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L'apprendimento nella biblioteca universitaria
Teaching in Academic Libraries
Firenze, 7 e 8 settembre 1998

Esperienze di servizi bibliografici


Un'esperienza dal Regno Unito: la Biblioteca del Courtauld Institute of Art, Londra / Gabriella Cursoli Giganti


Introduzione.

La biblioteca del Courtauld Institute: biblioteca universitaria, di storia dell'arte e arte occidentale, contenente libri, periodici, tesi e CD-ROMs e distinta dalle altre biblioteche dell'Istituto caratterizzate da un patrimonio di foto, riproduzioni e slides. Molto specialistica e proprio per questo non molto grande, a differenza di molte altre biblioteche universitarie nel Regno Unito.

Gli utenti hanno l'opportunità, essendo in un ambiente piuttosto piccolo e “open space”, di poter rivolgersi in ogni momento al personale bibliotecario, le cui scrivanie sono per la maggior parte nella biblioteca stessa, fra i tavoli riservati al pubblico. “La biblioteca del Courtauld è simile a come erano le biblioteche del Regno Unito fino ad una quindicina di anni fa” (Sue Price, Librarian). Ciò può essere naturalmente interpretato come un vantaggio o uno svantaggio, ma date le dimensioni e il livello di specializzazione dell'Istituto consente notevoli benefici nel rapporto utenti-bibliotecari.

Accesso. Essendo parte della University of London e offrendo corsi di laurea e post-laurea, la biblioteca è primariamente intesa per studenti e ricercatori, nonché docenti dell'istituto stesso. La maggior parte della collezione è disponibile in scaffali aperti al pubblico, mentre le dissertazioni finali dei corsi di laurea, Master e PhD sono conservate in scaffali chiusi, così come una parte della collezione che una special collection librarian sta attualmente riorganizzando.

Categorie di utenti e relative esigenze nella ricerca e reperimento di informazioni. La domanda di materiale per l'insegnamento e la ricerca è prioritaria. Gli utenti sono:

Studenti pre-laurea
Studenti post-laurea (Diploma, MA, PhD)
Docenti
Visitatori

Ogni anno si hanno in genere un massimo di 35 nuovi iscritti pre-laurea e fino ad un massimo di un centinaio di studenti per i corsi di Master, da 40 a 50 iscritti per i corsi di Diploma. Il resto è composto dai PhD. Complessivamente non si supera mai il numero di 170/180 nuovi studenti. L'istituto registra un massimo di 500 studenti in totale, ed è in effetti molto orientato verso la ricerca post-laurea più che verso i corsi pre-laurea, nonostante essi siano annualmente offerti.

Collezione e criteri di sviluppo. Storia dell'arte, principalmente Occidentale, dall'epoca post-classica ai giorni nostri. Il termine occidentale include le Americhe, l'Australia e Nuova Zelanda, il Sud Africa, etc. Particolare attenzione a cataloghi di esposizioni e mostre. La collezione rispecchia ciò che è stato insegnato, e si insegna al momento, in Istituto.

Metodi solitamente seguiti dai bibliotecari del Courtauld per introdurre i lettori all'utilizzo della biblioteca e delle sue risorse:

Tours della biblioteca: ogni inizio di anno. Gli studenti accedono alla biblioteca divisi per gruppi di corso di studi; dallo scorso anno i tours per gli studenti post-laurea sono organizzati anche secondo le competenze del personale bibliotecario.

Banco informazioni/prestiti: assistenza nella ricerca di items introvabili sul computer, guida ai reparti della biblioteca e riferimento ai colleghi con competenze specialistiche (per esempio per richieste relative alla special collection e ai periodici).

Assistenza ai singoli: banco prestiti; introduzione alla catalogue hall, in cui vi sono differenti cataloghi (schede, computer, liste cartacee per la ricerca di exhibition catalogues).

Leaflets (samples) sull'uso della biblioteca: fotocopie e regolamentazione; prestito limitato con periodi di richiesta; libri non disponibili on open access e modalità di richiesta, etc.

Pacchetti informativi (information packs) per studenti dei corsi pre-laurea, post-laurea e di diploma;

Indicatori e segnalazioni: posters affissi ai muri con l'indicazione dei diversi colori usati per ciascun soggetto (rosso per la pittura, arancio per il disegno, bianco per architettura, etc); istruzioni vicino ai computers, soprattutto presso le macchine fornite di CD-ROM.

