Sistema bibliotecario di Ateneo, Accademico, Nazionale : verso quale livello di integrazione?

Guido Badalamenti
Università di Siena

Abstract

Obiettivo principale di questa sessione è quello di dare un contributo alla definizione dell'identità di un Sistema bibliotecario universitario, soprattutto nell'ottica e nel contesto di una ridefinizione del Sistema bibliotecario nazionale, che è appunto il tema centrale di questo convegno, individuando e definendo meglio le caratteristiche ed i contenuti dell'attività svolta all'interno delle biblioteche universitarie.

Nella scelta dei temi da trattare si è preferito privilegiare quelli che, forse meglio di altri, possono riuscire a delineare i contorni dell'attuale dibattito interno alle biblioteche delle Università, ponendosi l'obiettivo di evidenziare le criticità sottese alla gestione di tali temi, di indagare le prospettive per possibili evoluzioni e le aspettative di partnership con soggetti diversi, dentro e fuori l'Ateneo. Nel riportare all'interno dell'associazione l'analisi di temi che sono spesso oggetto di discussione in convegni di settore, si è cercato di ravvivare un interesse, forse in parte sopito, per il ruolo che l'AIB può svolgere nella promozione di un sistema bibliotecario efficacemente rappresentativo di tutte le sue componenti. Cercando al contempo di evidenziare l'utilità di un'analisi trasversale di tali temi e l'opportunità di confrontarsi con colleghi che operano in altre tipologie di biblioteca.

La limitatezza del tempo a disposizione, ed il desiderio di stimolare un confronto abbastanza serrato oltre che un pubblico dibattito, ha di fatto limitato il numero degli interventi possibili ed abbiamo cercato di individuare temi congruenti con tre principali obiettivi di indagine:

• il Sistema bibliotecario di Ateneo,
• il Sistema bibliotecario accademico o delle Università,
• il Sistema bibliotecario nazionale.

L'identità del Sistema bibliotecario di Ateneo

Per quanto riguarda il primo obiettivo, ci siamo ripromessi di indagare gli aspetti positivi e le criticità insite nell'organizzazione di un Sistema bibliotecario di Ateneo. Abbiamo chiesto a Giulia Maraviglia di affrontare il tema sotto il profilo istituzionale: qual è la stabilità, la visibilità, il livello di considerazione da parte degli Organi di Ateneo di cui un Sistema bibliotecario gode, qual è il rapporto ed il livello di cooperazione con gli altri settori dell'Ateneo, quali raccomandazioni e quali suggerimenti si possono dare per superare le criticità esistenti.

La molteplicità delle tipologie di contratto del personale che opera nelle nostra biblioteche quali ripercussione ha sull'organizzazione di servizi e nell'interazione tra i diversi operatori; l'elemento di precarietà o la limitazione della prestazione professionale come incide sulla qualità dei servizi e sulla loro organizzazione sistemica? Le professionalità di cui abbiamo oggi bisogno sono quelle che troviamo facilmente nei nostri nuovi/vecchi collaboratori o è qualcosa su cui dobbiamo investire per ottenere risultati in tempi medio/lunghi? La mobilità del personale è un aspetto che dobbiamo soltanto subire o è qualcosa che possiamo sfruttare, incoraggiare (organizzando stage di lavoro) e qual è la cornice normativa/organizzativa in cui ciò puo' avvenire? Le Università, i corsi di formazione professionale contribuiscono a creare le professionalità di cui abbiamo realmente bisogno? Dedichiamo buona parte del nostro tempo agli aspetti gestionali del sistema ed abbiamo spesso poco tempo (o comunque meno di quanto vorremmo) per la progettualità e lo sviluppo di nuovi servizi, quali le ragioni e cosa possiamo migliorare? Le nostre amministrazioni fino a che punto sono consapevoli/interessate a tutti gli aspetti qui descritti, la debolezza del comparto delle biblioteche rispetto ad altri settori dell'amministrazione è un dato strutturale ineliminabile?

