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Quale memoria per il futuro? Vincoli e prospettive di una normativa al passo coi tempi

di Alessandra Amati


Documento informatico, firma digitale e archiviazione ottica sono concetti che sebbene, fino a poco tempo fa, appartenevano solo al dibattito fra giuristi ed esperti informatici, sono destinati a entrare nella quotidianità organizzativa interna alla pubblica amministrazione, oltre che per migliorare i flussi di comunicazione con altre amministrazioni anche con i privati.
Il fattore di accelerazione di questo processo evolutivo è rappresentato non solo dalle normative già vigenti (basti pensare alla legge sulla trasparenza amministrativa) ma anche dall'introduzione della validità legale del documento elettronico e della firma digitale. Infatti solo grazie alla modernizzazione dei sistemi è realmente possibile rendere più rapidi ed efficienti gli adempimenti e attuare quello snellimento e miglioramento delle procedure amministrative auspicato dalle cosiddette "leggi Bassanini". Queste ultime hanno legittimato l'uso delle tecnologie e delle applicazioni di strumenti informatici e telematici nel processo amministrativo.
La crescita massiccia di produzione di documenti elettronici pone, in maniera sempre più urgente visto l'elevato numero già esistente, il problema del loro trattamento. Tanto più che anche a norma di legge la nuova tipologia del documento informatico risulta essere del tutto equivalente ai documenti classici e dunque non è più il documento cartaceo l'unico elemento probante, ma ciò che è scritto in modo non alterabile su un disco ottico è da considerarsi, qualora esista, il documento con valore legale, salvo poi produrne delle copie su carta solo per comodità di lettura o uso personale.
In questo caso le nuove tecnologie e la normativa si sono mosse di pari passo attuando un obiettivo comune di rinnovamento della pubblica amministrazione e cambiamento radicale dei vecchi schemi lavorativi. In questo contesto la gestione, la conservazione e l'archiviazione documentale trovano nell'informatica un validissimo alleato che non si limita solo all'informatizzazione del catalogo ma fornisce gli strumenti tecnici e normativi per realizzare un archivio informatico in senso stretto.
Risulta evidente che ci troviamo di fronte a una svolta epocale, l'attuale assetto così configurato è destinato ad operare un capovolgimento del sistema che deriva proprio dall'attribuire validità al documento elettronico. La definizione degli standard e l'emanazione di regole tecniche relative alla firma digitale e all'archiviazione ottica garantiscono oltre alla possibilità di una redazione sicura perché inalterabile, anche una attribuzione certa della paternità. Non è difficile a questo punto immaginare quanto facilmente un qualunque documento o libro possa essere trasferito telematicamente – magari attraverso la Rete unitaria della pubblica amministrazione, in via di realizzazione – e raggiungere un documentalista il quale una volta che lo ha identificato può scaricarlo sul suo disco ottico dove risiederà per eventuali consultazioni.
Appare a questo punto fin troppo evidente che si tratta solo di una questione di tempo, e la maggior parte dei documenti non avrà più bisogno della carta per essere divulgata. Del resto il il ritmo frenetico che caratterizza la nostra epoca ci costringe sempre più ad un'economia di tempo oltre che di spazio, altro elemento che ha favorito e determinato tale rivoluzione. A questi due fattori si aggiunga che un'organizzazione di questo tipo facilita enormemente le operazioni di consultazione che si possono compiere in una massa di documenti eterogenei che diventa ancor più significativa man mano che la mole dei documenti aumenta sensibilmente. L'analogia con il fax è notevole, ma la sostanziale differenza è che al ricevente arriva non una copia su carta più o meno leggibile, ma un documento registrato su supporto magnetico identico all'originale. Virtualmente è esso stesso un originale, poiché esistono, come abbiamo visto, meccanismi che garantiscono non solo la perfetta corrispondenza dei documenti di partenza e di arrivo, ma anche, attraverso l'utilizzo di particolari algoritmi, che il documento sia stato prodotto proprio dal mittente (firma digitale).
I vantaggi più immediati sono rappresentati da un miglioramento nella gestione dello spazio enormemente ridotto rispetto a quello normalmente utilizzato per la conservazione di documenti cartacei, oltre alla facilità di recupero dell'oggetto e dell'informazione. In ultimo la trasmissione del documento tra punti molto distanti tra loro può avvenire in forma telematica.
