Copertura cronologica e numerazione. BIB comprende tutte le schede edite nella Letteratura professionale italiana a stampa: le schede sono contrassegnate dall'anno di pubblicazione nella rubrica (dal 2000 espresso con 4 cifre) seguito, dopo una barra, dal numero progressivo, continuo nell'annata. Queste schede si riferiscono quindi, in molti casi, a pubblicazioni uscite in anni precedenti.
Le schede aggiunte, mai pubblicate a stampa, riguardano le pubblicazioni degli anni 1971-1974 e quelle di anni successivi, fino al 2004, trascurate o sfuggite a suo tempo. Le schede aggiunte sono numerate in maniera analoga a quelle stampate, con le 4 cifre dell'anno di uscita della pubblicazione descritta e, dopo la barra, la lettera A (per Aggiunte) e un numero progressivo. Nella numerazione delle aggiunte abbiamo tenuto conto dell'anno di pubblicazione effettivo, che soprattutto per alcuni periodici può essere successivo a quello nominale, trascurando solo il caso, molto frequente, di pubblicazione dell'ultimo numero di un'annata al principio dell'anno successivo.

Distribuzione cronologica delle schede. Diamo per comodità un prospetto del totale delle schede pubblicate in ogni annata della Letteratura professionale italiana dal 1975 al 2004 e di quelle nuove o aggiunte relative a ciascun anno dal 1971 in poi.
Come spiegato in precedenza, non vi è corrispondenza esatta nei criteri di numerazione delle schede: le aggiunte sono sempre numerate secondo l'anno di pubblicazione effettivo, mentre i numeri della LPI indicano la successione all'interno delle schede pubblicate in un'annata del «Bollettino AIB», spesso relative a pubblicazioni di anni precedenti.

Il numero delle schede, comunque, è solo in parte indicativo, in quanto alcune schede edite a stampa sono state successivamente soppresse e accorpate per comodità di consultazione (per esempio nel caso di articoli pubblicati in più puntate) e molte altre comprendono la descrizione, nella nota di contenuto, di vari scritti contenuti nella stessa pubblicazione, oppure, in note discorsive, indicano contributi minori che ci è sembrato utile non disperdere.

Revisione retrospettiva. Le schede pubblicate a stampa vengono, per quanto possibile, rivedute e integrate per la versione elettronica, anche per renderne sempre omogenee la descrizione e la classificazione rispetto a quelle più recenti.
In particolare, è stata compiuta una revisione sistematica di oltre 130 periodici, sia specializzati che generali, scelti fra i più significativi. Un elenco completo dei periodici (oltre mille) dei quali BIB segnala almeno un articolo si può consultare a partire dal menu Fonti (Periodici). Un numero di periodici molto più ristretto è spogliato regolarmente, mentre testate d'interesse marginale per BIB sono esaminate occasionalmente, in particolare per segnalazioni degli autori o riferimenti apparsi in altre fonti.
Per la revisione retrospettiva vengono utilizzate numerose fonti: bibliografie generali (a partire dalla Bibliografia nazionale italiana su CD-ROM) e speciali, cataloghi di reti bibliotecarie (a partire dal Servizio bibliotecario nazionale) e di grandi biblioteche, cataloghi storici di case editrici (Editrice Bibliografica, Olschki, ecc.), cataloghi di fondi o raccolte specializzate (Centro sistema bibliotecario provinciale di Roma, Biblioteca universitaria di Sassari, Biblioteca nazionale di Napoli, Polo SBN IEI/istituti culturali di Roma, ecc.), cataloghi di antiquariato librario, riferimenti bibliografici presenti nella manualistica e nella saggistica più rilevante, ecc.
Per ragioni di tempo, la revisione retrospettiva anche per il periodo coperto dalle cumulazioni elettroniche non si può considerare completa e ci ripromettiamo di includere ulteriori integrazioni nelle prossime uscite di BIB. Di conseguenza, si possono notare nelle schede meno recenti alcune residue difformità nella descrizione, in particolare per spogli da periodici non ancora riesaminati.

Materiale posseduto dalla Biblioteca dell'AIB. Per la segnalazione corrente e per il recupero retrospettivo viene esaminato tutto il materiale acquisito o pervenuto alla Biblioteca dell'Associazione italiana biblioteche.
Le schede del materiale posseduto dalla Biblioteca dell'AIB portano l'indicazione «Bibl. AIB» seguita dalla collocazione. L'indicazione «0000» al posto della segnatura indica il materiale posseduto ma non ancora collocato. Per i periodici, la collocazione è indicata nella relativa scheda ma non nei singoli spogli.

Norme redazionali. La Letteratura professionale italiana e BIB adoperano un modulo descrittivo molto flessibile, sostanzialmente basato sulle ISBD e sulle RICA ma con adattamenti in gran parte finalizzati alla comodità di lettura e all'impostazione grafica di una bibliografia. In particolare, la scheda riporta al principio i nomi degli autori (in genere nella forma che si ricava dalla pubblicazione, mentre le intestazioni vengono uniformate e controllate nell'archivio degli autori), omettendo quindi la corrispondente indicazione di responsabilità nella descrizione. Inoltre la punteggiatura è semplificata rispetto alle ISBD e il numero standard è riportato nel primo blocco della descrizione, invece che dopo le note.
Piccoli adattamenti si possono notare anche per le intestazioni, soprattutto relative ad enti: l'uniformazione di varianti minori dei nomi nell'indice degli autori (mentre la descrizione riporta la forma presente nella pubblicazione), un più largo impiego di qualificazioni di luogo (soprattutto per i nomi delle biblioteche, per facilità di individuazione e anche di ricerca tramite singole parole).

Conversione dei dati per BIB. La redazione della Letteratura professionale italiana e di BIB, per ragioni di comodità pratica, utilizza semplicemente un programma di videoscrittura; i testi sono poi convertiti in una base di dati attraverso un programma piuttosto sofisticato elaborato dalla H&T e basato sul riconoscimento della punteggiatura convenzionale e di altri elementi di individuazione dei singoli dati. Sono legate a questa esigenza alcune peculiarità grafiche, o apparenti difformità (per esempio, i titoli di periodici di solito contraddistinti da virgolette basse ma in qualche caso in corsivo).

Alberto Petrucciani