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Programma 54º Congresso AIB | ||||||
Il sistema bibliotecario di ateneo : aspetti gestionali e criticitàMaria Giulia Maraviglia AbstractNell'attuale contesto universitario nazionale la nascita di sistemi bibliotecari, là dove è avvenuta, ha significato essenzialmente porre le biblioteche nella governance degli atenei, introducendo un coordinamento del settore che ha portato a definire strutturalmente modelli organizzativi e politiche di sviluppo più orientate agli utenti e più in sintonia con le esigenze della didattica e della ricerca. Parallelamente, questa importante riorganizzazione ha favorito l'assunzione di responsabilità gestionali da parte del personale bibliotecario, ha introdotto nella gestione strumenti di lavoro importati dal mondo aziendalistico (più o meno recepiti per le oggettive difficoltà della pubblica amministrazione) invitando i gestori ad agire seguendo i criteri della economicità, della efficienza e della efficacia, ha dato la possibilità di favorire politiche di crescita professionale per il personale bibliotecario stimolato soprattutto da un contesto tecnologico indubbiamente in forte crescita. Ma che cosa significa gestire un SBA? Quali le criticità? Perché dobbiamo tendere a un sistema bibliotecario nazionale? La gestione di un sistema bibliotecario è essenzialmente rivolta al coordinamento delle strutture e del personale, alla cura del legame tra SBA e ateneo di appartenenza con la ricerca della sostenibilità dei servizi bibliotecari nell'ambito delle politiche di sviluppo dell'ateneo stesso, alla progettualità che oggi obbliga i sistemi bibliotecari a partecipare alle iniziative cooperative e ad essere presenti nei contesti nazionali e istituzionali a livello di territorio. Ciascuno di questi aspetti, tuttavia, se da un lato sostanzia l'attività di un sistema bibliotecario, dall'altro ne mette in luce le maggiori criticità e debolezze soprattutto nell'attuale contesto economico nazionale. Coordinamento delle strutture e disponibilità di risorse, gestione del personale e contrattualità, preparazione professionale e formazione interna, valutazione del peso dei sistemi bibliotecari nelle politiche degli atenei, partecipazione a contesti cooperativi sono elementi che pongono inquietanti interrogativi alla gestione dei sistemi e spesso evidenziano fattori di sensibile criticità e di sostanziale instabilità. Alla luce di questa analisi la definizione di un sistema bibliotecario nazionale può costituire la base su cui costruire e dare stabilità agli aspetti organizzativo-gestionali e ai servizi bibliotecari in ambito accademico e territoriale.
PremessaL'organizzazione sistemica delle biblioteche nelle Università è un valore e una opportunità per l'Istituzione, per gli utenti e per i bibliotecari. Alla domanda "perché gli Atenei devono avere un Sistema bibliotecario?" si potrebbe rispondere facendo riferimento non solo alla identità culturale di cui sono portatori come valore aggiunto per l' Ateneo ma anche alla opportunità in termini di economia gestionale dell'organizzazione sistemica per quelli che potremmo definire gli ambiti strategici di operatività del settore, ovvero:
Là dove questa organizzazione è divenuta operativa biblioteche e bibliotecari hanno assunto una loro visibilità, sono diventati un organismo vivo portatore di propri interessi e di problemi specifici non solo dentro le università ma nel contesto professionale nazionale. Non possiamo però affermare che lo sia per tutti i 77 Atenei italiani. Pur non disponendo di dati recenti pubblicati, da una indagine condotta nel gennaio 2007 dal Gruppo di lavoro istituito dalla Commissione CRUI dei delegati dei Rettori per le biblioteche dedicato alla definizione delle "Linee guida per le politiche bibliotecarie del sistema universitario" emerge che su 76 Atenei italiani esaminati sul totale di 77, 44 hanno un Sistema Bibliotecario inteso come un insieme coordinato di strutture bibliotecarie e documentarie. Negli organigrammi degli Atenei il Sistema bibliotecario dovrebbe trovare una sua collocazione come un centro servizi con una propria autonomia