L'intervento richiesto a Maurizio di Girolamo, persegue lo stesso obiettivo ma si sposta più nell'indagine dell'ambito gestionale di un Sistema bibliotecario di Ateneo, esaminandolo sotto il profilo della qualità dei servizi offerti e della capacità del Sistema di attivare degli adeguati processi di autovalutazione. Più in particolare, verrà affrontato il tema del ruolo e della funzione dei censimenti nazionali, ed in particolare di quello promosso dalla CRUI, che sta per concludersi, valutando se sono effettivamente in grado di stimolare lo sviluppo di buone pratiche gestionali interne o se rimangono dei semplici adempimenti burocratici. Sarà interessante capire qual è il livello di armonia con cui la valutazione degli SBA si inserisce nelle politiche di Ateneo poichè, ancora una volta infatti, si tratta di iniziative nate dalle nostre specifiche esigenze, ma dalle quali gli Atenei sembrano abbastanza poco contagiati; gli altri sistemi di valutazione infatti, di Ateneo o nazionali, sembrano muoversi su binari paralleli.

Quale il livello di coinvolgimento di altre professionalità specifiche presenti in Ateneo ed in che misura un sistema di valutazione puo' contribuire alla definizione dell'identità del Sistema bibliotecario? Quali confronti sono possibili ed utili con altri sistemi bibliotecari e con i loro sistemi di valutazione: biblioteche pubbliche, statali, estere, ecc.?

L'operatività dei Sistemi bibliotecari delle Università

L'intervento di Luca Bardi risponde all'esigenza di indagare e di riflettere sul modo in cui operano i Sistemi bibliotecari delle Università. Lo scenario in cui operiamo risulta abbastanza composito, abbiamo Consorzi nazionali stabili (cui aderiamo, seppure con profili diversi), che si occupano di procedure di acquisto e contrattazione di risorse elettroniche, ma anche di erogazione di servizi. Hanno fisionomia e storia diversa, sono in qualche modo in competizione tra loro ma collaborano nell'ambito di un nuovo soggetto istituzionale, come CARE. Seppure sia presto per fare dei bilanci, tuttavia si possono avviare delle riflessioni e si possono porre dei quesiti sulla validità e la funzionalità di queste diverse strutture. Accanto a queste forme di cooperazione più "stabili", stiamo costruendo delle aggregazioni che potremmo definire "a geometria variabile": gare interuniversitarie per acquisti di monografie e periodici, di dimensioni diverse. Ci servono effettivamente entrambi i livelli, quali risultano più funzionali?

In qualche misura queste nuove procedure gestionali hanno risposto a delle nostre esigenze operative ma, per converso, con le loro regole hanno determinato una diversa organizzazione dei nostri sistemi. Hanno determinato lo sviluppo di nuove professionalità specifiche ed hanno fatto nascere interrogativi sulle funzioni ed i ruoli delle diverse componenti dei Sistemi, oltre che sull'allocazione delle risorse umane. Conseguentemente, ci interroghiamo sulle prospettive future, sul rapporto tra centralizzazione delle funzioni e dei servizi ed il loro decentramento. Quali funzioni è opportuno gestire a livello di coordinamento e quali è utile delocalizzare?

Questa attività ci è servita molto per crescere e per allargare i nostri orizzonti, abbiamo scoperto l'importanza e la necessità di professionalità diverse, talvolta disponibili in Ateneo; sono abilità che dovranno in qualche modo essere incorporate, sviluppate, al proprio interno o risulta più funzionale una cooperazione, un'interazione, tra strutture diverse. Come tutto questo ha influito sulla visibilità, la percezione dei Sistemi bibliotecari all'interno degli Atenei?

Le nostre attività si sono evolute in armonia con la trasformazione del mercato e delle diverse politiche aziendali ma hanno anche, a loro volta, seriamente influenzato lo sviluppo del mercato, favorendo la nascita e lo sviluppo di nuovi soggetti, di nuovi interessi e determinando uno sviluppo ampio di servizi e standard che avevano prima una diffusione del tutto randomica.