Le potenzialità dell'approccio informatico e i vantaggi sono particolarmente interessanti per grosse quantità di dati, al punto da rendere ormai quest'approccio irrinunciabile per i grandi archivi e biblioteche. Bisognerà inoltre riflettere concretamente sul futuro e concepire strategie per passare dalle parole ai fatti, dal momento che gli strumenti telematici sono in notevole incremento anche tra i privati. In un futuro ormai prossimo, chiunque potrà effettuare una ricerca degli scritti su un certo argomento presenti in tutte le biblioteche del mondo collegate per via telematica, senza muoversi dalla propria postazione e il risultato potrebbe essere non solo l'elenco dei riferimenti bibliografici, ma in taluni casi i testi integrali dei libri ricercati.
Per gli archivi informatizzati, accessibili attraverso la rete telematica, è possibile utilizzare una procedura automatizzata per l'acquisizione di documenti. Questa procedura permette in pochi minuti di avere certificati registrati sui supporti magnetici del computer di un determinato ufficio, pronti per essere inclusi o allegati alla documentazione ufficiale, che può essa stessa essere composta come documento informatico.
Comunque, ci sono differenze sostanziali relative al trattamento del documento strettamente legate alla diversa natura del documento elettronico/ informatico con cui il documentalista dovrà confrontarsi. Questi nuovi documenti sono stati assunti come e nella stessa accezione di quelli cartacei e così il concetto di firma è stato indicato come elemento che indicasse l'autore o il responsabile ma non si può pensare di trattarli realmente come pezzi di carta.
I documentalisti infatti devono sapere che sono: facilmente replicabili; malleabili, permettono combinazioni e trasformazioni prima inconcepibili; la forma elettronica, per il fatto di essere sostanzialmente sintattica, stabilisce una radicale equivalenza tra tutti i mezzi di comunicazione: scrittura, immagine, suono; il documento elettronico è iper e intratestuale; utilizzabile da più consumatori allo stesso tempo e in diversi luoghi.
é opportuno inoltre sottolineare che un documento digitale ha di per sé valore legale, indipendentemente da eventuali copie su carta, che anzi potrebbero non avere la stessa la validità del documento salvo apporre allo stampato i tradizionali sistemi di validazione (bolli, timbri e firme).
Questo presuppone che chiunque voglia consultare tale documento debba avere le necessarie conoscenze di base del linguaggio informatico, prima differenza sostanziale rispetto al documento cartaceo, la cui lettura richiede solamente la conoscenza della lingua nella quale è stato scritto. La lettura del materiale informatico presenta dunque maggiore difficoltà rispetto al vecchio sistema cartaceo.
Il documento informatico può presentare tutte le caratteristiche di un documento cartaceo, al quale siamo abituati a fornire ogni crisma di ufficialità e di efficacia probatoria.
Sia i documenti cartacei che i documenti informatici si possono presentare sotto forma facilmente modificabile (per esempio un appunto preso con la matita o un testo registrato su floppy disk) o sotto forma inalterabile (per esempio un atto notarile o un documento memorizzato su CD-ROM).
Perché i documenti informatici presentino la stessa rilevanza giuridica dei correnti documenti ufficiali devono pertanto avere determinate caratteristiche:
– permettere la conservazione (e quindi la leggibilità) senza limiti temporali (ma perché gli archivi ottici possano sostituire quelli cartacei è necessario che venga assicurata la conservazione fisica del disco e soprattutto la compatibilità di lettura con i sistemi attuali e quelli futuri);
– rendere possibile l'esibizione, e quindi lo scambio di documenti tra soggetti diversi, con valore amministrativo e probatorio;
– garantire la paternità del documento.
Dopo l'iniziale entusiasmo suscitato dalle potenzialità offerte dall'utilizzo dei nuovi sistemi di archiviazione ottica e di firma digitale, ci sono dunque vari aspetti di cui si deve tener conto. Del resto sarà probabilmente già capitato a molti di voi di trovare un vecchio dischetto non più leggibile da alcun calcolatore o peggio avere documenti redatti con programmi completamente scomparsi, senza parlare delle scatole piene di schede perforate che giacciono ormai inutilizzate e dimenticate in numerosi magazzini di uffici e amministrazioni.
La gestione di un "fondo informatico" comporta una serie di scelte legate alla conservazione e alla consultazione. Quando si archivia su memoria ottica bisogna sempre assicurarsi che sia possibile leggere e consultare quei dati anche in futuro. Ciò significa o conservare tutti i software in una sorta di biblioteca del software e dell'hard-ware, oppure trasferire periodicamente tutti i documenti sui nuovi software, così da mantenerli aggiornati man mano che evolvono le versioni dei sistemi operativi.


AMATI, Alessandra. Quale memoria per il futuro? Vincoli e prospettive di una normativa al passo coi tempi. «AIB Notizie», 11 (1999), n. 4, p. 14-15.
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Copyright AIB, ultimo aggiornamento 1999-05-08 a cura di Gabriele Mazzitelli