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AIB. Commissione nazionale università e ricerca |
Il progredire dell'evoluzione tecnologica nel campo dei personal computer e delle reti ha visto il numero di potenziali utilizzatori delle banche dati espandersi in maniera esponenziale. Da qui la necessità di una biblioteca di porsi come obiettivo prioritario quello di far conoscere il panorama delle risorse disponibili con le rispettive modalità di accesso e di utilizzo.
Presso l'Area della Ricerca del CNR di Bologna si è andata formando nel corso dell'ultimo decennio una consistente collezione, in formato elettronico, delle banche dati Current Contents [1], alla quale si sono aggiunti, con l'apertura della nuova Biblioteca di Area, altri servizi bibliografici quali CoDAS [2], REVEAL [3], INSIDE WEB [4], congiuntamente a banche dati fattuali quali Beilstein CROSSFIRE [5].
E` risultata subito chiara la difficoltà riscontrata da un certo numero di utenti di trarre vantaggio dalle diverse opzioni a loro disposizione per l'aggiornamento bibliografico.
Tale difficoltà era in parte dovuta alla quantità e all'eterogeneità dell'offerta, ma anche al fatto che l'accesso diretto alle nuove risorse, reso possibile attraverso la rete informatica di Area, accentuava il distacco tra la Biblioteca e i suoi utilizzatori. Questi ultimi non potevano sfruttare al meglio le risorse disponibili, mentre la Biblioteca non riusciva ad interpretare e rispondere tempestivamente ai loro bisogni. Dati di tipo statistico, provenienti dalle sessioni di "log" degli accessi al server di rete e le richieste di supporto pervenute dagli utenti per via telefonica, e-mail o in Biblioteca, erano l'unico strumento disponibile per la Biblioteca per verificare l'uso delle nuove risorse.
L'attivazione del catalogo collettivo di Area, consultabile online, prima come OPAC e poi con interfaccia web per agevolarne la consultazione [6], ponevano, come per i servizi bibliografici, il problema della formazione degli utenti all'utilizzo dei nuovi strumenti.
2. LA DIFFUSIONE DEI SERVIZI BIBLIOGRAFICI
La nuova Biblioteca di Area del CNR di Bologna serve un bacino d'utenza di circa 1000 ricercatori, che lavorano anche presso Istituti periferici dislocati in Emilia Romagna e Marche.
Le banche dati bibliografiche Current Contents (PCES, ENG, AGRI, LIFE), presenti dal 1992, erano consultabili inizialmente da una stazione singola posta in biblioteca. Dal 1997, con l'uscita della versione su cd-rom, e traendo vantaggio dalla distribuzione gratuita degli archivi 1995 e 1996 da parte del produttore, è stata acquistata una licenza di rete che ha reso possibile l'interrogazione remota della banca dati.
Questo passaggio ha comportato per la Biblioteca un non indifferente sforzo iniziale, sia nel mettere a punto l'infrastruttura informatica necessaria (server di rete, juke box di cd-rom, ecc.), sia nel gestire le autorizzazioni degli utenti che avevano richiesto l'accesso al servizio e nel verificare per ogni singola workstation l'effettivo buon funzionamento della rete locale e della rete Internet.
Parallelamente all'implementazione dei nuovi servizi di rete della Biblioteca, si è affrontato il problema della loro diffusione e della formazione degli utenti.
Da una statistica basata sul numero di sessioni di interrogazioni giornaliere effettuata alla fine dell'anno, è risultato che nel primo semestre del 1997 la media era di circa 1,5 utenti al giorno, mentre nel secondo semestre si era passati ad una media di 10, con un picco negli ultimi due mesi di 20 utenti. Questo risultato, giudicato positivamente, ha dimostrato che l'attività di diffusione dell'informazione sui nuovi servizi aveva centrato gli obiettivi iniziali per cui era stata programmata.
Al fine di migliorare il servizio di consultazione dei cataloghi e delle banche dati sono stati delineati alcuni obiettivi di minima da realizzare:
• incrementare il numero degli utenti
• raggiungere anche quella fascia di utenza che è di passaggio o non può programmare in anticipo la propria partecipazione ad attività di formazione
• migliorare la conoscenza dei linguaggi di interrogazione
• ottimizzare lo sfruttamento delle banche dati disponibili
• razionalizzare i tempi impiegati dal personale di biblioteca per l'assistenza individuale
• ottenere un riscontro (feedback) da parte degli utenti sulle banche dati a più alto valore aggiunto
2.2 STRUMENTI E METODOLOGIA
Dopo una prima, breve, esperienza iniziale di istruzione degli utenti su base individuale, ci si è avvalsi dell'ausilio della posta elettronica e del sito web della biblioteca (http://biblio.bo.cnr.it).
