INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONS AND INSTITUTIONS
Linee guida sul ruolo dei Comitati Nazionali nell'organizzazione del Congresso Mondiale IFLA (World Library and Information Congress)
Introduzione
Da molto tempo l'IFLA organizza importanti congressi internazionali. L'IFLA General Conference and Council, generalmente noto come IFLA Conference e, dal 2002, come Congresso mondiale dell'IFLA (IFLA World Library and Information Congress) costituisce un avvenimento molto conosciuto e ambito da tutti i centri congressuali a livello mondiale. Considerando le dimensioni e il livello del Congresso, l'Esecutivo IFLA (IFLA's Governing Board) ha deciso nel marzo 2002 che a partire da maggio 2003 il Congresso mondiale sarebbe stato gestito a livello internazionale, come un'attività imprenditoriale dell'IFLA, con i rischi e le responsabilità del caso, non più come un'iniziativa del Comitato Organizzatore Nazionale.
Le ragioni principali di questo cambiamento sono le seguenti:
- Assicurare la continuità del "marchio di fabbrica", capitalizzandone il riconoscimento;
- Diversificare ed ampliare la base di reddito dell'IFLA;
- Garantire che tutte le sponsorizzazioni ed i finanziamenti ottenuti per il Congresso IFLA vengano utilizzati in maniera ottimale a sostegno dei valori di fondo dell'IFLA;
- Evitare eventuali stravaganze competitive da parti dei Comitati Nazionali nel tentativo di "battere" i precedenti congressi;
- Far tesoro dell'esperienza acquisita nei precedenti congressi evitando la "reinvenzione della ruota" da parte dei Comitati Nazionali alle prese con problemi nuovi per loro, ma già risolti in passato da altri;
- Evitare di sottoporre a stress eccessivi i professionisti delle biblioteche e dell'Informazione (LIS) dei paesi ospitanti, soprattutto in quei paesi dove tali risorse non sono abbondanti.
Per le stesse ragioni l'IFLA ha stipulato un contratto con un'agenzia professionistica di livello internazionale esperta nell'organizzare convegni, la Congrex, per il quinquennio 2005-2009. In forza di tale contratto la Congrex opera come un agente dell'IFLA. All'IFLA spettano le decisioni e il giudizio ultimo.
Pertanto da questo cambiamento deriva un notevole ridimensionamento del ruolo dei Comitati Organizzativi Nazionali, denominati ormai come Comitati Nazionali (NCS), il cui ruolo si limita a valutare l'impatto e il gradimento del congresso a livello nazionale e locale, nonché allo svolgimento di un numero limitato di funzioni operative.
Ne deriva che per i prossimi congressi IFLA i Comitati Nazionali dovranno perdere il ricordo quanto appreso sull'organizzazione dei precedenti Congressi IFLA, evitando di ispirarsi ai precedenti Comitati Organizzativi Nazionali compresi i Congressi di OSLO (2005) e Seoul (2006) che vanno considerati come congressi di transizione, in quanto deliberati prima delle nuove disposizioni, alle quali invece verrà dato pienamente seguito per le prima volta nell'organizzazione del Congresso di Durban (2007).
Queste linee guida per i compiti dei Comitati Nazionali sostituiscono il precedente manuale (Conference Manual).
LINEE GUIDA
1. Ricerca sponsorizzazioni
Ai Comitati Nazionali compete la ricerca di sponsorizzazioni da parte di governi nazionali, regionali e locali. La sottoscrizione di qualunque intesa va però discussa nel dettaglio con il Quartier Generale dell'IFLA.
I Comitati Nazionali forniranno di norma indicazioni per contatti con eventuali sponsor locali o nazionali " commerciali" o non governativi. È altresì incoraggiato il loro impegno nell'assistere l'IFLA sul modo di identificare tali sponsor e sull'approccio più opportuno nei loro confronti. Per conto dell'IFLA la Congrex Holland ha il compito di procurare sponsor non governativi; ciò consente di trattare tutti gli sponsor in modo uniforme e costante, evitando approcci molteplici e/o contraddittori per lo stesso congresso come pure ricerche premature di sponsor tali da scatenare concorrenze in vista di congressi degli anni successivi. Tuttavia, si accettano con piacere segnalazioni da parte dei Comitati Nazionali i quali possono pur sempre prendere contatti con sponsor diversi dalle agenzie locali o nazionali, purché tali contatti, e le eventuali intese da essi derivanti, siano sempre coordinati con l'attività della Congrex, la quale può offrire ai Comitati Nazionali il suo supporto, fornendo, per esempio, lettere per sponsorizzazioni.
