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di Vito Perugino
Lavoro finanziato dal CILEA nell'ambito della partecipazione alla redazione di "OPAC italiani"
"Tutte le utopie sono deprimenti perché non lasciano spazio al caso, alla differenza, ai diversi. Tutto è messo in ordine e l'ordine regna. Dietro ogni utopia c'è sempre un grande disegno tassonomico: un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto." (Georges Perec, Pensare/Classificare)
Questo lavoro è stato realizzato per descrivere l'attività della redazione di "OPAC italiani" e iniziare una prima e parziale sistematizzazione dei criteri utilizzati per la selezione e catalogazione degli OPAC e delle operazioni richieste per l'inserimento di dati nella banca dati del MAI - MetaOPAC Azalai Italiano.
Il lato più "normativo" è basato sull'estrapolazione di convenzioni e suggerimenti pratici dalla corrispondenza raccolta nel documento Bacheca degli appunti di lavoro per i redattori (nell'ultima versione disponibile del 14 agosto 2001), sul contributo di Claudio Gnoli [1] e sui più recenti contributi inviati alla lista di discussione utilizzata dalla redazione.
Lo scopo perseguito non è quello di produrre uno strumento compiuto ma soprattutto quello di fornire agli specialisti un primo quadro di riferimento su cui discutere e intervenire con gli opportuni approfondimenti.
L'attuale apparato descrittivo è fondamentalmente frutto delle mutue interazioni di considerazioni di ispirazione biblioteconomica, di vincoli di progettazione della banca dati e della continua evoluzione delle caratteristiche degli oggetti descritti e analizzati: gli OPAC.
È pertanto evidente che il sistema di regole qui abbozzato viva una condizione di equilibrio dinamico, ancor più accentuata dalla natura degli oggetti rappresentati, che sono risorse elettroniche a tutti gli effetti.
Altrettanto si può affermare del lato più squisitamente organizzativo del lavoro di redazione, che richiede, dato il carattere asincrono e dati i modi del suo svolgimento, la messa a punto di un set minimo di forme comunicative.
L'impostazione di base e il taglio di questo lavoro individuano come destinatario principale un neoredattore e mira a fornire i primi strumenti pratici per operare in banca dati, armonizzando il proprio lavoro col resto della redazione.
D'altro canto l'intento di "fissare" gli orientamenti e anche gli elementi di conoscenza via via sviluppati dalla Redazione rende naturale considerare il presente documento uno strumento di riferimento anche per gli altri redattori.
Lo schema generale di riferimento di queste linee guida non prevede considerazioni dettagliate riguardanti la natura, la struttura e le finalità del progetto MAI; per questi argomenti si rimanda alla Bibliografia sugli OPAC.
Il lavoro è completato da un glossarietto contenente alcuni termini convenzionali (o gergali) qui proposti o che la redazione ha scelto o sceglierà di adottare al suo interno, qualora non si tratti di termini già riconosciuti in campo tecnico o biblioteconomico. Il suo valore è, in questo contesto, solo di proposta di riferimento metodologico e non di puntuale definizione dei termini inclusi. Tale proposta si basa sulla considerazione della rilevanza che ha la codifica dei termini di uso comune nell'ambito di gruppi di lavoro la cui attività è fondata prevalentemente sulla comunicazione scritta e sulla condivisione/trasmissione di contenuti concettualmente e funzionalmente eterogenei.
L'esigenza dell'aggiornamento e arricchimento (anche con esempi e discussione di casi particolari) per il miglioramento di questo schema rende indispensabili i suggerimenti di tutti i collaboratori al progetto MAI, soprattutto nell'ottica di un consolidamento delle conoscenze acquisite nel corso di questa esperienza di lavoro collettivo.
La redazione ha al suo interno due componenti facenti capo rispettivamente all'Associazione Italiana Biblioteche (AIB) e al Consorzio Interuniversitario Lombardo per l'Elaborazione Automatica (CILEA) e svolge le sue attività essenzialmente attraverso la lista di discussione <AW-opac@aib.it>.
I due principali aspetti dell'attività di un redattore sono quello relativo all'attività di lista e quello di operatore abilitato agli inserimenti in banca dati.
Un terzo aspetto riguarda la partecipazione attiva allo sviluppo del progetto MAI nelle sue varie sfaccettature. Tale partecipazione potrebbe concretizzarsi ad esempio in attività riconducibili ai 3 capisaldi:
evidenziare malfunzionamenti che penalizzino l'utente del MAI o del repertorio;
rilevare eventuali disomogeneità nell'applicazione delle regole catalografiche nel repertorio con l'indicazione di una proposta correttiva;
formulare proposte migliorative del MAI o del metodo di lavoro redazionale.
