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AIB. Relazione di accompagnamento al bilancio consuntivo 2010
L'esercizio 2010 si è chiuso con una perdita pari a € 47.546,26. A tale risultato ha contribuito in maniera sostanziale il risultato del Nazionale, che accusa un passivo pari a € 133.401,39 solo parzialmente compensato dalle Sezioni Regionali, in attivo per € 85.855,13. Ai fini fiscali e per ottenere un equilibrio patrimoniale nel bilancio dell'Associazione è quindi necessario utilizzare una parte della voce 275 del Fondo Comune, corrispondente all'Avanzo di gestione 2009 del Nazionale (EUR 43.883,10) e a parte dell'avanzo di gestione del 2008 (per € 3.663,16). Il Fondo comune quindi viene diminuito della cifra relativa alla perdita (EUR 47.546,26) e diventa di EUR 251.684,03.
Tuttavia il CEN ritiene che questa manovra, dal punto di vista dei conteggi interni e degli equilibri dei centri di costo del Nazionale e delle Sezioni, risulterebbe eccessivamente penalizzante per le Sezioni: in essa si utilizza infatti, per coprire il disavanzo prodotto dal Nazionale, tutto l'attivo 2010 delle Sezioni regionali. Molte Sezioni regionali hanno infatti elaborato il Bilancio preventivo tenendo conto dell'attivo presunto 2010 e programmando in tal senso attività che, se venissero forzatamente meno, ridurrebbe di fatto l'attività associativa e politica delle Sezioni.
Conseguentemente il CEN ha deliberato di farsi carico interamente, nei conteggi interni, del disavanzo del 2010, e di considerarlo quindi come debito assunto nei confronti delle Sezioni, impegnandosi quindi a coprirlo nei prossimi 4 anni attraverso i seguenti canali:
I dettagli tecnici di queste operazioni saranno oggetto di discussione con il CNPR. Il CEN ritiene che debba essere avviato al più presto il confronto con il CNPR per ridefinire i criteri di ripartizione dei costi fra Nazionale e Sezioni regionali, attraverso un'analisi tesa a individuare ambiti di razionalizzazione delle spese sostenute e attività e servizi che la segreteria nazionale può effettuare a beneficio delle Sezioni Regionali. Il nuovo assetto concordato con il CNPR potrà andare a regime a partire dall'esercizio 2012.
Poiché è prevedibile che lo sforzo fatto dal CEN per mitigare l'impatto del passivo 2010 sui bilanci delle Sezioni avrà come conseguenza riflessi negativi sul consuntivo del 2011, il CEN richiama tutti gli organi dell'associazione a operare secondo criteri di massima prudenza nelle spese perché la soluzione adottata non è riproponibile per gli esercizi futuri.
Il CEN uscente, nel consegnare questa situazione difficile e imprevista ai nuovi organi associativi, ritiene doveroso spiegare all'Associazione le cause di questo risultato negativo e avviare su di esse una riflessione che indichi gli impegni politici, le strategie di risanamento nel medio periodo e le soluzioni possibili per superare una crisi di bilancio che presenta criticità strutturali e rischia, se non affrontata con lucidità e decisione, di compromettere l'equilibrio economico complessivo dell'Associazione e di pregiudicare la nostra capacità d'azione politica.
L'entità del passivo è in buona misura inaspettata e coglie l'Associazione nel momento in cui era stata portata a compimento la fuoriuscita dalla delicata situazione del debito con l'erario. Dell'entità e soprattutto della sua mancata previsione è doverosa l'assunzione di responsabilità da parte del CEN uscente e in particolare della Presidenza uscente, ma occorre essere consapevoli che la soluzione del problema richiede lo stesso spirito con il quale abbiamo affrontato in passato problemi analoghi: il problema è dell'Associazione tutta e la soluzione deve essere cercata da noi tutti, insieme.
La situazione può indurre a perplessità o può generare una insicurezza di fondo sul futuro. È quindi necessario che tutti gli organi dell'Associazione serrino le fila pensando al bene comune dell'AIB ed è parimenti doveroso che tutti noi rileggiamo quanto scrisse Luigi Crocetti nella sua relazione da Presidente dell'Associazione al Congresso di Abano Terme del 1983, in un altro periodo delicato: «Credo che a tutti i soci vada rivolto con tutta la forza possibile l'invito a letteralmente ignorare queste difficoltà; l'invito a lavorare «come se». Non si tratta di lavorare ciecamente e senza prospettive, non preoccupandosi dell'esito che il lavoro avrà. Si tratta semplicemente di compiere il nostro dovere di associati». Di seguito sono passate in rassegna le principali criticità sia per la parte entrate, sia per la parte uscite.
