiduciario.

Possiede buone doti di ascolto, comunicazione e relazione con tutte le strutture associative. In particolare per la gestione della segreteria nazionale deve possedere buone attitudini organizzative e capacità di motivazione e gestione del personale assegnato.

È il coordinatore generale dell'Associazione, con ampia autonomia gestionale derivante da un esplicito mandato del CEN per quanto riguarda obiettivi e priorità da raggiungere.

È interessato alle tematiche professionali delle biblioteche, dei bibliotecari e in generale del mondo della documentazione, di cui conosce le linee fondamentali e gli sviluppi anche internazionali.

È orientato al lavoro per progetti e obiettivi, con disponibilità ad orari flessibili.

Sa porsi come interlocutore dell'associazione verso l'esterno, nei casi in cui vi sia esplicita richiesta del CEN, o in circostanze in cui sia necessario.

Ai sensi dell'art. 22 dello statuto vigente, deve essere residente in provincia di Roma ed essere iscritto all'AIB.

Profilo contrattuale e trattamento economico

Per le sue caratteristiche di mandato fiduciario, l'incarico di segretario nazionale dell'AIB si configura come incarico a tempo determinato, di durata tendenzialmente coincidente con quella del Comitato Esecutivo da cui riceve la nomina.

Le modalità specifiche di contratto potranno essere stipulate in accordo con il candidato selezionato.

Indicativamente, il rapporto di lavoro si può configurare come "contratto a progetto", con impegno part-time (20 ore settimanali), per un compenso annuo lordo di 12 500 EUR (più contributi INPS a carico del datore di lavoro).

In accordo alla disponibilità del segretario e alle necessità organizzative, l'orario di lavoro e la conseguente retribuzione potranno essere ampliate nell'arco di validità dell'incarico.

AIB. Comitato Esecutivo Nazionale
Roma, 2006-01-11

Nota

Statuto AIB.   Art. 22, Segretario

Viene nominato nella prima riunione del Comitato Esecutivo Nazionale, anche al di fuori di esso, purché sia residente nella provincia di Roma ed iscritto all'AIB.

Coordina gli uffici della segreteria, seguendo gli aspetti organizzativi e tenendo i rapporti con il personale, sovrintende all'archivio ed alla gestione amministrativa, cura la necessaria corrispondenza con le Sezioni regionali.

Su mandato del Comitato Esecutivo Nazionale rappresenta l'AIB nei rapporti con collaboratori esterni e fornitori.

Esercita le funzioni di segretario per tutto quanto riguarda l'attività del Comitato Esecutivo Nazionale e del Consiglio Nazionale dei Presidenti Regionali, dei quali redige e firma, unitamente al Presidente, i verbali delle sedute e ne conserva i registri relativi.

Provvede affinché venga tenuto aggiornato l'elenco generale dei soci e siano comunicati entro il 30 giugno di ogni anno al Segretario di ciascuna Sezione regionale i nominativi dei soci appartenenti alla stessa in regola con l'iscrizione, disponendo inoltre il versamento della quota parte ad esse spettante ai sensi dell'articolo 17, quarto comma.