Verso IFLA 2008 : come le biblioteche canadesi si preparano all'evento

Madeleine Lefebvre
Chief Librarian, Ryerson University

Buongiorno, molte grazie per avermi invitato a raccontarvi del World Library and Information Congress 2008 e di come stiamo organizzandolo. Sono molto contenta di essere qui a condividere la mia eccitazione e il mio entusiasmo e a parlare dell'impatto di questo evento sulle biblioteche canadesi.

Introduzione

Comincerò col descrivervi la vostra situazione basandomi sulla nostra esperienza: immagino sia stata molto simile per voi:

• IFLA chiede di sottoporre delle candidature ad ospitare il Congresso
• Alcuni appassionati sostenitori dell'IFLA intuiscono l'opportunità di avere il congresso nel nostro Paese. Si domandano:
• Possiamo farlo, nel nostro paese?
• Dovremmo farlo?
• Certo, noi dobbiamo farlo!! Noi vogliamo mostrare al mondo delle biblioteche quanto siamo dediti alla professione e quante cose interessanti e innovative stiamo facendo nelle nostre biblioteche!

Così costituite un comitato promotore della candidatura. Lavorate sodo per mettere insieme il vostro dossier di proposte. I rappresentanti dell'IFLA vengono a visitare il posto e voi lavorate duramente per mostrare loro le migliori strutture e per impressionarli con i vostri progetti. E poi aspettate. E aspettare, aspettate.

Tutti sono tesi mentre aspettate la decisione. Il comitato promotore va al Congresso in Agosto, aspettando senza fiato di sentire la decisione presa. La delegazione ufficiale IFLA incontra in privato il comitato per annunciare che la vostra candidatura ha avuto successo. Tutti si rallegrano e si scambiano abbracci. E alla sessione di chiusura viene fatto l'annuncio ufficiale. Tutti applaudono, voi vi alzate e salutate il pubblico. "Bravo, bravo!"

Poi tornate a casa dopo il Congresso. La volta successiva in cui il Comitato si riunisce dite: "Abbiamo vinto, evviva!" e poi la realtà della decisione prende concretezza e le preoccupazioni cominciano: Abbiamo vinto, aiuto! E ora, cosa facciamo?".

Procedete costituendo i diversi comitati di cui avete bisogno e poi rivedete il ruolo e le funzioni di ciascuno. Ora che IFLA lavora con un organizzatore ufficiale del congresso, i carichi si sono ridotti e il lavoro che deve compiere la Nazione ospitante è più gestibile e definito chiaramente. C'è una pianificazione ufficiale di ciò che deve essere fatto e entro quando. Ciò che probabilmente è la parte che spaventa di più sono i fondi che devono essere trovati tra le varie fonti governative per supportare la conferenza annuale.

In Canada abbiamo alcune particolari situazioni da affrontare: siamo un paese molto grande, secondo, come estensione geografica, solo alla Russia; abbiamo tuttavia una popolazione relativamente piccola, di 33 milioni, non molto di più della metà della popolazione dell'Italia. Abbiamo molti diversi livelli governativi: il governo federale è competente per l'intera nazione, ma lo Stato è diviso in province e territori che hanno alcune competenze specifiche, quali l'educazione e la salute. Le biblioteche possono essere tanto una responsabilità federale come una responsabilità provinciale. Il successivo livello è quello del governo municipale, che copre le principali aree urbane. Queste municipalità sono responsabili dei fondi per le biblioteche di pubblica lettura.

Il Canada ha anche due lingue ufficiali, inglese e francese. La candidatura per il World Library and Information Congress 2008 è stato fatta da ASTED che è l'Association pour l'avancement des sciences et techniques de la documentation. ASTED è la nostra associazione bibliotecaria francese. ASTED ha invitato i rappresentanti della comunità canadese delle biblioteche e dell'informazione a partecipare ai comitati più importanti del World Library and Information Congress. CLA (Canadian Library Association) è l'associazione nazionale di lingua inglese. CLA ha accettato di supportare la candidatura nelle aree di promozione e disseminazione dell'informazione attraverso la Nazione. In qualità di precedente presidente del CLA sono stata invitata ad unirmi al Comitato Nazionale.

Lasciate che vi descriva la struttura dei comitati del World Library and Information Congress 2008.

