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Il gruppo di studio sulle pubblicazioni ufficiali, costituitosi alla fine del 1995, si è riunito quattro volte nel corso del 1996, il 18 gennaio, il 19 aprile, l'11 luglio e il 25 novembre. Le riunioni sono servite per affrontare una serie di questioni relative alla delimitazione dell'oggetto di studio e alla metodologia da seguire. Si è giunti ad alcune conclusioni in merito alla definizione di pubblicazione ufficiale e in merito alle ipotesi di controllo bibliografico. Quest'ultimo tema è stato affrontato da un punto di vista generale e, per così dire, "teorico". Parallelamente si è ritenuto di dare una valutazione del recente disegno di legge Veltroni sul deposito obbligatorio degli stampati che prevede una norma specifica per le pubblicazioni ufficiali.
Su altri punti indicati nel documento di costituzione del gruppo il dibattito è ancora aperto. Il passo successivo, comunque, sembra essere un confronto con altri colleghi, esperti di documentazione, operatori nel settore dell'editoria pubblica, studiosi dei fenomeni amministrativi. A questo proposito, il gruppo, tramite l'AIB, intende organizzare una giornata di studio alla fine del 1997. A questo scopo si è ritenuto di raccogliere almeno parte della documentazione fin qui utilizzata predisponendo un vero e proprio dossier che abbiamo chiamato Raccolta di materiali premettendo ad esso un resoconto dell'attività del gruppo.
Sul piano della definizione si può fare riferimento a tre prospettive principali:
Il gruppo di studio ritiene che l'espressione "pubblicazione ufficiale" sia largamente insoddisfacente se la cosiddetta "ufficialità" è intesa come espressione dell'attività o della volontà dell'ente. Infatti, in questo senso, l'ufficialità si riferisce al contenuto e rende molto discrezionale e di fatto impossibile una definizione.
In realtà tale concetto ha un preciso significato sul piano giuridico (riguardo ai giornali ufficiali si parla di presunzione di conoscenza per gli atti ivi pubblicati, oppugnabilità di tali atti solo mediante querela di falso per non corrispondenza tra il testo pubblicato e quello originale dell'atto, etc.) e qualche utilità sul piano catalografico dove l'ufficialità ha delle conseguenze sulla scelta dell'intestazione. Sul piano del controllo bibliografico si tratta, invece di un concetto inutilizzabile tanto più se si ipotizza un'agenzia bibliografica distinta per le pubblicazioni ufficiali. Non a caso, infatti, nessuna bibliografia di pubblicazioni ufficiali si basa su un concetto contenutistico di pubblicazione ufficiale. Solo la bibliografia francese utilizza un criterio "negativo" escludendo dalla serie Pubblicazioni ufficiali le pubblicazioni a carattere scientifico. In particolare, la tradizione anglosassone è molto più pragmatica e definisce pubblicazione ufficiale (official publication oppure government publication, quest'ultima espressione riferita, negli Stati Uniti, a tutte le pubblicazioni di enti federali) qualunque pubblicazione edita o curata da ente pubblico. Da questa tradizione deriva la definizione IFLA. In conclusione sembra più opportuno parlare di "pubblicazioni di fonte istituzionale" oppure di "pubblicazioni di fonte amministrativa".
Anche tenendo conto di questo, è innegabile che le pubblicazioni curate o edite da enti pubblici non sono tutte uguali e diverso può essere il loro peso anche ai fini del controllo bibliografico e delle politiche di disponibilità e diffusione. All'interno delle pubblicazioni di fonte istituzionale si può parlare di una serie di cerchi concentrici che delimitano concetti via via più ampi.
Queste categorie possono essere utilizzate per diverse finalità. Ai fini del controllo bibliografico nazionale il gruppo di studio ritiene corretto limitarsi al secondo nucleo, cioè a tutte le pubblicazioni nelle quali risulta un qualche legame editoriale o redazionale tra l'ente e la pubblicazione espresso dalla presenza del nome dell'ente sul frontespizio.
