Un nuovo regolamento: nota sul problema della definizione e del controllo bibliografico

Si è ritenuto di raccogliere almeno parte della documentazione fin qui utilizzata predisponendo un vero e proprio dossier che abbiamo chiamato Raccolta di materiali premettendo ad esso un resoconto dell'attività del gruppo. Copia può essere richiesta alla sede nazionale dell'AIB o a Fernando Venturini, coordinatore del gruppo (Biblioteca della Camera dei deputati, via del Seminario 76, 00162 Roma, tel.: 67609180; fax: 6786886; e-mail: MD4820@mclink.it). Di seguito si riporta una sintesi dell'introduzione al dossier. Il testo completo sarà tra breve consultabile anche presso la pagina WEB dell'AIB (www.aib.it).

La definizione di "pubblicazione ufficiale". Un'ipotesi: dalla pubblicazione ufficiale alla pubblicazione di fonte istituzionale

Sul piano della definizione si può fare riferimento a tre prospettive principali:

- vi è una definizione ufficiale dell'IFLA che è molto ampia e che sostanzialmente rinvia l'ufficialità del documento all'ufficialità dell'ente responsabile, trascurando completamente il contenuto del documento stesso. Tale prospettiva è frutto di un lavoro interno alla professione bibliotecaria. Questa definizione inoltre comprende almeno una parte della letteratura grigia amministrativa poiché include qualunque documento che non sia destinato alla sola circolazione interna.

- Vi è una serie di definizioni "normative" (che si rinvengono, cioè, in varie norme giuridiche) che invece tendono a individuare il contenuto di ufficialità di un documento e talvolta elencano una serie di categorie di documenti.

- Vi è, infine, la prassi delle bibliografie nazionali di pubblicazioni ufficiali dove l'orientamento è oscillante. In alcune bibliografie si considerano ufficiali le pubblicazioni di qualunque ente pubblico, relative a qualunque argomento. Altre bibliografie (Svezia, Finlandia, Germania) escludono le pubblicazioni delle università. Quella francese separa le pubblicazioni a carattere tecnico scientifico da quelle a carattere amministrativo o "ufficiale" in senso più lato.

Il gruppo di studio ritiene che l'espressione "pubblicazione ufficiale" sia largamente insoddisfacente se la cosiddetta "ufficialità" è intesa come espressione dell'attività o della volontà dell'ente. Infatti, in questo senso, l'ufficialità si riferisce al contenuto e rende molto discrezionale e di fatto impossibile una definizione.
In realtà tale concetto ha un preciso significato sul piano giuridico (riguardo ai giornali ufficiali si parla di presunzione di conoscenza per gli atti ivi pubblicati) e qualche utilità sul piano catalografico dove l'ufficialità ha delle conseguenze sulla scelta dell'intestazione. Sul piano del controllo bibliografico si tratta, invece di un concetto inutilizzabile tanto più se si ipotizza un'agenzia bibliografica distinta per le pubblicazioni ufficiali. Non a caso, infatti, nessuna bibliografia di pubblicazioni ufficiali si basa su un concetto contenutistico di pubblicazione ufficiale. In particolare, la tradizione anglosassone è molto più pragmatica e definisce pubblicazione ufficiale (official publication oppure government publication, quest'ultima espressione riferita, negli Stati Uniti, a tutte le pubblicazioni di enti federali) qualunque pubblicazione edita o curata da ente pubblico. Da questa tradizione deriva la definizione IFLA. In conclusione sembra più opportuno parlare di "pubblicazioni di fonte istituzionale" oppure di "pubblicazioni di fonte amministrativa".
Anche tenendo conto di questo, è innegabile che le pubblicazioni curate o edite da enti pubblici non sono tutte uguali e diverso può essere il loro peso anche ai fini del controllo bibliografico e delle politiche di disponibilità e diffusione. All'interno delle pubblicazioni di fonte istituzionale si può parlare di una serie di cerchi concentrici che delimitano concetti via via più ampi.
- Un primo nucleo è rappresentato da pubblicazioni che sono previste nel loro stesso contenuto da una norma. Si va dalla Costituzione che prevede la Gazzetta Ufficiale, al decreto ministeriale istitutivo di una commissione governativa e che prevede un rapporto finale.
- Un secondo nucleo, molto più ampio, comprende tutte le pubblicazioni curate o edite da enti pubblici nelle quali la responsabilità editoriale o redazionale, anche se non esclusiva, risulti evidente dalla presenza del nome dell'ente sul frontespizio o sul suo sostituto.
- Un terzo nucleo è quello che arriva fino a comprendere le pubblicazioni alle quali un ente pubblico abbia partecipato in qualunque modo, anche nella sola funzione di sponsor o di ente patrocinatore o attraverso un contributo finanziario alla pubblicazione.
Queste categorie possono essere utilizzate per diverse finalità. Ai fini del controllo bibliografico nazionale il gruppo di studio ritiene corretto limitarsi al secondo nucleo, cioè a tutte le pubblicazioni nelle quali risulta un qualche legame editoriale o redazionale tra l'ente e la pubblicazione espresso dalla presenza del nome dell'ente sul frontespizio.