I redattori hanno a disposizione per il loro lavoro una serie di risorse che fanno sia da "base di conoscenza" condivisa sia da insieme di strumenti operativi:
La lista di discussione <AW-opac@aib.it>
La Pagina "Redazione OPAC italiani" (AIB-WEB): <http://www.aib.it/aib/opac/op1red.htm>
La "Bacheca degli appunti" (CILEA): <http://www.cilea.it/Virtual_Library/azalai/nazionale/appunti.htm>
La "Pagina di lavoro per lo staff AIB-CILEA" (CILEA): <http://www.cilea.it/Virtual_Library/azalai/nazionale/meta-opac-nazionale.htm>
La procedura di gestione Banca dati MAI: <http://bdmai.cilea.it/>
È bene sottolineare che le presenti linee guidanon sono intese come comprensive o sostitutive di alcuno degli strumenti elencati ma vi si associano, cercando di coprire alcune esigenze conoscitive e operative aggiuntive; in particolare, la descrizione della banca dati e del suo funzionamento (delineati nel par. 6) sono da considerare complementari all'help in linea della procedura di gestione.
Le comunicazioni inviate dal redattore alla redazione riguardano essenzialmente:
la comunicazione di risultati di controlli o modifiche;
segnalazioni rivolte ad altri redattori;
inoltro di corrispondenza con referenti esterni;
richieste di chiarimento sul lavoro di redazione;
analisi e commenti su singoli casi o sull'impostazione generale;
segnalazioni di notizie su MAI o "OPAC italiani" ;
contributi metodologici ritenuti rilevanti per l'evoluzione del progetto.
Si tratta di una lista ad iscrizione non libera, non "moderata" ma in cui i partecipanti decidono forme e contenuti della discussione: tutti i messaggi indirizzati alla lista, compresi quelli provenienti da esterni non iscritti, vengono automaticamente distribuiti a tutti i redattori.
Come in ogni lista di discussione, e in particolare per quelle di lavoro, ci sono raccomandazioni generali di netiquette (alcune norme sono ricavabili dal documento AIB-CUR <http://www.aib.it/aib/aibcur/wac2.htm3>) e regole pratiche che la redazione ha scelto di darsi per rendere più efficiente la comunicazione e la successiva archiviazione dei messaggi. In particolare:
Città [Regione]: Biblioteca [(problema specifico)].Viene specificata la citta' o la regione a seconda della copertura dell'OPAC. Nel caso di copertura provinciale si specifica:
Città (prov.).Il problema specifico viene indicato in oggetto (tra parentesi tonde) solo se si ritiene che dal messaggio possano scaturire osservazioni di interesse piu' generale, altrimenti lo si riporta nel testo del messaggio.
Città (Regione): Biblioteca.Nel caso di OPAC relativi a biblioteche di facoltà, dipartimento, ecc... si sottintende "Università". In alcuni subject è utile l'uso di abbreviazioni. Es.:
L'insieme degli OPAC censiti nella banca dati MAI rappresenta l'evoluzione del repertorio "OPAC italiani", fondato da Riccardo Ridi nel 1997 e diventato poi sezione di AIB-WEB. I criteri per l'inserimento in banca dati sono pertanto ancora largamente fondati su quelli della costruzione del suo antenato.
Gli OPAC repertoriati dalla redazione di AW-opac sono cataloghi in linea interrogabili per campi di materiale essenzialmente documentario: libri, periodici, audio/videocassette, fotografie... Vengono esclusi i cataloghi di altri oggetti non descrivibili dal termine documento nel senso usato nelle discipline biblioteconomiche e documentarie.
Il repertorio degli OPAC italiani, nato come strumento autonomo, È attualmente inglobato nell'architettura del MAI come prodotto di un'elaborazione automatica dei dati presenti nella banca dati. La procedura da cui lo si ottiene viene attivata periodicamente e pertanto il repertorio non È allineato in tempo reale con la banca dati.
Il repertorio sostanzia e accompagna l'evolversi del sistema MAI anche se lo si guarda sotto l'aspetto di strumento di ricerca, in quanto consente all'utente lo sfruttamento di tutte le peculiarità offerte dagli OPAC in repertorio, indicandone gli accessi più immediati e talvolta indirizzandone l'utilizzo. Il potenziamento del MAI come servizio all'utenza passa dunque anche dalla ricchezza del repertorio, oltre che naturalmente dalle possibilità offerte dall'interrogazione cumulativa del MetaOPAC . È da sottolineare che la perdita di un opac (non repertoriato o mal catalogato) o di alcune sue potenzialità di recupero (filtri non attivati, chiavi attivate parzialmente, ecc...) è quella delle sue risorse informative, raggiungibili (direttamente o da meta) da un bacino d'utenza che ci si auspica più ampio proprio in virtù dell'esistenza e della diffusione di questi strumenti.
Le informazioni richieste agli opacmaster, per esempio, hanno come duplice finalità sia una migliore comprensione delle caratteristiche descrittive dell'OPAC, da indicare nel repertorio attraverso la sua catalogazione; ma diventano anche fonte di informazioni utili per la valutazione delle caratteristiche funzionali e dunque dei vantaggi di una possibile connessione al MAI dell'OPAC. Si ricorda qui infatti che non tutti gli OPAC del repertorio possono essere collegati al servizio di metainterrogazione del MAI: ciò è legato al soddisfacimento di alcuni vincoli funzionali e tecnici, e tale condizione deve appunto essere analizzata (si rimanda al documento Requisiti per la connettibilità degli OPAC ).