Qualunque sia la definizione di pubblicazione ufficiale, vi è la necessità di individuare gli enti pubblici che sono potenziali produttori di pubblicazioni ufficiali, cioè definire, oltre al prodotto, anche la fonte amministrativa. Su questo piano sembra necessario ricorrere al metodo elencativo che del resto caratterizza tutta la più recente legislazione italiana, distinguendo due grandi categorie di istituzioni pubbliche:
-- Istituzioni costituzionali e amministrative
-- Istituzioni pubbliche della ricerca scientifica e
università
Le pubblicazioni di queste due categorie sono diverse perché diverse sono le funzioni. Generalmente, nel settore della ricerca la pubblicazione è prodotto finale e non strumentale ad altre attività. Diversa è anche la situazione del controllo bibliografico: le pubblicazioni degli enti di ricerca sono sottoposte al controllo bibliografico del settore disciplinare nel quale è inserito l'ente di ricerca o l'istituto universitario e su di esse si esercita con più efficacia il controllo bibliografico generale. Anche per la letteratura grigia di questo settore assai più ampie sono le possibilità di individuazione e diffusione.
Per questi motivi l'ipotesi di affidare ad un unico canale il controllo bibliografico di pubblicazioni provenienti da realtà istituzionali così diverse ha suscitato qualche perplessità e più di una discussione all'interno del gruppo di studio. Sembra possibile comunque ipotizzare un'agenzia bibliografica nazionale unica delle pubblicazioni di fonte istituzionale con la sola esclusione delle pubblicazioni delle università (sul modello della Svezia, della Finlandia o della vecchia bibliografia tedesca). In alternativa potrebbe essere valutata l'ipotesi di affidare il controllo di tutte le pubblicazioni prodotte dagli enti di ricerca all'istituzione centrale del settore (il CNR).
Il gruppo di lavoro si è posto il problema di quantificare le pubblicazioni di fonte istituzionale. Si è partiti da un dato di Giuseppe Vitiello (Il deposito legale nell'Europa comunitaria, Milano, Bibliografica, 1994) di circa 1000 pubblicazioni ufficiali ricevute ogni anno dalla Biblioteca nazionale di Firenze. Per verificarlo si è ricorsi alla consultazione di cataloghi specializzati (Corte dei Conti, Camera dei deputati) e, per quanto riguarda le pubblicazioni a livello regionale e locale, ad un questionario inviato a tutti i consigli regionali. I dati che si sono raccolti confermano, come ovvio, una situazione a piramide per la quale il numero di pubblicazioni è direttamente proporzionale al numero enti produttori, quindi crescente dal centro alla periferia. Appare comunque sorprendente la ristrettezza del vertice della piramide, cioè il numero relativamente limitato di pubblicazioni delle istituzioni centrali. Per quanto riguarda le pubblicazioni delle istituzioni centrali (organi costituzionali, amministrazione centrale, enti pubblici nazionali) si tratta di un numero di titoli che non supera l'ordine di 400/500 ogni anno (considerando anche titoli che hanno una diffusione molto circoscritta e potrebbero essere considerati letteratura grigia). Vi è da considerare, però, da un lato il numero di pubblicazioni periodiche (non solo riviste, bollettini, notiziari, ma anche rapporti a cadenza annuale) e il fatto che molte pubblicazioni ufficiali sono "mimetizzate" -- per così dire -- nella serie documenti degli atti parlamentari, caratteristica che non ha riscontro in altri paesi (nella serie documenti vi sono almeno 150 rapporti ufficiali prodotti dai ministeri e da altri enti pubblici). Per le pubblicazioni delle regioni e degli enti regionali si hanno dati relativi a 6 regioni del centro nord e al Molise: 352 pubblicazioni per anno. Per quanto riguarda le istituzioni della ricerca scientifica (con esclusione dell'ISTAT che abbiamo fatto rientrare tra le istituzioni centrali) un esame basato su alcuni cataloghi (ENEA, Istituto sup. di sanità) e sui dati forniti dal CNR porta alla cifra di 616 titoli per anno (escludendo i rapporti tecnici e le memorie interne). Del tutto arbitraria sarebbe qualunque cifra relativa alle pubblicazioni degli enti locali per i quali l'unico dato attendibile ci è stato fornito dalla Regione Emilia Romagna (circa 180 titoli pubblicati ogni anno dalle provincie, dai comuni e dagli altri enti locali della regione) e dalla regione Molise con circa 20 titoli per anno.
Nel complesso, con esclusione delle pubblicazioni di ente locale, si può pensare ad una cifra complessiva di circa 2000/2500 unità documento ogni anno.
Si riporta il dettaglio dei dati nella seguente tabella.
Giuseppe Vitiello, nel volume citato, parla di circa 1000 pubblicazioni ufficiali ricevute ogni anno dalla Biblioteca nazionale centrale di Firenze. Di seguito si è cercato di raccogliere dati che consentano di verificare tale cifra. I dati sono presentati così come sono stati estratti dalle fonti indicate (o comunicati dagli enti interessati) senza alcuna proiezione.