ma fortemente legato alla struttura organizzativa in maniera tale da recepire ed attuare le politiche di sviluppo determinate a livello di organi di governo. Nella struttura organizzativa dell'Ateneo fiorentino, per esempio, il Sistema bibliotecario di Ateneo è un' area dirigenziale autonoma la cui necessaria presenza è sancita dall'art. 27 dello Statuto, la cui struttura e il cui funzionamento sono definiti da un apposito Regolamento nel quale tra l'altro sono chiaramente attribuiti al personale bibliotecario ruoli e funzioni gestionali. In questo Ateneo, come in molti altri, possiamo dire che il Sistema bibliotecario è una realtà che opera secondo linee di sviluppo definite dagli organi di governo e secondo modalità di coordinamento ormai consolidate. Ma quale ruolo svolgono, o si sono guadagnati, i Sistemi bibliotecari nella economia organizzativa dell'Università? Il Sistema bibliotecario nella governance dell'Ateneo: quale ruolo?I Sistemi bibliotecari sono istituti giovani. L' attribuzione della autonomia alle Università [1] è sicuramente la leva che ha dato avvio a un serio ripensamento della funzione e dell'organizzazione dei servizi bibliotecari a fronte di una realtà che di fatto nascondeva patrimoni documentali di inestimabile valore in una disorganizzata situazione di grande dispersione e frammentarietà nonché di onerosa gestione economico-amministrativa. I primi passi concreti fatti nella direzione della costituzione dei sistemi di servizi bibliotecari negli atenei si possono ritrovare nei lavori della Commissione ministeriale "Biblioteche e documentazione" presieduta dal prof. Paolo Bisogno nel 1992. L' obiettivo era quello di migliorare i servizi, razionalizzare la gestione delle risorse (umane e finanziarie) tanto che i Sistemi bibliotecari venivano concepiti come "insiemi coordinati di strutture di servizio" [2] Oggi, a distanza di anni, possiamo soffermarci su una realtà ben diversa anche se ancora non omogenea per tutta la realtà universitaria italiana. L'avere definito il Sistema dei servizi bibliotecari come un'area dirigenziale (e dunque dotata di una propria autonomia gestionale e organizzativa) ha restituito alla biblioteca la funzione di essere un centro di servizi a disposizione di tutta la comunità accademica, ha operato in termini di razionalizzazione della spesa e ottimizzazione dello sviluppo delle raccolte, ha favorito e incoraggiato la crescita professionale e l'assunzione da parte dei bibliotecari di ruoli di responsabilità direttiva, ha investito sui servizi agli utenti come fattore primario, ha utilizzato in maniera intelligente i sistemi informatici lavorando in termini di integrazione e interoperabilità. Ma a fronte di questa consapevolezza quale peso i Sistemi bibliotecari sono riusciti ad avere nelle politiche di sviluppo degli Atenei? Anche là dove i Sistemi bibliotecari sono divenuti una realtà organizzativa consolidata non sono mai arrivati ad essere considerati né un elemento strategico per lo sviluppo né un elemento di riferimento per la valutazione del peso e del prestigio dell'Ateneo nel contesto nazionale. Potremmo dire che molto i Sistemi hanno fatto per la crescita dei servizi bibliotecari e per la professione ma poco hanno inciso nelle politiche interne degli atenei. Perché? Potremmo rifugiarci nella assenza di consapevolezza del fattore culturale, un fenomeno trasversale a tutto il sistema paese in cui le biblioteche non svolgono un ruolo di primo piano nella definizione delle politiche culturali e sociali e di cui anche il sistema universitario risente. Potremmo anche rilevare come spesso la politica all'interno degli atenei subisca inversioni di tendenza o cambiamenti di rotta dettati non solo dall'avvicendarsi degli organi di governo ma anche da contesti economicamente critici che impongono tagli e sacrifici nei quali le biblioteche sono spesso chiamate a dare sostanziosi contributi. Fatto è che se dovessimo definire la posizione del Sistema bibliotecario anche in quegli atenei in cui molto si è fatto per la sua costituzione dovremmo dire che essa è sostanzialmente una posizione debole che porta con sé la consapevolezza di poter