Il repertorio su cui poggia il sistema MAI è organizzato con criteri catalografici applicati alla specifica unità di base, utilizzando una griglia di elementi emersi dall'analisi come distintivi. L'analisi prodotta su questi oggetti è uno degli elementi di più forte innovazione introdotti dal progetto MAI ed è un processo da considerarsi sempre in corso.
La caratteristica formale fondamentale della catalogazione degli OPAC è la sua tripartizione: l'insieme dei dati che vengono raccolti nella scheda descrittiva vengono suddivisi in tre fasce: la fascia dell'OPAC (comprende l'intestazione, il tipo di catalogo, l'indicazione dell'URL della pagina con le informazioni sul catalogo, ...); a questa possono corrispondere una o più sezioni distinte in base al tipo di materiale, alla collezione (p.es. fondi speciali) o in base a criteri particolari (p.es. di suddivisione cronologica del catalogo); ad ogni sezione possono corrispondere più interfacce (o accessi) distinte a seconda del tipo di protocollo utilizzabile per la connessione o a seconda dell'URL di accesso (a parità di tipo di materiale, cioè di sezione: possono esistere in linea di principio più URL di accesso alla stessa sezione di un catalogo: basti pensare al caso banale dell'utilizzo di alias o agli equivalenti numerici delle URL).
Ognuna di queste fasce ha il suo corrispettivo in banca dati con una scheda che è completata da altri elementi non strettamente catalografici, che verranno discussi nel seguito.
La scelta della forma delle intestazioni muove dal consueto principio che è il documento a fornire la prima base per la sua descrizione bibliografica. In ambito OPAC bisognerà quindi esaminare sul sito il nome dell'ente, della biblioteca o del sistema di biblioteche che mettono in linea l'opac, rispettandone per quanto possibile la denominazione formale. La normalizzazione viene realizzata utilizzando le seguenti convenzioni:
| 5.1.1 | "Il termine 'biblioteca' o 'biblioteche' viene generalmente sottinteso, [...] a meno che non sia parte integrante e imprescindibile del nome dell'istituzione" [1]. Fanno p.es. parte di queste eccezioni i nomi delle biblioteche comunali ("biblioteca comunale di..."), la BNCF, la "Biblioteca nazionale delle donne". |
| 5.1.2 | Ogni altro termine che qualifichi il servizio (come
"mediateca", "cineteca", "centro di
documentazione") dev'essere incluso nell'intestazione, se previsto
nel nome. Es.: "Biblioteca comunale multimediale di Enna". |
| 5.1.3 | Il termine "Università degli studi di" si contrae in "Università di". |
| 5.1.4 | Il nome dell'istituzione, quando composto di più enti
gerarchicamente distinti e questi entrino nel nome dell'opac, viene
riportato partendo dal termine sovraordinato, con i livelli separati da un
punto, secondo la forma: Ente. Sottoente. Sottosottoente. Es.: "Università del Molise. Facoltà di agraria. Biblioteca interdipartimentale". È da sottolineare che, specie in ambito universitario, bisogna rispettare la dizione formale, senza presumere l'esistenza di rapporti amministrativi gerarchici che potrebbero non corrispondere alla realtà. |
| 5.1.5 | Poli SBN: a) Poli isolati/puri (il catalogo del polo coincide con quello dell'opac censito): "SBN. Polo biblioteche civiche del Veneto". Dove però esiste un nome formale di ente che corrisponde esattamente al polo si usa la forma: Ente (Polo SBN). Es.: "Università di Ferrara (Polo SBN)". b) Poli con sovrapposizione (il catalogo di polo è sottoinsieme dell'opac censito o ha sovrapposizione con questo, senza esaurirlo): "Università di Macerata + SBN. Polo di Macerata". |
| 5.1.6 | Viene utilizzato il segno "+" nelle intestazioni relative a più
biblioteche che condividono un OPAC o in tutti quei casi in cui si
voglia rappresentare nell'intestazione la compresenza nell'OPAC di insiemi
catalografici distinguibili sotto un particolare riguardo, come nel
caso di poli SBN non puri e come nel primo esempio. Es.: "Cassa di risparmio di Firenze + Fondazione Spadolini + Ramo editoriale degli agricoltori (REDA)"; Es.: "Servizio bibliotecario provinciale di Rovigo + Accademia dei Concordi". |
| 5.1.7 | La località geografica viene generalmente sottintesa, a meno che
non sia parte integrante e imprescindibile del nome
dell'istituzione: Es.: "Biblioteche comunali di Brescia"; ma è: "Biblioteca nazionale Braidense", NON "Biblioteca nazionale Braidense di Milano"; cos&ìgrave; anche: "Biblioteca Labronica", NON " Biblioteca Labronica di Livorno". |
| 5.1.8 | Gli acronimi vengono riportati fra parentesi dopo il loro
scioglimento, quest'ultimo riportato senza uso di maiuscole. Es.: "Consiglio
nazionale delle ricerche (CNR). Area della ricerca di ...". (NON : "Consiglio Nazionale delle Ricerche...") |
La copertura di un OPAC è l'insieme delle città/aree geografiche dove si trovano le sedi delle biblioteche che partecipano all'OPAC. La copertura di un OPAC è costituita dall'insieme dei dati di copertura dell'OPAC, e dal livello di copertura dell'OPAC.