Dati relativi alle pubblicazioni delle regioni
Per quanto riguarda le pubblicazioni degli enti locali si ha il solo dato fornito dall'Emilia Romagna di 1696 (per gli anni 1985-1993), cioè 188 pubblicazioni l'anno e il dato del Molise di circa 100, cioè 20 l'anno per gli anni 1991-1995.
Si è partiti dall'idea che l'assenza di una bibliografia italiana di pubblicazioni ufficiali consente di ripensare completamente questo strumento e che, nel settore pubblico, l'informazione bibliografica deve essere parte di una più generale politica di accesso alle fonti amministrative e istituzionali. Inoltre si è partiti da un'idea di controllo bibliografico fortemente policentrico (centro-periferia, ma non solo).
In primo luogo sembra utile chiedersi perché si avverte la necessità di un controllo bibliografico specifico o separato delle pubblicazioni di fonte istituzionale. La "separazione", o meglio la distinzione, è riferita, in ipotesi, all'ente che esercita il controllo bibliografico, non, ovviamente, al prodotto bibliografico che potrà ovviamente essere uno solo (un solo CD-ROM, una sola banca dati) purché in esso siano identificabili le pubblicazioni di fonte istituzionale. Le motivazioni sembrano sia "interne" che "esterne" alla pubblica amministrazione.
Ragioni esterne
Ragioni interne
In base a queste finalità il gruppo di studio ritiene possibile abbozzare alcuni principi di fondo di un ipotetico -- e ideale -- controllo bibliografico delle pubblicazioni ufficiali:
Il principio dell'integrazione tra pubblicazioni di fonte istituzionale e letteratura grigia amministrativa
Il passaggio dal concetto di pubblicazione ufficiale al concetto di pubblicazione di fonte amministrativa comporta la necessità di superare una distinzione netta, del resto sempre più difficile sul piano pratico [2], tra pubblicazione convenzionale e documento di letteratura grigia. La stessa definizione IFLA comprende tra le pubblicazioni ufficiali tutti i documenti che abbiano una diffusione all'esterno dell'ente produttore. Questa integrazione è inoltre funzionale alla necessità di informazione del pubblico e degli studiosi i quali non hanno alcun interesse ad una distinzione formale tra pubblicazione ufficiale e letteratura grigia di fonte istituzionale.
Il principio del decentramento
Se il controllo bibliografico deve svolgersi molto in profondità (pubblicazioni e letteratura grigia) non può estendersi eccessivamente. La sua utilità deriva anche dal fatto di rispecchiare la produzione documentaria di un determinato comparto istituzionale. Vi dovrà essere quindi quantomeno una suddivisione tra centro e periferia. Da questo punto di vista l'affidamento a biblioteche regionali del deposito obbligatorio di tutte le pubblicazioni degli enti pubblici regionali e degli enti locali della regione potrebbe essere una soluzione convincente.
Il principio dell'integrazione tra controllo e disponibilità e tra fonti su diverso supporto.
A parere del gruppo, proprio in virtù del particolare contenuto informativo delle p.u., il controllo bibliografico dovrebbe avere caratteristiche fortemente orientate al servizio verso l'utenza finale. Per esempio: informazioni sulla disponibilità del documento; servizio di riproduzione dei documenti a circolazione limitata (attraverso accordi con le amministrazioni produttrici); forte correlazione dell'informazione bibliografica con l'informazione elettronica (ad es. segnalazione delle risorse informatiche che contengono dati disponibili nelle pubblicazioni segnalate; anagrafe delle banche dati informative e delle risorse Internet). A questo fine dovrebbe nascere un coordinamento tra i più importanti soggetti che, in questo settore, hanno responsabilità diverse: di produzione delle pubblicazioni di fonte istituzionale, di diffusione dei documenti e delle informazioni pubbliche, di controllo bibliografico, di conservazione del patrimonio documentario, etc. Un'esperienza interessante che può rappresentare un modello da tener presente è quella della Commission de coordination de la documentation administrative, in Francia. Si segnala, da questo punto di vista, il dibattito in corso in Europa e negli Stati Uniti relativamente agli effetti delle nuove tecnologie sui tradizionali canali di diffusione delle informazioni di fonte pubblica. Sia negli stati che hanno una struttura tendenzialmente centralizzata (Stati Uniti) sia negli stati, come la Francia, a diffusione policentrica, ci si pone il problema di definire una politica coerente e integrata tra fonti tradizionali a stampa e fonti in formato elettronico e si valuta l'impatto di Internet sull'utilizzo di queste ultime. La questione è molto ampia e coinvolge problemi giuridici, organizzativi, tecnici che devono essere considerati anche dai bibliotecari e dai documentaristi che operano nel settore. Tra i materiali raccolti si propongono anche due contributi che possono dare un'idea del dibattito in corso.