contare solo sulla incertezza del fattore risorse umane (cui purtroppo spesso si è cercato di rimediare con l'abuso dell' outsourcing), su una costante criticità a garantire il mantenimento del patrimonio informativo (sia la collezione in formato cartaceo che digitale), sullo scarso interesse che si traduce in un impegno formale da parte degli organi di governo per il settore. La consapevolezza della instabilità è probabilmente l'unica certezza. Oggi in assenza di un sostegno da parte di un sistema bibliotecario universitario nazionale, in assenza di un inserimento dei servizi bibliotecari tra gli indicatori per la valutazione della qualità degli Atenei, in assenza di un loro ruolo forte a livello di politiche culturali universitarie nazionali dobbiamo rilevare che seppur molto sia cresciuto il settore dei servizi bibliotecari dentro gli atenei, i Sistemi bibliotecari non sono riusciti a guadagnarsi un ruolo strategico nello sviluppo degli Atenei. A fronte di questa consapevolezza vediamo ora di riflettere su quali siano i più significativi elementi gestionali e quali le relazioni strategiche per la costituzione e per la sopravvivenza dei Sistemi bibliotecari. Gli elementi strategici per la gestioneConsiderata la complessità organizzativa di un Ateneo che, a fronte di una autonomia normativa concessa alle Università dal 1989 ha potuto delineare con propri Statuti organi di governo, strutture di didattica e di servizio fra le quali intelligentemente in molti casi sono stati inseriti i Sistemi bibliotecari, sempre più nella gestione coordinata dei servizi bibliotecari si è reso necessario attingere a discipline proprie della managerialità. In particolare l'applicazione della autonomia di bilancio agli Atenei ha imposto agli stessi una politica di gestione improntata ai criteri della economicità nell'ottica della efficacia e della efficienza dei servizi. Se dovessimo sintetizzare quali sono gli elementi principali divenuti importanti per la gestione di un Sistema bibliotecario, quelli sui quali è necessario investire in termini di pianificazione gestionale, potremmo ricavare il seguente elenco sapendo che per ciascuno di questi temi sarebbe necessaria un'ampia e accurata specifica:
Anche solo dalla lettura di questo elenco si deduce che molto è cambiata la professionalità richiesta al bibliotecario. I Sistemi bibliotecari molto si sono dovuti confrontare con professioni provenienti da altri ambiti disciplinari finendo spesso per dover allargare la propria formazione con consistenti spicchi di conoscenze provenienti da quelle discipline. E questo principio si rafforza se diamo uno sguardo a quelle relazioni che strategicamente i Sistemi bibliotecari dovranno considerare per la loro crescita. Le relazioni strategiche della gestioneLa forza dei Sistemi bibliotecari non può venire solo dall'interno degli Atenei a cui appartengono. La solidità di una organizzazione sistemica è determinata anche dalla capacità che essa ha di interagire con le realtà circostanti, con la politica interna dell'Ateneo e con l'esterno. Relazioni interne e relazioni esterne possono costruire una rete di riferimenti essenziali per lo sviluppo dei sistemi. Potremmo individuare le relazioni strategiche nei seguenti riferimenti:
L'identità degli SBA in termini di know-how e l'offerta formativa: l'assunzione della responsabilità da parte dei bibliotecari; la scissione delle competenze: la politica e la gestione; la consapevolezza della valutazione del risultato. L'assunzione della responsabilità è il concetto che connota l'organizzazione sistemica, responsabilità del dirigente che coordina il sistema, responsabilità dei direttori che gestiscono le biblioteche , responsabilità nel raggiungimento del risultato per chi realizza un progetto o per chi garantisce un servizio. Potremmo affermare che tutti sono chiamati ad operare con una responsabilizzazione del proprio operato seppur con livelli di responsabilità decisionale diversi a seconda dell'inquadramento contrattuale. Una gestione insomma di cui si deve rendere conto. Questa breve premessa è necessaria per evidenziare l'importanza del ruolo che oggi i bibliotecari