Complessivamente l'esercizio 2010 si è chiuso con un disavanzo dei ricavi rispetto alle previsioni pari a € 93.256,78, per la maggior parte ascrivibile al Nazionale (€ 81.646,25) e per il resto alle sezioni (€ 11.610,53). Il bilancio consuntivo registra un calo delle iscrizioni, una significativa riduzione dei proventi dell'editoria, soprattutto di quelli legati alle pubblicazioni ordinarie con una riduzione meno sensibile dell'editoria collegata al progetto Nati per leggere, una riduzione dei proventi della formazione. A questa situazione non è estranea naturalmente la difficile congiuntura economica che il paese sta vivendo: il taglio dei bilanci pubblici non può naturalmente non riflettersi in una minore vendita di pubblicazioni, in minore attività formativa o in una minore capacità di spesa dei bibliotecari. A essa, tuttavia, si affiancano situazioni peculiari delle singole attività.
L'andamento delle iscrizioni nel 2010 ha fatto registrare una diminuzione del 4,6% rispetto alle previsioni (- € 11.988,79 in valore assoluto). Nel dettaglio, le quote ordinarie sono calate del 2,3% (- € 3.500, pari a 64 quote), quelle degli studenti del 34,2% (- € 1.608, pari a 64 quote), quelle degli enti del 6,5% (- € 6.770, pari a 52 quote). Uno sguardo all'andamento degli ultimi anni conferma che il trend è costante, anche se non di proporzioni drammatiche:
| 2008 | 2009 | 2010 | Diff. 2008-2010 |
| 259.162,08 | 253.252,75 | 247.851,21 | -4,4 % |
Il calo degli associati deve essere invece oggetto di riflessione congiunta CEN/CNPR, anche perché, dopo un periodo di relativa inerzia in cui l'Associazione ha dovuto occuparsi di problemi interni, abbiamo promosso un certo numero di iniziative a forte proiezione esterna e di ampio spessore politico, robustamente sostenute, almeno in confronto al recente passato, da buone campagne stampa. Inoltre negli ultimi tempi è stata rafforzata l'identità professionale dell'AIB come pure la condivisione di iniziative col Colap. In altre parole è difficile sostenere che, almeno nell'ultimo anno, l'Associazione non abbia fatto propri temi attrattivi per gli associati. Sarà quindi compito del CEN e del CNPR individuarne in profondità le ragioni.
Le entrate derivanti dalle quote associative rappresentano le entrate ordinarie per eccellenza dell'Associazione. Su questo flusso di ricavi dovrebbe basarsi la copertura delle spese fisse e di quelle per le attività istituzionali, attualmente a carico del Nazionale. Il 2010 ha mostrato che esiste una divaricazione molto forte fra costi di organizzazione (personale, sede, attività degli organi) e ricavi ordinari, che fa pensare a uno sbilanciamento di natura strutturale. Con l'attuale ripartizione delle quote fra Nazionale e Sezioni (60%-40%) tale differenza è pari a € 86.454. Un disavanzo così forte è evidentemente indice di un sottofinanziamento del Nazionale rispetto alle funzioni a esso assegnate. E tuttavia, nella situazione attuale, esso potrebbe essere coperto solo destinando al Nazionale il 95% delle quote.
L'AIB ha bisogno di una segreteria nazionale ben strutturata, che possa agire a supporto delle attività istituzionali degli organi, sostenerli adeguatamente nella loro attività politica e fornire un punto di riferimento qualificato per le sezioni regionali (con funzioni di centro servizi) e per tutti gli associati. I costi di questa attività, fondamentale e irrinunciabile, devono essere in primo luogo sostenuti con le quote di iscrizione. È quindi necessario uno sforzo straordinario per invertire il trend delle iscrizioni, che deve tornare a crescere, pur considerando che la situazione è complicata dalla crisi economica generale; serve inoltre una grande attenzione al contenimento delle spese, senza tuttavia cedere alla tentazione di lanciarsi in una politica di tagli indiscriminati alle attività, che avrebbero l'effetto di ridurre l'AIB nell'impossibilità di perseguire con efficacia, determinazione e € soprattutto € margini di manovra adeguati lo scopo associativo.
