di Michela Ghera

Nell’ambito del recupero dell’informazione bibliografica gli istituti, le fondazioni e le associazioni culturali sono una realtà di interesse locale e nazionale, che offre un’incredibile ricchezza di materiali. Si tratta di enti privati che raccolgono, conservano e rendono disponibile un patrimonio documentario il più delle volte insostituibile per completezza.
Queste strutture possiedono materiale che è complementare, se non addirittura originale rispetto al posseduto delle biblioteche e degli archivi pubblici, di più è insostituibile e, purtroppo, il più delle volte conosciuto solo da un’utenza selezionata e di addetti ai lavori.
La necessità sentita da molte istituzioni di rendere più visibile il proprio lavoro, spesse volte consolidato nel tempo, ha portato alla costituzione di gruppi di istituzioni culturali che intendono affermare la loro presenza nella vita socio-culturale del paese; fra tutte l’AICI (Associazione delle istituzioni di cultura italiane), costituita nel 1992 da enti di tutt’Italia, con lo scopo di raggiungere una più incisiva visibilità presso i competenti organismi nazionali e internazionali, con l’intento di divenire gruppo di pressione per promuovere iniziative legislative che favoriscano maggiori riconoscimenti, nonché maggiori risorse che consentano di dotarsi di attrezzature informatiche per le attività svolte, permettendo così a un pubblico sempre più vasto la conoscenza dei servizi e dei materiali posseduti.
È sempre con questo spirito che già nel 1987 si era costituito il Polo di biblioteche IEI-Istituti culturali di Roma per condividere le proprie risorse documentarie, collaborare e informatizzare le proprie raccolte adottando le procedure di catalogazione previste dal Servizio bibliotecario nazionale (SBN); ad oggi aderiscono otto biblioteche di altrettanti istituti romani che possiedono fondi sia archivistici che bibliotecari relativi alla storia e alle scienze sociali del nostro secolo e, pertanto, perfettamente complementari tra loro: Istituto della enciclopedia italiana, Fondazione Lelio e Lisli Basso - ISSOCO, Fondazione Istituto Gramsci, Istituto Luigi Sturzo, Società geografica italiana, Fondazione Ugo Spirito, Istituto italiano per l’Africa e l’Oriente (IsIAO), Biblioteca di storia moderna e contemporanea.
Dal 1997 il Polo si avvale, inoltre, de «Il lettore ben informato», un bollettino informativo, che intende fornire tutte quelle informazioni che in genere un lettore non cerca direttamente e a volte restano nascoste. Le notizie ormai hanno raggiunto un notevole livello di diffusione, ma una gran parte delle raccolte resta ancora da catalogare in linea, perciò è necessario segnalare anche l’esistenza di fondi ai quali o si sta lavorando o per i quali sono forniti i cataloghi cartacei. Il bollettino servirà anche a dare conto delle nuove acquisizioni di materiale moderno e antiquario nella varie biblioteche, a descrivere fondi particolari, a illustrare le varie attività di promozione della lettura e della ricerca, a informare sull’attivazione di nuovi servizi. Questo ricco serbatoio di fonti viene messo oggi a disposizione come servizio per la città di Roma, e non solo per gli studiosi e i ricercatori, con la speranza di raggiungere anche chi non conosce ancora le nostre biblioteche pur essendone un potenziale lettore.
Uno degli impegni futuri è appunto riuscire a coordinare tutte le nostre banche dati, in modo tale che l’utente potrà, magari comodamente da casa tramite Internet come avviene già per singoli cataloghi collettivi e non, consultare in tempo reale tutte le basi dati informatizzate, della biblioteca come degli archivi, e stampare, oltre alle informazioni bibliografiche o agli abstracts già disponibili, anche i testi dei documenti scannerizzati non vincolati da regole di riservatezza.
Certo, qualche volta l’onere del lavoro affrontato sembra impari per disponibilità e mezzi mai sufficienti, ma i risultati sino ad ora ottenuti spingono a proseguire su questa strada soprattutto nella speranza che la collaborazione tra strutture private e istituzioni pubbliche si rafforzi sempre più. Questa è sicuramente la realtà futura, in parte già attuale, da perseguire tutti per ottimizzare le nostre collezioni, i nostri lavori e, in primo luogo, i nostri servizi.