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Convegno internazionale sullo sviluppo delle raccolte
International conference on collection development

Current issues in collection development: Italian and global perspectives

Bologna, 18 febbraio 2005

Anna Maria Brandinelli
Carta delle collezioni: l'esperienza della Biblioteca Sala Borsa di Bologna

Il programma dell'incontro odierno è tale da esimermi da inquadramenti teorici o storici sul tema dello sviluppo delle raccolte, tanto è alto e qualificato l'insieme dei presenti, tra i quali spiccano i membri della commissione IFLA e importanti studiosi italiani, tra i quali Giovanni Solimine, ai cui lavori ci siamo ampiamente ispirati, con l'assistenza, non solo bibliografica, di un mentore della qualità di Rino Pensato. Ai loro lavori è quindi opportuno fare riferimento per un quadro più articolato ed esaustivo delle problematiche connesse allo sviluppo delle collezioni e, più in particolare, a finalità e metodi di redazione di documenti come strumento di sviluppo.

Benché nota come auspicabile pratica biblioteconomia, la redazione della Carta delle collezioni non pare essere attuata in Italia in modo sistematico e neppure significativo. Nel momento in cui abbiamo sentito la necessità di rifarci a documenti di riferimento, non ne abbiamo trovato di pubblicati. Neppure le ottime biblioteche "sorelle" della nostra regione - della cui ricchezza di best practices abbiamo fatto man bassa nella progettazione della biblioteca e dei suoi servizi- hanno potuto fornirci altro che consigli, esperienza, segnalazione di possibili errori.

Perché è stata redatta per Sala Borsa una Carta delle collezioni? Ci si sarebbe forse potuti limitare a definire linee di indirizzo generali, spingendoci eventualmente ad approfondire alcuni temi. Ma il progetto della nuova biblioteca prevedeva:

  1. la fusione delle raccolte di 3 sezioni separate di biblioteca: la Biblioteca centrale di Palazzo Montanari, erede storica della Biblioteca popolare [1], la sezione Biblioteca dei ragazzi [2] e la sezione "R. Ruffilli" [3]
  2. la definizione di una nuova missione per la nuova biblioteca: l'importanza dell'Archiginnasio [4], la sua natura di grande repertorio della cultura bolognese, imponevano e impongono alla Biblioteca Sala Borsa di esserne il complemento, sia documentando la contemporaneità, sia qualificandosi per massima accessibilità e multimedialità
  3. l'ampia disponibilità di fondi per le nuove collezioni: il progetto Biblioteca Sala Borsa, essendo prioritario tra le realizzazioni per Bologna Città Europea della Cultura 2000, ha potuto utilizzare uno stanziamento per documenti di 2,1 miliardi lire (pari a 1.084.560) per acquisti e di 1 miliardo (pari a 516.457) per catalogazione e trattamento fisico. Obiettivo: la disponibilità, all'apertura, di oltre 125.000 documenti (108.000 libri per adulti e ragazzi, 450 periodici correnti, 600 cd-rom, 10.000 cd-musicali e 5.000 video, 1.000 carte e mappe) [5].

La redazione di una Carta delle collezioni, come modo esplicito e condiviso di progettare la nuova raccolta, si è imposto quasi da sé di fronte a una disponibilità finanziaria inconsueta, alla visibilità del progetto, alla difficoltà di valutare sinteticamente e incrementare con ordine tre collezioni distinte, solo parzialmente dotate di catalogo online.

Definizione

La Carta delle collezioni è infatti un documento che rende noti al pubblico i principi che guidano la biblioteca nella costruzione, gestione e sviluppo delle raccolte. Esso presenta le linee guida e i criteri relativi alla selezione , acquisizione, destinazione, accantonamento, scarto delle raccolte correnti e del patrimonio documentario storico della biblioteca.

Nell'affrontare la sua redazione, il gruppo di bibliotecari che vi ha lavorato si proponeva di privilegiare scelte culturali fondate sui bisogni espressi della comunità, fornire parametri espliciti per la valutazione di coerenza e qualità delle raccolte, rendere trasparenti le scelte di acquisizione o esclusione, garantire continuità nelle scelte culturali e bibliografiche.