I confini degli enti pubblici>

Qualunque sia la definizione di p.u., vi è la necessità di individuare gli enti pubblici che sono potenziali produttori di p.u., cioè definire, oltre al prodotto, anche la fonte amministrativa. Su questo piano sembra necessario ricorrere al metodo elencativo che del resto caratterizza tutta la più recente legislazione italiana, distinguendo due grandi categorie di istituzioni pubbliche: le istituzioni costituzionali e amministrative, le istituzioni pubbliche della ricerca scientifica.
Le pubblicazioni di queste due categorie sono diverse perché diverse sono le funzioni. Generalmente, nel settore della ricerca la pubblicazione è prodotto finale e non strumentale ad altre attività. Diversa è anche la situazione del controllo bibliografico: le pubblicazioni degli enti di ricerca sono sottoposte al controllo bibliografico del settore disciplinare nel quale è inserito l'ente di ricerca o l'istituto universitario e su di esse si esercita con più efficacia il controllo bibliografico generale. Anche per la letteratura grigia di questo settore assai più ampie sono le possibilità di individuazione e diffusione.

La quantificazione delle pubblicazioni di fonte istituzionale

Il gruppo di lavoro si è posto il problema di quantificare le pubblicazioni di fonte istituzionale. Si è partiti da un dato di Giuseppe Vitiello (Il deposito legale nell'Europa comunitaria, Milano: Bibliografica, 1994) di circa 1000 pubblicazioni ufficiali ricevute ogni anno dalla BNF. Per verificarlo si è ricorsi alla consultazione di cataloghi specializzati e, per quanto riguarda le pubblicazioni a livello regionale e locale, ad un questionario inviato a tutti i consigli regionali.
Sulla base di questi sondaggi, nel complesso, con esclusione delle pubblicazioni di ente locale, si può pensare ad una cifra complessiva di circa 2000/2500 unità documento ogni anno.