DDL Senato n. 1031, art. 6 così come approvato nella seduta Comm. Istruzione dell'8 aprile 1997
1. Fermi restando gli obblighi di cui agli articoli 1 e 2, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, hanno l'obbligo di consegnare tre esemplari, di cui uno alla biblioteca del Senato della Repubblica, uno alla biblioteca della Camera dei deputati e uno alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, delle pubblicazioni ufficiali come definite dal regolamento attuativo delle presente legge, delle quali sono editori in proprio, o di accertare l'adempimento dell'obbligo quando le abbiano commissionate ad editori esterni. Le regioni, le province autonome di Trento e Bolzano e gli enti locali hanno il medesimo obbligo nei confronti della biblioteca del consiglio regionale oppure, ove questa manchi, della biblioteca della regione che sarà individuata con decreto del Ministro per i beni culturali ed ambientali, sentita la Conferenza permanente per i rapporti fra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano.
2. Oltre a quanto previsto nel comma 1, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, sono tenuti a inviare, a richiesta, alla biblioteca del Senato della Repubblica, alla biblioteca della Camera dei deputati e alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, un esemplare di ogni altra pubblicazione edita da loro o con il loro contributo.
3. I criteri e le modalità del deposito delle pubblicazioni ufficiali di cui al comma 1 e delle altre pubblicazioni di cui al comma 2 sono stabiliti dalla commissione di cui all'articolo 9.
Il disegno di legge governativo sulla riforma del deposito legale degli stampati approvato in prima lettura al Senato stabilisce, per le pubblicazioni ufficiali, un obbligo di deposito a favore delle due biblioteche parlamentari, della Biblioteca del Ministero di grazia e giustizia e a favore delle biblioteche dei consigli regionali per ciò che riguarda le pubblicazioni ufficiali delle regioni e degli enti locali della regione. Si prefigura, in sostanza, un modello decentrato di controllo delle pubblicazioni di fonte istituzionale e si assegna un ruolo preminente a biblioteche diverse dalle biblioteche nazionali. Per quanto riguarda le due biblioteche parlamentari si tratta di una soluzione che è presente in altri paesi (Svezia, Finlandia e Giappone) e che sembra abbastanza coerente con il patrimonio di tali biblioteche e con la storia della legislazione italiana sul diritto di stampa che, dall'inizio del secolo -- e nella legge del 1939 attualmente vigente -- prevede un deposito obbligatorio a favore di Camera e Senato di tutte le pubblicazioni edite dallo stato o con il suo concorso finanziario. Tuttavia, se l'idea di fondo sembra condivisibile, il testo del disegno di legge Veltroni presenta incongruenze che rischiano di compromettere le finalità fissate dall'art. 2 del DDL stesso (raccolta, conservazione e disponibilità dei documenti, produzione e diffusione di servizi bibliografici).
Per quanto riguarda le pubblicazioni degli enti della ricerca scientifica, viene creata, con l'articolo 7, una norma di privilegio a favore della Biblioteca centrale del CNR che attraverso il cosiddetto "deposito a richiesta" si vede assegnare il diritto di richiedere qualunque pubblicazione a carattere scientifico senza assumere nessuna responsabilità né nell'ambito delle p.u., né nell'ambito, più generale, del controllo bibliografico nazionale. Stesso privilegio viene dato alla biblioteca del Ministero di grazia e giustizia per quanto riguarda le pubblicazioni nel settore giuridico e, genericamente, delle scienze sociali, ricostituendo una copia di deposito in più che non mancherà di suscitare le legittime proteste degli editori.
[1] Si tenga presente che nel periodo 1987-1991, il Bollettino della Corte dei conti presenta circa 2100 unità documento (monografie e periodici) pari a 420 pubblicazioni annue
[2] Anche l'ultimo convegno sulla letteratura grigia, tenutosi presso l'Istituto Superiore di Sanità nel 1996, ha sottolineato la crescente evanescenza di questo concetto nella società dell'informazione elettronica
Aprile 1997
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