Una Carta delle collezioni si pone anche altre finalità. Informa utenti e biblioteche sugli ambiti della raccolta, ponendosi come strumento di fondamentale importanza per la cooperazione nei sistemi [6]. Offre elementi per definire e ripartire il budget, indicando quantità e qualità degli aggiornamenti indispensabili, linee di tendenza per lo sviluppo disciplinare e tematico. Si propone di ridurre al minimo le tendenze soggettive dello staff, le cui personali competenze, gusti e inclinazioni devono essere considerate punti di forza per le scelte, ma non imporle o distorcerle. Infine, una Carta facilita orientamento e formazione del personale, in particolare dei neoassunti, che hanno a disposizione un programma d'insieme, all'interno del quale sviluppare più rapidamente la propria competenza sia nelle attività di reference sia in quelle di responsabili della manutenzione, sviluppo e comunicazione delle varie aree disciplinari, tematiche o tipologiche.

Missione

La nuova biblioteca definiva come propria missione il diventare centro attivo di informazione, comunicazione e promozione su tutti gli aspetti della cultura contemporanea e del dibattito sull'attualità politica, sociale, economica. Intendeva inoltre offrire un accesso semplice e gradevole, per tutte le fasce di età, a informazioni e documenti costantemente aggiornati. Si proponeva infine l'obiettivo di favorire l'alfabetizzazione, la conoscenza, l'uso delle risorse elettroniche e l'accesso alle nuove tecnologie dell'informazione.
Biblioteca Sala Borsa assumeva quindi il profilo di biblioteca contemporanea di informazione generale, volta a rappresentare la cultura contemporanea attraverso tutti i tipi di documenti e con un ampio accesso a nuovi servizi informativi e di telecomunicazione. Nella Carta si stabilisce di conseguenza che le raccolte della biblioteca intendono garantire la democrazia e il pluralismo nell'informazione, e mirano a favorire un uso critico dei media informativi a disposizione; l'uso dei materiali è aperto e libero per tutti, pur in presenza di misure di garanzia per la sicurezza e integrità delle collezioni; le raccolte mirano a rappresentare gli interessi e i punti di vista delle diverse fasce di età, dei diversi livelli di scolarizzazione, acculturazione e professionalità.

La città

Come tratteggiare in estrema sintesi il profilo della città alla quale la biblioteca deve rispondere? Bologna ha 374.425 residenti, di cui 25.385 sono stranieri residenti (6,8%, in costante incremento numerico e per varietà di provenienza). La città ospita una comunità di 99.200 iscritti all'Università , di cui 47.220 provengono da fuori provincia; sono 22.700 i residenti nella provincia di Bologna , di cui 12.000 a Bologna. Tra gli iscritti, 2.300 sono stranieri. Tra personale docente e non docente, l'Università impiega circa 5.000 unità, di cui quasi 3.000 con funzioni didattiche e di ricerca.

Non può quindi stupire se Bologna registra consumi culturali fra i più alti in Italia. I dati SIAE 2001 indicano una spesa di 43,30 pro capite per il cinema e 46,71 per la musica e teatro. Il 76,3% degli abitanti legge almeno un quotidiano (dato nazionale 43 %, Censis 2003), mentre il 60,5% degli abitanti legge libri (media italiana 42 %, Istat 1998). Anche la diffusione dell'uso di Internet è fra i massimi livelli in Italia: si ricorderà che il Comune di Bologna creò fin dal 1995 la propria rete civica, offrendo inoltre la connessione gratuita a tutti gli abitanti, associazioni, esercizi commerciali, proprio con l'intento di favorire al massimo familiarizzazione e uso delle nuove tecnologie.

La parte generale della Carta è completata dalla esposizione di come si articolano le raccolte [7], quali siano destinate al prestito o alla sola consultazione da parte del pubblico, dall'enunciazione dei criteri di selezione, e infine dall'illustrazione dei livelli di copertura e delle fonti di riferimento per la selezione delle acquisizioni.