Si fa notare che la presente definizione di copertura di un OPAC non ha nulla a
che fare con le caratteristiche amministrative dell'ente che gestisce o mantiene
l'OPAC (ente regionale, ente provinciale, ente comunale, ente nazionale).
Ai fini della selezione geografica degli OPAC, ogni OPAC risulterà completamente descritto da queste informazioni:
un insieme di dati di copertura recuperati dalle informazioni sull'OPAC;
un livello di copertura, che esprime il livello d'ampiezza della copertura dell'OPAC: comunale o provinciale o regionale o nazionale;
i dati (una città, una provincia, una regione) di completamento della copertura
che andiamo ad esaminare nei seguenti paragrafi.
Sono dati di copertura i comuni, le province e le regioni, cioè le aree geografiche dove si trovano le biblioteche dell'OPAC. A seconda dei casi, il catalogatore caricherà nella banca dati degli OPAC del MAI i seguenti dati di copertura :
la città (esempio: Agliana (PT) per l'OPAC Biblioteca comunale "Angela Marcesini") o l'elenco delle città sede di biblioteche per l'OPAC (esempio: Sistema bibliotecario integrato dell'area fiorentina (SBIAF) - Bagno a Ripoli, Calenzano, Fiesole, Greve in Chianti, Impruneta, Lastra a Signa, San Casciano in Val di Pesa, Scandicci, Sesto Fiorentino, Signa).
la/e provincia/e di copertura (esempio: Polo SBN di Romagna - Biblioteche delle province di Forlì, Ravenna e Rimini); se le città sono moltissime, e tali da poter essere considerate in buona approssimazione come l'insieme di tutte le città di una provincia, non è caricata alcuna città della provincia in questione, ma la provincia solamente.
la/e regione/i di copertura (esempio: Polo regionale piemontese SBN (Librinlinea), che ha biblioteche indistintamente su tutto il Piemonte)
oppure non si indicherà alcun dato di copertura e la copertura dell'OPAC (v. oltre) sarà nazionale.
È il livello (comunale, provinciale, regionale o nazionale) di quell'area geografica all'interno della quale sono presenti tutte le biblioteche dell'OPAC. Il catalogatore stabilisce il livello di copertura dell'OPAC secondo queste modalità:
livello provinciale: i dati di copertura dell'OPAC sono costituiti da:
più città, tutte appartenti ad un'unica provincia (esempio: Sistema bibliotecario integrato dell'area fiorentina (SBIAF), provincia: Firenze )
oppure una provincia
livello regionale: i dati di copertura dell'OPAC sono costituiti da:
più città, tutte appartenti ad un'unica regione e a più di una provincia di quella regione
oppure più di una provincia, tutte appartenti ad un'unica regione (esempio: Polo SBN di Romagna, regione: Emilia Romagna)
oppure una/più provincia/e di una stessa regione, e citta' esterne alle province ma nella stessa regione
oppure una regione
livello nazionale (livello superiore): i dati di copertura dell'OPAC sono costituiti da:
più città, appartenenti a più di una regione
oppure più province, appartenenti a più di una regione
oppure più province e città appartenenti a più di una regione
oppure la copertura nazionale.
Oltre ai dati di copertura già immessi (le località dove sono fisicamente presenti le biblioteche), il sistema prevede l'inserimento obbligatorio dell'area geografica corrispondente al livello di copertura dichiarato. Quindi, dichiarando:
livello comunale (livello inferiore): deve essere inserita la città capoluogo
livello provinciale: deve essere inserito il capoluogo di provincia
livello regionale: deve essere inserita la regione
livello nazionale (livello superiore): l'area sottintesa È l'Italia, e non viene esplicitata. Quindi non È necessaria alcuna area; possono essercene tante, che sconfinano fuori da una regione.
Se tra i dati intorno all'OPAC le sedi delle biblioteche sono indicate genericamente in un'area geografica (esempio: biblioteche nella regione Lazio, senza alcuna provincia nè città laziali specificate), e non si dispone di nessun dato più preciso, allora la copertura, anche se stabilita con poche informazioni, è di quel livello.
Inoltre, valgono le seguenti considerazioni implicite:
La procedura di gestione della banca dati è accessibile con userid e password all'indirizzo <http://bdmai.cilea.it/>.
Il database è strutturato in 3 tabelle principali (opac, sezioni bibliografiche, interfacce d'accesso) che raccolgono sia le informazioni catalografiche degli opac sia le informazioni tecniche di connessione. Queste ultime confluiscono in una tabella che viene letta dalla sezione del software Azalai che fa da client per gli OPAC selezionati dall'utente: i dati in tabella vengono manipolati per riconoscere l'OPAC da interrogare e per costruire l'URL di attivazione sintatticamente corretta per quella classe di OPAC, utilizzando i dati immessi dall'utente nel form di ricerca. L'URL è così il prodotto di una elaborazione ed integrazione tra la query utente e i dati specifici dell'OPAC: nome, indirizzo IP di base, tipo di applicazione. Il sistema esegue questa operazione per tutti gli OPAC selezionati, controllando per ognuno anche il flag di connessione/esclusione, i tempi di timeout ed eventuali priorità di esecuzione.