Alla Congrex viene riconosciuta una commissione per le sponsorizzazioni che riesce a procurare, salvo che per le sponsorizzazioni governative o comunque reperite da Comitati Nazionali.
I contributi degli sponsor, a prescindere da chi li reperisce, entrano a far parte del bilancio; ciò non preclude ai Comitati Nazionali l'uso di una loro parte per gli scopi indicati nel bilancio approvato, come detto più avanti, né implica necessariamente che i fondi reperiti nei paesi ospitanti debbano essere depositati su un conto in Olanda.
2. Volontari
Al Comitato Nazionale compete il reperimento dei volontari per il Congresso, ne conferma la partecipazione, s'incarica di informarli e di addestrarli. La Congrex Holland predisporrà l'organigramma del personale necessario e comunicherà al Comitato Nazione il numero dei volontari da reperire e per quale attività. La Congrex Holland trasmette le istruzioni per gli addetti (su come gestire i punti informativi, ecc.) e fornirà anche i badges (etichette portanome), le t-shirts (magliette), ecc. I Comitati Nazionali dovranno concordare con la Congrex l'appannaggio dei volontari per via delle inevitabili ricadute sul bilancio generale del congresso.
3. Visite alle biblioteche
Al Comitato Nazionale compete la scelta delle istituzioni con cui prendere contatto per le visite alle biblioteche, informando poi la Congress Holland sugli accordi presi (date, orari, numero massimo di visitatori, ecc.). La Congrex Holland provvederà alla registrazione dei delegati per le visite e ai trasporti, se necessario.
4. Eventi sociale ed escursioni organizzate (Tours)
L'organizzazione di eventi sociali al congresso è competenza congiunta tra l'IFLA e il Comitato Nazionale. Il Comitato Nazionale si occupa dell'organizzazione nell'ambito dei limiti del bilancio concordati da entrambe le parti.
I momenti ideali per gli eventi sociali sono i seguenti:
- Il Tardo pomeriggio / o l' inizio della sera di domenica: Seduta inaugurale (apertura sia del Congresso sia dell'esposizione/ eventi da organizzare in loco)
- Martedì pomeriggio: Serata culturale.
Ne deriva pertanto che il lunedì rimane disponibile per eventuali momenti (ricevimenti, buffet, ecc.) organizzati da aziende e organizzazioni varie, come pure il mercoledì per incontri presso le ambasciate o i consolati. Naturalmente possono verificarsi circostanze in cui questo calendario può rivelarsi inadeguato, nel qual caso modifiche sono sempre possibili, purché concordate con tutte le parti interessate.
Il Comitato Nazionale propone, solitamente in collaborazione con un tour operator locale, escursioni organizzate per le persone accompagnatrici e per il post Congresso. Durante la settimana (quando il Congresso è in pieno svolgimento) non vengono programmate gite organizzate per i delegati, ma solo per le persone accompagnatrici).
Le gite organizzate per tutta la giornata andrebbero programmate per il venerdì e il sabato dopo il Congresso per consentire di partecipare anche ai membri della varie Sezioni impegnati nei giorni precedenti per i loro incontri.
5. Consulenza e supporti per i visti
I delegati di alcuni Paesi necessitano talora di una lettera di invito per ottenere il visto del Paese che ospita il congresso IFLA, operazione a cui, di norma, provvede la Congrex. In alcuni paesi l'ambasciata del Paese ospitante richiede che sia il Paese stesso a inoltrare le lettere di invito al Congresso. In questi e altri casi simili si richiede al Comitato Nazionale di farsi carico di questo compito e di offrire tutta l'assistenza possibile in merito al visto.
6. Logo, Argomento, Relatore per la seduta inaugurale e relatore per la seduta plenaria
Al Comitato Nazionale compete l'indicazione di un logo e di un tema all'Esecutivo IFLA, come pure la proposta di un relatore per la sessione inaugurale e di uno per la sessione plenaria.
7. Stampa
Nell'ambito di una campagna mediatica ben coordinata da pianificarsi con il Quartier Generale dell'IFLA, al Comitato Nazionale compete la presa di contatto con la stampa del Paese ospitante relativamente all'imminente congresso, come pure la gestione dei rapporti con i media durante l'evento.