Criteri di selezione

Questi sono complessivamente i criteri di selezione dei materiali da acquisire, che possono variare secondo le classi di materie e le diverse sezioni e raccolte speciali della biblioteca:

Livelli di copertura

I livelli di copertura adottati dalla biblioteca riprendono, per comodità e consuetudine professionale, quelli prodotti in ambiente professionale nordamericano e diffusi da qualche anno anche nella letteratura professionale italiana. Le definizioni originarie sono tuttavia variate da integrazioni e adattamenti congeniali alla fisionomia e alla natura delle raccolte della Biblioteca Sala Borsa.
I livelli di copertura adottati indicano in sintesi, mediante valori numerici da 1 a 5, il rapporto tra le acquisizioni della biblioteca e l'universo della produzione editoriale nazionale (salvo eccezioni di volta in volta segnalate), in relazione al livello di utilizzabilità da parte degli utenti, alle finalità della biblioteca, alle esigenze informative e culturali del pubblico e della comunità.
I livelli risultanti sono i seguenti:

Fonti

La Biblioteca Sala Borsa seleziona i documenti per l'acquisizione dalle fonti più accreditate ed aggiornate di informazione bibliografica, editoriale e commerciale, convenzionali ed elettroniche, quali bibliografie e guide bibliografiche generali e speciali; repertori generali italiani e internazionali di libri e altri materiali disponibili in commercio, cataloghi editoriali, a stampa o in formato elettronico (Cd-rom e Internet); rassegne, recensioni e segnalazioni di giornali, riviste e altri media, a carattere generale, librario o specializzato; visione diretta dei documenti in librerie e altre biblioteche; consultazione di librerie e cataloghi virtuali, di editori e biblioteche, su Internet; pagine web di istituzioni, enti di ricerca e associazioni; eventi culturali o legati ad attività economiche; liste di discussione e letteratura professionale. Nella pratica gestionale, le anticipazioni editoriali e il servizio novità bisettimanale richiesto nel contratto acquisti hanno dimostrato tutta la loro importanza per sottolineare il carattere di attualità della biblioteca.

Vengono poi esaminate le diverse articolazioni delle raccolte, distinte in Saggistica e letterature; Narrativa; Consultazione e raccolta locale; Periodici; Sala Borsa ragazzi; Multimediali; Pubblicazioni in lingua straniera. Per ciascuna articolazione, sono ripercorsi e definiti specificamente criteri di selezione, livelli di copertura (da 1 a 5); formato dei materiali; lingua dei documenti.

Conservazione, revisione, scarto

Le collezioni vengono sottoposte a revisioni periodiche, allo scopo di mantenere una raccolta documentaria viva, aggiornata e coerente con la missione e le finalità della biblioteca. Si adottano dunque procedure standard di valutazione delle collezioni, dal punto di vista dell'uso, della data di pubblicazione, della qualità, della natura e della rilevanza "storica" dei documenti, per stabilire in maniera omogenea e non casuale quali materiali debbano far parte del patrimonio permanente della biblioteca, quali vengono accantonati e conservati temporaneamente, e quali infine vengono definitivamente eliminati.
Per selezionare i documenti destinati all'eliminazione, si adotta la procedura di scarto basata sulla formula professionale denominata SMUSI (S = Scorretto, informazione falsa, M = Mediocre, superficiale, ordinario, U = Usato, deteriorato, di sgradevole presenza, S = Superato, I = Inappropriato, incoerente con la raccolta). Tale procedura viene applicata con accorgimenti e adattamenti funzionali alle esigenze poste dalle diverse aree tematiche o dalle sezioni speciali.
I documenti deteriorati vengono comunque scartati per essere eliminati o rimpiazzati.
I materiali scartati, ma ancora in buone condizioni, possono essere destinati, in dono o in scambio, ad altre biblioteche, secondo accordi stipulati, soprattutto con la Biblioteca dell'Archiginnasio.
La cessione dei documenti scartati a singoli, destinando i ricavi in denaro a iniziative di carattere culturale e promozionale, prevista dalla Carta, come avviene a Modena, non è ancora stata sperimentata.
In alcuni casi, vengono anche dettagliate maggiormente, in questa sezione o nei paragrafi dedicati alle specifiche articolazioni delle raccolte, le decisioni relative a tipi di supporti acquistati, numero di copie, conservazione. Ad esempio, vengono conservati i periodici di interesse locale e quelli la cui natura, contenuto e qualità, li trasformano nel tempo in strumenti di informazione e consultazione, di studio e ricerca, al di là della copertura e della durata temporale dei fascicoli e delle annate. Ancora, è particolarmente curata la sostituzione di strumenti di consultazione quali annuari o guide turistiche, le cui informazioni è oggetto opportuno siano il più possibile aggiornate.

