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Esperienze di servizi bibliografici

I servizi bibliografici allo IULM / Monica Pugliese, Gabriella Cortesi, Emanuela Costanzo

Siamo Monica Pugliese, Gabriella Cortesi, ed Emanuela Costanzo, e ci occupiamo dei Servizi bibliografici della Biblioteca dello IULM di Milano.

La Libera Università di Lingue e Comunicazione IULM ha un'unica Biblioteca centralizzata per entrambe le facoltà nelle quali si articola, e cioè Lingue e Letterature Straniere, e Scienze della Comunicazione e dello Spettacolo. Tali facoltà si suddividono nei tre corsi di laurea in Lingue, Relazioni pubbliche e Scienze della comunicazione, tanto per avere un'idea del materiale bibliografico che circola nella Biblioteca.

Da circa due anni a questa parte stiamo organizzando i servizi di assistenza bibliografica per i nostri utenti su tre percorsi: la consultazione dei materiali bibliografici su carta, delle basi di dati su supporto elettronico, degli OPAC.

Al fine di indirizzare gli utenti verso un utilizzo ottimale di tali servizi, prepariamo con Power Point delle presentazioni che teniamo periodicamente in alcune aule dell'Università appositamente attrezzate con maxi schermo su cui vengono proiettate anche le ricerche che compiamo in diretta, a mo' di esempio.

Solitamente iniziamo col dire che il percorso di una ricerca può avere diversi punti di partenza, e cioè o l'utente sa già cosa cercare (è il caso di chi ha dei riferimenti bibliografici, e vuole semplicemente recuperare il documento), oppure non conosce con esattezza cosa esista sull'argomento richiesto e, appunto, lo vuole sapere.

Illustriamo, dunque, il primo caso ricordando di consultare innanzi tutto il catalogo della nostra Biblioteca: considerazione, questa, non del tutto ovvia, dato che da quando c'è Internet molti saltano i passaggi più semplici. Poi, se non si trova il documento, si consiglia di rivolgersi al Servizio Interbibliotecario, che allo IULM è gratuito.

Spieghiamo che, previo appuntamento, si potrà ricevere l'assistenza necessaria per interrogare i cataloghi in linea di altre biblioteche italiane e straniere al fine di localizzare il documento che si sta cercando, e di richiederlo (in prestito o su fotocopie) laddove si trova. Tale spiegazione è accompagnata da interrogazioni degli OPAC in tempo reale per abituare l'utente alla consultazione in linea e ad avere a che fare con termini come “bookmarks”, “location”, “keywords”, “operatori booleani” ecc., a distinguere una ricerca di articoli da una di opere monografiche, a capire la sintassi di interrogazione propria dei vari siti, a non aspettarsi mai il full text in un catalogo, e insomma tutti quei piccoli accorgimenti che noi conosciamo per esperienza quotidiana, e che permettono una ricerca veloce e, soprattutto, fruttuosa. Vengono poi fornite alcune indicazioni pratiche sulle procedure del Servizio e qualche “dritta” su tempi e modi di risposta dei nostri partner abituali.

A questo punto procediamo con la simulazione del caso in cui l'utente non conosce titoli o autori, ma vuole sapere cosa c'è su un determinato argomento. Facciamo vedere come si crea un primo apparato bibliografico tramite i repertori su carta o su supporto elettronico posseduti dallo IULM, per individuare singole unità documentarie, da recuperare poi tramite il percorso già esposto nel primo caso.

Per quanto riguarda il materiale cartaceo, illustriamo la funzione della Sala di Consultazione. Dato che essa è, ovviamente, a scaffale aperto, durante le presentazioni ci soffermiamo particolarmente su com'è organizzata: infatti, qui si è a diretto contatto con i documenti ed è necessario sapersi muovere autonomamente tra di essi, conoscendo la collocazione, la consistenza, le tipologie delle varie opere. A tal fine, proiettiamo delle vere e proprie pagine di opere di consultazione, precedentemente passate allo scanner, proponendo alcune ricerche esemplificative. Non tralasciamo mai di ricordare che il personale addetto alla consulenza è a disposizione per fornire consigli sia nei primi approcci alle bibliografie e alle collezioni periodiche, sia per illustrare semplicemente l'uso, non sempre immediato, di alcuni repertori.

Finito di parlare dei repertori su carta, concludiamo con quelli su supporto elettronico.

E' importante far sapere agli utenti che noi abbiamo basi di dati su CD-ROM spiegando, innanzi tutto, cos'è una “base di dati”, cos'è un “CD-ROM”, cosa significa l'acronimo “CD-ROM”, mostrandone anche alcuni fisicamente. Spieghiamo dunque cosa si può trovare in una base di dati dicendo che alcune forniscono solo descrizioni bibliografiche, con o senza abstract, e sono quindi solo fonti indirette delle informazioni, altre documenti completi.

Quindi avvertiamo che, prima di procedere alla consultazione vera e propria, ci sarà un colloquio con l'addetto al servizio, durante il quale si stabilisce chiaramente cosa si vuole trovare, quale tipologia di informazioni, con che aggiornamento, su quali elementi noti si può contare per iniziare la ricerca e cosa è stato trovato fino a quel momento.

Si passa poi al concetto di "strategia di ricerca": si chiarisce a grandi linee il significato di "information retrieval", introducendo le principali modalità di ricerca: per parole chiave ("keyword search"); per scorrimento di indici ("index browsing"). Si familiarizza con termini come: interfaccia, descrittori controllati, linguaggio d'interrogazione e operatori logici. Si introduce il concetto di filtro, mostrando come una corretta strategia di ricerca debba partire dal generale per poi essere ristretta a ciò che è effettivamente utile per le proprie esigenze.

Tutto questo è totalmente integrato con la visualizzazione di ricerche-tipo su varie banche dati, proprio per mostrare in diretta come si costruisce una strategia di ricerca in grado di recuperare documenti pertinenti, facendo vedere agli utenti cos'è un "record", in quali "campi" si articola, come si può lavorare sui "set" incrociandoli fra loro o limitandoli coi filtri disponibili, come si visualizzano e si copiano i documenti.

Da tutto ciò dovrà risultare che l'utilizzo dei CD-ROM è senz'altro facile, ma non banale: non basta conoscere Internet, o ritenersi dei maghi dell'informatica, per essere certi di poter sfruttare al meglio questi strumenti.

Da ultimo forniamo alcune informazioni pratiche sulle procedure e le modalità del servizio.

La nostra presentazione si chiude, solitamente, con la distribuzione di una piccola dispensa che riassume quanto detto, nella quale ci sono anche degli esercizi da fare per allenarsi, nonché di altro materiale tipo indirizzari di OPAC, guide alle banche dati, quick guides, ecc.