[AIB]AIB Notizie 5/2002
AIB-WEB | AIB Notizie | Sommario fascicolo 6/2002


Sistemi bibliotecari di ateneo:
prospettive per un coordinamento

incontro con Elisabetta Pilia
a cura di Serafina Spinelli

Elisabetta Pilia, oltre che componente del Comitato esecutivo nazionale dell'AIB, è responsabile del Coordinamento dei servizi bibliotecari dell'Università di Sassari e coordinatore nazionale dei Centri di documentazione europei italiani.


Elisabetta, in questo primo anno e mezzo di attività la CNUR ha toccato più volte il tema dell'evoluzione organizzativa e delle prospettive di coordinamento dei Sistemi bibliotecari universitari. La prima occasione di riflessione è stata un incontro sull'"Evoluzione dei sistemi di cooperazione bibliotecaria" organizzato dalla Sezione Marche dell'AIB, che ci ha consentito di proporre un'analisi - seppure svolta a grandi linee - del fenomeno dei sistemi bibliotecari di Ateneo in quanto fattispecie tipica della cooperazione universitaria, e di cercare di leggerne il percorso evolutivo al fine di capire se e come stiamo andando verso quello che potremmo chiamare un "sistema bibliotecario accademico nazionale", oppure se stiamo invece, dopo un breve sforzo di affermare una visione sistemica, tornando ad un modello di forti autonomie. La seconda è stata il seminario "I sistemi bibliotecari di Ateneo fra coordinamento e innovazione", organizzato all'interno di Bibliocom 2001, del cui Comitato scientifico sei stata componente assieme a Luca Bardi ed a me, e una terza sarà l'incontro che si svolgerà a Roma il 21 di questo mese, organizzato dalla CNUR in collaborazione con la LUMSA e la Sezione laziale dell'AIB, intitolato "I sistemi bibliotecari d'Ateneo tra realtà e prospettive". In entrambi gli incontri già svolti, abbiamo cercato di riflettere sugli attuali elementi di forza ma anche su alcuni segnali di debolezza dei sistemi bibliotecari, di esemplificare alcuni dei molti fronti sui quali stanno lavorando, rispetto ai quali la misura del singolo sistema bibliotecario d'ateneo non sembra più sufficiente a fronteggiare l'insieme dei fronti aperti e si vanno moltiplicando i casi di cooperazione "ad hoc".
Qual è la tua opinione rispetto alla situazione che abbiamo così sinteticamente delineata? Proverò a farti "una per volta" una serie di domande, per cercare di evidenziare punti di forza e di debolezza e di tracciare una nostra ipotesi di ulteriore percorso.

Cominciamo con gli aspetti normativi ed organizzativi: nel corso degli anni Novanta la maggior parte degli atenei italiani ha perseguito un riassetto organizzativo delle proprie strutture bibliotecarie entro un quadro sistemico, e ha istituito organi e ruoli di coordinamento. Tuttavia ancora oggi vi sono diversi atenei che non hanno affatto intrapreso questo percorso, mentre altri lo considerano un'esperienza già matura e si dispongono piuttosto a cercare nuovi assetti. Pensi che bisognerebbe stimolare il cambiamento almeno nelle realtà meno dinamiche? Cosa si potrebbe fare in questo senso?
Prima di ogni altra considerazione penso che occorra prendere atto del fatto che nel panorama italiano gli ultimi quindici anni hanno visto le biblioteche delle università protagoniste di un notevolissimo sviluppo, di interessanti sperimentazioni e di ingenti investimenti, e che queste biblioteche si presentano oggi alla generale riflessione professionale come tra i più stimolanti laboratori per la realizzazione di servizi ad alto contenuto tecnologico e orientati agli utenti.
La situazione organizzativa e normativa è molto variegata. È vero che complessivamente la scelta organizzativa che si è andata affermando negli ultimi dieci anni è quella di tipo sistemico, ma è anche vero che questa scelta ha avuto risvolti concreti di fatto solo nel 35% circa delle nostre università.
Ci sono atenei in cui il sistema bibliotecario, pur sancito negli Statuti, non ha avuto un regolamento attuativo o non è stata formalmente istituita una funzione di coordinamento delle biblioteche, per cui il sistema non è che una mera affermazione di principio. In questi casi, talvolta, le attività dei coordinatori si sostanziano esclusivamente in consulenze occasionali ai rettori o ai direttori amministrativi, senza effettiva e riconosciuta possibilità di incidere sull'assunzione delle decisioni finali. Ci sono, poi, altre realtà, in cui si comincia solo ora a prendere in considerazione il sistema come possibile soluzione all'esigenza di razionalizzare e riorganizzare le biblioteche, spesso molto frammentate e talvolta di dimensione così ridotte da impedire qualsiasi economia di scala.
La mia impressione è che i sistemi siano decollati ed esprimano le più ampie potenzialità soprattutto in quelle università in cui la cultura organizzativa dell'ateneo abbia saputo correttamente coniugare le due funzioni fondamentali, di indirizzo politico-scientifico da una parte e di gestione dall'altra, assegnando alla componente accademica e a quella tecnico-amministrativa distinti compiti e responsabilità, e in cui, conseguentemente, anche nell'ambito delle biblioteche siano stati istituiti uffici centrali di coordinamento affidati ai tecnici che si sono consapevolmente assunti oneri e responsabilità dirette di gestione.
Credo, però, che anche in queste condizioni favorevoli di contesto e di clima organizzativo, abbiano inciso la capacità di iniziativa e la credibilità professionale di quei coordinatori che hanno lavorato, spesso superando ostacoli e diffidenze degli organi accademici e talvolta di altri colleghi, riuscendo a dare contenuto e concretezza al ruolo di coordinamento. In queste situazioni in genere le biblioteche hanno acquisito visibilità ed importanza, da cenerentole degli atenei sono assurte in molti casi alla dignità di servizi essenziali e strategici sui quali, a fronte di risultati e migliori servizi per gli utenti, si investe in professionalità, tecnologia e risorse umane.
Penso che i differenti assetti raggiunti dai sistemi e dalle biblioteche siano, nel bene e nel male, il frutto dell'autonomia delle università, grande e irrinunciabile principio, che tuttavia, specie per le realtà meno dinamiche o più periferiche rischia ancora di rappresentare un freno piuttosto che un volano. Occorre sicuramente ancora lavorare per incoraggiare il cambiamento in molte sedi e sarebbe estremamente auspicabile che la CRUI, a livello istituzionale, pur nel rispetto delle scelte di ciascun ateneo, non rinunci anche ad un ruolo di stimolo e di orientamento e che l'AIB, a livello professionale, continui a promuovere occasioni di confronto, e quindi di crescita, tra tutte le realtà. Non esistono ricette di buona organizzazione o modelli organizzativi da copiare, tuttavia la riflessione e la condivisione delle esperienze, soprattutto delle best practices, può costituire sicuramente un punto di riferimento per quegli atenei che vogliano intraprendere una riorganizzazione delle biblioteche ed elevare il livello qualitativo di offerta dei propri servizi, tanto più che i budget continuano a decrescere, la competizione tra atenei diventa più serrata, e specie, per le piccole realtà, le iscrizioni degli studenti rappresentano una delle poche entrate certe.
Per quanto riguarda le realtà dei sistemi bibliotecari di più lunga tradizione, mi pare che nel complesso le esperienze fin qui realizzate abbiano prodotto importanti risultati sia nella razionalizzazione delle risorse che nella uniformità delle procedure e degli accessi ai servizi da parte degli utenti, e abbiano, spesso, consentito il raggiungimento di standard di qualità in tutte le biblioteche del sistema. Contemporaneamente, mi pare si debba rilevare che da qualche anno i sistemi più consolidati hanno evidenziato che la dimensione di ateneo è insufficiente a rispondere adeguatamente alla complessità dei problemi a cui essi sono chiamati. Si sta facendo strada, infatti, specie in seguito alla centralizzazione a livello di ateneo di alcuni servizi, come la gestione dei cataloghi di ateneo o delle risorse elettroniche, la necessità di ampliare i confini della cooperazione e del coordinamento a livello interuniversitario, sia per trovare comuni e più avanzate soluzioni, sia per aprirsi al confronto e allo scambio con modelli, metodi e scelte adottate anche dalle università straniere.