Il database comprende ulteriori tabelle, che fungono da supporto a quelle principali (tabelle regioni, province e comuni e tabella per l'help sui campi) o aventi scopi gestionali (tabella degli operatori abilitati). Le informazioni in banca dati vengono inoltre trattate per produrre periodicamente, con apposita applicazione software, il repertorio degli OPAC italiani.
Il database MAI è attualmente realizzato con Microsoft SQL Server 7 ed è residente su macchina UNISYS ES5085 sotto sistema operativo Windows NT4-Server.
Le opzioni iniziali proposte dalla procedura di gestione dopo l'immissione di userid e password sono: VEDI, MODIFICA, CANCELLA e AGGIUNGI OPAC.
La ricerca di un opac presente in banca dati si può avvalere dell'uso del carattere di troncamento a destra "%" inseribile nella stringa di ricerca del form, che provvede ad interrogare il database costruendo una query SQL. Il campo cercato è solo quello dell'intestazione: quindi dal form della procedura di gestione non vengono recuperati dati relativi all'OPAC che non siano anche contenuti nella sua intestazione.
Per questo motivo la verifica dell'esistenza in banca dati di un OPAC (ai fini di modifiche o nuove immissioni) va fatta tenendo conto che le registrazioni già effettuate in banca dati potrebbero avere un'intestazione diversa da quella attesa.
Le pagine di risposta ad una query della procedura di gestione presentano l'elenco degli OPAC reperiti, mostrando per ognuno la struttura a 3 livelli (opac, sezioni, interfacce); nella pagina sono anche presenti, per ogni livello, i link a tabelle dove vengono riportati in una vista d'insieme i dati relativi agli OPAC selezionati e quelli relativi all'intero database. Tali elenchi possono essere utilizzati per confronti immediati tra dati omologhi di diversi opac (senza ricorrere a visualizzazioni successive dalla procedura di gestione).
La procedura di gestione della banca dati è impostata in maniera sufficientemente amichevole e intuitiva perché sia utilizzabile da ogni tipo di utente. Esiste anche un help in linea che fornisce suggerimenti per la compilazione dei campi.
La tripartizione dei livelli di descrizione di un OPAC corrisponde in banca dati a una precisa organizzazione a livelli gerarchici: c'è una corrispondenza uno a molti tra livello opac e livello sezione, e tra livello sezione e livello interfaccia. In senso contrario: una interfaccia può corrispondere solo ad una sezione, una sezione può corrispondere solo ad un opac. Per creare un nuovo OPAC in banca dati bisogna seguire l'ordine gerarchico dei livelli, poiché ogni livello non può essere inserito se non è stato inserito quello di ordine superiore.
Questa struttura è anche intuibile dalla presentazione grafica della pagina di risposta dopo una query di "Scelta OPAC" iniziale.
L'aggiunta di nuove sezioni o interfacce si può effettuare scegliendo l'opzione "Nuova sezione" ("Nuova interfaccia") presente nell'elenco OPAC, e ciò indipendentemente dall'azione iniziale scelta dall'utente (Vedi, Modifica, Cancella).
L'inserimento di un nuovo OPAC avviene a partire dall'immissione della sua intestazione e dai dati di copertura. Il sistema non consente il passaggio alle fasi successive se questi dati non vengono dichiarati.
La scelta del livello di copertura abilita una finestra per la scelta della città, provincia o regione di copertura. Il sistema propone la ricerca a partire dall'entità geografica a livello superiore a quello dichiarato per la copertura. In caso di ambiguità, il sistema propone una scelta da menu e infine di accettare il termine geografico, che appare tra apici nello spazio di testo in fondo a destra.
La conferma dei dati di copertura fa scattare un controllo sulla coerenza dei dati immessi (p.es. se si dichiara un livello di copertura comunale ma si immette come termine di copertura una regione, il sistema segnala l'errore e suggerisce il tipo di dato atteso).
Dopo l'immissione degli altri elementi della fascia e la pressione del tasto di conferma, è consigliabile controllare l'esito dell'inserimento prima di procedere oltre: a questo punto è già possibile vedere una scheda infoopac embrionale, sfruttando la visualizzazione cataloghi dall'interfaccia di ricerca selettiva del MAI (il repertorio non è utilizzabile per le verifiche di inserimenti o modifiche appena compiute, in quanto non viene prodotto in tempo reale).
Dopo l'inserimento o modifica di una sezione o interfaccia, bisogna assicurarsi che al salvataggio delle modifiche, compaia in alto nella pagina il messaggio: "Inserimento (o modifica) sezione (o interfaccia) eseguito!". Dopo, col tasto "Torna all'elenco", si può verificare l'aggiornamento della pagina di risposta della procedura di gestione con la comparsa sotto l'OPAC della nuova sezione o interfaccia con l'intestazione desiderata. Il controllo sulla scheda infoopac dell'inserimento di una nuova sezione non può essere effettuato finché a tale sezione non venga collegata almeno una interfaccia.
Al termine della registrazione di un OPAC bisogna verificare la correttezza delle informazioni e dei link riportati nella scheda infoopac risultante.