Il controllo bibliografico delle pubblicazioni di fonte istituzionale

Si è partiti dall'idea che, nel settore pubblico, l'informazione bibliografica deve essere parte di una più generale politica di accesso alle fonti amministrative e istituzionali. In base a queste finalità il gruppo di studio ritiene possibile abbozzare alcuni principi di fondo di un ipotetico - e ideale - controllo bibliografico delle pubblicazioni ufficiali:
Il principio dell'integrazione tra pubblicazioni di fonte istituzionale e letteratura grigia amministrativa:il passaggio dal concetto di pubblicazione ufficiale al concetto di pubblicazione di fonte amministrativa comporta la necessità di superare, nell'interesse dell'utenza, una distinzione netta, tra pubblicazione convenzionale e documento di letteratura grigia. La stessa definizione IFLA comprende tra le pubblicazioni ufficiali tutti i documenti che abbiano una diffusione all'esterno.
Il principio del decentramento: se il controllo bibliografico deve svolgersi molto in profondità non può estendersi eccessivamente. La sua utilità deriva anche dal fatto di rispecchiare la produzione documentaria di un determinato comparto istituzionale. Vi dovrà essere quindi quantomeno una suddivisione tra centro e periferia.
Il principio dell'integrazione tra controllo e disponibilità e tra fonti su diverso supporto: in virtù del particolare contenuto informativo delle p.u., il controllo bibliografico dovrebbe avere caratteristiche fortemente orientate al servizio verso l'utenza finale. Per esempio: informazioni sulla disponibilità del documento; servizio di riproduzione dei documenti a circolazione limitata (attraverso accordi con le amministrazioni produttrici); forte correlazione dell'informazione bibliografica con l'informazione elettronica (ad es.: anagrafe delle banche dati informative e delle risorse Internet). A questo fine dovrebbe nascere un coordinamento tra i più importanti soggetti che, in questo settore, hanno responsabilità diverse: di produzione, diffusione e conservazione dei documenti e delle informazioni pubbliche. Si segnala, da questo punto di vista, il dibattito in corso in Europa e negli Stati Uniti relativamente agli effetti delle nuove tecnologie sui tradizionali canali di diffusione delle informazioni di fonte pubblica (integrazione tra fonti a stampa e fonti elettroniche; impatto di Internet). <

Le pubblicazioni ufficiali nel recente DDL sulla riforma del deposito obbligatorio

DDL Senato N. 1031, art. 6 così come approvato nella seduta Comm. Istruzione dell'8 aprile 1997:

1. Fermi restando gli obblighi di cui agli articoli 1 e 2, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, hanno l'obbligo di consegnare tre esemplari, di cui uno alla biblioteca del Senato della Repubblica, uno alla biblioteca della Camera dei deputati e uno alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, delle pubblicazioni ufficiali come definite dal regolamento attuativo delle presente legge, delle quali sono editori in proprio, o di accertare l'adempimento dell'obbligo quando le abbiano commissionate ad editori esterni. Le regioni, le province autonome di Trento e Bolzano e gli enti locali hanno il medesimo obbligo nei confronti della biblioteca del consiglio regionale oppure, ove questa manchi, della biblioteca della regione che sarà individuata con decreto del Ministro per i beni culturali ed ambientali, sentita la Conferenza permanente per i rapporti fra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano.
2. Oltre a quanto previsto nel comma 1, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, sono tenuti a inviare, a richiesta, alla biblioteca del Senato della Repubblica, alla biblioteca della Camera dei deputati e alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, un esemplare di ogni altra pubblicazione edita da loro o con il loro contributo.
3. I criteri e le modalità del deposito delle pubblicazioni ufficiali di cui al comma 1 e delle altre pubblicazioni di cui al comma 2 sono stabiliti dalla commissione di cui all'articolo 9.