Visite della biblioteca:

• Condotte da: tutti i componenti lo staff, a turno e secondo aree di competenza.

• Durata: 20-30 minuti al massimo.

• Per quante persone: in genere, gruppi di 10-15 persone.

• Da quanto tempo la biblioteca organizza questo tipo di visite: 9/10 anni almeno, anche se negli ultimi anni sono diventate sempre più strutturate e organizzate.

Utilità delle visite: feedback (o assenza di feedback) da parte degli utenti.

• Attualmente l'unico feedback formale consiste in un punto sul questionario finale presentato agli studenti al termine dell'anno accademico, in cui si pone una generica domanda sulla efficienza/efficacia dei servizi bibliotecari. Tuttavia alcuni lettori, specialmente gli studenti post-laurea che hanno già esperienza della biblioteca e la usano frequentemente, o gli studenti maturi, tendono a esprimere pareri positivi sull'utilità dei library tours. Anche le introduzioni a specifici settori della biblioteca - come per esempio i periodici, che sono completamente staccati dal resto della collezione e classificati per titolo e non per pressmark - vengono solitamente apprezzate.

• Impressioni dei colleghi che da molti anni conducono un simile tipo di visite: è parere unanime che queste introduzioni siano necessarie e molto utili. Questo perché la biblioteca – seppure non estremamente estesa – non ha un sistema di classificazione direttamente intuibile (LC molto adattata) e la ricerca non è sempre facile. Inoltre, è ritenuto fondamentale l'approccio e la presentazione personale dello staff nei confronti degli utenti. Questa presentazione iniziale - il più possibile informale - fa sì che i lettori possano individuare i bibliotecari e ricorrere al loro aiuto nel corso dell'anno. Considerando i lati negativi, ci si è resi conto che per una parte degli studenti, specialmente i pre-laurea, queste presentazioni costituiscono un ammasso di informazioni che si accumula a tutte le altre novità loro fornite a proposito del funzionamento dei corsi, la frequenza, gli esami etc. Pertanto essi necessitano di ulteriori contatti, che solitamente si verificano nel momento in cui gli studenti iniziano ad avere effettiva necessità della biblioteca (in occasione della prima relazione da presentare).

 

Collaborazione e feedback da parte dei docenti. L'Istituto non ha un vero e proprio Library Committee a causa delle sue dimensioni. Far sì che il personale docente partecipi a sessioni organizzate anche per loro (ad esempio computers, Internet training) presenta spesso notevoli difficoltà.

Acquisition period meetings (“period” significa relativi alle aree di insegnamento dell'Istituto) con il personale docente: in essi, solitamente, emergono eventuali carenze o lamentele. Vi partecipano la Librarian a la Deputy Librarian. L'utilità varia a seconda degli impegni e volontà dei docenti: questi ultimi possono fornire un'attiva collaborazione, come richiedere sessioni più brevi e distanziate nel corso dell'anno!

Academic Board meetings, a cui la responsabile della Biblioteca è invitata e dove è presente anche un rappresentante degli studenti.

Staff Committee. Uno a term, con la partecipazione della Vice Bibliotecaria, di un rappresentante degli studenti e un rappresentante degli insegnanti

Informazioni on line. Introduzione all'uso dei cataloghi a scheda e on line per gli utenti: generalmente avviene verbalmente, sia per gli utenti singoli, sia tramite dimostrazioni nella sala cataloghi, per gruppi. Il sistema è peraltro fornito di istruzioni online e un leaflet apposito è disponibile. Gli utenti più maturi - specie se visitatori esterni non abituati al computer o a Libertas, il sistema bibliotecario in uso sino alla fine di agosto - preferiscono in genere consultare il catalogo a schede, e si rivolgono spesso allo staff per trovare informazioni online.

 

Problemi derivanti dall'uso di una collezione disponibile su due cataloghi diversi (schede fino al 1992, su computer dal 1992 in poi): ciò può creare qualche problema e confusione, non tanto per l'uso dei due cataloghi - di cui è comunque sempre necessario avvertire i lettori - quanto per il fatto che l'OPAC era condiviso con l'ampio gruppo di biblioteche che adottavano Libertas. Talvolta, perciò, accadeva che nella ricerca di un testo la collocazione rimandasse ad un'altra branca del King's College, di cui la Courtauld è client, con comprensibile confusione dei lettori. Tale problema non dovrebbe esistere nel nuovo sistema, tramite cui il catalogo della Courtauld e la collezione del King's College sono accessibili attraverso due distinti databases.