L'andamento delle attività editoriali registra una preoccupante stasi. Per quanto riguarda le pubblicazioni, nel 2010 si è registrata una diminuzione dei ricavi previsti del 50,9% rispetto alle previsioni (- € 56.986 in valore assoluto), a cui ha fatto da contraltare una contrazione dei costi previsti del 53,7% (- € 40.008). Nel complesso, l'utile di esercizio non ha raggiunto i 20.000 euro. Tale andamento è indice di una sostanziale mancanza di forza propulsiva che si traduce in incapacità di mantenere livelli di redditività accettabili.
Il CEN uscente ha affrontato la questione in diverse riunioni e ha convenuto sulla necessità di riorganizzare il settore puntando su un più ricco e aggiornato catalogo di novità, su una maggiore attrattività delle opere pubblicate rispetto alle esigenze della professione. Su questa situazione hanno influito anche la scarsa attività di commissioni e gruppi, generalmente foriera di pubblicazioni, e la minore capacità di acquisto delle biblioteche. Il CEN uscente ha ritenuto strategico, come primo passo, il rilancio della collana ET e ha provveduto a nominare Anna Galluzzi alla direzione della collana. Occorre tuttavia procedere a un ripensamento complessivo dell'attività editoriale, che investa gli assetti di responsabilità, i contenuti, i processi produttivi e forse anche i formati, le scelte di posizionamento e i canali di vendita.
Previsioni meno critiche riguardano l'editoria collegata al progetto Nati per leggere, benché i dati a consuntivo delineino anche per questo comparto una situazione di crisi. La questione dell'editoria NPL va ricondotta nell'ambito più complessivo di una revisione dei rapporti con i nostri partner che eviti giustapposizioni o ambiguità. In particolare, si ritiene discriminante per la sottoscrizione della nuova convenzione con gli altri partner del progetto che l'AIB conservi il ruolo di editore e distributore esclusivo dei prodotti editoriali NPL; in tal senso si muoverà il nuovo CEN. Ulteriori misure o linee di azione potranno essere concordate con il CNPR.
La formazione, tradizionalmente un pilastro del bilancio associativo, ha registrato un andamento non lineare: i ricavi complessivi (pari a € 143.309) vedono le sezioni regionali (+ € 12.089) compensare le mancate entrate del Nazionale (- € 10.970) sul fronte delle iscrizioni ai corsi ma accusano un consistente scostamento sul versante dei contributi esterni (- € 21.309); i costi complessivi di questa attività si sono attestati complessivamente a euro 112.176, con un margine d'esercizio pari a euro 31.133.
Il ridotto apporto della formazione alle entrate dell'AIB è anche l'esito di una scelta politica, ossia il graduale decremento dell'attività formativa svolta dal Nazionale a vantaggio di attività formative diffuse sul territorio e gestite dalle Sezioni. Il probabile riconoscimento dell'AIB come associazione rappresentativa a livello nazionale di una professione non regolamentata comporterà una intensificazione dell'attività formativa, una sua certificazione in termini di qualità e una seria gestione dell'attività nel suo complesso. Per agevolare la formazione, che diventerà permanente e obbligatoria una volta ottenuto lo status di professione non regolamentata, occorrerà dislocare gran parte dell'attività in sede locale. Sulla formazione CEN e CNPR dovranno pertanto definire anzitutto una strategia. È ragionevole procedere verso un marcato decentramento dell'attività formativa riservando al Nazionale il compito di definire standard qualitativi e modalità uniformi di organizzazione e alcuni corsi di nicchia o molto specialistici. Dal punto di vista del bilancio CEN e CNPR dovranno porsi il problema di come compensare i mancati introiti del Nazionale (il bilancio di previsione 2011 comincia ad anticipare questo scenario). In ogni caso dovrà essere definito un calendario nazionale dei corsi che eviti giustapposizioni e includa anche modalità innovative di erogazione. Il problema fu posto già al congresso di Abano del 1983 ed è venuto il momento risolvere la questione.
