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Convegno internazionale sullo sviluppo delle raccolte
International conference on collection development

Current issues in collection development: Italian and global perspectives

Bologna, 18 febbraio 2005

Klaus Kempf
Progetti di outsourcing e approval plans. 10 anni di esperienza in una grande biblioteca di ricerca.
Il caso della Bayerische Staatsbibliothek

I . Introduzione

Negli ultimi anni le biblioteche in Germania non sono state solo vittime di finanziamenti sempre più scarsi per l'acquisto di materiali, ma, sotto il peso di pressioni politiche volte a ridurne il personale, non si sono viste assegnare ulteriori risorse umane meglio qualificate per lo svolgimento di nuovi compiti (vedi la digitalizzazione). Che accadrà a lungo termine con il personale così ridotto, tanto da far intravedere negli ultimi tempi limiti di prestazione? Come hanno reagito le biblioteche a queste sfide sul piano organizzativo?

La Bayerische Staatsbibliothek (BSB), una delle grandi biblioteche di ricerca in Europa con un fondo bibliografico di circa 8,5 milioni di volumi, grandi collezioni specialistiche e accessioni annue di circa 160 mila volumi (monografie e periodici) più migliaia di altri materiali (mappe, microfilm, fotografie, non book material etc.), ha reagito a questo grave problema sviluppando, fra l'altro, soluzioni di outsourcing nell'ambito della lavorazione del materiale librario e multimediale. Nell'ambito delle acquisizioni di libri si ricorre sempre più allo strumento di outsourcing che si chiama approval plan (AP).

II. Outsourcing - Definizione di concetto e riflessioni di base sulla sua applicazione in biblioteconomia

Per outsourcing si intende nella competente letteratura professionale aziendale l'assegnazione di compiti e/ o funzioni tradizionalmente svolti in azienda a fornitori esterni (terzi) in maniera provvisoria o permanente .

Il concetto di outsourcing - in italiano "esternalizzazione" - sta per "outside resource using", ossia l'utilizzo di risorse di personale esterne.

La motivazione di questa decisione "make or buy" (fallo tu o compralo), attraverso l'adozione di una o più modalità di outsourcing, anche nelle biblioteche risiede nella possibilità di:

La biblioteca che decide di adottare queste misure di riorganizzazione deve :

Il processo decisionale nell'azienda, ovvero nella biblioteca, durante la fase preparatoria dell'outsourcing prevede varie fasi che si sovrappongono tra loro:

  1. Si comincia comunque con un'analisi approfondita dell'organizzazione (strutture e workflows) esistente e in particolare della situazione costi del personale.
  2. Definizione del nucleo di competenze/attività e, in parallelo, delle attività suscettibili di outsourcing.
  3. Elaborazione dei profili dei potenziali servizi ossia della concezione dei servizi da "comprare" da fornitori esterni definendo altresì l'estensione e la qualità.
  4. Infine la messa in opera ossia l'inizio sperimentale nell'ambito di un progetto fino alla realizzazione delle misure di outsourcing nella gestione routinaria della biblioteca.

In linea di principio l'outsourcing non costituisce per le biblioteche una variante organizzativa esotica. Quasi da sempre per lo svolgimento di determinati compiti le biblioteche in paesi sviluppati si sono servite di fornitori esterni. Il miglior esempio in tal senso è stata la collaborazione con i rilegatori commerciali . Sono pochissime le biblioteche che rilegano libri impiegando rilegatori al loro interno . Di regola utilizzano aziende esterne ossia rilegatori commerciali. Per altre attività, le tradizioni presenti di volta in volta nei vari paesi ma, soprattutto, l'esistenza di un mercato di fornitori d'opera esterni, svolgono un ruolo decisivo. In Italia, per quanto io ne sappia, almeno in certe regioni è un dato acquisito che per svolgere taluni compiti "classici" delle biblioteche sono a disposizione le cooperative. Per la catalogazione ma anche per i servizi all'utenza (gestione prestiti, sorveglianza nelle sale) la biblioteca può ricorrere, in parte o in toto, alle cooperative. Nelle biblioteche tedesche questa situazione a tutt'oggi non si verifica e i servizi vengono gestiti con una politica molto conservatrice.