Il ruolo delle biblioteche accademiche nella definizione di un nuovo Sistema bibliotecario nazionale

Paolo Bellini ed Antonio Scolari discuteranno alcuni dei temi su cui le biblioteche accademiche sono oggi maggiormente impegnate e che servono a delineare alcuni significativi esempi del tipo di contributo che il Sistema bibliotecario accademico, nel suo complesso, può dare al nuovo Sistema bibliotecario nazionale che si sta cercando di definire.

In particolare a Bellini è stato chiesto di trattare del ruolo dei Sistemi bibliotecari nella costituzione dei depositi istituzionali della ricerca scientifica, una delle tematiche più interessanti di questi ultimi anni soprattutto nella connessione tra repositories istituzionali e valutazione della ricerca e alla luce della nuova normativa sul deposito legale delle pubblicazioni e delle tesi di dottorato. Le esperienze che sono maturate dimostrano la necessità che le biblioteche escano dal proprio ambito ed esplorino forti interrelazioni con altri settori dell'Amministrazione. Anche in questo caso si determina la necessità di sviluppare nuove professionalità e, da un punto di vista organizzativo e gestionale, ma anche dei costi, sono interessanti dei raffronti tra soluzioni in house o in outsourcing. Può risultare interessante valutare qual è il contributo creativo che le biblioteche possono portare al tema della valutazione della ricerca, in termini di diffusione di standard, di correttezza nell'uso dei metadati, nello studio e nella valutazione di nuovi strumenti di misurazione. E' necessario inoltre indagare quali sono le implicazioni e l'impatto di questi nuovi servizi nell'economia complessiva del Sistema, con una valutazione anche delle ricadute in termini di carichi di lavoro e di efficacia complessiva dei servizi. Infine se questo è un modo per far uscire le biblioteche fuori da sè, è anche un processo che paga in termini di maggiore visibilità del Sistema bibliotecario all'interno dell'Ateneo?

Ad Antonio Scolari è stato chiesto di affrontare il problema dell'individuazione delle funzioni e delle professionalità che devono caratterizzare i nostri sistemi bibliotecari, indagando quelle che sono le aspettative dei nostri utenti ed i servizi che ci vengono maggiormente richiesti. Le biblioteche universitarie hanno avuto negli ultimi anni un ruolo decisivo nello sviluppo e nella diffusione degli standard soprattutto sul piano tecnologico, ma anche dei servizi (cataloghi, metaopac, metamotori, ricerche bibliografiche, WEB, ILL, MARC, EDI, XML, DC, OAI-PMH, METS, MAG ecc.) rivestendo un ruolo avanzato in termini di elaborazione concettuale e di loro diffusione. Questo processo ha di fatto portato ad una profonda trasformazione delle professionalità all'interno dei sistemi bibliotecari, ma il rapporto con le altre professionalità disponibili in Ateneo non e' sempre stato risolto positivamente. E' interessante indagare quale sia la prospettiva futura, se quella di una maggiore o minore autonomia, o piuttosto quello di una progressiva integrazione con le altre strutture e la delocalizzazione di alcune funzioni, considerando in quale misura questo scenario possa essere condizionato dal fenomeno dell'outsourcing e considerando il nuovo scenario anche in funzione del ruolo di altri partner esterni: editori, distributori, produttori di software, ecc.

Le professionalità che si sono create ed il ruolo svolto dai nostri bibliotecari nel contesto del Sistema bibliotecario nazionale e' stato recepito/fotografato come il contributo che il Sistema bibliotecario accademico può svolgere nel suo complesso o non piuttosto come il contributo di singoli bibliotecari, cosa possiamo invece auspicarci per il futuro, per dare maggiore visibilità al Sistema bibliotecario accademico? Lo sviluppo dei servizi avanzati che offriamo ai nostri utenti, ci ha necessariamente spinto verso una maggiore internazionalizzazione e verso la partecipazione a progetti non solo nazionali (ne è un buon esempio il recente progetto Michael), puo' essere questo un esempio del contributo, del ruolo che il Sistema bibliotecario accademico puo' auspicabilmente svolgere per il Sistema bibliotecario nazionale?

