[AIB-WEB] DFP, Documentazione di Fonte Pubblica in rete

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Nota metodologica


Cos'è la DFP

Linee guida per la catalogazione delle risorse

Che cos'è la DFP

OBIETTIVI

La DFP è un elenco strutturato di risorse Internet che mettono a disposizione informazione prodotta, raccolta e conservata dalle istituzioni pubbliche italiane. La DFP ha un carattere interdisciplinare.

La DFP nasce da una serie di elaborazioni sviluppate all'interno del Gruppo di studio dell'AIB sulle pubblicazioni ufficiali. In particolare dall'idea che il futuro dell'informazione pubblica sia in rete e che l'interesse della cittadinanza e dell'utenza delle biblioteche per i documenti e i dati prodotti dai soggetti pubblici vada molto al di là del mero accesso alla Gazzetta Ufficiale o alle pubblicazioni ufficiali in senso stretto. Si vedano in questo senso gli atti del convegno: Dalle pubblicazioni ufficiali alla documentazione di fonte pubblica e le osservazioni del gruppo di studio dell'AIB al libro verde dell'Unione Europea sull'informazione pubblica. Le riflessioni teoriche sull'informazione pubblica, i caratteri di fondo dei siti istituzionali e una valutazione sull'offerta di informazione pubblica nei vari settori sono ora presenti nel volume, curato dalla redazione della DFP, Documenti e dati pubblici sul web: guida all'informazione di fonte pubblica in rete (http://dfp.liuc.it), a cura di Piero Cavaleri e Fernando Venturini, Bologna, Il Mulino, 2004.

I primi destinatari della DFP sono i bibliotecari delle biblioteche di base, i bibliotecari che svolgono attività di reference nelle biblioteche universitarie (facoltà giuridiche e di scienze sociali), i bibliotecari delle biblioteche speciali e centri di documentazione (legati a strutture amministrative o aziende). Tuttavia la DFP è uno strumento che vuole essere utile anche all'utente finale generico agli utenti specialisti dei diversi settori nei quali l'informazione pubblica ha rilevanza (diritto, economia, scienza dell'amministrazione, ricerca tecnico-scientifica).

La DFP è integrata con la lista di discussione dei bibliotecari italiani AIB-CUR, nel senso che raccoglie segnalazioni trasmesse sulla lista.

TIPOLOGIA DELLE RISORSE

La DFP è un repertorio molto selettivo che segnala siti ma, soprattutto, tende a segnalare risorse che spesso non sono in evidenza nelle home page dei siti pubblici:

DELIMITAZIONE CONVENZIONALE DELLE FONTI PUBBLICHE

La DFP segnala risorse prodotte o contenenti documenti prodotti dagli enti dell'apparato pubblico. Questo significa che DFP segnala ad es. una banca dati in un sito pubblico oppure una banca dati legislativa in un sito privato, purché, in questo secondo caso, sia tanto importante da dover essere segnalata. La DFP segnala solo risorse italiane con l'eccezione di risorse provenienti da Organizzazioni internazionali che producono documentazione strettamente rilevante per l'Italia. .

In sintesi si può dire che la DFP segnala:

Per quanto riguarda il concetto di apparato pubblico si può descrivere sinteticamente in questo modo:

Per quanto riguarda le università, che pure sono comprese nella definizione suddetta, la selezione sarà molto stringente. L'obiettivo è coprire quella che in altri ordinamenti (USA, Canada, Gran Bretagna, Francia) coincide con l'estensione .gov.

SCOUT COME STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLA DFP

La pubblicazione del volume Documenti e dati pubblici sul web: guida all'informazione di fonte pubblica in rete (http://dfp.liuc.it), Bologna, Il Mulino, 2004, chiude un periodo di vita del repertorio DFP basato su di un gruppo molto ristretto di redattori e su una impostazione pionieristica. DFP può diventare un repertorio espressione di un gruppo più ampio di bibliotecari, in particolare bibliotecari delle biblioteche istituzionali e di alcune biblioteche specializzate.

Lo strumento per l'evoluzione della DFP è l'utilizzo di un'applicazione data base creata espressamente per gestire cataloghi e reference desk di risorse in rete. L'utilizzo di un data base è strettamente funzionale ad una maggiore articolazione della DFP e al suo decentramento, consentendo di:

Lo strumento scelto per gestire la nuova DFP è SCOUT Portal Toolkit, software open source sviluppato all'interno dell'Internet Scout Project dalla University of Wisconsin-Madison's campus. Dettagli in inglese sull'applicativo nell'articolo: Software for Building a Full-Featured Discipline-Based Web Portal.

