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AIB Notizie 11/99
I profondi cambiamenti che investono la società nel suo complesso, lo sviluppo di avanzate tecnologie accessibili a un numero crescente di utenti, il bisogno-necessità di conoscere e usare le nuove tecnologie e informazione digitali, si riflettono sempre più su ogni singola biblioteca: cosa "essere" e come "stare" nell'era della digitalizzazione? Quale "funzione" svolgere nell'attuale società dell'informazione?
Negli ultimi anni, alcuni esempi del "nuovo" modello di biblioteca, in grado di utilizzare la varietà delle risorse informative e tecnologiche attualmente esistenti e orientato alla soddisfazione dei bisogni di una comunità sempre piùesigente, sembrano ottenere maggiore consenso nel mondo bibliotecario.
Diversi sono i nomi dati a questa "nuova" biblioteca:
- "Hybrid library" (UK-Elib Program): il presente delle biblioteche rappresenta una fase di passaggio dalla tradizionale biblioteca con prevalenza di risorse dati su supporto cartaceo a una biblioteca futura con prevalenza di risorse elettroniche dove l'accento viene posto alle prestazioni della biblioteca.
- "Digital library" (UK-British Library) per definire l'uso di tecnologie digitali per acquisire, immagazzinare, conservare e fornire l'accesso all'informazione e ai materiali originariamente pubblicati in forma digitale o digitalizzati da formati preesistenti (stampa, audio-video, ed altri) dove lo scopo è migliorare l'accesso alle collezioni.
- "Digital library" (USA-Association of Research Libraries) secondo cui la biblioteca digitale non è una singola entità, richiede tecnologie per connettere risorse di molti, ha per fine l'accesso universale e le relative connessioni devono essere trasparenti.
Di fronte all'urgente necessità di riorganizzare il Sistema bibliotecario centrale dell'Ateneo di Catania, il Centro biblioteche e documentazione, nel desiderio di comprendere come e in che modo gestire il "nuovo" che avanza, quali interventi occorrono per facilitare l'accesso e l'utilizzo al variegato patrimonio bibliotecario attuale e futuro, come risolvere vecchi problemi e prevenire quelli che si accompagnano al "nuovo", quali costi e come sostenerli, ha organizzato l'8 novembre 1999, presso l'Aula Magna della Facoltà di Giurisprudenza dell'Università di Catania, un seminario su "Biblioteca digitale: esperienze e prospettive".
Il seminario, presieduto dal prof. Motta, direttore del CBD, ha visto la presenza di illustri ospiti stranieri che hanno presentato all'elevato numero di partecipanti, le esperienze di biblioteca digitale dei loro rispettivi paesi di appartenenza:
- Pat Dixon, della University of Northumbria, ha illustrato l'"Electronic Libraries Program-Elib", uno dei programmi di sviluppo di biblioteca elettronica che ha avuto maggiore impatto sulle biblioteche universitarie inglesi.
- Hachim Haddouti, del Bavarian Research Center for Knowledge-Based Systems, ha presentato "VD17", un programma di Biblioteca digitale che interessa tre aree tedesche e coinvolge un numero di 7 gruppi di lavoro.
- Michael Tegelaars, dell'Istituto Universitario Europeo, ha proposto "Decomate II", progetto elaborato da un consorzio costituito da alcune università (Londra, Barcellona, Olanda, Istituto Universitario Europeo) e cofinanziato dall'Unione Europea.
Tutti e tre i relatori, attraverso la presentazione delle loro esperienze, hanno offerto in materia validi esempi sia sul piano della progettazione che sul piano tecnico-operativo.
L'attenzione di Pat Dixon si è concentrata sugli elementi fondamentali di una progettazione efficiente ed efficace della "nuova" biblioteca:
- la centralità dei bisogni degli utenti delle biblioteche, ossia l'accesso alla varietà di risorse informative disponibili (elettroniche, digitali e stampate) in tempi veloci e in modo facile, l'impiego delle nuove tecnologie, la qualità dell'informazione finale, l'apprendimento all'uso;
- la elaborazione di una strategia comune che proceda per obiettivi programmati e pianificati;
- la creazione di una struttura di coordinamento.