rivestono nelle organizzazioni dei sistemi bibliotecari. La responsabilità gestionale è di pertinenza dei tecnici, del personale afferente all'area delle biblioteche. La nascita dei Sistemi bibliotecari ha introdotto ed affermato l'esigenza di togliere i ruoli direttivi ai così detti delegati, figure di docenti cui veniva (e tuttora in alcuni Atenei è così) demandato il ruolo di dirigere la struttura. Ruolo da non confondersi con quello di pertinenza dell'organo politico, ovvero dei così detti delegati del Rettore o di coloro che sono espressione delle strutture che compongono l'Ateneo (Facoltà, Dipartimenti, Centri), docenti e ricercatori che determinano quelle che sono le linee di sviluppo dei servizi bibliotecari alla luce dei fabbisogni determinati dai percorsi didattici e di ricerca. Di tutto questo ha dovuto tenere conto la formazione sul campo dei bibliotecari. Formazione accademica ed esigenze della professione sono ancora elementi distanti tra loro. Ad una formazione istituzionale ancora fortemente incentrata su aspetti teorico-disciplinari e tecnicistici si è dovuto sopperire avviando all'interno dei Sistemi bibliotecari piani specifici e coordinati di formazione finalizzata alle esigenze dei servizi che hanno necessariamente dovuto prevedere l'attuazione di percorsi "ibridi" che alla tradizionale esigenza di aggiornamento biblioteconomico hanno dovuto affiancare temi attinti ad ambiti diversi quali:
L'attuale know how raggiunto è un punto di forza che i Sistemi bibliotecari hanno ottenuto grazie ad anni di attività formativa interna ed esterna con l'utilizzo di percorsi didattici di qualità provenienti dalle Istituzioni accademiche e da Scuole e Consorzi di formazione. I temi oggetto del dibattito di questa sessione del Convegno ne sono un chiaro esempio. Sono temi di grande attualità e innovazione che grazie agli investimenti fatti all'interno dei Sistemi bibliotecari delle Università possono oggi contare su competenze professionali specifiche. E se formazione e competenze professionali possono essere considerate uno degli elementi di forza per l'identità dei Sistemi bibliotecari universitari non possiamo non riconoscere che in questo contesto alto potrà essere l'apporto che questo settore potrà dare al Sistema bibliotecario nazionale. Quali le criticità?Se dovessimo sinteticamente individuare quelli che, alla luce di esperienze più che decennali attribuibili a molti atenei italiani, possono essere considerati i maggiori fattori di criticità per i Sistemi bibliotecari di Ateneo potremmo indicare nella scarsa incisività dei Sistemi nella politica di sviluppo degli Atenei uno dei punti, se non il primo, più dolenti. Lo abbiamo già rilevato. I Sistemi bibliotecari potrebbero avere maggiore peso e forza per partecipare alla politica di sviluppo degli Atenei se tra gli indicatori utilizzati per definire i comportamenti virtuosi degli Atenei venissero inseriti anche i servizi bibliotecari e di conseguenza questi venissero presi in considerazione come uno dei fattori di supporto per le innovazioni in campo didattico. è ormai evidente che la riforma degli ordinamenti didattici ha portato sensibili modifiche nell'utilizzo delle biblioteche da parte degli studenti. Così come spesso nella individuazione di un nuovo corso di laurea ci si dimentica di valutare anche il costo che questa decisione comporta per i servizi bibliotecari tanto che sono le biblioteche che faticosamente devono rivedere i loro bilanci alla luce delle mutate esigenze finendo per garantire coperture disciplinari sempre meno esaustive. In generale sono i servizi bibliotecari che rincorrono le decisioni prese dagli organi di governo, raramente vi sono coinvolti. Da qui deriva la consapevolezza di un altro fattore di criticità dato proprio dal rapporto tra Sistema bibliotecario e organi di governo degli Atenei fortemente caratterizzato dal fattore della instabilità o dalle sensibilità individuali di Rettori più che da una prassi istituzionalizzata. Se poi guardiamo all'interno dei Sistemi emerge frequentemente che gli aspetti gestionali finiscono per essere prevalenti su quelli progettuali alla luce di una