La nuova DFP presenta quindi due ambienti legati tra di loro:

1) un ambiente "home page" di carattere statico all'indirizzo http://www.aib.it/dfp con tutte le pagine descrittive del repertorio, e le elaborazioni in formato tabellare (Tabella della documentazione giuridica, Tabella dell'informazione parlamentare, ecc.) Di questo ambiente statico fanno parte anche una pagina sui servizi di aggiornamento sui contenuti della DFP (alerting via e-mail e RSS) e una pagina di Bibliografia DFP, intesa come bibliografia sul repertorio e come raccolta di testi e commenti sul mondo della documentazione di fonte pubblica in rete.
2) Un ambiente dinamico sviluppato tramite SCOUT all'indirizzo: http://dfp.aib.it


Linee guida per la catalogazione delle risorse


LO SCHEMA DI CLASSIFICAZIONE

Lo schema di classificazione presenta circa 181 voci di cui 12 di primo livello. Salvo alcune eccezioni, l'articolazione dello schema non va oltre il secondo livello. Le voci di primo livello rispecchiano, grosso modo, l'organizzazione di risorse così come emerge dal libro Documenti e dati pubblici sul web. Questa è la situazione di partenza che, ovviamente, si è modificata (e potrà ancora modificarsi) in base alle collaborazioni attivate, in particolare per le classi relative alla documentazione di settore. In SCOUT tutte le voci sono disposte in semplice ordine alfabetico.


COME SI AGGIUNGONO LE RISORSE

La funzione di aggiunta di una nuova risorsa è riservata ai redattori abilitati dagli amministratori. Dopo il login, il form da compilare si trova nella sezione Strumenti per i Metadati (Metadata Tool) e successivamente in Aggiungi Nuova Risorsa (Add New Resource).

Per quanto riguarda gli aspetti strettamente formali utilizzare le stesse convenzioni utilizzate nel libro (quindi prevalente uso della minuscola) ma, per quanto riguarda le sigle, utilizzare il maiuscolo (quindi ISTAT, ISS) perché a video risaltano maggiormente.

Impiegare i caratteri accentati da tastiera ed evitare i caratteri tipici di WORD (in particolare apostrofo, doppi apici e lineette lunghe) perché ne possono nascere difficoltà di visualizzazione e di ricerca.

In generale, come in ogni database ad alimentazione distribuita, è sempre opportuno non interrompere o lasciare in sospeso le procedure di aggiornamento (ad es. lasciare una scheda aperta durante la procedura di inserimento). In particolare, è necessario prestare molta attenzione a salvare le risorse non appena sono state create, anche se non vengono completate in tutte le parti. Questo perché lavorando in un ambiente condiviso è possibile che una risorsa non salvata su cui non intercorrono modifiche per un tempo abbastanza breve venga assegnata ad un altro redattore, con seri problemi di sovrapposizioni.

Per la catalogazione delle risorse DFP si è scelto di utilizzare i seguenti campi (i campi indicati con l'asterisco sono campi obbligatori):

Title*:
titolo della risorsa: title della pagina se significativo o titolo attribuito dal redattore. In alcuni casi il titolo troppo generico può richiedere una specificazione di ente. Infatti è possibile che l'utente arrivi alla risorsa "fuori contesto", attraverso, ad esempio, la funzione di ricerca o di ricerca avanzata. In questo caso usare la barra come per l'indicazione di responsabilità delle descrizioni bibliografiche: Ad es. : Glossario / ISTAT.

Utilizzare invece il trattino, se necessario, per segnalare sezioni di siti che presentano un proprio titolo generico: Ad es. Giustizia amministrativa - Motore di ricerca (si tratta della sezione del sito Giustizia amministrativa che presenta un motore di ricerca sulle sentenze) In altri casi si renderà necessario utilizzare il titolo in forma di sigla seguito dal titolo per esteso: Ad es. : SISP: Sistema informativo pesca e acquacoltura. In questo caso utilizzare i due punti.

Si può dire, per quello che vale in un ipertesto, che la fonte prescritta per il titolo è la prima schermata della risorsa. Quindi si dovrà trascrivere il titolo che compare sulla pagina di cui viene fornita la URL, considerando questa pagina come punto di partenza della risorsa descritta. Il titolo che compare nel tag 'TITLE' di HTML, andrebbe segnalato se significativo e diverso da quello visualizzato. Second il Dublin Core "Typically, Title will be a name by which the resource is formally known". Se sono presenti più elementi che potrebbero essere presi come titolo della pagina, la scelta dovrebbe cadere su quello più specifico. Per esempio, se il titolo più evidente è il nome dell'ente e compare su tutte le pagine del sito, ma in caratteri più piccoli è presente il titolo "Studi e ricerce economiche sulla Provincia di Enna" che più si adatta ai contenuti descritti, il titolo da scegliere è il secondo. Per ulteriori indicazioni sulla catalogazione delle risorse elettroniche è utile la lettura del seguente documento dell'Università di Padova, in ambito SBN: http://claweb.cla.unipd.it/mediateca/documenti/sbner2.htm

