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AIB Notizie 5/2002
La biblioteca tra pubblico e privato:
l'outsourcing e la gestione dei servizi bibliotecari
di Roberta Laconi
La prima Conferenza di primavera dell'AIB, organizzata dalla sezione Sardegna, che ha visto la partecipazione di oltre 400 iscritti, ha riunito ad Alghero tra il 2 ed il 4 maggio esperti, bibliotecari, amministratori pubblici, imprenditori privati e operatori di settore interessati a formulare e ascoltare risposte e proposte, esami e riscontri sulla diffusione dell'outsourcing nella gestione dei servizi bibliotecari in Italia.
Il convegno nasce con l'obiettivo primario di esaminare, vagliandone gli aspetti teorici e pratici, questa "nuova" forma di gestione dei servizi culturali, sempre più diffusa in molti settori della pubblica amministrazione come in biblioteche, archivi, centri di documentazione.
Le tre giornate di lavoro sono state dedicate rispettivamente all'analisi teorica dell'outsourcing come strumento di gestione aziendale e manageriale nella pubblica amministrazione e in particolare nelle biblioteche, a uno studio del mercato di settore e dei meccanismi che regolano i rapporti tra committente e impresa, alle esperienze più rilevanti nell'ambito dei servizi bibliotecari in Italia e in Sardegna, con un accenno alla realtà catalana.
Questi temi, sviluppati nelle esposizioni dei quattordici relatori, hanno lasciato - almeno in chi scrive - la piacevole impressione di aver ascoltato un unico discorso, fluido e omogeneo, che speriamo di saper restituire nella compilazione di questo resoconto.
Il "discorso" ha preso l'avvio dall'illustrazione di tre basilari questioni definitorie (Marco Vannini, Docente di Economia politica dell'Università di Sassari): cos'è, perché affidarsi e cosa affidare all'outsourcing? Il fenomeno è "nuovo" solo dal punto di vista qualitativo e quantitativo: nasce alla fine degli anni Cinquanta nel mondo industriale, nell'ambito dei servizi informatici e passa poi con grande rapidità a molti altri settori, per acquisire dagli anni Ottanta ad oggi un rilievo di primissimo piano. Superate le vecchie definizioni di «subfornitura» o «processo di acquisizione di prodotti e servizi», si è passati a descrivere l'outsourcing come «affidamento all'esterno di attività o servizi precedentemente interni», e oggi potremmo aggiungere che è anche un modo di sfruttare le conoscenze delle nuove figure professionali nonché di usufruire di tecnologie altrimenti non disponibili. E questo è solo uno dei motivi, afferente alla sfera economica, che possono consigliare di rivolgersi all'esternalizzazione, insieme con la possibilità di ridurre i costi fissi; l'ALA nel ricorso all'outsourcing individua anche fattori d'ordine politico e ideologico, che, volendo, possono tradursi comunque in vantaggi di tipo economico. Il punto più importante della questione, e il più delicato, risiede nella scelta delle attività da esternalizzare. Per ottenere risultati positivi, l'azienda o l'ente dovrebbe saper distinguere il proprio core business dalle attività non essenziali e affidare all'esterno solo queste ultime.
Ciò significa che il personale interno deve farsi trovare pronto ad accettare nuove competenze e responsabilità gestionali ed organizzative (Nerio Agostini, consulente gestione biblioteche). Nella fattispecie, anche alla luce del nuovo ordinamento professionale, acquistano rilevanza tanto il ruolo specialistico del bibliotecario e degli assistenti di biblioteca quanto l'esigenza che all'interno degli enti esista un management in grado di valorizzare e far riconoscere tale ruolo. Difatti, anche la recente normativa nazionale, nell'individuare svariate forme associative e gestionali dei servizi pubblici, delinea l'immagine di un Ente pubblico "moderno" con un ruolo sempre più programmatico e di controllo, che può scegliere di lasciare ad altri la fornitura di servizi che dovranno essere caratterizzati da tempestività, efficienza ed economicità, lasciando uno spazio sempre più residuale alla gestione diretta.