Si dà a questo punto una breve rassegna di indicazioni pratiche per l'immissione di dati in alcuni dei campi del database[2]. Attualmente il database comprende un totale di 64 campi[3], suddivisi in 3 schede (una per livello):
| LIVELLO | NUM. CAMPI |
| OPAC | 20 |
| Sezione | 12 |
| Interfaccia | 32 |
Alcuni di questi sono campi descrittivi, altri sono dati tecnici di connessione, altri ancora sono derivati da programma (ad impostazione automatica).
Tale informazione sarebbe però nascosta all'esterno dall'automatismo del sistema, in quanto se il flag monografie o il flag periodici o entrambi sono impostati su "sì", il sistema usa automaticamente in scheda infoopac proprio questi termini. Per arricchire la scheda infoopac e fornire all'utente anche questa informazione si può utilizzare il campo "Note vedibili" della scheda Sezione.
Convenzionalmente si intestano "Tutti i documenti" le sezioni
contenenti materiale di più tipologie. È possibile specificarne il contenuto
nelle "Note vedibili" di sezione.
Flag monografie, periodici, altro materiale (3 campi)
Non si tratta di flag esclusivi: possono essere impostati a "sì"
anche contemporaneamente; il sistema però richiede almeno un flag = sì.
L'impostazione di questi flag determina automaticamente il termine di
specificazione del "tipo di materiale" in scheda infoopac trasferendo,
a seconda del valore dei flag i termini: "Monografie" o
"Periodici" o "Monografie e Periodici". È da notare che
qualsiasi combinazione che abbia "flag altro materiale = sì",
eredita sempre il tipo di materiale specificato da uno dei precedenti 3 termini.
In banca dati le sezioni appaiono invece col nome dichiarato dall'operatore nel
campo "intestazione"; se si vuole far comparire anche in scheda
infoopac questa informazione, bisogna usare il campo delle "note vedibili"
(di sezione).
Per il "flag altro materiale" v. il punto "Altro materiale (campo testuale)".
Altro materiale (campo testuale)
In questo campo viene riportata la tipologia del materiale non monografico e non
periodico quando è impostato il flag "altro materiale" su
"sì". Se questo campo è riempito (ed è impostato a "sì"
solo e soltanto il terzo flag), in scheda infoopac compare il suo contenuto come
descrizione della sezione (nella parte elenco degli accessi - tipo di
materiale), altrimenti a fianco a tipo di materiale compare: "Altro non
specificato".
Se questo campo è riempito e "flag altro materiale = no", il
sistema segnala l'incoerenza e non accetta il salvataggio dei dati.
Se si vuole far comparire nel punto della scheda "tipo di materiale"
l'intestazione data dall'operatore alla sezione, bisogna inserire quel dato
anche nel campo "Altro materiale". L'alternativa è quella di
utilizzare il campo delle note vedibili di sezione.
Si può dunque vedere il campo "Altro materiale" come uno spazio per il termine generico del tipo di materiale (resoconti, tesi, materiale audiovideo...), affiancabile da uno spazio di note che ne precisa il nome o ne specifica altre particolarità.
Catalogo completo
Indica se la sezione esaurisce tutto il catalogo in linea o ne è solo una
parte. In un OPAC possono coesistere sezioni con accesso al catalogo completo (p.es.
con intestazione: Tutti i documenti) con sezioni distinte ad accesso parziale (p.es.
con intestazione: Periodici). In questi casi l'insieme dei flag
catalogo-completo presenti nelle diverse sezioni dell'OPAC, fa da guida per la
scelta delle connessioni da effettuare, in quanto dà indicazioni sulle
sovrapposizioni di patrimonio tra sezioni. (Generalmente si preferisce
connettere interfacce legate a sezioni specifiche piuttosto che interfacce
legate al catalogo completo, in quanto ciò conferisce maggiore grado di
precisione alle interrogazioni filtrate del MetaOPAC).
Note
Note ad uso della redazione.
Note vedibili
Le note di questa fascia appaiono in scheda infoopac a lato dell'intestazione
della sezione, tra parentesi tonde. Vengono utilizzate per forzare la
visualizzazione in scheda infoopac del nome attribuito alla sezione o per
qualificarne il contenuto.
È da osservare che questo dato non è direttamente legato alle operazioni di connessione al MAI ed è quindi sostanzialmente libero da vincoli tecnici; compare invece come elemento della scheda infoopac. Quando presente, si immette, a beneficio dell'utente del repertorio, l'URL della pagina di scelta tra le diverse modalità d'interrogazione del catalogo. Dovendo scegliere tra più modalità di ricerca si preferisce quella per campi (definita spesso "avanzata").
Per gli OPAC della classe "Sebina", si è stabilito di immettere l'URL della pagina con frame, contenente i link alla home-page della biblioteca (o dell'ente) e all'help dell'OPAC.
Ciò dà all'utente (che acceda all'OPAC tramite la scheda infoopac) la
possibilità di scegliere il suo percorso di ricerca e gli permette di
contestualizzare la sua ricerca tramite le informazioni generali fornite
dall'OPAC stesso, che sarebbero non immediatamente accessibili se si fornisse
l'URL dell'accesso diretto.