Pubblicazioni in lingua straniera

La Biblioteca Sala Borsa acquisisce documenti in lingua straniera nei seguenti casi:

Cooperazione

La biblioteca persegue, nella gestione e nello sviluppo delle raccolte, obiettivi di cooperazione, volti a integrare, in modo autonomo e originale, le raccolte documentarie, accessibili e disponibili per la circolazione nella medesima area di servizio. Particolare collaborazione è prevista, per le ragioni ricordate in nota, con la Biblioteca dell'Archiginnasio.
Particolarmente efficace si è dimostrato, ad esempio, il coordinamento del progetto, condiviso anche con altre biblioteche dell'area metropolitana bolognese, di creazione di archivi di spoglio delle testate più significative delle raccolte locali..

Responsabilità di gestione e modalità operative

Il direttore assicura la corretta applicazione della Carta delle collezioni, approva i piani annuali di sviluppo, stabilisce la ripartizione dei budget per gli acquisti in base ai piani annuali di sviluppo delle collezioni.

I bibliotecari responsabili delle sezioni sovrintendono alla selezione e alle proposte annuali di sviluppo delle collezioni, alla produzione di liste periodiche e occasionali di acquisto relativamente al settore di competenza, sulla base dei principi, dei criteri e dei livelli di copertura fissati nella Carta delle collezioni e dell'andamento della produzione .

I bibliotecari presentano alla Direzione le proposte di sviluppo del settore di competenza e, a consuntivo, un rapporto sui risultati ottenuti. Le proposte costituiscono nel loro insieme il piano annuale di sviluppo delle collezioni, che viene approvato dal direttore della biblioteca.
Il piano di sviluppo delle collezioni consiste nell'applicazione e nell'adattamento della Carta delle collezioni a una situazione precisa in un periodo determinato, generalmente un anno. E' un documento interno alla biblioteca, elaborato collettivamente.

Il piano di sviluppo annuale mira ad armonizzare le singole proposte sulla base della Carta delle collezioni, degli eventuali protocolli di selezione, piani di sviluppo pluriennali o straordinari, e del piano annuale di sviluppo immediatamente precedente.
Su tali basi i piani di sviluppo stabiliscono, anno per anno, la puntuale ripartizione delle quote di budget per settori e aree disciplinari. La ripartizione dei fondi fra settori tiene pertanto conto di:

Non vengono di regola destinati fondi per acquistare documenti non destinati alle collezioni correnti. Nei piani di sviluppo annuali possono trovare immediata applicazione cambiamenti, correzioni, revisioni, la cui necessità sia stata avvertita prima della revisione prevista per la Carta delle collezioni.

Il piano di sviluppo 2004: sperimentazione di un protocollo applicativo

La Carta prevede che le modalità tecniche di elaborazione dei piani annuali di sviluppo e le procedure amministrative di gestione dello sviluppo delle raccolte (acquisti, doni, scambi) possano essere descritte in appositi protocolli applicativi della Carta delle collezioni.
Ciò è stato fatto innanzitutto per quanto riguarda gli acquisti delle raccolte generali di saggistica, letterature e narrativa destinate al prestito adulti, verso le quali è stato impegnato, nel 2003, il 62% dei fondi assegnati all'acquisto documenti. Su tale area lavorano 19 bibliotecari sui 41 in servizio; la complessità organizzativa, fatta di turni di servizio e di mansioni, partecipazione a progetti diversi, aggiornamento professionale, richiede l'uso di uno strumento trasparente e condiviso.
Per la formulazione del il piano annuale di sviluppo 2004 si è quindi messo a punto, attraverso passaggi successivi, un insieme di strumenti per la gestione acquisti che ha già dimostrato la sua efficacia dal punto di vista organizzativa, e del quale si potrà nel 2005 fare una prima valutazione della efficacia dal punto di vista della ripartizione del budget.