Ci sono tre comitati principali:

• il Comitato d'Onore
• il Comitato Nazionale Consultivo
• il Comitato Nazionale (Comitato Organizzatore)

Ogni comitato ha funzioni diverse: Il Comitato d'Onore è composto dai due direttori generali delle biblioteche nazionali canadesi. Ian Wilson è il Bibliotecario e Archivista della Library and Archives Canada, situata in Ottawa, la nostra capitale. Lise Bissonnette è il Direttore generale di Biblioteque et Archives Nationals du Québec. Entrambi i direttori hanno giocato importanti ruoli nel processo di pianificazione. Il signor Wilson ha distaccato una persona del suo staff, Celine Gendron, a lavorare nel Comitato Nazionale. La sua biblioteca ha anche contribuito con dei finanziamenti significativi alla raccolta di finanziamenti che la nazione ospitante deve portare avanti.

Il Comitato Nazionale Consultivo è costituito da vari rappresentanti della comunità bibliotecaria canadese. Il Canada Institute for Scientific and Technical Information (CISTI), il Ministere de la Culture et des communications, il Gouvernement du Québec, la Biblioteque et Archives Nationals du Québec, la Biblioteque dell'Assemble Nationale du Québec, la Library and Archives Canada, la Library of Parliament, la Vancouver Public Library sono tutte rappresentate nel Comitato. In aggiunta ci sono rappresentanti delle seguenti associazioni: il Canadian Urban libraries Council (CULC), la Canada Library Association (CLA), la Atlantic Provinces Library Association (APLA), l'Ontario Library Association, e la Canadian Association of Research Libraries. La ampiezza di questo Comitato assicura che si sia una connessione, in qualche modo, con tutte le biblioteche e i bibliotecari del Canada.

Questo Comitato ha lavorato per la scelta del logo del Congresso, così come sul contenuto del materiale promozionale. E dal momento che il Canada è una Nazione bilingue è stata presa la decisione di produrre tutto il materiale promozionale in entrambe le lingue, e abbiamo proseguito con questa linea anche nell'annuncio finale. Questo non era conforme alla policy di IFLA ma siamo riusciti a trovare dei bravi grafici e tipografi che ci hanno reso possibile la produzione dell'annuncio finale. è molto attraente, credo. Siamo riusciti a distribuire molte copie attraverso le nostre associazioni e a tutti i livelli e siamo comunque rimasti all'interno del budget.

Il Comitato ha anche visitato le strutture dove si terrà il Congresso e ha esaminato le possibilità per gli eventi sociali. Questo è stato il momento in cui abbiamo imparato quanto possa essere costoso organizzare le varie serate per i delegati! Abbiamo incoraggiato ad avanzare delle proposte e abbiamo deciso che la migliore scelta fosse dare ai delegati un assaggio dei vari aspetti della cultura canadese. Spero che vi piacerà quello che abbiamo deciso. La società che abbiamo ingaggiato sta organizzando la cerimonia di apertura, il rinfresco e la serata culturale e tutte le visite. Noi abbiamo identificato e raccomandato importanti celebrità all'ufficio professionale dell'IFLA per la loro approvazione.

Un altro compito di questo comitato è stato l'esame delle esigenze di finanziamento e il lavoro con la Fondazione che IFLA vuole che il paese ospitante crei. ASTED e CLA hanno lavorato insieme nella creazione della Fondazione – Bibliomondialis – che è stata presentata alla conferenza della CLA a Maggio.

Sotto la guida di Céline Gendron, il sottocomitato per le comunicazioni ha preparato materiale promozionale e di marketing per la conferenza. Ha anche pianificato un programma di promozione (stand informativo e svariate presentazioni) da attuare in conferenze e eventi biblioteconomici tenuti in Canada o negli Stati Uniti: tra questi l'Ontario Library Association in Gennaio, il direttivo dei membri dell'OCLC a Québec City in Febbraio, il CBPQ in Gatineau in Maggio, il CLA in St. John's, Newfoundland in Maggio, il Réseau informatisé des bibliothèques gouvernementales de Québec (Computerized Network of Goverment Libraries of Québec) in Giugno e la conferenza della American Library Association in Washington a Luglio.

Questo sotto-comitato ha anche pianificato le attività promozionali per la delegazione canadese alla conferenza IFLA 2007 che si è svolta ad Agosto in Durban, Sud Africa.

