Il presente contributo nasce dall'esperienza, vissuta da chi scrive, in seguito a una concomitanza di interessi ed obiettivi fra la Fondazione "I Teatri di Reggio Emilia" (il cui obiettivo era di inventariare e catalogare il proprio patrimonio fotografico) ed il Dipartimento di beni Culturali dell'Ateneo di Bologna (che intendeva documentare i vari aspetti delle attività teatrali attraverso l'esame delle immagini scattate agli spettacoli nel tempo). Ne è emersa una convenzione che ha dato il via al lavoro di recupero che sarà descritto di seguito.

L'attività intrapresa presso l'archivio dei Teatri di Reggio Emilia ha rappresentato per chi scrive una realtà totalmente nuova, e che ha riguardato il trattamento catalografico della fotografia. E' dunque importante dare l'opportuno rilievo e la meritata visibilità ad un lavoro oneroso e proficuo, quale quello svolto nel corso degli ultimi 18 mesi, dal giugno 2013 al dicembre 2014.

Dall'inizio della collezione di questo archivio, tutta la memoria visiva degli spettacoli tenuti presso il complesso teatrale reggiano era affidata esclusivamente alla documentazione fotografica; dalla fine degli anni '90 ad oggi i supporti digitali hanno via via sostituito metodi di documentazione più datati, che rimangono tuttavia una preziosa testimonianza di tutta l'attività artistica svolta sui palchi e dietro le quinte dei Teatri Romolo Valli, Ariosto e Cavallerizza-Zavattini di questa città.

Il materiale - finora non catalogato - risultava suddiviso in cassetti per genere (opera, concerti, danza, ecc.) in ordine cronologico approssimativo; nessuna numerazione identificativa dei singoli pezzi era mai stata assegnata, con immaginabile difficoltà di reperimento dei documenti: la fruizione di tale archivio risultava infatti alquanto difficoltosa ed imprecisa e si basava unicamente sull'esame di settori cronologici affidati in molti casi alla memoria dell'utente o dell'archivista. Anche la stima del numero degli esemplari collezionati era di difficile calcolo, soprattutto per la natura eterogenea dei documenti: stampe su carta, provinature, diapositive, negativi.

A fronte di una convenzione stipulata allo scopo tra il Dipartimento di Beni Culturali di UNIBO con sede a Ravenna e l'Ente Fondazione "I Teatri di Reggio Emilia", è iniziato un esame accurato da parte di uno staff di esperti su come trattare l'intero patrimonio contrassegnando i singoli documenti sia per collocazione che per soggetto e si è progettata la loro scansione sistematica con un programma che ne gestisse l'archiviazione in file ordinati.

Per catalogare i singoli documenti è stato adottato il sistema catalografico per i documenti fotografici progettato dall'Istituto dei Beni Culturali del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, denominato "scheda F", attualmente l'unico standard realmente studiato per documenti fotografici. Esistono realtà archivistiche teatrali che hanno recuperato il patrimonio fotografico sull'OPAC Sbn – Sebina, che però presenta il limite di trattamento dei documenti considerati solo per le loro caratteristiche biblioteconomiche: manca necessariamente la descrizione minuziosa, la soggettazione accurata di un documento di immagine tanto peculiare come una fotografia, che solo uno standard "dedicato" può offrire.

Un felice ed autorevole esempio di recupero su Sebina di 190.000 documenti fotografici è costituito dal teatro Comunale di Ferrara (<http://www.teatrocomunaleferrara.it/navigations/view/0/0/2274/Biblioteca-Archivio.html>).

Il database utilizzato per l'assegnazione di un numero identificativo univoco a ciascun esemplare trattato, per la duttilità dei suoi campi, è stato individuato nell'applicativo Access. Per l'identificazione di ogni singolo pezzo catalogato è stata studiata una stringa alfanumerica comprensiva di tutte le indicazioni topografiche del documento, partendo dal generale al particolare, e quindi con l'indicazione del contenitore principale: Cassetto "C", secondario: Folder"F", Busta "B" e numero progressivo di inventario; esemplificando, una stringa assegnata si presenta così:

C02F06-B015-001025

Quindi Cassetto n. 2 - Folder n. 6 - Busta n. 15 - foto n. 1025

Per avviare la fase di scansione delle fotografie, condotta parallelamente alla catalogazione, è stato adottato il software gestionale ACDSee. Questo programma, come i suoi noti omologhi (Picasa, Flickr, ecc.), adottati generalmente per la gestione di archivi di foto amatoriali, è risultato alquanto idoneo nelle scansioni, permettendo inoltre di creare i rispettivi file di immagine, ordinati secondo gli stessi criteri delle stringhe attribuite ai documenti in fase di catalogazione. Ha consentito anche un soddisfacente grado di intervento per modulare ed adattare tutti parametri di colore e dimensioni ottimali per la scansione dei documenti.

Tale numero/codice identificativo è stato apposto tanto sulla busta contenente i singoli esemplari fotografici (con l'indicazione della progressione inventariale: "dal n. . . . al n. . . .") quanto particolarmente sul verso di ogni singola foto. La stessa codifica è stata assegnata alle fotografie anche in fase di scansione del documento. Ciò per permettere, a lavoro completato, di collegare ipertestualmente i due codici passando dal catalogo delle schede F ai file d'immagine corrispondenti.

Sebbene il lavoro sia stato interrotto nel mese di dicembre del 2014, sono state tuttavia recuperate integralmente le sezioni dell'opera lirica e la concertistica dal 1957 ad oggi, il jazz dall'86 ad oggi ed è stata iniziata la sezione danza. Il numero dei documenti recuperati ammonta complessivamente ad 8200 esemplari: circa la metà delle foto a stampa totali, dato stimato sulla base del contenuto dei primi due cassetti.

Molti di questi recano la doppia scansione recto/verso, laddove note ed iscrizioni del verso risultassero particolarmente significative ed illuminanti per la migliore comprensione dei soggetti

(il n. delle scansioni è quindi di oltre 12.000 file di immagine). La parte già recuperata rispetto all'intero insieme dell'archivio è quindi molto consistente. Ciò anche in considerazione del fatto che molti negativi e molte provinature, laddove esista già il documento a stampa, posso risultare ridondanti . Resta in ogni caso un lavoro correttamente impostato per chi potrà proseguire oltre il mio operato.

Oltre all'accesso alle immagini dal catalogo locale (il database Access delle schede F) si potrebbe pensare di "agganciare" le immagini disponibili del teatro di Reggio Emilia con le opere e gli spettacoli già presenti su Sebina; questo permetterebbe di estendere la localizzazione di documenti fotografici relativi a documenti presenti nel catalogo unico anche sul polo SBN di Reggio Emilia, per un'arricchita disponibilità di dati da parte degli utenti finali. Non trascurabile, inoltre, la fattibilità (secondo esperti) di importare il catalogo compilato con lo standard scheda F in SBN.

Silvia Segatori, Sistema Bibliotecario di Ateneo - Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia, e-mail: silvia.segatori@unimore.it