Il mondo delle biblioteche americane o scandinave è, anche in questo caso, più avanzato. In esso negli scorsi anni '80 si è verificata una notevole trasformazione delle varianti organizzative che ha portato a ricorrere in misura elevata a soluzioni di outsourcing. Nell'ambito delle acquisizioni di libri (monografie) si è affermata una forma di outsourcing denominata "approval plan" (AP) che sta prendendo sempre più piede.

III. Approval Plan (AP)

1. Definizione

AP deriva praticamente da "to send an approval". Si tratta di una modalità di esecuzione la cui caratteristica risiede nell'accordo tra libraio e bibliotecario circa l'invio delle novità librarie, per cui la scelta dei libri non avviene tramite gli uffici competenti della biblioteca ma tramite il libraio, in base a dei criteri di acquisizione stabiliti dalla biblioteca. Nell'ambito di una quota prestabilita la biblioteca può restituire dei libri che non intende acquistare. Questo, grosso modo, è quanto avviene nel caso di un AP. A differenza dei cosiddetti blanket orders o standing orders previsti per la produzione libraria di un determinato editore o per i volumi di una certa collana, l'AP mira ad un servizio più ampio e più completo. Esistono poi diverse varianti di AP. Un AP può venire stipulato per la fornitura di libri di una determinata materia, di determinati paesi o regioni linguistiche. E' ormai concepibile che una biblioteca possa acquisire tutto il suo materiale librario, indipendentemente dalla lingua o dalla materia, mediante un AP:

2. Approval plan come variante di outsourcing

Nella maggior parte delle biblioteche di ricerca o accademiche tedesche la scelta dei materiali librari è sempre sta considerata una funzione "nucleo" della biblioteca, ossia un ambito squisitamente dei bibliotecari ( = subject bibliographer chiamato in tedesco "Laender- oder Fachreferent") che nessun fornitore esterno può svolgere. Questa visione è sempre stata presente anche nella BSB. A metà degli anni 90, tuttavia, all'interno del nostro istituto si è reso necessario un ripensamento. L'esternalizzazione del tipo di funzione precedentemente descritto non è più stata esclusa per raggiungere i seguenti obiettivi:

3. Preparazione per l'introduzione di un Approval Plan

La BSB, come già detto, si configura come una grande biblioteca di ricerca, in cui un peso particolare viene svolto dalle scienze umanistiche . Particolarmente numerose sono le acquisizioni sulla cultura e la storia di Italia e Francia. Ogni anno vengono utilizzati circa 100 mila euro dei propri bilanci per l'acquisizione di 3.500 monografie e circa 100 mila euro dei bilanci DFG [1] per l'acquisizione di circa 3000 titoli. Cerchiamo la completezza nell'acquisto delle novità librarie. La Bibliografia Nazionale Italiana, a causa del notevole ritardo nella sua pubblicazione, non si è mai potuta utilizzare come fonte per l'aggiornamento bibliografico. Neanche "Libri in commercio" serve, perché cerchiamo di acquistare anche la letteratura grigia, cioè quell'opuscolo pubblicato di tanto in tanto da, per esempio, un'associazione di ex-partigiani in Abruzzo o la rivista di un'associazione di appassionati della musica con la zampogna.

Più o meno la stessa cifra come per l'Italia la spendiamo ogni anno per libri che riguardano la cultura e la storia di Francia. Nel corso degli anni '90 la situazione bibliografica nazionale francese è andata peggiorando costantemente finché l'edizione a stampa della Bibliografia Nazionale è stata sospesa, senza che uscisse negli anni un'edizione completa on-line della stessa. La BSB pertanto in ambedue i paesi si è trovata sempre più costretta a ricorrere ai servizi di informazione bibliografica dei librai. La BSB da sempre si serve esclusivamente dai librai dei singoli paesi acquistando al prezzo di vendita all'interno dei paesi stessi . Di conseguenza venne presa la decisione, ad iniziare dall'Italia, di acquisire tutte le monografie sulla scorta di un AP. Se l'esperienza con l'Italia avesse dato risultati positivi, si sarebbe adottato lo stesso criterio anche con la Francia.