La diffusione di buone pratiche come volano per lo sviluppo di progetti nazionali.

L'auspicio è che la sessione possa avviare un processo di analisi, un nutrito dibattito su questo tema e possa fornire una serie di spunti di riflessione per indagare quali sono le caratteristiche dei sistemi bibliotecari di Ateneo, i temi maggiormente dibattuti, e portarci ad individuare alcune buone pratiche che possono costituire un utile strumento di confronto.

Il processo di apprendimento e di crescita attraverso il confronto di esperienze e buone pratiche, sembra infatti una caratteristica importante del Sistema accademico italiano, caratterizzato spesso da un processo evolutivo che si è mosso più dal basso verso l'alto che non viceversa. Il percorso italiano di cooperazione sembra tradizionalmente muoversi per ambienti omogenei, ristretti, nell'ambito dei quali si sviluppano progetti che, solo successivamente, si trasformano, si dilatano e conducono ad una cooperazione di più ampio respiro.

Si tratta di un percorso forse non scelto, ma determinato dalla nostra specificità nazionale in cui spesso manca uno schema di riferimento, manca un processo gestionale che parta - attraverso una precisa visione strategica - dalla definizione di un progetto più ampio, nazionale o tematico, che riesca efficacemente a coinvolgere tutte le biblioteche. Il nostro contesto sembra infatti abbastanza lontano da un modello organizzativo come quello inglese, per esempio, in cui importanti iniziative e progetti a livello centrale, ministeriale, come quelle del JISC [1] hanno caratterizzato e determinato la politica bibliotecaria degli Atenei inglesi, sia sul piano organizzativo che dello sviluppo procedurale. A parte alcune significativi, ma brevi, interventi a livello centrale, come la Commisione Bisogno o il GLSB, da parte del Ministero dell'Università [2], le iniziative più significative sono nate dal lavoro e dalla proposta di alcuni Atenei che hanno operato singolarmente o in associazione tra loro a livello consortile.

Si è trattato spesso di un processo di tipo bottom up, piuttosto che top down, che ha consentito di riportare a livello centrale alcune istanze professionali particolarmente sentite negli Atenei e che adesso possono trovare una eco nella Commissione biblioteche della CRUI, particolarmente attiva nel recepire tali istanze e nel farsi promotore di nuovi indirizzi e linee guida a livello nazionale. Si tratta di un modello di sviluppo che si è definito in modo più marcato già a partire dagli anni novanta, periodo in cui si sono realizzati e sviluppati molti dei progetti di automazione nelle biblioteche. Accanto ad un progetto nazionale di servizio bibliotecario – SBN - che prevedeva l'uso esclusivo di specifici applicativi informatici, con funzionalità spesso inadeguate alle esigenze di molte biblioteche accademiche, si è sviluppata un'importante attività parallela in alcuni Atenei attorno ad altri programmi gestionali. La crescente diffusione di questi programmi, determinata in larga parte dal confronto delle buone pratiche che si erano sviluppate e dalla definizione di gruppi di lavoro tra gli utilizzatori degli stessi applicativi, ha determinato un quadro nazionale variegato, forse più ricco e con una maggiore diffusione di professionalità specifiche. Da questa composita esperienza, dalla diffusione nelle biblioteche di standard internazionali come il MARC, è nata l'esigenza, recepita con intelligenza a livello centrale, di sviluppare un nuovo indice SBN, in grado di porsi come reale servizio nazionale, in grado di dialogare con tutti gli applicativi commerciali disponibili sul mercato. La realtà bibliotecaria periferica ha dunque influenzato e condizionato le strutture centrali ad andare verso la realizzazione di un quadro tecnologico che potrebbe raggiungere gli obiettivi strategici di una reale cooperazione a livello nazionale, che non si erano ancora raggiunti. Si tratta tuttavia di un processo appena iniziato e che richiede la coraggiosa scelta del protocollo SBN-MARC come unico standard operativo.