Fra le entrate occorrerà includere la copertura dei costi della Commissione di certificazione introdotta dalla recente riforma statutaria. La riforma, come è noto, ha abolito l'Albo e le relative entrate (spese di segreteria per iscrizioni e rinnovi). La nuova configurazione di associazione professionale e l'istituzione della Commissione di certificazione renderanno necessaria la creazione di un fascicolo personale dell'Associato da parte della Segreteria. Non appena la nuova direttiva delle iscrizioni sarà in vigore sarà possibile avviare il nuovo regime associativo. I costi di gestione del fascicolo personale, delle iscrizioni e dei rinnovi dovrà essere coperta verosimilmente attraverso l'istituzione di specifici diritti di segreteria o con l'incremento della quota associativa.
Complessivamente l'esercizio 2010 si è chiuso con una minore spesa rispetto alle previsioni pari a € 35.044,54, con un aumento dei costi previsti da parte del Nazionale (€ 60.939,23) compensati dalle minori spese rispetto alle previsioni delle sezioni (- € 95.983,77). La parte Uscite presenta alcune criticità principali.
La prima riguarda l'equilibrio fra bilancio del Nazionale e bilancio delle Sezioni. La Segreteria, il cui costo fisso è a carico del Nazionale, agisce in molti ambiti come centro servizi per le sezioni regionali. Questo ruolo e le molteplici funzioni a esso correlate, da un lato non sono ancora adeguatamente percepiti, dall'altra mostrano ampi margini di potenziamento e allargamento. Percezione e potenziamento di questo ruolo sono i due assi su cui il CEN lavorerà nel prossimo triennio, per trovare insieme con le sezioni regionali un bilanciamento adeguato.
Se vogliamo essere un soggetto politico serio e un soggetto in grado di svolgere localmente i compiti impliciti nel riconoscimento dell'AIB come associazione rappresentativa della professione bibliotecaria, dobbiamo essere consapevoli che una parte significativa della nostra azione politica e professionale riguarderà le Regioni e le autonomie locali. Il ruolo delle Sezioni regionali diventerà ancora più importante di quanto lo è ora e noi dovremo impegnarci con tutte le nostre forze e tutta la nostra intelligenza per costruire insieme una politica efficace.
Il CEN e i CER dovranno individuare insieme un metodo di costante interlocuzione e di costruzione condivisa dell'identità politica dell'Associazione. I CER dovranno dedicare più tempo alla politica e meno tempo agli adempimenti amministrativo-contabili. Sarà inevitabile cominciare a immaginare una concentrazione più o meno ampia di servizi nella Segreteria nazionale che sgravi le sezioni regionali almeno dagli adempimenti più onerosi. Ciò significherà coprire i costi della Segreteria nonché i servizi per le Sezioni da concordare con il CNPR. E' tempo di decidere sul riequilibrio della ripartizione delle quote e più in generale sulla composizione delle voci di entrata dei bilanci delle Sezioni e del Nazionale. Un riequilibrio eviterebbe anche i successivi trasferimenti dalle Sezioni verso il Nazionale per coprire servizi svolti a favore delle Sezioni stesse e non pienamente sostenibili centralmente (v. paragrafo Azioni correttive).
Una seconda criticità è rappresentata, come già anticipato, dai costi di struttura; costi difficilmente comprimibili, sia perché, come già si acclarò al già citato congresso di Abano, la struttura è necessaria, sia perché il dimensionamento attuale è necessario. Ciò che è cambiato rispetto al passato e che ha comportato un incremento dei costi è la tipologia di contratti, perché il personale è assunto con contratti a tempo determinato o indeterminato.
Una terza criticità riguarda le pubblicazioni periodiche dell'AIB: le entrate non coprono le spese di produzione e distribuzione di «AIB Notizie» e del «Bollettino», come si può evincere dall'andamento dei costi e dei ricavi degli ultimi tre anni:
| AIB Notizie | Bollettino AIB | |||||
| Anno | Costi | Ricavi | Differenza | Costi | Ricavi | Differenza |
| 2008 | 21.262 | 10.661 | -10.600 | 21.152 | 17.998 | -3.153 |
| 2009 | 23.699 | 9.727 | -13.972 | 31.126 | 24.244 | -6.882 |
| 2010 | 24.820 | 4.121 | -20.699 | 31.830 | 14.542 | -17.288 |
La forbice fra uscite ed entrate è diventata strutturale. Per avviare la soluzione del problema il bilancio di previsione 2011 ha previsto di trasformare subito «AIB Notizie» in un periodico online. Si tratta di una scelta importante da condividere. Contestualmente dovrà essere sperimentata e adottata una piattaforma per l'accesso al periodico, prevedendo, se il piano editoriale lo esigerà, una consultazione full o parziale a seconda dello status di associato o meno. L'accesso on-line dovrà essere studiato anche per il «Bollettino». Per un rapido studio di fattibilità il CEN ha istituito un apposito gruppo di lavoro.