Tutti gli organizzatori hanno lavorato duramente al programma preliminare, che consiste in una brochure di 80 pagine completamente bilingue (la prima per l'IFLA!). Questa brochure fornisce tutte le informazioni pratiche a proposito dell'IFLA, delle modalità di svolgimento della conferenza, a proposito di Québec City e per visitare il Canada. Include una descrizione delle visite professionali e gli itinerari dei tour disponibili, una lista e una descrizione degli hotel selezionati, così come una lista delle 20 conferenze satellite che verranno tenute prima o dopo la Conferenza in svariate località in Québec, Canada o negli Stati Uniti. Questo programma è stato ufficialmente lanciato in maggio, durante la conferenza della CLA a St. John, Newfoundland, e da allora è stata distribuita capillarmente, in particolare ai membri di ASTE D per mail, ai delegati della conferenza del CLA a Newfoundland e ai delegati della conferenza IFLA a Durban.

Le attività di finanziamento stanno andando bene. I due finanziamenti principali sono stati confermati: quello del Quebec Ministry of Culture and Communications ($ 300.000) e quello della Library and Archives Canada ($ 350.000). Altri finanziamenti sono stati ricevuti: dai National Archives del Québec, dal Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL), dal Quebec Ministry of Tourism e dal Quebec Tourism Office: questi ultimi due sono essenzialmente connessi al finanziamento delle attività promozionali e di marketing.

In risposta al suggerimento dato dagli organizzatori, la ASTED e la CLA hanno creato congiuntamente una organizzazione chiamata "Bibliomondialis: partenaires canadiens pour les Echanges en milieu documentaire; Bibliomondialis: Canadian partners for library bridge-building". Le due associazioni sono riuscite ad ottenere l'importante assistenza della Biblioteque et Archives Nationals du Québec. Lo scopo di questa organizzazione è quello di sollecitare fondi per supportare finanziariamente lo sviluppo internazionale delle biblioteche. Nel 2008 l'obiettivo della organizzazione è quello di creare un programma per supportare finanziariamente la partecipazione alla conferenza in Québec City dei delegati provenienti dai paesi in via di sviluppo. Dopo il 2008 il suo obiettivo sarà incoraggiare la partecipazione dei professionisti del Québec e di altre parti del Canada a attività internazionali e a supportare studi e progetti di ricerca che si focalizzino su tematiche internazionali. Anche questa fondazione è stata lanciata ufficialmente in Maggio durante la conferenza del CLA a St. John, Newfoundland. Attività preliminari hanno già reso possibile raccogliere impegni a finanziare per circa $ 30,000 da ASTED, dal CLA, dal precedente ABCDEF, dalla Biblioteque et Archives Nationals du Québec, dall'Ontario Library Association e dalla Réseau Biblio du Québec.

La Biblioteque et Archives Nationals du Québec e la Library and Archives Canada hanno concentrato i loro sforzi di pianificazione sulla prestigiosa pubblicazione che vogliono fornire ai delegati al congresso. Abbastanza presto una richiesta di contributi è stata mandata alle organizzazioni e istituzioni nell'ambito delle biblioteche e dell'informazione; il comitato editoriale ha selezionato un certo numero di progetti che dovrebbero creare un'immagine molto positiva e dinamica delle biblioteche nel Québec e in Canada nel loro insieme. Questo studio sarà pubblicato dalla Presses de l'Université Laval.

La delegazione canadese alla conferenza di Durban era molto attiva e molto rappresentativa (erano presenti circa 60 persone). I suoi membri hanno fatto sforzi significativi per incoraggiare i delegati a partecipare alla conferenza in Québec City nel 2008. Durante la cerimonia di chiusura un invito ufficiale è stato formalmente avanzato di fronte all'ambasciatore canadese in Sud Africa e sono state presentati dei video sul Canada, su Québec City e sulle celebrazioni per il 400esimo anniversario. In aggiunta, in accordo con la tradizione, una performance culturale è stata presentata a illustrare un aspetto della cultura del Québec e del Canada. Il Comitato organizzatore è stato lieto di presentare il gruppo TAIMA a Durban: Elisapie Isaac, un'impegnata cantante e produttrice cinematografica Inuit, e Alan Auger, un suonatore proveniente dal Québec, che ha usato la sua capacità di scrivere musica per creare un ponte tra gli Inuit e la comunità bianca, tra tradizione e vita moderna. La loro performance in inuktitut, francese e inglese è stata grandemente apprezzata.