Ma non è solo l'innovazione amministrativa che spinge le biblioteche al cambiamento (Claudio Leombroni, Servizio informatica e biblioteche della Provincia di Ravenna). Sollecitazioni arrivano dalla continua innovazione tecnologica e dalle aspettative degli utenti, ai quali - tra l'altro - anche le "nuove" teorie economico-aziendali attribuiscono un ruolo sempre più centrale. E dato che l'outsourcing si pone proprio nel mezzo della forbice rappresentata dalle biblioteche pubbliche e dalle prospettive degli utenti, non si può prescindere da un adeguamento organizzativo, basato sull'individuazione di quelle funzioni e processi che costituiscono il core business delle biblioteche. È raccomandabile, pertanto, che la biblioteca si doti di personale che sia in grado di monitorare e gestire le policies, che sappia monitorare e gestire i contratti di outsourcing e soprattutto che definisca obiettivi che siano misurabili.
Le stesse imprese di servizi richiedono la maggiore chiarezza possibile ai committenti dei lavori (Gigliola Marsala, AsPIDI). Le aziende "serie" sono dotate di organigrammi completi, in grado di far fronte a commesse sempre più articolate, che spesso richiedono non solo il servizio di catalogazione, ma la gestione completa di intere biblioteche. L'impresa privata chiede capitolati tecnici chiari sul risultato quanto sul genere di servizio e controlli periodici del lavoro (e quindi della capacità dell'azienda) che tutelino entrambi i committenti e garantiscano risultati soddisfacenti.
La questione si fa tanto più delicata quanto maggiore è la diffusione dell'attività dei privati nelle biblioteche, come avviene - ad esempio - in Sardegna. Nell'isola, (Bruno Marongiu, Cooperativa per i servizi bibliotecari di Nuoro) il ricorso all'outsourcing ha assunto in 15 anni un peso assai rilevante per tipologia e quantità dei servizi e ha raggiunto dimensioni ragguardevoli anche sotto l'aspetto economico-finanziario (all'incirca 6.600.000 Euro, per 25 tra cooperative e società con 210 occupati in 220 biblioteche). I consistenti finanziamenti che la Regione Sardegna eroga agli enti locali per il pagamento degli stipendi del personale esterno, ma anche per l'acquisto dei libri, hanno incentivato notevolmente il ricorso all'outsourcing degli enti locali. Il rovescio della medaglia è che molti enti sviluppano una percezione della biblioteca come elemento "altro", accessorio, piuttosto che sostanziale. Sarebbe invece auspicabile che gli enti intervenissero più attivamente nella gestione dei servizi di informazione progettando, partecipando ai finanziamenti e, oggi, applicando il nuovo contratto cultura.
Il Contratto collettivo nazionale per i lavoratori del settore culturale (Roberto Grossi, Segretario generale Federculture) rappresenta un fattore fondamentale per la valorizzazione delle risorse professionali e giunge proprio nel momento in cui, finalmente, l'Italia ha dato un riconoscimento normativo ai servizi culturali (art. 35 della Finanziaria 2002) che contempla numerose forme di affidamento esterno. Con questo strumento, si apriranno grandi possibilità per le tutte le imprese del settore, per andare verso la creazione di un mercato del lavoro culturale omogeneo.
Una maggiore conoscenza degli strumenti amministrativi unita a uno stile gestionale orientato alla qualità sono i presupposti necessari per la costruzione di un cospicuo rapporto tra committente e impresa (Sergio Conti, Settore Cultura del Comune di Monza). Nel caso specifico, al responsabile della biblioteca serve oggi anche una raffinata competenza giuridico-amministrativa, che gli permetta di scegliere opportunamente tra la vasta gamma di strumenti (appalti, concessioni, convenzioni) e di forme di selezione degli operatori (pubblico incanto, licitazione privata, appalto concorso, trattativa privata) prospettate dal nuovo quadro normativo.
Un valido strumento per la valutazione della qualità e l'affidabilità delle imprese e dei servizi è rappresentato dalle norme internazionali UNI EN ISO 9000, 9001 e 9004 (Mario Pettinicchio, Ente nazionale italiano di unificazione). In particolare, le ISO 9001 e 9004 forniscono due modelli integrati e complementari di sistemi di gestione per la qualità, applicabili a tutte le organizzazioni, e - dunque - anche alle biblioteche, orientati al miglioramento dei livelli delle prestazioni offerte.
