La Biblioteca Storica è una delle quattro biblioteche presenti nella struttura del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Ne emerge come quella più prestigiosa, perché porta con sè l’eredità di 150 anni di storia, dall’Unità d’Italia ad oggi, legati indissolubilmente alla storia del ministero stesso.
Il suo patrimonio, uscito indenne da un violento incendio, stimato intorno ai 100.000 volumi è costituito da testi pregiati, appartenuti agli Stati pre-unitari ed allo Stato della Chiesa, e da intere collezioni provenienti dalle biblioteche di altre Direzioni Generali soppresse, in seguito alla fusione del ministero del Tesoro con quello delle Finanze nell’ottica riformista del ministro De’ Stefani.
È una storia bipolare quella della biblioteca storica, ricca di antichi splendori e dotte frequentazioni da un lato e deposito di libri e di persone dall’altro.

Dopo la seconda guerra mondiale, infatti, la biblioteca viene avvolta da una sorta di torpore, fino a giungere al punto che, all’interno del ministero stesso, se ne ignorasse l’esistenza.
Tutto ciò fino al 2000, quando nell’ambito di una serie di progetti pilota, nell’ottica di una pianificazione e progettazione di nuovi spazi di lavoro adeguati alle rinnovate esigenze organizzative e funzionali, si procede al recupero ed all’adeguamento alla nuova normativa dei locali della biblioteca.
Una Commissione composta da studiosi di biblioteconomia e funzionari del ministero, guidata dal prof. Melis, ha permesso la riorganizzazione e la valorizzazione della biblioteca, evidenziandone la potenzialità, curando tutte le fasi di un opportuno restyling, dallo scarto alla catalogazione (ora la biblioteca storica costituisce un polo SBN con la denominazione Polo TES), fino ad un piano acquisti indirizzato verso una tematica al passo con i tempi.
Nasce, così, l’esigenza di promuovere l’immagine di un’Amministrazione rinnovata che, con determinazione, impegno e soprattutto vivacità imprenditoriale, restituisca al pubblico un gioiello.

Con la legge 150 del 2000, la comunicazione istituzionale assume un ruolo predominante nell’ ambito della Pubblica Amministrazione, abbracciando in via trasversale tutti gli ambiti operativi, rendendo fluidi i rapporti con i cittadini, fulcro dell’azione amministrativa.
La stessa normativa affida all’Ufficio per le relazioni con il pubblico quattro macrofunzioni:

1. porsi al servizio dell’utenza per garantire il diritto d’accesso riconosciuto dalla l.241/90;
2. provvedere alla ricerca ed all’analisi dei bisogni del cittadino;
3. formulare proposte inedite e motivate per il miglioramento degli aspetti logistici ed organizzativi del rapporto con l’utenza;
4. promuovere iniziative di comunicazione di pubblica utilità.

Una corretta strategia di marketing si basa sull’identificazione di alcuni concetti chiave che concorrono a creare il successo, come il prodotto, la promozione ed il pubblico, cioè il posizionamento nel mercato.
Individuato il target di riferimento, per l’utenza interna è stata presa in considerazione la fascia medio-alta del personale (capi dipartimento, direttori generali, dirigenti e funzionari).
Potrà apparire singolare che un’azione comunicativa debba essere fatta anche all’interno dell’amministrazione, ma la presenza di altre tre biblioteche, quella del Dipartimento del tesoro, quella del Dipartimento delle politiche di sviluppo e coesione e, soprattutto, quella tecnica della Ragioneria generale dello Stato, hanno reso pleonastico per tanti anni rivolgersi alla biblioteca storica.
In questo ambito, nel piano per la comunicazione predefinito annualmente,sono state previste due pubblicazioni, con cadenza trimestrale, ad uso interno.
La prima, la Selezione della Stampa giuridico-amministrativa è una raccolta di articoli di particolare rilievo ed interesse, tratti dai periodici presenti nella biblioteca, in grado di fornire un valido supporto documentale al personale dell’amministrazione per lo svolgimento dei compiti istituzionali.
La seconda, Elementi di Documentazione bibliografica, è costituita da dossier monotematici che, sulla base delle esigenze dell’Amministrazione, ricostruiscono la normativa che disciplina la materia cui si riferiscono.
Con approfondimenti di tematiche specifiche mediante l’acquisizione di dati conoscitivi di carattere specialistico, in particolare di ordine giurisprudenziale, economico ed amministrativo, i dossier forniscono elementi informativi utili all’esercizio delle funzioni amministrative.

L’utenza esterna è stata identificata in docenti universitari, studenti, studiosi, ma anche cittadini semplicemente interessati al patrimonio della biblioteca che, come dicevo in precedenza, attiene principalmente al diritto, all’economia ed alla pubblica amministrazione.
E’ stato aperto anche uno spazio web sul sito istituzionale riservato alla biblioteca storica dove è presente il Bollettino d’informazione della stampa giuridico-amministrativa, on-line, in cui vengono riportati gli indici dei periodici presenti, per permettere una più veloce fruizione delle trattazioni contenute.
L’utilizzazione di questa banca dati richiede nozioni informatiche davvero elementari, per cui cliccando sul logo della testata che interessa, è possibile scorrere, mediante un menu a tendina, tutte le annate e quindi gli indici presenti ed operare la scelta desiderata.

Sappiamo tutti che una delle attività della comunicazione è la gestione di flussi documentali, per cui è stato previsto un potenziamento del centro di documentazione che, offrendo informazioni bibliografiche, ricerche in rete, materiale fotocopiato, rende attuale il rapporto stato-cittadino. Inoltre le postazioni attrezzate per accedere in modo guidato a siti, banche dati nazionali ed estere on line si integrano con spazi attenzionali audio-video (microfilm, CD rom, etc.).
In questo modo la comunicazione, servendosi di tecnologie digitali rende dinamico, porta al di fuori della ristretta cerchia degli addetti ai lavori, il concetto di una biblioteca viva, vitale, palpitante; la biblioteca, cioè, intesa come uno spazio metafisico della mente, pronta a cogliere ogni stimolo, ogni apporto esterno.
I lavori di ristrutturazione hanno previsto un’area convegnistica riservata ad incontri e presentazioni di novità, permettendo la realizzazione di eventi significativi per una formazione ed una informazione di qualità.
In questo modo la Biblioteca Storica viene a proporsi come punto di riferimento culturale per il Dipartimento, alimentando il confronto tra le realtà istituzionali e professionali, stimolando il dibattito e diffondendone la conoscenza.
Tutto ciò contribuisce a fare della biblioteca, che partecipa a progetti che coinvolgono le biblioteche della Pubblica Amministrazione, uno strumento di comunicazione.
A ciò si aggiunga che è in corso di pubblicazione un libro sulla Biblioteca Storica che rappresenterà un ulteriore elemento di conoscenza del patrimonio custodito, fruibile per tutti i cittadini.