Sebbene Concorde UK ora maneggi molte sponsorizzazioni di conferenze e altri dettagli, la Nazione ospitante deve raccogliere finanziamenti sostanziali per supportare i preparativi locali. Questo è stato un compito difficile. I finanziamenti devono essere raccolti a diversi livelli: municipale, provinciale e a livello di governo federale. Il governo provinciale del Québec è stato rapido nel supportare l'evento e nel provvedere fondi. Anche a livello locale i finanziamenti sono stati assicurati. Tuttavia abbiamo trovato problemi a livello di governo federale. Due fattori hanno creato difficoltà: c'è stato un cambio di governo a livello nazionale e il governo attuale non ha risposto favorevolmente alla richiesta di finanziamento. In secondo luogo in anni recenti c'è stato un grosso scandalo in Québec in quanto i membri del governo precedente sono stati accusati di aver sprecato milioni di dollari in falsi progetti pubblicitari. Il governo attuale ha conquistato il potere soprattutto grazie al disgusto provocato dallo scandalo, così l'attuale governo ha procedure molto rigorose per le richieste di supporto finanziario. Uno dei problemi in questo ambito è stato che IFLA Conference non significa molto per un politico, mentre il "Congresso mondiale delle biblioteche e dell'informazione" dà un sapore molto più dinamico all'evento.

Le buone notizie, comunque, sono che la Library and Archives Canada ha contribuito con una considerevole somma al budget. Noi ancora speriamo di avere un finanziamento governativo, e ora vi spiegherò come stiamo affrontando il problema. Abbiamo chiesto una consulenza a una società specializzata a Ottawa su come fare lobby presso il governo federale per ottenere finanziamenti per il congresso, vista la loro riluttanza. Il direttore generale dell'ASTED, Louis Cabral, ha formulato questi consigli per aiutare i nostri sforzi.

Nell'agosto 2003 (??), quando Québec City ha ricevuto conferma che avrebbe ospitato il 74mo Congresso annuale IFLA nell'agosto 2008, questo annuncio era stato il coronamento di mesi di sforzi e di preparazione da parte del gruppo di lavoro canadese. Il Canada ha vinto per la qualità della candidatura della città ospitante e soprattutto grazie al supporto a questo progetto da parte dell'intera comunità bibliotecaria.

Québec City ha vinto contro Roma, la sua rivale più vicina, dopo l'eliminazione di Dublino, Kuala Lampur e Singapore.

Questo privilegio di ospitare la Conferenza internazionale 2008 è stato ottenuto attraverso una procedura formale simile a quella che devono affrontare le città candidate ad ospitare le Olimpiadi. Senza voler fare uno sciocco gioco di parole, questo evento può dirsi le olimpiadi della biblioteconomia sul suolo canadese nel 2008. Per questo, dal 10 al 14 di agosto, Québec City non solo darà il benvenuto a contributi d'eccellenza provenienti dalla comunità bibliotecaria, ma anche delegazioni di specialisti da tutto il mondo in tutte le discipline che abbiano un'attinenza con le biblioteche.

Argomenti utilizzabili per impressionare le autorità federali:

• Il Canada è un Paese dinamico che, per la terza volta, ospita la riunione internazionale della biblioteconomia. Già due volte, specialisti della comunità bibliotecaria provenienti da tutte le parti del mondo si sono riuniti qui, a Montreal nel 1982 e a Toronto nel 1967.
• La conferenza internazionale dell'IFLA rappresenta un'opportunità straordinaria per una Nazione e per la comunità professionale, di avere una ampia visibilità e di mostrare al mondo intero la propria competenza e le proprie capacità
• Il contributo canadese è stato spesso di riferimento nell'ambito della legge sulla proprietà intellettuale in relazione alla diffusione dell'informazione, al libero accesso alle risorse informative e ai diritti degli utilizzatori dei servizi di informazione. Il Canada è un punto di riferimento autorevole da molti punti di vista.
• Ospitare la conferenza internazionale dell'IFLA porta a benefici economici importanti, sia per le comunità locali coinvolte sia per l'intera Nazione. Questi vantaggi sono stati stimati come una media di 4 volte la retta di partecipazione (4*$500 US) per ogni delegato durante la loro permanenza.
• L'attiva presenza del Canada in molti comitati e gruppi di lavoro dell'IFLA, incluso il Comitato esecutivo, ha molto contribuito alla reputazione del Canada. è anche ovvio che la capacità canadese e del Québec sono ampiamente riconosciute all'interno dei diversi comitati IFLA.
• La conferenza internazionale IFLA ha una lunga tradizione rispetto alla considerazione e all'accoglienza mostrata dai governi del Paese ospitante. Il Canada non può venir meno ai propri doveri di fronte alla comunità internazionale.
• Gli specialisti canadesi sono grandemente consapevoli che le tematiche nazionali, e le soluzioni per affrontarle, hanno da guadagnare dall'essere inserite in un contesto internazionale e possono avere un'influenza sulle altre comunità del mondo. Percepite con la stessa acutezza anche se sotto una luce diversa nel resto del mondo, queste tematiche sono essenziali per costruire la società dell'informazione.