Alternate Title:
da utilizzare per risorse che hanno più titoli che rendono difficile la scelta. Questo titolo alternativo è utilizzabile in ricerca e appare solo nella visualizzazione completa del record.
URL*:
URL della risorsa in chiaro. Il campo ha 150 caratteri di estensione massima (tale valore può essere aumentato).
Publisher(s):
Di norma il nome dell'ente nel cui sito è contenuta la risorsa descritta. Si è scelto di utilizzare Publisher e non Creator poiché la risorsa informativa di fonte pubblica ha di rado una responsabilità intellettuale precisa e il rapporto con l'ente non si configura come un rapporto Opera/Autore. Il campo offre una tendina per selezionare un nome tra i publishers già inseriti. Accanto al campo vi è un link Search/Add che apre una maschera Assign/Add Publishers che consente di visualizzare tutti i Publisher già inseriti e di inserire e contemporaneamente assegnare alla risorsa che si sta catalogando un nome non presente tra i publishers già inseriti. Questa funzione si attiva da un form che è in fondo alla maschera e attraverso il pulsante Add new publisher and assign to resource.
Per ogni Controlled name è possibile indicare una variante del nome. Comunque, in ricerca semplice, viene cercato qualunque termine presente in qualunque campo del record, compresa la forma prescelta del nome. In pratica la forma variante può essere utilizzata per sigle o per denominazioni convenzionali degli enti: per esempio: Autorità antitrust oltre alla denominazione ufficiale (Autorità per la tutela della concorrenza e del mercato).

Per quanto riguarda la forma dei nomi degli enti si farà riferimento alle norme relative agli enti collettivi delle RICA, Regole italiane di catalogazione per autori, con alcune differenze derivanti dalla natura del database SCOUT. In particolare: 1) i nomi degli organi legislativi, amministrativi, giudiziari non sono preceduti dall'intestazione della relativa autorità territoriale. Quindi Camera dei deputati, non Italia. Camera dei deputati. 2) Ai nomi delle autorità territoriali regionali e locali (province, comuni, ecc.) si farà sempre seguire una qualificazione amministrativa, tra parentesi quadre, per distinguere autorità che portino lo stesso nome e per facilitare la ricerca a testo libero tipica di SCOUT. Quindi avremo Lazio [Regione], Milano [Comune], Milano [Provincia], ecc. Per articolazioni con nome generico si premette, sempre secondo le RICA, il nome dell'ente principale seguito dal punto. Ad esempio: ISTAT. Biblioteca. Utili anche le indicazioni presenti nelle regole sulle forme degli enti utilizzate per la banca dati ACNP: http://www.cib.unibo.it/acnp/docs/acnpman/9appendicea.html.
Per i nomi degli enti si può fare riferimento a fonti ufficiali come ad esempio http://www.organidellostato.it. Un numero consistente di enti è già presente nel data base e può costituire il modello per successivi inserimenti. Valutare con attenzione ogni nuovo inserimento per mantenere un minimo livello di coerenza in una lista che - se controllata - può costituire nel tempo un utile indice degli enti della DFP.

Description*:
Descrizione della risorsa. Può essere anche piuttosto lunga ma bisogna tener presente che le prime tre righe sono molto importanti perché sono quelle visibili nella visualizzazione standard (breve). Quindi è bene, laddove possibile, concentrare le notizie più significative nella prima parte della descrizione. E' possibile utilizzare i tag HTML per connotare graficamente il testo (ad es. bold) o per inserire un link ipertestuale.
Classification:
E' sufficiente selezionare una o più classificazioni dall'elenco completo che si apre tramite la tendina del campo. La regola generale da rispettare è quella della specificità nella classificazione: di norma una risorsa classificata nelle sezioni generali non riguarda specifici settori. Alternativamente, una risorsa classificata tra i SETTORI ha un carattere specifico: ad es. una risorsa che riguarda l'ambiente, sia che abbia un taglio giuridico- normativo, sia che abbia un taglio economico, deve essere classificata in SETTORI-AMBIENTE e non in INFORMAZIONE GIURIDICA o INFORMAZIONE ECONOMICA. Vi sono due eccezioni relative alle classi di primo livello STATISTICA e ARCHIVI, BIBLIOTECHE, EDITORIA PUBBLICA dove si utilizzerà se necessario la dosppia classificazione: classe di primo livello e settore.
Option fields:
Si tratta di campi che possono contenere solo un certo numero di valori predefiniti dall'amministratore. Tali campi sono utilizzati dal sistema per accogliere elementi del Dublin Core o altri metadati specifici del repertorio. Gli option fields attivati sono:

Origine Diritti Tipo risorsa Lingua Formato
Locale Accesso a pagamento Banche dati Francese Access
Nazionale Accesso gratuito (default) Dizionari, glossari Inglese Excel
Privato   Doc_monografie Italiano (default) Formati vari
Regionale   Repertori, elenchi Multilingue Gif
Sovranazionale   Ser_annuari Spagnolo HTML (default)
Università e ricerca   Ser_newsletter Tedesco PDF
    Ser_riviste   RTF
    Siti web_sezioni   Testo piano
    Siti web (default)   Word
        XML
        Zip

L'Option Field Origine indica il livello amministrativo dell'ente che ha prodotto o curato la risorsa descritta. Ha lo scopo di riaggregare risorse in base alla tipologia degli enti. Per gli enti della ricerca scientifica e per le università si utilizzerà l'origine Università e ricerca.

L'Option Field Tipo risorsa presenta una tipologia minima di risorse di rete secondo le seguenti definizioni:

  • Banca dati: risorsa nella quale le informazioni sono archiviate in base a tracciati di record e sono recuperabile attraverso interrogazioni in cui si danno dei parametri riguardo ad alcune delle caratteristiche degli oggetti descritti nei record stessi.
  • Dizionari, glossari
  • Doc_monografie: file unitari che hanno una loro significatività esterna al sito in cui sono contenuti (Per es: file PDF, doc, excel, oppure anche singole pagine html significative anche al di fuori del contesto del sito, fatto che lo rende utilizzabile a prescindere dagli strumenti di navigazione del sito). In genere presentano elementi identificativi tipici del documento monografico (autore, titolo distintivo, data di pubblicazione).
  • Repertori, elenchi: repertori ed elenchi organizzati di documenti o di risorse internet. Comprende gli elenchi di pubblicazioni edite da un'amministrazione nelle sezioni del sito denominate di volta in volta “Pubblicazioni”, “Studi e ricerche”, “Editoria”.
  • Ser_annuari: annuari statistici, rapporti e relazioni annuali sull'andamento di specifici settori. Possono avere anche frequenza irregolare.
  • Ser_riviste: riviste con o senza edizione su carta.
  • Ser_newsletter: seriali a iscrizione e diffusione tramite e-mail, di norma dedicati all'aggiornamento dei contenuti di un sito o alle novità di un certo settore amministrativo.
  • Siti Web: risorse elettroniche di tipo integrativo ad accesso remoto utilizzanti il protocollo http della rete Internet e strutturati in modo ipertestuale. Il formato prevalente in cui sono memorizzate le informazioni è Html nelle sue edizioni successive. Poiché il repertorio riguarda risorse su Web, si utilizza il valore Siti Web per tutte quelle risorse che non rientrano in altre categorie, quindi sicuramente quando si descrivono siti per intero, ma anche quando si descrivono sezioni di siti identificabili come strutture unitarie in base a criteri sia formali che di contenuto.
  • Siti Web_sezioni: sezioni di siti a carattere composito che non possono essere ricondotti alle tipologie precedenti (per esempio Repertori, elenchi).

E' possibile scegliere più di un valore tra quelli predefiniti utilizzando il tasto CTRL. Stesso tasto deve essere usato per cancellare un'opzione. L'option field Lingua ha il default Italiano (in grassetto nella tabella).

Release flag*:
In questo caso è necessario selezionare l'OK for viewing per rendere visibile all'utente la risorsa.
Cliccare infine su Add Record.
Date of record release*:
E' la data di 'rilascio', cioè di autorizzazione alla pubblicazione. Coincide con la data idi selezione dell'OK for viewing ed è aggiornata automaticamente dal sistema. Può non coincidere con la data di creazione (Date of record creation) che il sistema inserisce automaticamente. Infatti, in linea teorica, vi possono essere fasi successive di creazione e di controllo e validazione del record, prima della pubblicazione (e conseguente visibilità) nel repertorio. La date of record release è importante se si vuole 'ripubblicare' una risorsa che si è modificata in elementi essenziali (ad es, ha cambiato URL o ha cambiato profondamente i contenuti). In questo caso è possibile aggiornare questa data al giorno delle modifiche fatte alla scheda (inserire la data secondo lo standard AAAA-MM-GG). In questo modo tale scheda sarà nuovamente segnalata agli utenti iscritti al servizio di alerting o RSS come se fosse una risorsa nuova.
Cliccare infine su Add Record. Appare il messaggio Record Added Successfully e una schermata riassuntiva di controllo. Se vi sono errori o dati da aggiungere cliccare su Revise record alla fine della scheda riassuntiva.

© AIB [c] 2000-01, aggiornamento 2006-11-26 a cura della Redazione DFP  [MAIL:] <AW-dfp@aib.it>.
URL: <http://www.aib.it/aib/commiss/pubuff/guida.htm/nota.htm3>     .


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