consolidata ristrettezza di disponibilità di risorse umane e finanziarie che finisce per costringere le figure che hanno responsabilità gestionali all'interno del Sistema a dover concentrare le loro energie negli aspetti quotidiani della gestione in un contesto amministrativo in cui peraltro ancora molto forte è l'aspetto burocratico organizzativo con una forte tendenza ad operare nel massimo rispetto della norma che, se di per sé non può essere demonizzato, nella sostanza delle organizzazioni finisce tuttavia per spendere il tempo disponibile nella esecuzione degli adempimenti formali allontanando il così detto fattore risultato e finendo per chiudere il processo avviato quando questo ha ottemperato ai così detti obblighi di legge. Più articolata e complessa è la criticità determinata dal fattore risorse umane. In questo termine si possono ricomprendere più elementi che non possiamo non esaminare nella loro particolarità:
Nonostante gli sforzi fatti i Sistemi bibliotecari di Ateneo da soli non sono stati in grado di restituire certezza della professione e regole altrettanto certe per l'affermazione del diritto al mantenimento e allo sviluppo della professione. Molto resta da fare e non può essere fatto se questi spinosi problemi non trovano un terreno di discussione e di soluzione in un contesto nazionale. Su questo tema in particolare è necessario che si misuri il Sistema bibliotecario nazionale. Esiste infine un fattore di alta criticità determinato dal sistema di finanziamento dei sistemi bibliotecari degli atenei. La instabilità determinata dal rapporto con gli organi di governo si riflette nel sistema stesso di mantenimento dei servizi. Il sostegno da parte di un Sistema bibliotecario universitario nazionale a politiche di finanziamento dei servizi bibliotecari non in tutto soggette alle disponibilità degli Atenei e dei loro FFO potrebbe prefigurare un canale di sostegno diretto da parte del Ministero dell'Università e della Ricerca soprattutto per quelle acquisizioni di formati elettronici di libri e riviste di alto valore scientifico che necessitano di contrattazioni a livello nazionale e che dunque di per sé potrebbero anche aprire per i Sistemi bibliotecari di Ateneo finanziamenti specifici a beneficio di tutta la comunità accademica e studentesca italiana. Questa consapevolezza accanto alla necessità di trovare formule contrattuali meno onerose per i sistemi bibliotecari potrebbe essere la sola garanzia del mantenimento e possibilmente dell'accrescimento del patrimonio scientifico in formato elettronico utilizzabile da tutta la comunità di studiosi a livello nazionale. In conclusione potremmo affermare che Il superamento delle criticità proprie dei Sistemi bibliotecari non può prescindere dalle politiche portate avanti da un forte Sistema bibliotecario universitario nazionale come componente essenziale del più ampio Sistema bibliotecario italiano. ConclusioniI Sistemi bibliotecari molto hanno fatto nella organizzazione interna dei servizi negli Atenei ma sono privi di un contesto di riferimento in cui possano trovare la forza per il loro consolidamento e sviluppo. Negli Atenei, nonostante l'impegno di bibliotecari e docenti illuminati, essi restano sostanzialmente delle organizzazioni deboli. I Sistemi bibliotecari resteranno sostanzialmente dei sistemi deboli se non potranno contare sulla appartenenza a un contesto sistemico nazionale. Così come le biblioteche delle Università da sole nel nostro Paese non hanno mai avuto la forza di partecipare alle politiche di sviluppo degli Atenei così i Sistemi bibliotecari da soli non avranno la forza necessaria per partecipare alle politiche di sviluppo del sistema universitario nazionale da un lato e alle politiche nazionali a sostegno delle biblioteche e della professione bibliotecaria dall'altro. [1] Legge 9 maggio 1989, n. 168 [2] Paolo Bisogno, "Per una politica di rinnovamento e potenziamento dei servizi di biblioteca e di documentazione nelle università e negli enti di ricerca" in "Nuovi Annali della Scuola speciale per archivisti e bibliotecari", n. 7 (1993), p. 121-138. |
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