Il Comitato Nazionale (organizzatore)

Il comitato nazionale è il comitato organizzatore del congresso. Loro stanno lavorando duramente nel costituire un gruppo di volontari, alle sistemazioni locali etc. è stato costituito anche un sottocomitato esecutivo per assicurare il coordinamento del lavoro necessario e per lavorare nella raccolta dei finanziamenti governativi necessari. Il sottocomitato lavora in stretto contatto con Concorde UK e ha ospitato recentemente due rappresentanti di Concorde in visita a Québec City. I rappresentanti della Concorde hanno concluso contratti con un vasto numero di hotel nella zona di ogni categoria di prezzo e hanno concluso il contratto con il Centro Congressi. Un sottocomitato per l'organizzazione dei tour professionali ha preparato un esteso programma di visite a Québec City e a Montreal.

Promozione

Un altro sottocomitato per la comunicazione ha preparato materiale promozionale e pubblicitario sotto la direttiva generale del Comitato nazionale consultivo e del Comitato nazionale Organizzatore. Mi è stato chiesto di parlare dell'impatto che l'organizzazione del Congresso mondiale delle biblioteche e dell'informazione ha sulle biblioteche canadesi. Per prima cosa, è estremamente importante promuovere la conferenza nell'intero Paese, e non solo in Québec. Sebbene ASTED, che ha avanzato la candidatura, sia un'associazione basata in Québec, quando IFLA decide che sia una Nazione a ospitare il Congresso, intende esattamente questo: una Nazione intera. Nello stesso modo, come sapete, per il 2009 voi dovete trovare il modo di coinvolgere la comunità bibliotecaria in tutte le aree.

Nella mia esperienza le più giovani generazioni professionali sono particolarmente interessate alle tematiche internazionali ed è stato abbastanza facile coinvolgerle e eccitarle riguardo al congresso. Sfortunatamente, a causa del fatto che il Canada è una tanto grande Nazione, può essere molto costoso raggiungere il Québec. è bene, perciò, incoraggiare le associazioni bibliotecarie regionali, così come larghi sistemi bibliotecari a provvedere del supporto finanziario per permettere a bibliotecari e studenti di biblioteconomia di partecipare al congresso. Mentre ci si focalizza sulla promozione è importante rispondere alla domanda che si pongono ogni biblioteca e ogni bibliotecario: "quale è il vantaggio che ne traggo?". Così ci si concentra sul vantaggio, più che sulle difficoltà, date dall'essere la nazione ospitante.

Volontari

Non è possibile ospitare il congresso senza tanta assistenza volontaria e volenterosa. Noi abbiamo pensato che ci occorrono circa 250 volontari e abbiamo lanciato una campagna di reclutamento di volontari alla Laval University in Québec. Vi ho portato delle copie del foglio informativo che abbiamo messo in Internet e distribuito alla varie conferenze per informare le persone su come diventare un volontario del congresso. Québec City occupa una piccola area così che i volontari devono essere reclutati da aree più vaste come Montreal o oltre. Alcuni direttori di biblioteca, l'ho fatto io stessa, stanno incoraggiando il proprio personale a offrirsi volontario in modo da poter fare l'esperienza del congresso. Sebbene la mia biblioteca sia a circa 8 ore di treno dalla sede del congresso, io sono disponibile a pagare le spese di viaggio per chi desidera andare in qualità di volontario, e sto incoraggiando altre grandi biblioteche a fare lo stesso.

Un altro modo per promuovere il congresso è spiegare che l'opportunità di parteciparvi è per molte persone un'opportunità unica. Il personale delle biblioteche spesso ritiene che la partecipazione all'IFLA sia un privilegio per i direttori: noi abbiamo la responsabilità di dimostrare che IFLA può essere per tutti, anche se magari non tutti gli anni. Così, avere il congresso nella propria Nazione è un'opportunità che non può essere persa. Spesso io racconto di congressi precedenti a cui ho partecipato e dell'eccitazione dell'incontrare colleghi da altri paesi e di sperimentare la cultura e le biblioteche di quel paese.