8. Promozione del congresso
Al Comitato Nazionale compete la promozione dell'evento nel Paese ospite e anche in un ambito geografico più ampio da determinarsi d'intesa con il Quartier Generale dell'IFLA. La promozione di eventi internazionali quali eventi precedenti il Congresso o altri incontri dovrebbe venir coordinata con il Quartier Generale dell'IFLA molto tempo prima dello svolgersi degli eventi. Il Quartier Generale dell'IFLA e la Congrex Holland si occuperanno della promozione a livello internazionale.
9. Ruolo consultivo
Il Comitato Nazionale svolge un ruolo consultivo per i seguenti temi:
- Sessione inaugurale
- Serata culturale (sede, vitto e intrattenimento)
- Programma per persone accompagnatrici
- Design (design degli stampati)
- Contenuti di programma (inserimento di relatori e argomenti di interesse locale nel programma se pertinenti)
- Fornitori locali (tipografie, trasporti, ristoratori, ecc.), comprese le consulenze sulle trattative per condizioni di prezzo ragionevoli e sulle politiche di gestione dei rifornimenti all'interno del paese, se applicabili.
10. Contributi per la partecipazione al congresso
Al Comitato Nazionale compete il reperimento di contributi nazionali, regionali e locali sia dal Governo sia da gruppi commerciali. Il Quartier Generale dell'IFLA ovviamente è sempre disponibile a dare il suo appoggio a tale scopo. Tutti gli accordi vanno comunque discussi nel dettaglio prima della loro stipula.
L'IFLA si adopererà per mettere a disposizione un ammontare significativo di contributi per la partecipazione al Congresso. I donatori verranno tutti individuati dall'IFLA tramite i soliti canali, quali IFLA Express.
Tutte le somme così raccolte, di qualunque provenienza, rientreranno nel contributo IFLA per la partecipazione al Congresso, preferibilmente da gestirsi tramite l'ufficio IFLA/ALP (Action for Development through Libraries Porgramme = Azione per lo sviluppo tramite programmi per le biblioteche), data la loro esperienza in proposito. Qualora tuttavia taluni donatori dovessero insistere per far gestire il proprio contributo dai Comitati Nazionali, sarà possibile farlo, purché in stretta consultazione con Il Quartier Generale dell'IFLA o con l'ufficio IFLA/ALP. Se necessario, la Congrex Holland può occuparsi di biglietti di viaggio, prenotazioni alberghiere, ecc.
11. Accordo finale tra l'IFLA e il Comitato Nazionale
Visto il ruolo essenzialmente consultivo del Comitato Nazionale, non sarà necessario dotarlo delle risorse un tempo previste per i Comitati Organizzatori Nazionali (NOCs), per cui non dovrebbe essere necessario istituire un segretariato con uno staff a tempo pieno. Anzi, per evitare confusioni, la designazione "Segreteria Generale" non deve essere usata per riferirsi a persone operanti nel Comitato Nazionale. Il Comitato Nazionale può proporre un budget per quanto di sua competenza, che, con l'approvazione dell'IFLA, verrà aggiunto al bilancio generale.
Se al termine del Convegno risultassero fondi inutilizzati, il Comitato Nazionale ne otterrà il 10% da utilizzare come meglio crede nell'ambito delle biblioteche. Per motivi fiscali questo importo va richiesto tramite fattura per servizi svolti da parte del Comitato Nazionale. Il Quartier Generale fornirà delucidazioni per la procedura da seguire.
12. Rapporti di Comunicazione tra l'IFLA, la Congrex e il Comitato Nazionale
La Congrex Holland costituisce l'organismo a cui compete l'amministrazione delle finanze, dei contratti e dello svolgimento. I tre organismi debbono tenersi reciprocamente aggiornati su tutti gli argomenti importanti, quali i contratti con sedi o fornitori, i dettagli di programma, ecc. La Congrex Holland predisporrà resoconti aggiornati per l'Esecutivo (Governing Board) a nome dell'IFLA e del Comitato Nazionale.
13. Imprevisti
Nell'arco di tempo piuttosto lungo tra l'assegnazione e lo svolgimento del Congresso IFLA possono verificarsi circostanze impreviste che richiedono di discostarsi da queste linee guida e/o di modificare altri accordi. In tali casi il Comitato Nazionale, d'intesa con l'IFLA e la Congrex Holland, ci si aspetta da parte dell'IFLA e della Congrex una certa flessibilità nel rinegoziare i termini di precedenti decisioni. Qualora tuttavia non si raggiungesse alcun accordo dopo aver compiuto gli sforzi ragionevoli del caso, la decisione finale compete all'IFLA.