La creazione di una lista di discussione riservata a coloro che avevano richiesto l'accesso alle banche dati Current Contents, consentito solo ad utenti registrati, ha contribuito alla tempestiva diffusione di notizie atte ad agevolare l'uso degli strumenti di rete, mentre la già esistente lista globale degli utenti d'Area permetteva la divulgazione degli avvisi di più ampio interesse quali acquisto di nuove risorse, pubblicazione di nuovi tutorials sul web, organizzazione di seminari specifici ecc. (vedasi un esempio di e-mail inviato alla lista "all-user" in Figura 1).
Si è poi passati alla stesura di pagine web al fine di favorire l'autonomia di lavoro degli utenti, utilizzando un mezzo che per la sua flessibilità e tempestività di diffusione rende l'aggiornamento di queste pagine il meno oneroso possibile per il bibliotecario.
Sono stati pertanto creati alcuni tutorial, aventi come argomento l'interrogazione di:
• Current Contents [1]
• OPAC (via telnet) [7]
• CoDAS [2]
• REVEAL [3]
• liste di discussione (modalità di iscrizione)
Inoltre, si è dato inizio ad una esperienza di disseminazione di informazione su risorse e strumenti presenti sul World Wide Web:
• servizi di current awareness [8]
• letteratura grigia o convenzionale [9]
• cataloghi nazionali e internazionali [10]
• indici di periodici online, per titolo e per editore [11].
Ciò ha permesso di ridurre al minimo le richieste di assistenza in biblioteca e contemporaneamente favorire l'interrogazione di altre banche dati, un po' sottovalutate a priori da parte dei loro potenziali utilizzatori.
Trascorsi alcuni mesi ci si è resi conto che occorreva fare qualcosa di più per convincere una più larga fascia di ricercatori ad accedere agli strumenti in dotazione alla Biblioteca. Visitatori stranieri, post-doc, borsisti, laureandi si avvicendano continuamente in Area andando così ad aggiungersi a coloro che, per i più differenti motivi, non avevano ancora avuto l'opportunità di accostarsi direttamente al campo dell'interrogazione bibliografica.
Sono stati così organizzati corsi a cadenza settimanale, aventi come tema l'approfondimento dei linguaggi di interrogazione e dell'impostazione della strategia di ricerca.
Si è cominciato con il delineare i temi oggetto dei seminari, selezionando poi i partecipanti sulla base del loro livello di conoscenza (nullo o iniziale) della banca dati e dividendoli in gruppi che non dovevano superare le 5 unità. Sono state poi approntate diapositive (Powerpoint) per l'illustrazione introduttiva delle banche dati (locali e remote) e tabelle di confronto schematico, evidenziandone pregi e difetti.
Una fotocopia delle pagine più significative dei manuali d'uso del produttore delle banche dati completava il pacchetto in distribuzione ai partecipanti. Nella seconda parte del corso, della durata complessiva di circa tre ore, si focalizza l'attenzione sulla banca dati prescelta e sul suo linguaggio di interrogazione, affrontando un problema di ricerca posto dagli utenti stessi.
I seminari hanno avuto inizio nel mese di giugno 1998 e proseguiranno nel prossimo mese di novembre con alternanza dei temi presi in considerazione.
A due anni dall'apertura del servizio di reference da parte della Biblioteca di Area, e a soli due mesi dall'inizio dell'esperienza seminariale, riteniamo che la metodologia adottata abbia dato risultati ampiamente soddisfacenti e pensiamo che le ragioni di questo andamento positivo possano essere individuate nella:
> messa a punto di percorsi differenziati per la sensibilizzazione dell'utenza:
• creazione di liste per l'inoltro facilitato dei messaggi di posta elettronica,
• apposizione di avvisi a stampa presso le bacheche degli Istituti e all'ingresso della Biblioteca,
• invio di lettere ai responsabili di Istituto per una diffusione più capillare delle informazioni.
> ampia gamma di strumenti utilizzati per lo sfruttamento ottimale delle banche dati acquistate dalla Biblioteca:
• creazione di indici con relativo puntatore ad una pagina descrittiva per ogni risorsa, contenente la descrizione della banca dati in riferimento,
• gestione sicura delle password necessarie per il collegamento, "link" alla risorsa remota, se disponibile sul web,
• istruzioni per l'interrogazione,
• organizzazione di seminari a cadenza fissa su temi concordati in anticipo con gli utenti interessati, in biblioteca o presso gli Istituti stessi, a seconda delle preferenze,
• istruzione su base individuale ecc. con conseguente elasticità di intervento a seconda dei bisogni e nel momento in cui essi vengono a manifestarsi.
Abbiamo potuto constatare che una parte considerevole di utenti, quella più informatizzata, preferisce apprendere in maniera autonoma, consultando a proprio agio i files di guida della biblioteca e dei produttori della banca dati stessa, mentre, per raggiungere gli utenti più inesperti, occorre mettere a loro disposizione opzioni e occasioni di apprendimento, in tempi e modi più flessibili, che vadano incontro alle più diverse esigenze.
E` stato altresì possibile verificare che le aspettative degli utenti crescono con l'aumentare della loro consapevolezza sull'uso degli strumenti disponibili.