Ho anche dato vita a un face book group e nel giro di pochissimo ha già raccolto l'adesione di 200 membri. Ho chiamato il gruppo "IFLA World library & information Congress 2008 Quebec City" E lo potete trovare a www.facebook.com. Per favore, aggregatevi! Face book è un sistema molto utile per aumentare la consapevolezza e l'attenzione nel Paese e oltre. Qualcuno ha chiesto come diventare volontari e cosa bisogna fare. Ho risposto: "Ad ogni conferenza IFLA si incontrano moltissimi volontari sorridenti. Molti di loro sono posizionati in luoghi strategici quali nodi di trasporto, incroci delle strade, ingresso di palazzi etc. a rispondere a domande e a assicurarsi che i delegati arrivino dove hanno bisogno di arrivare. Questo davvero aiuta la accoglienza e l'ospitalità. Altri potrebbero stare a dare il benvenuto ai delegati nelle varie sessioni, ad aiutarli a distribuire materiale o ad aiutare il personale nella sala delle esibizioni. Ci sono anche volontari negli eventi sociali per aiutare affinché tutto scorra via liscio. Alcuni volontari aiutano le persone a trovare quale sia l'autobus che devono prendere per andare al loro tour di biblioteche. Tutto quello che è davvero necessario è un sorriso, il linguaggio internazionale".

Il comitato ha messo a punto un foglio informativo con domande e risposte su come diventare un volontario, che è anche disponibile su Internet: ve ne ho portata qualche copia.

Attraverso il face group ho lavorato per generale interesse ed entusiasmo mettendo in linea delle foto dei congressi precedenti a cui ho partecipato. Spero che gli altri partecipanti aggiungano le loro. Ho chiesto ai membri di mandarmi commenti sul perché sono interessati ad IFLA, nella speranza che le loro repliche interessino altre persone. Qui c'è un esempio di risposta da parte del direttore di una biblioteca pubblica: " Durban è stato il mio primo congresso IFLA e ci stavo pensando, poco fa. Avevo deciso di partecipare al congresso IFLA due volte e di rivalutare l'esperienza e quindi sarò a Québec City l'estate prossima, dopo di che… chi può dirlo? Al mio primo Congresso IFLA ho partecipato solo alle sessioni del programma ma il prossimo anno mi fermerò a qualcuno dei pre o post meetings e probabilmente anche a un post –congresso. In termini di impatto, io ho partecipato come membro persona e non sono parte di nessun comitato IFLA così l'impatto è per me più limitato di quanto non possa essere probabilmente per altri. Ciononostante, l'impatto è stato estremamente positivo. Invece di addentrarmi in un lungo e dettagliato resoconto, vi darò due veloci esempi: le sessioni che mi sono piaciute di più sono state quelle sul copyright e le sessioni sulla educazione in biblioteconomia nelle nazioni in via di sviluppo. Le prime perché il copyright è un mio interesse personale e le altre a causa dell'interesse organizzativo. La opportunità di partecipare alla discussione degli esperti e alle presentazioni sul copyright era una di quelle che non potevo farmi scappare – e la discussione a proposito della direzione che WIPO sta prendendo sulla conoscenza tradizionale non è qualcosa a cui sarei stato normalmente in condizione di poter partecipare - molto interessante e rilevante per qualcuno che viene da un'area dove la conoscenza tradizionale come proprietà intellettuale è probabile che diventi un tema significativo. Le sessioni di formazione in biblioteconomia hanno avuto un impatto anche pratico su di me – come Direttore di un sistema bibliotecario, quando offro un lavoro e ricevo risposte da candidati provenienti da nazioni in via di sviluppo, la valutazione dell'educazione biblioteconomica può essere difficile. Sebbene non ci fossero risposte definitive, le presentazioni e le discussioni mi hanno dato una comprensione e un apprezzamento del contesto della formazione in biblioteconomia in quelle nazioni che sarà utile quando si valuteranno le richieste di questo gruppo particolare. E, naturalmente, la gente! Sono nei dintorni da un bel un pò, ma è stato come partecipare alla mia prima conferenza – così tante facce – e ora più contatti in tutto il mondo!".