Un gruppo di lavoro costituito da rappresentanti dell'UNI, dell'AIB, della Biblioteca nazionale centrale di Firenze, dell'Università di Sassari, della "Bocconi" e della "Cattolica", ha prodotto, e presenterà ufficialmente, molto presto, le Linee guida per lo sviluppo e l'adozione di un sistema di gestione per la qualità nelle biblioteche (Elisabetta Pilia, AIB), uno strumento operativo studiato ad hoc e sviluppato sulla base del modello fornito dalle tre norme ISO 9000, 9001 e 9004 che indirizzerà le biblioteche all'uso più adeguato delle norme internazionali verso l'applicazione del sistema qualità, ma che fornisce una valida guida dedicata anche alle biblioteche che, più semplicemente, mirano ad una riorganizzazione. Sulla base dei modelli proposti dalle ISO, infatti, le linee guida ricostruiscono, mediante un diagramma ad albero, la struttura dei processi che costituiscono le attività fondamentali, in cui ogni biblioteca può riconoscere le proprie e indirizzano la nuova organizzazione verso la soddisfazione, non solo del "cliente", ma di tutti gli stakeholders, personale, organizzazione di appartenenza, comunità di riferimento, fornitori, ecc., che verrà infine valutata non soltanto dalla stessa organizzazione, ma anche dai clienti e dagli stakeholders e dagli enti certificatori.
Per gli archivi (Maria Emanuela Marinelli, Gruppo di studio sull'outsourcing dell'ANAI) è già disponibile sul sito dell'amministrazione archivistica il documento intitolato L'outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per operare una scelta (http://www.archivi.beniculturali.it/divisione_III/outsourcing/outsourcing_indice.html) prodotto dal lavoro di un gruppo di studio nato sotto gli auspici dell'ANAI, della Direzione generale per gli archivi e di sei società di records management. Il documento è suddiviso in moduli, utilizzabili separatamente, e contiene - tra l'altro - un modello di contratto di outsourcing archivistico e un Glossario che garantisce un linguaggio univoco, condiviso e accettato da tutte le parti interessate. Infatti, per la buona riuscita di qualsiasi progetto d'intervento è indispensabile identificare esattamente il problema che si intende risolvere, l'oggetto su cui si intende operare, l'obiettivo che si intende raggiungere e quindi le attività necessarie per il suo raggiungimento.
Le esperienze concrete del SBA fiorentino (Laura Vannucci, Sistema bibliotecario d'ateneo, Università di Firenze) portano a rilevare che lo sviluppo di alcuni servizi o processi e la riduzione o il contenimento dei costi sono le motivazioni più frequenti che stanno alla base, da un lato, della cooperazione fra sistemi bibliotecari e, dall'altro, dell'outsourcing. Il ricorso all'esternalizzazione nel SBA si rende necessario per lo più quando la forza lavoro interna non è quantitativamente sufficiente a erogare un servizio a breve periodo o quando si preferisce impiegarla in attività più qualificate, cedendo all'esterno lo svolgimento di procedure standardizzate e facilmente valutabili o, ancora, quando si intende realizzare un prodotto altamente innovativo che richieda competenze tecniche assenti all'interno e difficilmente acquisibili in breve tempo. L'outsourcing, infatti, pur non rappresentando un valore di per sé - se opportunamente utilizzato - è uno strumento potente per la crescita dell'università nello svolgimento dei suoi compiti istituzionali.
Biblioteche come le Nazionali (Natalia Santucci, Ufficio Marketing della Biblioteca nazionale centrale di Roma), per parte loro, sono spinte verso l'outsourcing dall'evoluzione della loro mission, che - a livello mondiale, oramai - le sospinge sempre più verso l'esterno, aggiungendo ai "classici" fini istituzionali di catalogazione, tutela e conservazione del patrimonio bibliografico nazionale, il compito di diffondere, e non più solo testimoniare, la cultura di un paese. La rigidità normativa, che costringe alcune biblioteche nazionali, impedisce talvolta di incrementare, in modo snello e rapido secondo le necessità contingenti, le unità di personale di ruolo. Dall'altro canto, la maggiore facilità di procurarsi finanziamenti, tramite il fund raising o le sponsorizzazioni, spinge verso l'outsourcing. Risulta evidente, dato il ruolo esemplare che le biblioteche nazionali rivestono, che esse particolarmente debbano mantenere il più stretto controllo sull'affidamento all'esterno dei servizi o le attività ceduti all'esterno, quando questo interessi le attività istituzionali di catalogazione o tutela e conservazione del patrimonio documentario, per quanto l'esternalizzazione sia preferibilmente riservata al recupero del retrospettivo o alla catalogazione di piccoli fondi ricevuti per donazione o ad altre attività non predominanti. Anche la gestione dei servizi aggiuntivi previsti dalla legge Ronchey (fotoriproduzione, caffetteria, ecc.), per i quali si può parlare di outsourcing in senso più stretto, non può comunque prescindere da una strettissima sorveglianza e da un buon accordo iniziale tra le parti.