Nome breve
È un campo obbligatorio che identifica univocamente l'interfaccia. È
arbitrario ma dovrebbe contenere un numero progressivo nel caso di più
interfacce legate a una sezione.
Note
Note di connessione; messaggi standard di segnalazione di modifiche (v. §6.5)
Note vedibili
Vengono riportate in scheda infoopac a lato dell'URL interfaccia, dopo eventuali
istruzioni.
Si intende qui per modifica ogni alterazione del valore e della struttura dei dati relativi ad un OPAC registrato in banca dati: il valore è quello relativo al contenuto dei campi per singoli attributi, la struttura viene alterata per operazioni di creazione/cancellazione di livelli presenti nell'OPAC.
Le modifiche devono essere accompagnate da alcune operazioni di verifica da parte dell'operatore, destinate ad attivare interventi di pertinenza dello staff CILEA. Il metodo scelto per la comunicazione di queste informazioni è l'utilizzo del campo delle "Note non vedibili", in cui l'operatore AIB inserisce dei brevi messaggi codificati. Questi valgono come segnalazioni per le connessioni/disconnessioni al MAI, eventualmente necessarie in seguito ai cambiamenti occorsi all'OPAC.
Lo staff CILEA prende in carico i casi definiti "URGENTE" affinchè il servizio di metaricerca sia sempre allineato ai dati reali noti dell'OPAC: il malfunzionamento fisiologico viene risolto con tempestività, appunto "urgentemente". La cancellazione della nota URGENTE da parte dello staff CILEA segnala al catalogatore che il CILEA sta effettuando i controlli del caso e provvedendo agli interventi necessari al riallineamento.
I messaggi codificati indicati di seguito vengono rilevati con procedure automatiche e devono quindi avere una forma leggibile da programma. Quindi:
devono rispettare la presenza di maiuscole;
devono essere riportati senza virgolette (o parentesi);
devono precedere qualsiasi altra informazione aggiuntiva che l'operatore ritenga di inserire nello spazio delle "Note non vedibili".
Il grassetto viene di
seguito utilizzato solo per evidenziare il testo dei messaggi.
Le operazioni illustrate in questo paragrafo possono essere meglio
contestualizzate tenendo presente il documento Requisiti per la
connettibilità degli OPAC .
Di seguito si schematizzano le regole e i messaggi relativi ai 3 livelli: opac,
sezione, interfaccia riguardo alle 3 azioni possibili: creazione,
modifica, cancellazione [5].
Le convenzioni sull'esecuzione e sulla comunicazione di questa operazione
devono essere discusse dalla redazione. Ci si limita qui a suggerire al
redattore di comunicare in lista una 'richiesta' di cancellazione di un OPAC, in
attesa di norme più precise da seguire autonomamente. Intanto rimane scontato
che:
Non si cancellano OPAC a cui siano collegate interfacce connesse
al MAI.
Qualunque futura operazione di cancellazione dovrà pure contemplare il modo di
archiviazione delle informazioni cancellate. Attualmente alcune di queste (dati
catalografici) vengono trascritte nell'avviso inviato dopo la cancellazione alla
lista di discussione.
Nel caso in cui si modifichi il tipo di documenti della sezione e a questa siano
collegate interfacce connesse alla metainterrogazione, bisogna compilare la nota
non vedibile delle interfacce connesse con:
"XX filtri della SEZIONE"
accompagnata dalla data in cui avviene la modifica nella SEZIONE.
(a) i sistemi OPAC a
copertura nazionale:
la nota non vedibile dell'interfaccia sarà: "NO nazionale";
(b) gli OPAC che aggregano fisicamente o virtualmente OPAC che esistono tutti
anche come OPAC autonomi (si connettono solo questi):
la nota non vedibile dell'interfaccia sarà: "NO catalogo
presente in altro OPAC".
In tutti gli altri casi
discussi dalla redazione in cui l'OPAC sia da escludere dalla connessione si usa
il medesimo stile di (b), riportando brevemente il motivo in nota.
I casi da discutere si riferiscono p.es. ad OPAC che aggregano fisicamente o
virtualmente insiemi in cui solo qualcuno esiste come OPAC autonomo. In tali
casi la redazione opta per la connessione al MAI del solo OPAC aggregatore o per
la connessione sia di questo che degli OPAC autonomi.
6.5.3.3 : Nuovo OPAC "Under Construction"
Nel caso un OPAC venga messo in linea allo stato sperimentale ("under
construction"), il catalogatore segnala allo staff CILEA che le operazioni
per la connessione possono essere posposte, compilando la nota non vedibile
dell'interfaccia col messaggio:
"XX UC [al/fino al] DATA"
Viene indicata la data del controllo e, se disponibile, la data presunta di
messa in linea con dati a regime.
Es.: "XX UC al 10.09.01 / fino al 30.11.01"
Parallelamente è opportuna in questo caso la compilazione della Nota vedibile
della fascia OPAC in modo che lo stato UC sia opportunamente evidenziato anche
nella scheda InfoOPAC.
Il catalogatore verificherà in seguito lo stato di funzionamento dell'OPAC: se
questo è andato a regime, inserirà i dati stabili, eliminando il messaggio di
UC ed eventualmente inserendone un'altro appropriato (p.es., se l'applicazione
è andata a regime e se rientra tra quelle connettibili: "XX
nomeapplicazione"); in caso contrario, aggiornerà il messaggio di UC con
le nuove informazioni eventualmente acquisite."