Fonti di consultazione (reference sources). Bibliografie e fonti a stampa in confronto a CD-ROMs: Rila, RAA, Bibliography of the History of Art, ARTbibliographies Modern sono disponibili su entrambi i supporti.

• Risposta degli utenti alla disponibilità di prodotti elettronici. Impressione personale: i database in particolare non sono così user-friendly, specialmente ARTbibliographies Modern, che gira su DOS e sul quale è necessario usare le funzioni invece del mouse. Per ogni CD-ROM è disponibile il relativo leaflet con le istruzioni di base. Queste sono in parte trascritte dall'information pack usando la terminologia fornita dai produttori stessi, ma sono state ulteriormente approfondite dalla bibliotecaria competente, che ha sperimentato il prodotto e aggiunto esempi testati personalmente. In alcuni casi si dimostra tuttora più proficuo consultare gli indici al fondo delle bibliografie piuttosto che usare i CD-ROM, in genere a causa di problemi di indicizzazione e tesauri. La preferenza d'uso delle bibliografie varia da persona a persona, per quanto in generale gli studenti più giovani mostrino maggior dimestichezza con la versione elettronica. Tuttavia – anche a seguito di una sessione introduttiva, e nonostante la presenza dei leaflets – quasi tutti gli utenti chiedono l'assistenza personale del bibliotecario al primo tentativo di ricerca su CD-ROM.

Internet: disponibilità di Internet per i lettori: un paio di terminali nella sala cataloghi. Questi computer dispongono di bookmarks allestiti dal personale bibliotecario per consentire la connessione con altre biblioteche d'arte nel Regno Unito e all'estero: British Library, Victoria and Albert Museum, Warburg Institute et al…. Ciò si dimostra essere un'ottima risorsa specie per gli utenti post-laurea e per i docenti: per quanto la collezione del Courtauld sia ricca, è necessario offrire loro dei links verso altri enti che dispongano di risorse analoghe. Una bibliotecaria si occupa di presentare delle sessioni introduttive, molto essenziali, di circa mezz'ora ciascuna, per dare un'idea globale delle risorse disponibili e di come accedervi. La difficoltà maggiore qui riscontrata è la scarsa disponibilità di macchine: sarebbe infatti preferibile disporre di numerosi computer, utilizzabili singolarmente da ciascun partecipante alla sessione introduttiva, piuttosto che radunare un gruppo di persone di fronte ad uno/due computer senza offrire loro l'opportunità di sperimentare praticamente le risorse. Tuttavia, sembra che queste introduzioni siano comunque utili; talvolta si registra la presenza di alcuni componenti del personale docente, che accompagnano i propri studenti e siedono accanto a loro per apprendere le medesime nozioni. Questo tipo di docenti si rivela quello che sa indirizzare meglio i propri allievi nell'uso e ricerca delle risorse.

Il futuro per la Biblioteca del Courtauld: il cambiamento verso un nuovo sistema bibliotecario, da Libertas ad ALEPH. Il nuovo sistema è operativo dal 2 settembre. Vi sono state molteplici fasi di training e practising per i componenti del personale bibliotecario. Offrire un nuovo sistema, ora, comporta istruire sia studenti che docenti su di esso, soprattutto sull'uso di un Web OPAC, e aspettarsi che lo staff stesso acquisisca una certa familiarità con il sistema.

• C'è stata una prima fase di pubblicità al termine dello scorso anno accademico, con displays, segnalibri e targhette applicate a lato dei terminali per informare gli utenti dell'arrivo del nuovo sistema bibliotecario.

• Sono ora in preparazione sessioni dimostrative su ALEPH, in parallelo con i library tours d'inizio dell'anno accademico. E' in preparazione anche una guida all'uso del nuovo Web OPAC.

• Collaborazione: con altre biblioteche (in particolare il King's College, del cui sistema informativo il Courtauld continua a far parte), con il personale docente e con la segreteria accademica: la nostra responsabile sta interagendo con le altre parti dell'Istituto per organizzare i library tours all'inizio dell'anno, in occasione delle sessioni introduttive per i nuovi alunni o dell'iscrizione degli studenti del 2^ e 3^ anno; la sottoscritta continua a partecipare a meeting con i colleghi del King's sull'uso del sistema e gli eventuali problemi incontrati in queste prime fasi di utilizzo di ALEPH; agli utenti è per adesso richiesta un po' di pazienza!



Copyright AIB 1998-10-15, a cura di Serafina Spinelli

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