Un processo analogo ha caratterizzato la diffusione e l'uso delle risorse elettroniche, per le quali è stato determinante l'attività contrattuale messa in moto dagli Atenei. E' grazie all'iniziative di alcuni Sistemi bibliotecari di Ateneo che si sono mossi attraverso meccanismi di cooptazione basati sulle prossimità geografiche, o sulla affinità organizzativa, e si sono riuniti nelle Associazioni Ciber, Cilea dl, Cipe [3], che è stato possibile realizzare forme di negoziazioni molto innovative. Anche il movimento dell'open access in Italia ha mosso i primi passi grazie all'esperienza di alcuni Atenei capofila, che si sono impegnati in un lavoro di confronto con altre realtà internazionali e hanno dimostrato la possibilità di dare concretezza a visioni strategiche che potevano inizialmente sembrare non economiche o poco appropriate. Anche qui bisogna riconoscere che un tassello, una molla importante dello sviluppo, sono state le comunità di utenti che si sono organizzate intorno ai diversi applicativi o ai loro gestori (nel caso di soluzioni in outsourcing). Si sono così costituite occasioni fondamentali di scambio e confronto di esperienze, relative alle funzionalità tecniche ma, soprattutto, alla definizione del workflow.

Sembra che alcuni fattori siano comuni ai processi descritti: da un lato la limitata iniziativa degli Organi centrali nazionali, cui si accompagna una qualche diffidenza delle biblioteche verso i grandi progetti nazionali, che non sembrano sufficientemente conformi alle esigenze accademiche, dall'altro una complementare fiducia ed un'attenzione alle buone pratiche già realizzate da altre biblioteche accademiche, sia in ambito nazionale, da parte degli Atenei con cui si è abituati a lavorare, sia in ambito internazionale.

Dalle buone pratiche alla definizione di un Sistema accademico.

Sembra tuttavia un passaggio obbligato e si sente l'esigenza che a valle di un processo di sperimentazione e di diffusione spontanea di standard e buone pratiche, si definiscano delle regole generali e si prefigurino delle cornici operative che possano garantire stabilità ai progetti e permettere una loro capillare diffusione tra tutti gli Atenei italiani. E' quanto è successo per le risorse elettroniche, dove sono progressivamente maturate le condizioni per la costituzione di un tavolo negoziale di livello nazionale (il tavolo CARE della Commissione biblioteche della CRUI [4]), che per la prima volta si è posto l'obiettivo di avviare delle contrattazioni a livello nazionale per le risorse elettroniche, così come avviene da tempo in altri paesi. Lo stesso è avvenuto per l'open access: al radicamento delle prime esperienze è poi seguita la dichiarazione di Messina [5], con l'adesione della maggior parte dei Rettori italiani e la costituzione di un Gruppo di lavoro permanente in sede di Commissione biblioteche CRUI. Si può concludere che la complessità e la ricchezza del processo che porta ad una condivisa definizione di regole comuni ne costituisce anche l'elemento di forza che ne consente la più ampia diffusione tra gli Atenei, superando anche l'elemento di complessità che puo' essere costituito dall'autonomia degli Atenei stessi.

Si avverte dunque sempre più l'esigenza di definire una cornice di riferimento a livello nazionale che nel rispetto dell'autonomia dei diversi Atenei definisca i contorni di un Sistema bibliotecario accademico, nell'ambito del quale trovi posto un tavolo permanente di confronto, di discussione e di cooperazione tra i responsabili dei Sistemi bibliotecari di Ateneo. Obiettivo su cui sta utilmente lavorando il Gruppo di lavoro "Linee Guida per le politiche bibliotecarie del sistema universitario" della Commissione biblioteche della CRUI.