Prima dell'introduzione dell'AP si rese necessaria un'analisi dettagliata del processo di acquisizione per individuare gli aspetti sui quali i costi venivano ad incidere maggiormente. A tale scopo si utilizzò lo strumento della cosiddetta analisi dei costi di processo (in inglese sarebbe "process cost analysis"). Venne quindi esaminato molto da vicino ogni dettaglio per verificare quali singoli processi di lavoro per il prodotto "Acquisto monografie italiane" fossero particolarmente gravati di costi e di tempi di lavoro. In una parola si cercò di capire quanto fosse "caro" il processo di "making" per la biblioteca. Grazie ai risultati di quest'analisi accurata si poté arrivare alla razionalizzazione dei flussi di lavorazione già prima dell'introduzione dell'AP, incrementandone in modo non secondario l'efficienza. Inoltre, il risultato dell'analisi dei costi di processo consentì di costituire una base eccellente di comparazione costi fra la variante esistente "making" e la variante desiderata "buy": ossia approval plan.

I criteri già esistenti di acquisizione di monografie italiane -- per contenuti, materie, numero minimo di pagine, casa editrice etc. -- richiedevano, in vista dell'introduzione dell'AP, di essere rielaborati in modo ancora più dettagliato al fine di renderli perfettamente rispondenti alle particolari necessità del libraio partner.

Si rivelava infatti necessario, per esempio, definire per iscritto un prezzo massimo per le monografie da fornire, senza chiedere un particolare permesso in ogni singolo caso. E' inoltre importante che i criteri così elaborati vengano considerati dinamici, cioè nel corso del tempo è necessario un costante aggiornamento alla situazione di fatto dell'AP. L'elaborazione dei criteri e la loro documentazione - nel caso della BSB è un piccolo manuale di quasi 12 pagine - prevede prima e nella fase iniziale di un AP un dialogo intenso e costante fra la biblioteca e il libraio partner per chiarire tutti gli aspetti inerenti alle acquisizioni quali, per esempio, il numero minimo di pagine in caso di scrittura minuta oppure l'acquisto, o meno, di testi le cui pagine siano per più della metà occupate da illustrazioni.

Tradizionalmente la BSB ha sempre lavorato con diversi librai italiani. L'introduzione di un AP per l'acquisizione completa delle monografie imponeva di far convergere il lavoro su di un unico libraio per evitare doppioni . Non si è trattato certo di una decisione facile. I criteri per tale decisione sono stati:

Alla fine la BSB ha optato per la collaborazione con la ditta Casalini di Fiesole .

Fino all'introduzione effettiva dell'AP vennero discussi altri dettagli specifici quali la quota di restituzione ( 8 % della fornitura totale) .

4. Esperienze dopo circa 10 anni di approval plan con l'Italia

Il personale qualificato del libraio sceglie "de visu", ossia con il libro effettivamente in mano, i singoli titoli librari verificandone la corrispondenza con i criteri di acquisizione indicati dall'AP.

Se ne vedono i risultati. Abbiamo infatti meno inconvenienti sugli acquisti, meno comunicazioni di testi esauriti e meno doppioni . Può verificarsi il problema che il sistema AP provochi una certa "uniformità" nelle acquisizioni o nella costituzione delle collezioni, soprattutto nel caso in cui lo stesso libraio serva contemporaneamente più grandi biblioteche o non riesca a reperire sul mercato

tutti i titoli desiderati (esempio: il sud d'Italia). In tal caso cerchiamo di ovviare con indagini sul mercato librario e segnalando di tanto in tanto al libraio possibili lacune tra i suoi acquisti.

Dall'introduzione dell'AP i tempi dall'acquisizione alla messa a disposizione dei libri agli utenti si sono ridotti di 2-3 mesi (!)

5. Ulteriori sviluppi

Visto il lampante successo dell'introduzione dell'AP con l'Italia, la BSB, negli ultimi anni, ha introdotto la stesso strumento di riorganizzazione per le acquisizioni da altri paesi o per determinate materie.