Le biblioteche non devono solo potenziare le tecnologie e le risorse informative ma anche insegnare ad usarle, a selezionare e a valutare le informazioni raccolte, fornendo agli utenti tempestiva e opportuna assistenza, orientamento e supporto.
Nel far questo, alla libertà di sperimentazione deve corrispondere l'assunzione della responsabilità e dei rischi da parte dei bibliotecari che giocano e continueranno a giocare un ruolo centrale nel mediare le richieste di informazione di studenti, docenti e ricercatori «it is impossible to imagine any university functioning effectively without a good library service».
Ciò richiede che essi abbiano maggiore consapevolezza del loro ruolo, siano professionalmente preparati, attenti ai bisogni degli utenti, capaci di riconoscere i problemi chiave e in grado di elaborare politiche di sviluppo adeguate prestando attenzione al contesto generale nel quale operano e ai cambiamenti che lo attraversano.
Le università, dal canto loro, nel definire i propri obiettivi e gestire le proprie risorse, dovrebbero rivedere la posizione ad oggi attribuita alle biblioteche e ai bibliotecari. Questi ultimi non dovrebbero esimersi dal partecipare alla gestione generale dell'istituzione, impegnandosi solo nella gestione delle strategie loro riservate: «book strategy or even digital strategy», ma anche «on information strategy».
Tutto ciò richiede un cambiamento culturale: i soggetti coinvolti devono sapere verso cosa si sta andando e come arrivarci, e trovare un accordo su tutto ciò per poter andare insieme verso la stessa meta.
L'unica strategia che può consentire di affrontare il cambiamento senza subirlo è la programmazione che, valutando opportunità e rischi, permette di scegliere le attività da avviare in termini di innovazioni tecnologiche, riorganizzazione, utilizzo dei fondi, cambiamenti di ruolo, riqualificazione professionale degli operatori e dei servizi agli utenti, controllo e valutazione.
È necessario procedere con progetti su scala ridotta, coordinati tra loro, sottoposti a studi e valutazioni, con obiettivi chiari e definiti nel tempo che rispondono a una visione comune. Fare riferimento a una struttura unitaria in grado di armonizzare gli interessi specifici di ogni singolo progetto, amministrare i fondi, ricercarne ulteriori, sensibilizzare e coinvolgere gli attori, effettuare le valutazioni (ex ante, in itinere, ex post) ricorrendo a studi e analisi ad opera di esperti.
La programmazione deve interessare anche le attività procedurali: organizzazione di workshops, valutazioni, comunicazione, seminari e convegni.
Occorre, altresì, superare le divisioni politiche esistenti tra i diversi attori coinvolti (staff bibliotecari, informatici e docenti) attraverso la conoscenza dell'operato di ciascuno, il rispetto delle diverse competenze e professionalità, la messa in comune delle risorse di ognuno, sia a livello di università, singole discipline e individuo.
Ciò può produrre una biblioteca che si caratterizza per la presenza nello stesso ambiente di risorse diverse, tecnologie, sistemi di servizi informativi integrati sia elettronici che cartacei, possibilità di accesso a tutti i tipi di risorse (ereditate, di transizione, presenti e future), impiego delle nuove tecnologie digitali e media.
L'esperienza di "VD17", presentata da Haddouti, pone l'accento sugli aspetti tecnico-informatici di una biblioteca digitale: interfacce utenti che consentono un accesso facile e veloce alle diverse risorse, con controlli differenziati in funzione del tipo di informazione e di utente, e riconversione dei formati attuali.
Il conseguimento della "meta" richiede una flessibilità massima, una buona conoscenza, una coordinazione adeguata che tenga nella massima considerazione la capacità e la motivazione del personale coinvolto.Inoltre, l'innovazione e la creatività, insieme all'efficacia e all'efficienza, risultano essere fattori decisivi di una buona riuscita.