Come per la Carta delle collezioni, ci si è basati su alcuni assunti "classici". Innanzitutto, l'utilizzo delle statistiche. I dati sui prestiti vengono analizzati sulla stessa base dei raggruppamenti di classi CDD usati per i livelli di copertura [8], e forniscono livelli analitici di notevole dettaglio.

Si riporta, divisa per leggibilità in due parti, la tabella sperimentata per un riparto aritmetico del budget, sulla scorta delle indicazioni di metodo suggerite da Solimine [9]. La tabella (a) mette in evidenza le colonne relative al posseduto medio (posseduto inizio anno precedente + posseduto fine anno precedente/2) e gli indici di circolazione (rapporto fra numero di prestiti e posseduto) dei vari raggruppamenti in relazione sia al posseduto medio, sia ai documenti a rotazione diversa da zero; la colonna successiva, grazie ai dati ottenuti tramite il sistema acquisti automatizzato, registra il costo medio dei volumi della sezione, che consente di ragionare in termini di uso per costo sia in valori assoluti, sia in termini percentuali. Ciò ha reso possibile un primo calcolo automatico di riparto del budget 2004, assegnato alle raccolte generali di saggistica, letterature e narrativa destinate al prestito adulti.

Con la tabella (b), si è poi voluto riflettere sul volume degli acquisti effettuati nel 2003 rispetto alla produzione editoriale dell'anno precedente, mettendo a confronto le percentuali relative per ciascun raggruppamento (gli unici dati disponibili al momento erano però relativi al 2001;, guardando agli anni ancora precedenti, si sono tuttavia ritenuti o non significativi eventuali scostamenti ). La colonna "percentuale acquisizioni sb anno 2004 sulla produzione editoriale (proiezione)" indica la quota di acquisti, rispetto alla produzione editoriale, rappresentata dal numero di volumi per raggruppamento nella colonna "n. volumi in acquisizione anno 2004".
La colonna "modifica +/- " introduce i parametri di correzione concordati attraverso singoli scambi di idee e confronti collettivi tra direzione, responsabile della sezione prestito, bibliotecario coordinatore acquisto monografie, singoli bibliotecari. La percentuale degli acquisti prevista viene modificata moltiplicando il parametro di correzione: in base al prezzo medio di cui alla tabella (a), ne derivano il numero di volumi effettivamente da acquistare e il relativo budget per il raggruppamento CDD.

Come si può comprendere, non si tratta di formule alchemiche, ma dello sforzo di tradurre in numeri una serie di riflessioni sui dati e sui rapporti fra essi, avendo in mente, come obiettivi, a) condividere ragionamenti; b) assumere decisioni trasparenti; c) utilizzare, nel corso di un intero anno di acquisizioni, uno strumento di monitoraggio (qui una tabella excel) che consenta eventuali aggiustamenti, tenendone fedele traccia; d) costruire, nel tempo, possibilità di confronto tra l'andamento degli acquisti e quello dei prestiti. Di particolare interesse, ovviamente, i parametri ci correzione, timone grazie al quale i bibliotecari cercano di governare l'effetto "auditel" [10].

Si vengono così a creare, per ciascun bibliotecario dei "portafogli di acquisto". Questi vengono corredati da "schede del bibliotecario" ricche di note operative, in parte compilate a inizio anno (totale somma disponibile, dati amministrativi su impegni italiani/stranieri o presso fornitori diversi, ammissibilità o raccomandazione doppie copie, adottabilità libri scolastici o per ragazzi, data ultimo désherbage, segnalazione zero rotanti e livello copertura), in parte aggiunte o aggiornate nel corso dell'anno. A titolo esemplificativo, riportiamo la scheda relativa agli acquisti sullo sport [11].