L'esperienza della Catalogna (Adela D'Alos-Moner, Col-legi official de Bibliotecaris de Catalunya) ci mostra come l'approccio all'outsourcing possa e debba essere piuttosto attivo, che passivo. Se, infatti, le nuove tecnologie impongono alle biblioteche ed ai bibliotecari un passo sempre più serrato, il ricorso all'outsourcing rappresenta certo una soluzione per l'immediato, ma deve implicare anche un ripensamento del proprio ruolo ed un adeguamento alle nuove competenze richieste per il futuro. L'outsourcing consente di provare senza rischiare troppo, ma deve essere utilizzato come strumento per la sperimentazione di nuovi processi e/o servizi, prima di integrarli nei ruoli fissi, per la realizzazione di lavori od eventi particolari, ma non per sostituire a lungo termine "nuove" figure professionali che evidentemente si configurano come utili, se non addirittura necessarie.
In Sardegna (Paola Bertolucci, Direttore del Servizio beni librari della Regione autonoma della Sardegna), trent'anni di interventi regionali a sostegno delle biblioteche hanno ottenuto il positivo e lodevole risultato di aver più che decuplicato il numero delle biblioteche di ente locale presenti sul territorio, di averle organizzate in sistemi, di aver formato personale altamente specializzato, di aver agevolato l'impiego dei giovani e delle donne, contribuendo per l'80% al pagamento degli stipendi del personale esterno. Tutto questo ha generato, però, nell'isola una situazione un po' anomala: attualmente in Sardegna, si registra una percentuale di personale esterno pari quasi al 50%, perché spesso gli enti locali non assumono, e talvolta cancellano, il personale di ruolo. La tendenza è dunque, oggi, di coinvolgere maggiormente gli enti locali, all'interno di linee d'azione condivise, nel rispetto del binomio autonomia e integrazione, perché anche l'outsourcing sia veramente ed effettivamente una risorsa.
Prima di concludere, ricordiamo che si è svolto in sessione separata un incontro sulle biblioteche scolastiche, nel quale sono stati presentati i primi risultati di un'indagine conoscitiva sui servizi di biblioteca nelle istituzioni scolastiche della Sardegna (Laura Mureddu, Referente regionale della Commissione nazionale biblioteche scolastiche e Claudia Valz-Spuret, Ufficio Formazione e sperimentazione del CSA di Sassari), indagine svolta per mezzo di un questionario elaborato dal Gruppo di lavoro sulla biblioteca scolastica dell'AIB Sardegna ed inviato dal Centro servizi amministrativi di Sassari su incarico della Direzione scolastica regionale.
Altre relazioni hanno evidenziato come la biblioteca scolastica debba orientarsi a essere anche il centro di documentazione multimediale dell'attività dell'istituzione scolastica (Paolo Odasso, Coordinatore della Commissione nazionale Biblioteche scolastiche) e quali possano essere i passi per un equo riconoscimento della figura del bibliotecario scolastico (Fabrizio Melchiori, Referente biblioteche scolastiche dell'Osservatorio Lavoro AIB).
robertalaconi@tiscali.it
LACONI, Roberta. La biblioteca tra pubblico e privato: l'outsourcing e la gestione dei servizi bibliotecari. «AIB Notizie», 14 (2002), n. 6, p. 15-17.
Copyright AIB, ultimo aggiornamento 2002-06-26 a cura di Franco Nasella
URL: https://www.aib.it/aib/editoria/n14/02-06laconii.htm