Le informazioni hanno formati e lingue diverse e un'interfaccia deve consentire il passaggio da un formato all'altro, l'utilizzo di un linguaggio di accesso multilingue.
La conservazione dei dati e la obsolescenza delle tecnologie rappresentano anch'essi un problema superabile attraverso la realizzazione di infrastrutture adeguate.
Il progetto "VD17" si basa sull'integrazione del sistema digitale OMNIS, implementato in una architettura distribuita di client/server. La singola unità per il processo di archiviazione e recupero del documento è un "documento" semplice che può corrispondere a molti registri di catalogazione e a diversi formati di registrazione: simboli, testi completi, immagini.
Aspetti importanti di "VD17" sono l'integrazione del sistema precedente (legacy system) di catalogazione con il sistema digitale OMNIS e l'utilizzo di una architettura distribuita che, conservando i dati in banche dati remote indipendenti, consente di abbattere i costi di gestione di dati archiviati secondo gli attuali metodi gerarchici.
La relazione di Tegelaars ha posto l'accento sulle problematiche legate ai costi e alle licenze d'uso di una biblioteca digitale e su come il progetto DECOMATE II ha cercato di risolverli: concentrazione su un unico campo di conoscenze e creazione di consorzi di cooperazione tra biblioteche.
Gli ostacoli esistenti all'utilizzo efficiente ed efficace dell'informazione attualmente disponibile possono essere imputati all'eccessiva frammentazione delle informazioni che comporta alti costi sia in termini di tempo che monetari.
I costi in tempo possono essere abbattuti concentrando l'offerta informativa su un unico campo di conoscenze, nicchia di utenti e informazioni dedicate, e utilizzando una interfaccia unica con cui accedere direttamente a diverse banche dati.
Le biblioteche, singolarmente, non possono essere in grado di sostenere gli alti costi in denaro che la richiesta di informazione sempre piùspecializzata richiede. DECOMATE II suggerisce la creazione di appositi consorzi di cooperazione che mettano in comune le rispettive risorse (hardware, software, know how, informazioni) e che si presentino sul mercato dell'informazione come unico cliente.
Il consorzio DECOMATE II, nei rapporti con le case editrici, ha facilitato l'abbattimento dei costi delle licenze d'uso delle informazioni e la stipula di convenzioni che consentono l'accesso al posseduto di ogni singolo partner del progetto pur non avendolo direttamente acquistato (cross access).
I costi di accesso per ogni singolo utente, attraverso passwords, possono anch'essi essere abbattuti: se le case editrici non tollerano accessi liberi, le biblioteche delle università consorziate, che hanno già acquistato l'informazione, possono permettere ai loro visitatori di accedervi liberamente.
Intraprendere questo percorso verso il futuro per le biblioteche italiane, trovare un modello di biblioteca che rappresenti e/o contenga la nostra idea di "nuova biblioteca" e che si adatti al contesto storico-sociale italiano, stabilire come e attraverso quali interventi è possibile facilitare il cambiamento, programmare la priorità degli interventi da realizzare in tempi non certo lunghissimi, non sarà cosa facile dato anche il gap organizzativo e tecnologico di oltre 20 anni che ci separa dal mondo bibliotecario estero. Nella discussione che è seguita agli interventi, è stato chiesto: «Di fronte all'emergenza in cui molte biblioteche vivono, la realizzazione di un progetto di biblioteca digitale è un rischio o un'opportunità?». La risposta è stata «Partite da dove vi trovate ora, ma in ogni caso fate un piccolo Progetto che acceleri la biblioteca digitale». La lezione imparata è stato il metodo di lavoro necessario: la cooperazione tra bibliotecari, tecnici, editori, utenti. Il successo sarà assicurato solo a quelli che sapranno attuare una stretta collaborazione tra tutti gli attori coinvolti nel cambiamento.