Il disegno di legge governativo sulla riforma del deposito legale degli stampati approvato in prima lettura al Senato stabilisce, per le pubblicazioni ufficiali, un obbligo di deposito a favore delle due biblioteche parlamentari, della Biblioteca del Ministero di grazia e giustizia e a favore delle biblioteche dei consigli regionali per ciò che riguarda le pubblicazioni ufficiali delle regioni e degli enti locali della regione. Si prefigura, in sostanza, un modello decentrato di controllo delle pubblicazioni di fonte istituzionale e si assegna un ruolo preminente a biblioteche diverse dalle biblioteche nazionali. Per quanto riguarda le due biblioteche parlamentari si tratta di una soluzione che è presente in altri paesi (Svezia, Finlandia e Giappone) e che sembra abbastanza coerente con il patrimonio di tali biblioteche e con la storia della legislazione italiana sul diritto di stampa che, dall'inizio del secolo - e nella legge del 1939 attualmente vigente - prevede un deposito obbligatorio a favore di Camera e Senato di tutte le pubblicazioni edite dallo stato o con il suo concorso finanziario. Tuttavia, se l'idea di fondo sembra condivisibile, il testo del disegno di legge Veltroni presenta incongruenze che rischiano di compromettere le finalità fissate dall'art. 2 del DDL stesso (raccolta, conservazione e disponibilità dei documenti, produzione e diffusione di servizi bibliografici).
- Il ruolo delle due biblioteche parlamentari e della Biblioteca del Ministero di grazia e giustizia non è chiaro. Si tratta di tre enti, tutti localizzati a Roma, per i quali è difficile immaginare quali compiti - necessariamente distinti - dovranno avere nell'ambito del controllo bibliografico di un materiale relativamente limitato come le p.u. E' da tenere presente, inoltre, che almeno due di queste biblioteche non sono accessibili ad un pubblico indifferenziato.
- Si esprime un giudizio fortemente negativo su tutte le ipotesi di deposito a richiesta - destinate, tra l'altro, a generare comprensibili proteste in particolare tra gli editori di pubblicazioni universitarie e scientifiche - che negli art. 6 e 7 viene ipotizzato a favore di ben 4 enti (Camera, Senato, CNR, MGG).
- L'idea di rinviare la definizione di p.u. ad uno strumento regolamentare è positiva sia per la sottintesa riconosciuta necessità di una definizione, sia per la scelta di non affidarla ad uno strumento rigido come la legge. Tuttavia il riferimento, nel comma 2 dell'art. 6, a non meglio precisate "altre pubblicazioni" comunque edite da enti pubblici può generare effetti molto negativi. Può, da un lato, spingere ad una definizione restrittiva di p.u., ricadendo nell'equivoco del contenuto, con il risultato di abbandonare gran parte delle pubblicazioni di fonte amministrativa all'incertezza del "deposito a richiesta". Inoltre, successivamente alla eventuale definizione, può generare difficoltà di identificazione del discrimine tra p.u. e "altra pubblicazione" con conseguenti incertezze nel controllo bibliografico e contro l'interesse dell'utenza.
- Il gruppo di lavoro auspica quindi che nel regolamento si giunga ad una definizione ampia di p.u. nel senso di pubblicazione di fonte istituzionale e cioè comunque riconducibile ad una responsabilità intellettuale o editoriale dell'ente pubblico, anche attraverso l'elencazione degli enti o delle categorie di enti interessati. Potranno restare separate le pubblicazioni edite con il mero contributo di enti di studio e ricerca (CNR, Università) sulle quali il deposito a richiesta non danneggerebbe la coerenza del controllo bibliografico delle pubblicazioni di fonte istituzionale.
- Non è chiara qual è la suddivisione di compiti tra biblioteche parlamentari, biblioteca del MGG e biblioteche dei consigli regionali. Queste ultime sarebbero responsabili delle pubblicazioni ufficiali regionali e sub regionali per le quali tuttavia non sembra escluso l'obbligo di deposito anche a favore delle biblioteche parlamentari e del MGG.
- L'idea del deposito obbligatorio a favore delle biblioteche di consiglio regionale sembra basata sul parallelismo con le biblioteche delle due camere ed è coerente con alcune leggi regionali che già prefigurano qualcosa di simile. Tuttavia, dalla circolare inviata a tali biblioteche dal gruppo di studio dell'AIB nel settembre 1996 per verificare l'attuabilità di una tale norma, si desume che ben poche sono le strutture in grado di realizzare un progetto di controllo (raccolta, conservazione, disponibilità) delle p.u. regionali e locali. In molti casi non è la biblioteca o il centro di documentazione del consiglio regionale la struttura più forte e quindi più adatta ad assumersi un tale compito. Da questo punto di vista, è positiva la previsione di un momento consultivo della Conferenza stato regioni. Sembra necessario comunque un coordinamento con la norma che prevede l'invio di una delle copie di deposito obbligatorio ad una biblioteca regionale individuata con successivo regolamento.
- Per quanto riguarda le pubblicazioni degli enti della ricerca scientifica, viene creata, con l'articolo 7, una norma di privilegio a favore della Biblioteca centrale del CNR che attraverso il cosiddetto "deposito a richiesta" si vede assegnare il diritto di richiedere qualunque pubblicazione a carattere scientifico senza assumere nessuna responsabilità né nell'ambito delle p.u., né nell'ambito, più generale, del controllo bibliografico nazionale.