- Dal 2001 l'AP per l'acquisizione di monografie è stato introdotto gradualmente in Francia con la libreria "Aux amateurs des livres". In una prima fase sono state acquistate tutte le opere di storia francese tramite AP.Oggi vengono acquisiti anche tutti i libri di altre materie specialmente lingua e

letteratura . La base, come nel caso dell'Italia, è sempre costituita da criteri di acquisizione formalmente raccolti ed espressi in una documentazione per i testi francesi, elaborata con cura e tenuta costantemente aggiornata.

- Dal 2004 è in vigore anche un AP per l'acquisizione delle monografie in Belgio (con la libreria internazionale Coutts).

- Stiamo valutando se estenderlo anche all'Olanda (nel 2005?).

- Sono in corso prime valutazioni per un AP con la Spagna.

- Nel 2003 è stato stipulato un AP per i testi giuridici in lingua tedesca con un libraio di Monaco specializzato in Diritto (la ditta Schweitzer) che serve soprattutto importanti studi legali. Anche in questo caso, in stretta intesa con il libraio, sono stati elaborati criteri di acquisizione dettagliati, questa volta per una singola materia. Per questa fornitura, il libraio deve inoltre tenere in conto che la BSB ha il deposito legale per tutti testi pubblicati in Baviera e quindi questi testi non vanno forniti, anche quando corrispondano ai criteri di acquisizione.

IV. Conclusioni

  1. L'AP per l'acquisizione delle monografie costituisce oggi parte integrante "dei sistemi di riorganizzazione" della BSB .
  2. L'introduzione dell'AP comporta non poco dispendio da parte della biblioteca . E' innanzitutto necessario procedere ad un'analisi dettagliata dell'organizzazione strutturale del lavoro e dei processi di lavoro esistenti, il che consente di individuare e di introdurre rilevanti modalità di aumento dell'efficienza già prima dell'introduzione dell'AP.
  3. L'AP nelle acquisizioni librarie rappresenta una variante di acquisto a costi favorevoli sia per la biblioteca sia per il libraio, se è possibile una definizione univoca per materia e/o paesi o anche zone linguistiche a cui fa seguito un programma di acquisizioni molto consistente ossia se la biblioteca acquisisce tutto quanto è disponibile sul mercato su un determinato argomento, in una determinata materia, in un determinato paese.
  4. Il servizio in AP finora non ha causato alla mia biblioteca né costi aggiuntivi né aumenti di prezzo. Questo è sicuramente dipeso dal fatto che il libraio attraverso gli accordi AP consegue un volume d'affari più elevato e più stabile oltre a costruire un rapporto più stretto e duraturo con il cliente / biblioteca .
  5. In ogni caso, l'AP è stato il primo passo verso un campo più vasto di outsourcing . Nel caso dell'Italia Casalini mette a disposizione da sempre dati catalografici di elevatissima qualità, utilizzabili subito con modestissime modifiche. In Francia la situazione è simile. Per entrambi i paesi bisogna semmai considerare se l'esistente AP non possa trasformarsi in un outsourcing completo, ossia se anche la BSB, come ad esempio le grandi biblioteche americane di ricerca quali Stanford, Havard o la Library of Congress, ma anche come una giovane e moderna sebbene ancora piccola biblioteca, come la biblioteca universitaria di Bolzano, non debba acquistare il prodotto "pronto per lo scaffale", completo di catalogazione e persino di classificazione e di intestazioni di soggetto.

Note

[1] DFG=Deutsche Forschungsgemeinschaft. La DFG è l'organismo dello stato federale di Germania più importante per quanto riguarda la promozione e il finanziamento della ricerca. Dall'anno 1949 le più grandi biblioteche di ricerca tedesche, tra cui la BSB, ricevono nell'ambito di un programma per lo sviluppo delle collezioni speciali ="Sondersammelgebietsprogramm") fondi extra. L'obiettivo del programma è che almeno in una biblioteca in Germania si trovi anche la letteratura più speciale su tutte le materie. Perciò le biblioteche commissionate cercano per le loro collezioni nelle rispettive materie la completezza. Il menzionato programma alla BSB include, tra le varie materie, la responsabilità per la cura delle collezioni sulla cultura e storia d'Italia e di Francia.


N.B.: an English version is also available.


Copyright AIB 2005-03-10, ultimo aggiornamento 2005-06-15 a cura di Serafina Spinelli
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