Una quarta criticità riguarda il congresso nazionale. Nel 2010 il disavanzo fra costi e ricavi rispetto alle previsioni è stato pari a € 34.700 e il disavanzo a consuntivo di € 12.601.
La formula finora adottata va ripensata profondamente: i costi di affitto di un centro congressi sono proibitivi; le difficoltà economiche rendono problematica la partecipazione dei bibliotecari, ai quali gli enti non coprono più come in passato le spese di trasferta. Il CEN dovrà valutare formule organizzative più leggere, meno costose per chi organizza e per chi partecipa. Il bilancio di previsione 2011 anticipa questo scenario.
Il deficit registrato nel bilancio consuntivo 2010 impone due considerazione preliminari: la prima riguarda la necessità di compilare il bilancio di previsione avendo contestuale contezza del consuntivo, almeno nelle sue linee generali. Quest'anno il bilancio consuntivo è stato prodotto in anticipo, ma pur sempre successivamente alla stesura del preventivo.
La seconda considerazione è più che altro una constatazione: dal consuntivo 2010 e dal preventivo 2011 emerge come il margine di azione sul contenimento dei costi sia piuttosto esiguo e come invece sia necessario adottare tutti i provvedimenti utili per incrementare le entrate.
Per quanto concerne il deficit del Nazionale sono possibili le seguenti azioni correttive:
Non si include fra le azioni correttive del deficit del Nazionale l'incremento dei corsi di formazione per le ragioni sopra esposte. In questo ambito dovrà essere definita una linea di azione comune CEN-CNPR.
Complessivamente dobbiamo concepire il bilancio di previsione in modo diverso da come finora è stato impostato. La nostra probabile configurazione di associazione rappresentativa a livello nazionale della professione bibliotecaria impone un mutamento di paradigma.
Dovremo definire quali attività svolge il Nazionale, quali servizi esso svolge per le Sezioni e quali attività devono essere svolte dalle Sezioni. Dovremo riorganizzare la formazione attribuendo compiti di coordinamento e di gestione amministrativa dei corsi al Nazionale e lasciando l'organizzazione alle Sezioni. Sulla base delle attività e dei servizi dovranno essere ripartite e attribuite le entrate. Si tratta di un intervento strutturale che potrebbe anche prevedere una ripartizione delle quote superiore a addirittura a quella attuale o a quella prevista dallo Statuto. Su questo tema il CEN e il CNPR sono chiamati a< lavorare senza indugio.
Dal punto di vista della redazione del bilancio di previsione ciò implica la redazione concertata e parallela del bilancio e quella della sua eventuale variazione in corso d'opera. Per un altro verso CEN e CNPR dovranno congiuntamente redigere il Piano annuale della formazione.
Occorre instaurare la buona prassi del controllo di gestione e del monitoraggio periodico per evitare di dover prendere atto solo a esercizio concluso dell'entità di eventuali perdite. Questa attività deve essere pianificata e messa in opera dalla Segreteria nazionale, sotto la guida e la responsabilità del Segretario Generale.
E' necessario inoltre ribadire l'uso del bilancio preventivo come di uno strumento di lavoro vero e proprio e realmente vincolante, punto di riferimento essenziale per l'attività sia del Nazionale che delle Sezioni (per tutte le istanze dell'Associazione come commissioni, gruppi, ecc.) sia dal punto di vista programmatico che da quello amministrativo-contabile.
Nuove spese o spese prive di copertura finanziaria, nella logica sopra esposta, devono essere condivise fra CEN e CNPR attraverso modalità da concordare, che tengano nella giusta considerazione sia la necessità di una assunzione di responsabilità comune sia quelle di una gestione snella ed efficace.
Dal punto di vista gestionale deve essere studiata una formula per calcolare i nostri costi di struttura. La definizione di tali costi è necessaria per essere inclusa nei progetti di cui fruiamo di contributi.
Roma, 7 maggio 2011
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2011-06, ultimo aggiornamento 2011-07-12 a cura della Redazione di AIB-WEB.
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