Infine, il rapporto che viene a crearsi tra bibliotecario e ricercatore non è a senso unico ma è di mutuo apprendimento : l'aumentare del bisogno di informazione in quantità e in qualità, da parte degli uni è di stimolo alla crescita professionale per gli altri.
Figura 1. Un mail alla lista di tutti gli utenti
To: all-user@area.bo.cnr.it
From: balestri@area.bo.cnr.it (Maria Grazia Balestri)
Subject: Le riviste su Internet: quali servizi?
Date: 02 DEC 1997 17:46 met
Care Colleghe/i,
Ecco alcune domande in cui forse vi e' gia' accaduto di imbattervi:
1) Come si fa a sapere se un periodico su carta si trova anche su Internet?
2) Come si fa a rintracciare l'indice di un fascicolo di una rivista che ci interessa?
3) Come si fa a ricevere automaticamente per e-mail l'indice delle riviste che ci interessano (gratis...)?
4) Come si puo' essere tenuti aggiornati sulla bibliografia di un argomento che ci interessa?
Le risposte a queste domande si trovano sulle pagine
WEB della Biblioteca, http://biblio.bo.cnr.it/online/online.htm, e in particolare:
1 e 2) quali sono i periodici presenti in Internet e come si accede agli
Indici dei fascicoli o TOC (Table Of Contents):
alla pagina http://biblio.bo.cnr.it/online/online.htm
selezionando la voce "TOC, by Titles". ...
ci si collegherà direttamente agli indici delle riviste che sono
messe in rete dalle Case Editrici stesse.
Questa lista e' il frutto di un lavoro continuo di ricerca e raccolta degli indirizzi elettronici delle riviste che la BdA svolge da piu' di un anno. Se l'indirizzo del periodico desiderato non è nella lista, la Biblioteca ne effettuerà la ricerca su vostra segnalazione.
3) Ricevere automaticamente gli Indici per e-mail
(o Current Awareness):
alla pagina http://biblio.bo.cnr.it/online/current.htm sono elencati alcuni
dei servizi disponibili in rete. Per usufruire del servizio, l'utente deve
solo iscriversi seguendo le istruzioni (vedi ad es. il servizio Elsevier-ContentsDirect
per ricevere gli indici delle riviste prescelte tra tutte le 1200 riviste
dell'Elsevier Science,anche in anticipo rispetto alla data della pubblicazione).
4) Esistono diverse possibilita' per utilizzare
periodicamente dei profili di ricerca per il proprio aggiornamento:
a) Current Contents-ISI (in rete scienze chimiche fisiche e geologiche,
in biblioteca agricoltura, ingegneria e scienze biologiche). L'utente effettua
personalmente la ricerca sulla base di un profilo creato una prima volta
e modificato se necessario successivamente. Istruzioni per l'interrogazione
alla pagina http://biblio.bo.cnr.it/online/howto.htm, tutorial n. 3.
b) Inside Web e Inside Science, di British Library
c) UNCOVER
queste ultime due possibilità sono in corso di valutazione da parte della Biblioteca.
Inoltre, la Biblioteca sta programmando, a partire dal mese di Febbraio, un calendario di seminari sui servizi disponibili per gli utenti dell'Area. Gli incontri si svolgeranno con cadenza settimanale. Vi preghiamo di segnalarci gli argomenti di maggiore interesse.
Alcuni degli argomenti che saranno trattati:
- Indici e testo integrale delle riviste in rete
- Ricerche bibliografiche su Current Contents e su altri nuovi strumenti
- Consultazione del catalogo Web delle riviste dell'Area
- Strumenti per organizzare la propria bibliografia (es: Endnote)
- I brevetti in rete: ricerche gratuite e a pagamento
Saluti e Buon Lavoro....
BIBLIOGRAFIA
[1] Current Contents: http://www.isinet.com
[2] CoDAS: http://www.iop.org/codaswelcome
[3] REVEAL: http://uncweb.carl.org/reveal
[4] INSIDE WEB: http://inside.bl.uk:443/
[5] CROSSFIRE: http://www.beilstein.com
[6] S.Mangiaracina, S.Ferrarini, M.G.Balestri, "OWL-Cat: a Web-Based OPAC Appealing End-Users to Exploit Library Resources", in Research and Advanced Technologies for Digital libraries, Lecture Notes in Computer Science, Springer 1998, pp.657-658
[7] Tutorial OPAC: http://biblio.bo.cnr.it/online/howto.htm
[8] "Current Awareness": http://biblio.bo.cnr.it/online/current.htm
[9] Letteratura grigia: http://biblio.bo.cnr.it/online/wdocdel.htm
[10] Cataloghi biblioteche: http://biblio.bo.cnr.it/online/bibliot.htm
[11] Indici di risorse online:
per titolo di periodico: http://biblio.bo.cnr.it/online/titles.htm
per editore: http://biblio.bo.cnr.it/online/editors.htm