Sull'importanza che può avere la definizione di una cornice di riferimento di questa natura, per la capillare diffusione di alcuni principi o progetti negli Atenei, può essere significativo esaminare i risultati di un lavoro preparatorio svolto nell'ambito del suddetto Gruppo di lavoro. In particolare si è cercato di misurare il processo di diffusione delle indicazioni emanate dal Gruppo di lavoro sui sistemi bibliotecari (GLSB) dell'allora MURST, con riferimento alla configurazione dei Sistemi bibliotecari di Ateneo. A dieci anni dalla loro emanazione (gennaio 1998 [6]) , un'analisi accurata degli Statuti e dei regolamenti degli Atenei disponibili in rete, consente di individuare un indice di penetrazione piuttosto elevato delle raccomandazioni che vi erano contenute, con particolare riferimento alla raccomandazione principale, contenuta nel documento del GLSB, di inserire almeno a livello di Statuto la menzione di un Sistema bibliotecario come "insieme coordinato di strutture di servizio (Biblioteche, archivi, centri di documentazione) responsabili della conservazione e sviluppo del patrimonio bibliotecario e della gestione dell'accesso alle informazioni documentali anche mediante tecnologie innovative; possibilmente l'individuazione delle modalità con le quali il Sistema si rapporta agli organi di governo dell'Ateneo; la fissazione di criteri generali di definizione e classificazione delle biblioteche, con l'eventuale indicazione, anche mediante rinvio al Regolamento generale, delle caratteristiche delle biblioteche dotate di autonomia (o dei criteri per individuarle)".

Tale raccomandazione è stata recepita da 44 Atenei sui 76 censiti, ed in molti casi la formulazione appare quasi letteralmente fedele: Ancona, Bari, Bari Politecnico, Benevento (Sannio), Bergamo, Brescia, Bologna, Cagliari, Camerino, Campobasso (Molise), Catania, Catanzaro, Chieti e Pescara, Cosenza (Calabria), Ferrara, Firenze, Foggia, Genova, L'Aquila, Lecce, Macerata, Milano, Milano Cattolica, Modena e Reggio Emilia, Napoli, Napoli II, Padova, Palermo, Parma, Pavia, Perugia, Piemonte orientale, Pisa, Reggio Calabria, Roma tre, Roma LUMSA, Salerno, Sassari, Torino, Trento, Urbino, Varese (Insubria), Venezia IUAV, Viterbo (Tuscia).

Questi dati sembrano testimoniare l'importanza che la Commissione biblioteche della CRUI continui ad operare per la messa a punto di una serie di linee guida che contribuiscano al consolidamento dell'identità dei Sistemi bibliotecari di Ateneo e pongano le basi per la nascita di un solido sistema bibliotecario accademico.

Note

[1] JISC: http://www.jisc.ac.uk/

[2] Bisogno, P.. Per una politica di rinnovamento e potenziamento dei servizi di biblioteca e di documentazione nelle università e negli enti di ricerca. In "Nuovi annali della Scuola speciale per archivisti e bibliotecari", 7 (1993), p. 121-138. GLSB - Gruppo di Lavoro sul Sistema Bibliotecario delle Università del MURST. I sistemi bibliotecari negli Statuti e nei Regolamenti delle università (23 gennaio 1998) http://www.crui.it/CRUI/forum-bibl/documentazione/GLSB_relazione98.rtf

[3] L.Bardi, A. Ortigari, M.Vedaldi, I sistemi bibliotecari di fronte ai periodici elettronici: problematiche gestionali e scenari organizzativi "Bibliotime", anno III, numero 1 (marzo 2000); D. Bugliolo, Due parole su CIBER. "Bibliotime", anno III, numero 1 (marzo 2000)

[4] http://www.crui-care.it/

[5] http://www.aepic.it/conf/viewpaper.php?id=49&cf=1

[6] Linee guida del GLSB http://www.crui.it/CRUI/forum-bibl/documentazione/Sis_bibl_in_Stat_e_Reg.rtf. L'indagine sul livello di diffusione delle linee guida del GLSB è stata presentata alla riunione Gruppo di lavoro "Linee Guida per le politiche bibliotecarie del sistema universitario" del 30 marzo 2007 e sarà presto disponibile sul sito web della Commissione biblioteche della CRUI.