Le esperienze personali aiutano a promuovere il Congresso. Un altro modo di promuovere il congresso è lavorare attraverso le biblioteche canadesi che sono già membri dell'IFLA. Le nostre associazioni nazionali hanno pubblicato liste di biblioteche e di singoli individui che sono membri dei comitati permanenti. Usando queste persone come patrocinatori possiamo diffondere l'importante messaggio relativo al congresso in tutta la comunità bibliotecaria. CLA sta sviluppando un programma in base al quale i bibliotecari che conoscono personalmente i membri del Parlamento stanno cercando di stabilire dei contatti di comunicazione più formali per mantenere i politici informati di quali siano le tematiche delle biblioteche. Noi speriamo che tutto questo ci permetta di promuovere il congresso e di incoraggiare i nostri politici a supportare la nostra richiesta per avere finanziamenti federali per il congresso. Noi abbiamo imparato che è quasi impossibile chiedere dei finanziamenti in modo generico: le richieste devono essere rivolte a delle aree specifiche per cui si richiede il finanziamento, come il supportare dei delegati da nazioni in via di sviluppo, o il provvedere delle traduzioni simultanee etc.

Claude Bonnelly, il nostro Presidente del congresso, ha mandato un invito a tutti i membri della comunità bibliotecaria in entrambe le lingue ufficiali: "Nell'agosto 2008, Québec City ospiterà la 74esima Conferenza IFLA, il Congresso mondiale delle biblioteche e del mondo dell'informazione. A nome dell' l'Association pour l'avancement des sciences et techniques de la documentation (ASTED) e del Comitato nazionale Organizzatore, sono lieto di darvi il benvenuto. "Libraries without Borders: Navigating towards Global Understanding" è il tema di questa conferenza dove i delegati saranno invitati a riflettere sui valori fondamentali che la diversità, la comprensione, la cooperazione e la solidarietà rappresentano nel contesto della globalizzazione.

La conferenza è certamente un evento importantissimo, con un numero di delegati atteso compreso tra 4000 e 5000 provenienti da oltre 150 nazioni. Le attività del congresso saranno tenute nelle sette lingue ufficiali: inglese, francese, spagnolo, tedesco, russo, arabo e cinese. Ci sarà l'opportunità di scegliere tra svariate centinaia di conferenze e di comunicazioni riguardanti ogni possibile tema relativo alle problematiche relative alla nostra professione. Attività sociali, culturali e turistiche daranno la possibilità di mostrare la storia e le differenze culturali del Québec, in particolare le celebrazioni in occasione del 400esimo anniversario della fondazione di Québec City. In aggiunta, oltre 15 incontri si terranno in svariate aree del Canada e degli Stati Uniti prima o dopo la conferenza.

Molti colleghi stanno lavorando da svariati anni alla preparazione della conferenza. Essi rappresentano le istituzioni nazionali e le principali associazioni professionali del Québec e dell'intero Canada. Potete trovare nel programma preliminare una lista dei membri dei vari comitati. Vorrei approfittare di questa occasione per ringraziare la nostra associazione partner, la Canadian Library Association e le istituzioni e associazioni che rappresenta. Stanno facendo un lavoro fantastico e illustrano il dinamismo della nostra comunità. Voglio anche ringraziare le organizzazioni e le associazioni che hanno contribuito finanziariamente a questo evento: il Governo del Québec, attraverso il Ministère de la Culture et des communications, e il Ministère du Tourisme, Library and Archives Canada, Biblioteque et Archives Nationals du Québec, il Office du Tourisme de Québec e il Council of Praire e Pacific Uuniversity Libraries (COPPUL). Noi abbiamo anche sollecitato altre associazioni e speriamo che rispondano favorevolmente alle nostre richieste di avere un supporto finanziario.

Dalla sua creazione l'IFLA ha tenuto la propria conferenza solo due volte in Canada: nel 1967 in Toronto e nel 1982 a Montreal. Agosto 2008 è quindi un evento che non si può perdere: un'opportunità unica di incontrare la comunità internazionale e, allo stesso tempo, di dimostrare la vitalità della nostra comunità professionale.

Bienvenue à Québec!".