Revisione

La Carta delle collezioni ha guidato la biblioteca nella formazione, nella gestione e nello sviluppo delle proprie raccolte di materiali.

Come già ricordato, tra le finalità della Carta vi è anche quella di indicare i principi generali che guidano i bibliotecari nelle attività di revisione, che consentono il mantenimento di un patrimonio documentario continuamente aggiornato in rapporto ai fattori portanti della sua missione: contemporaneità, multiculturalità, multimedialità. In considerazione di questi fattori, oltre ad apportare anno per anno correzioni "minori", è la Carta stessa a dovere essere periodicamente rivista, per tenere conto dei risultati conseguiti e di eventuali nuove tendenze sia nella produzione editoriale, sia nelle abitudini e richieste dei lettori.

Note

[1] Creata da Albano Sorbelli, fu inaugurata nel 1909 in via Castiglione (nella sede che era stata della Biblioteca Zambeccari del Collegio gesuita San Luigi) dove rimase fino al 1929. Ebbe sede presso la Casa del Fascio in via Manzoni 20 dal 1929 fino al 1948; presso l'Archiginnasio, con accesso separato in via de' Foscherari 2; dal 1967 a Palazzo Montanari in via Galliera 8. Nel 1978 fu riconosciuta come istituto culturale a sé stante e centro di un sistema di biblioteche di quartiere, con una propria direzione e gestione autonoma delle risorse.

[2] Aperta a fine anni Cinquanta in una palazzina dei Giardini Margherita (allora il maggiore parco pubblico della città), la biblioteca dei ragazzi fu "provvisoriamente" chiusa nel 1977. Potè riaprire solo nel 1988, grazie al contributo di Regione e Provincia, nella sede prestigiosa ma molto decentrata, di Villa Mazzacorati, come sezione della Biblioteca centrale.

[3] Nel 1990, contestualmente alla delega ai quartieri delle biblioteche decentrate, divenne sezione della Biblioteca centrale di Palazzo Montanari, specializzata in discipline della Musica, Arti e Spettacolo in forza di una convenzione con l'omonimo corso di laurea.

[4] Depositaria di fondi conventuali pervenuti con le soppressioni delle corporazioni religiose, arricchita dai fondi delle grandi famiglie senatorie e dei maggiori intellettuali bolognesi, è caratterizzata dalla prevalenza delle discipline storiche, filosofiche, politiche, letterarie, artistiche, biografiche e bibliografiche. Vedi <http://www.archiginnasio.it/>.

[5] Oggi il patrimonio ha oltrepassato le 200.000 unità (166.000 libri, 16.000 cd-musicali, 12.000 video, 2.300 audiolibri, 1.300 carte e mappe, 42 quotidiani -11 anche online- e oltre 400 riviste)

[6] L'area metropolitana di Bologna può essere considerata un sistema, sotto il profilo informativo e gestionale, per il fatto di far parte dello stesso polo SBN. Oggi il polo associa 201 biblioteche; sono identificabili e localizzabili 3.689.527 volumi (per complessivi 2.135.896 titoli)

[7] La Carta delle collezione si può scaricare dal sito <http://www.bibliotecasalaborsa.it/content/cartacollezioni/presentazione.html>.

[8] Vedi tabella su: <http://www.bibliotecasalaborsa.it/content/cartacollezioni/allegati.html>.

[9] Le raccolte delle biblioteche : progetto e gestione / Giovanni Solimine. - Milano : Bibliografica, 1999 e Dal libro alle collezioni : proposta operativa per una gestione consapevole delle raccolte / testi di Alessandro Agustoni ... et al. ; revisione scientifica di Giovanni Solimine. - Milano : Provincia, 2002.

[10] Abbiamo così scherzosamente chiamato il possibile ipertrofismo di sezioni come il paranormale o l'area bestseller della narrativa, gonfiate da fattori emotivi o dai lanci degli uffici stampa.

[11] Vedi scheda allegata.


N.B.: an English version is also available.


Copyright AIB 2005-04-12, ultimo aggiornamento 2005-09-14 a cura di Serafina Spinelli
URL: http://www.aib.it/aib/commiss/cnur/boibrand.htm3


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