I catalogatori AIB possono cancellare SEZIONI e INTERFACCE diverse dall'HTTP.
Non possono però cancellare SEZIONI a cui siano collegate interfacce HTTP
(connesse o non connesse che siano). Nel caso ci sia l'esigenza di cancellare
un'interfaccia connessa, bisogna prima fare richiesta di disconnessione. La nota
non vedibile dell'interfaccia disconnessa sarà allora:
"URGENTE NO URL disconnessa"
accompagnata dal motivo e dalla data.
Le cancellazioni vengono decise dopo l'accertamento (con eventuali contatti con
i responsabili dell'OPAC) dell'effettiva e definitiva soppressione dell'entità
a cui la registrazione fa riferimento.
Nel caso di interfacce non connesse ma con presenza di dati e/o note tecniche di
connessione l'operazione di cancellazione dev'essere concordata con lo staff
CILEA.
Al redattore viene affidata una zona geografica di competenza per tutte le
operazioni di immissione, modifica e cancellazione riguardanti gli OPAC con
copertura riferibile a quel territorio. La ripartizione può essere controllata
sulla Pagina
della Redazione. Le notizie relative agli OPAC circolano prevalentemente
nella lista utilizzata dalla redazione (per segnalazioni da esterni o da altri
redattori) ma sono recuperate anche autonomamente dal redattore dalla lista
AIB-CUR, dai suoi referenti territoriali (OPACMaster, bibliotecari...) o dalle
sue normali attività di lavoro e di studio.
I compiti di verifica del redattore riguardano:
il controllo della veridicità e dell'aggiornamento dei dati riportati in scheda infooopac (intestazioni, pagine informative, URL interfaccia, numero di sezioni, indirizzi OPACMaster...);
il controllo sul funzionamento effettivo dell'OPAC: malfunzionamenti temporanei o condizioni di "under construction" (questo punto è particolarmente rilevante per gli OPAC connessi al MAI);
le comunicazioni con i responsabili degli aspetti tecnici e organizzativi degli OPAC in carico.
I controlli che danno esito negativo devono essere ripetuti in orari, giorni e periodi diversi per aggirare le situazioni legate a disfunzioni momentanee delle macchine, spegnimenti o interventi settimanali, stagionali o periodici in genere.
Data la mobilità e gli adattamenti esibiti da questi sistemi informativi e l'ancora troppo scarsa tempestività con cui le segnalazioni dall'esterno vengono effettuate, il controllo periodico da parte dei redattori assume una particolare rilevanza nel contesto del MAI.
La periodicità con cui si effettuano i controlli dovrebbe tenere anche conto di eventuali situazioni locali specifiche. In situazioni particolarmente dinamiche, controlli troppo diradati nel tempo possono creare difficoltà notevoli nella ricostruzione dei "movimenti" dell'OPAC nel suo evolversi.
I controlli periodici presentano spesso la necessità di chiarimenti o di richieste di informazioni da rivolgere ai gestori o responsabili tecnici degli OPAC. Esempi di informazioni di particolare rilievo da acquisire con tale modalità sono:
migrazioni di cataloghi o loro porzioni su altri server;
sospensioni del servizio e loro durata;
variazioni nel tipo di software o della sua versione;
presenza o meno di accessi al catalogo obsoleti;
link non funzionanti e non facilmente rintracciabili.
In queste comunicazioni il redattore è invitato, per quanto compatibile con tali scambi, ad informare i referenti locali esterni sul MAI e sull'attività della redazione di AW-opac, dando opportuno riferimento all'indirizzo della redazione e al materiale informativo pubblico che via via viene predisposto sulle pagine dei siti di AIB e CILEA.
Completezza (del MAI) : indice di copertura teorico del patrimonio
bibliografico italiano recuperabile attraverso il MAI ammettendo che tutti gli
OPAC in repertorio siano connessi (non è quindi riferito al numero di OPAC in
repertorio ma al loro patrimonio).
Connessione al MAI : un OPAC si dice "connesso al MAI" se è
interrogabile dall'interfaccia del metaopac.
Grado di connessione : percentuale di interfacce-OPAC connesse sul totale
presente in banca dati.
Scheda infoopac : è la scheda riassuntiva che il sistema estrae dalla
banca dati riportando i dati catalografici dell'OPAC. Viene visualizzata dal
tasto di informazioni che accompagna ogni OPAC in repertorio oppure dal tasto di
informazioni di quelli visualizzati con l'attivazione del tasto "Visualizza
gli OPAC" a partire dalla modalità di ricerca selettiva del MAI (con
quest'ultimo modo si hanno le informazioni della banca dati in tempo reale).
Superregionale : attributo di un OPAC dalla copertura definita come
"nazionale" con dislocazione territoriale limitata a province di
'poche' regioni (tipicamente non più di 2). Gli OPAC s. sono distinguibili in
repertorio dai "nazionali puri" per avere dei dati di copertura (per
questi ultimi è sottinteso il dato di copertura "Italia").
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