Sommario:

Ho chiesto a Claude quale crede che siano le nostri principali risultati nel mobilitare la comunità bibliotecaria canadese. Questo è il suo sommario:

• La struttura organizzativa dei comitati che pianificano la conferenza (Comitato Nazionale organizzativo e Comitato Nazionale Consultivo) include dei rappresentanti dalle maggiori istituzioni nazionali, e da molte associazioni professionali in tutto il Canada.
• La pianificazione della conferenza ha aumentato l'interesse dei bibliotecari canadesi nelle attività dell'IFLA: 35 canadesi sono ora coinvolti nei comitati permanenti dell'IFLA, nelle divisioni e sezioni, molti dei quali recentemente eletti o rieletti.
• La creazione congiunta da parte di CLA e ASTED della fondazione Bibliomondialis è una manifestazione del dinamismo della comunità bibliotecaria canadese e del suo supporto a tematiche internazionali; ci si aspetta che tale fondazione abbia un impatto di lungo periodo sul coinvolgimento dei bibliotecari canadesi nelle attività internazionali.
• La Library and Archives Canada, e la Biblioteque et Archives Nationals du Québec pubblicheranno insieme un libro sugli aspetti innovativi delle biblioteche in Canada. Hanno fatto una richiesta perché venissero fatti pervenire articoli e la risposta dalla comunità è stata molto positiva: sarà difficile per il comitato editoriale fare una scelta. Questo libro darà ai delegati alla conferenza un ritratto a tutto tondo della innovazione bibliotecaria in Canada: ci aspettiamo che abbia un impatto anche sulla comunità stessa bibliotecaria aumentando la soddisfazione e il senso d'orgoglio per i risultati raggiunti.
• Le biblioteche, associazioni e istituzioni stanno rispondendo molto positivamente alla richiesta di supporto finanziario (per la conferenza stessa o per Bibliomondialis); alcuni membri della comunità bibliotecaria sono anche molto efficienti nell'aiutare il Comitato nazionale a far arrivare denaro dalle istituzioni governative.
• Finora abbiamo ricevuto denaro da ASTED, CLA, CARL, COPPUL, OLA, Rèseau Biblio du Québec, Bibliotheque et Archives Canada, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Ministère de la culture et des communications du Québec, Ministère du Tourisme du Québec, Office de Tourisme de Quèbec. Stiamo anche aspettando ulteriori risposte durante i prossimi mesi.
• Il sottocomitato dei volontari ha lanciato una campagna di reclutamento la scorsa primavera e più di 100 persone si sono già registrate come volontari per la conferenza, da tutto il Paese. Questo fatto illustra l'entusiasmo della professione bibliotecaria in Canada.
• Abbiamo organizzato una conferenza stampa in cui abbiamo lanciato il logo e il tema della conferenza (alla fiera del libro del Québec, nella primavera 2006). Abbiamo invitato Peter Lor, segretario generale dell'IFLA. La copertura dei media (giornali, radio e televisione) è stata impressionante. Peter, Louis e io siamo stati invitati in vari programmi televisivi e radiofonici (CBC e Radio-Canada Québec). Pianificheremo una campagna stampa ancora più aggressiva durante la conferenza stessa. Noi riteniamo che avrà un impatto positivo di lungo periodo sulle biblioteche e che aumenterà l'attenzione del pubblico sui temi bibliotecari".

In conclusione vorrei riassumere quello che il Comitato ospitante deve fare:

• Creare una rappresentazione di tutta la varietà della comunità bibliotecaria nazionale
• Costruire un solido gruppo di patrocinatori del congresso tra i membri e i sostenitori dell'IFLA
• Pianificare una promozione vasta ed estensiva dappertutto, con materiale scritto eccellente da far circolare a tutti.
• Lavorare con agenzie professionali che si occupano di enti pubblici per produrre i materiali migliori e pianificare strategie per ottenere finanziamenti governativi
• Usare strumenti quali face book attraverso il web per aumentare l'attenzione
• Parlare del congresso a tutte le conferenze e gli incontri nella Nazione ospitante per mesi prima dell'evento.
• Non dimenticare di creare eccitamento rendendo l'evento divertente, e una celebrazione, e divertendosi nel fare quello che si sta facendo!

Infine vorrei augurare a tutti voi un caloroso benvenuto in Canada e a Québec City nell'agosto 2008. Se avete visto il film promozionale trasmesso a Durban penserete che il Québec sia coperto di neve e ghiaccio tutto l'anno. Mi affretto a dirvi che non è vero! In agosto sia il nostro benvenuto che il tempo saranno calorosi. Non vedo l'ora di salutarvi laggiù.

Vorrei anche ringraziare i miei molti colleghi dei comitati del World Library and Information Congress 2008 per tutto il loro duro lavoro, e in particolare ringrazio Claude Bonnelly, il Presidente del congresso, che mi ha aiutato per questa rappresentazione. Ma le mie ultime parole per voi sono: Buona fortuna!

Grazie mille
Madeleine Lefebvre
Membro del Comitato nazionale Consultivo del World Library and Information Congress 2008