SPECIALE

Tavola rotonda BIC sulla “qualità in biblioteca”

Alessandro Sardelli

Quest’anno a Firenze, fra gli incontri post-conference a conclusione del 55° Congresso nazionale AIB, si è tenuta una tavola rotonda organizzata dal Coordinamento Biblioteche italiane certificate (BIC).
L’iniziativa del BIC ha messo a confronto i referenti degli organismi di certificazione che hanno certificato le biblioteche in Italia in base alla norma ISO 9001 e alcuni dei bibliotecari che, facendo parte di strutture certificate, si trovano a “subire”, periodicamente, il rito delle “verifiche ispettive”. Ma, prima di descrivere i temi che sono stati affrontati nella tavola rotonda, vorrei raccontare che cosa è il Coordinamento BIC e com’è nato: promosso nel 2006 dalla Biblioteca nazionale centrale di Firenze, dalla Biblioteca dell’Assemblea legislativa di Bologna e dalla Biblioteca di Scienze statistiche dell’Università degli studi di Bologna, BIC vuole essere prima di tutto una risposta a chi manifesta diffidenza nella certificazione ISO 9001 e, in secondo luogo, un’occasione per mettere a disposizione dei bibliotecari, in una logica di “mutuo soccorso”, l’esperienza di quelle biblioteche che hanno ottenuto la certificazione ISO 9000 per la qualità dei loro servizi.

Il Coordinamento BIC è stato presentato la prima volta a Milano, nel marzo 2007, in occasione del convegno “Biblioteche & formazione”, presso il Palazzo delle Stelline, e oggi è formato da 13 biblioteche: le tre biblioteche promotrici, il Sistema bibliotecario dell’Ateneo di Trento, la biblioteca dell’Istituto superiore per la protezione e la ricerca ambientale di Roma (ex APAT), la biblioteca dell’Istituto zooprofilattico di Brescia, le biblioteche dei comuni di Bareggio, Empoli, Fiorenzuola D’Arda, Massa, Genova, Mantova e Rimini.

Il Coordinamento BIC ha una struttura snella e svolge la sua attività sostanzialmente in tre modi:
1) a distanza, attraverso il sito web http://www.comune.empoli.fi.it/bic/index.html, che consente lo scambio di documentazione, d’informazioni e la possibilità di condividere discussioni e osservazioni;
2) con la formazione, finalizzata ad accrescere le competenze dei suoi membri in materia di gestione della qualità, condividendo le proprie esperienze e misurandosi su temi concreti, come per esempio quando il BIC ha organizzato l’audioconferenza sul tema degli indicatori di prestazione, coinvolgendo un docente di statistica dell’Università di Bologna, oppure come quando i verificatori delle biblioteche BIC partecipano, in qualità di ospiti, alle verifiche interne fatte in altre biblioteche;
3) con incontri tematici, realizzati periodicamente, in presenza almeno una volta l’anno, oppure facendo audio e video conferenze in chat o via Skype.
In una riunione organizzativa, svoltasi alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze nell’aprile 2008, il BIC ha stabilito di non limitarsi al coordinamento delle biblioteche certificate ISO 9001, ma di accogliere fra i suoi componenti tutte quelle strutture bibliotecarie e processi per la gestione della documentazione che seguono percorsi di Total Quality Management; tale scelta porterà ben presto il BIC a diventare la funzione guida di una struttura più ampia, che prenderà il nome di Coordinamento BIQ (Biblioteche italiane per la qualità).

Ma torniamo alla tavola rotonda che il BIC ha realizzato quest’anno a Firenze, coordinata da Marcello Fascetti e Luciana Sacchetti, dove è stato affrontato il tema della “Qualità in biblioteca” e della necessità di costruire “linee guida” per realizzare nelle biblioteche “verifiche più efficaci”.
Alla tavola rotonda hanno partecipato: Stefano Bolletta, per il DNV; Federico Colombi, per CSQ-IMQ; Riccardo Virardi, per DASA-RAEGISTER; Egidio Agosto, per SGS; e Mariagrazia Lanzanova, in rappresentanza del SINCERT, l’Ente nazionale di accreditamento degli organismi di certificazione.
L’incontro è stato condotto con domande rivolte direttamente a ciascun partecipante alla tavola rotonda, in modo da far emergere aspetti che sono vicini alla realtà operativa dei bibliotecari: per esempio, la difficoltà di verificare le performance dei fornitori, quando molto spesso le biblioteche, per motivi amministrativi, non hanno la possibilità di escludere i fornitori non soddisfacenti; o, per fare un altro esempio, il fatto che talvolta i bibliotecari possono trovarsi in difficoltà a redigere i rapporti di non conformità, poiché molto spesso le non conformità sono di origine esterna alla biblioteca, nel senso che dipendono da altre strutture, come per esempio accade quando il guasto di un impianto di riscaldamento deve essere risolto da un ufficio che non dipende dalla biblioteca.
Affrontando temi di questo tipo è emerso dalle esposizioni dei relatori un invito a considerare la Qualità come una scelta strategica per le biblioteche e un’occasione finalizzata al miglioramento della loro organizzazione. Quindi la tavola rotonda ha assunto un’impostazione quasi pedagogica, affrontando temi come la gestione della progettazione, la valutazione dell’efficacia della formazione, quali sono le caratteristiche professionali che deve avere un buon auditor.

Dal dibattito è poi emersa la rilevanza che hanno le biblioteche nei processi per la gestione della conoscenza (knowledge management), ed è stata valutata la possibilità di rivedere, in alcuni casi, la classificazione delle biblioteche per l’accreditamento SINCERT, poiché spesso – è stato fatto notare – le biblioteche sono collocate in modo non omogeneo: dal settore per i servizi pubblici (area 39), a quello per la pubblica amministrazione (area 35).
Nelle conclusioni della tavola rotonda è stata fatta la proposta di dotare le biblioteche di strumenti più efficaci per affrontare la gestione della Qualità, per cui è stata auspicata una più stretta collaborazione tra il Coordinamento BIC e gli organismi di certificazione, al fine di realizzare linee guida per condurre le verifiche ispettive e applicare la nuova edizione della norma ISO 9000 nelle biblioteche.
Un’altra interessante proposta emersa dalla tavola rotonda è stata quella di utilizzare i bibliotecari BIC nel ruolo di “esperti”, quando gli organismi di certificazione conducono audit nelle biblioteche. E questo, in un certo senso, è stato un riconoscimento “sul campo” al Coordinamento BIC, impegnato com’è nella crescita professionale dei propri aderenti.
Dunque, per chi volesse aderire al BIC o al BIQ è sufficiente scaricare la scheda di adesione dal sito web http://www.comune.empoli.fi.it/bic/index.html, compilarla, farla firmare dal responsabile della Biblioteca o del Processo per la gestione della documentazione in cui la biblioteca è inserita, e inviarla al Coordinamento BIQ.
Chi volesse avere informazioni più dettagliate può contattare la Segreteria BIC al numero 051 2098196 oppure scrivere a biblioteca.dipstatistica@unibo.it.