L'esperienza del Gruppo di ricerca sulla Misurazione e valutazione delle biblioteche universitarie dell'Osservatorio per la valutazione del sistema universitario del MURST ha stimolato in questi ultimi anni nuove elaborazioni ed applicazioni di metodi e tecniche di monitoraggio e valutazione. Non emerge a questo punto l'opportunità di una funzione di orientamento a livello nazionale che sensibilizzi all'autovalutazione, che fornisca strumenti per la condivisione e il confronto, che garantisca il raccordo con le iniziative di ambito internazionale?
Sicuramente la sensibilità verso la valutazione è aumentata sia in virtù del fatto che le biblioteche sono oggetto di monitoraggio da parte del Ministero e dei nuclei di valutazione, sia in quanto negli ultimi dieci anni nelle università, come del resto in tutte le amministrazioni pubbliche, si è affermata una nuova cultura orientata all'innovazione, al risultato e alla qualità del servizio in funzione degli utenti. Molte università, anche grazie al lavoro del Gruppo che tu citavi e all'attività dell'AIB nella diffusione e nell'adattamento al contesto italiano dei principali standard internazionali di valutazione, hanno autonomamente attivato sistemi e pratiche di monitoraggio. Non esiste tuttavia ancora a livello nazionale un raccordo fra le diverse metodologie di rilevazione fin qui elaborate, se si eccettua il lavoro del GIM (Gruppo interuniversitario per il monitoraggio) che rappresenta però solo una decina di atenei del Centro-Nord. Resta aperta l'esigenza di diffondere tecniche e strumenti di misurazione e valutazione presso tutti gli atenei del nord, del sud e delle isole, magari accompagnati da interventi formativi di supporto esportabili in diverse sedi. Resta aperta l'esigenza di uniformare i metodi delle rilevazioni quantitative per garantire uniformità e comparabilità dei dati a livello locale, nazionale e internazionale, e di allargare la sfera della valutazione anche alla qualità e alla soddisfazione degli utenti. In sostanza anche in questo ambito la situazione italiana si presenta un po' a macchia di leopardo e ancora tante università faticano a fornire i dati richiesti ogni anno dal Comitato nazionale di valutazione per non parlare di quelli richiesti dalle indagini europee, ad esempio da Libecon. Non tutti gli atenei hanno sistemi strutturati e informatizzati per la raccolta e la gestioni delle informazioni sui flussi e sulle prestazioni. Manca ancora, ed è necessaria, una funzione autorevole di orientamento e di supporto, sia da parte del Ministero che della CRUI che, raccordandosi, nel rispetto dei differenti ruoli e dell'autonomia delle università, potrebbero farsi promotori della sensibilizzazione alla cultura della valutazione e facilitare la condivisione e il confronto tra tutte le sedi universitarie, incoraggiando per esempio, per quel che riguarda in particolare la rilevazione dei dati quantitativi, l'implementazione un sistema informativo nazionale in cui siano definite almeno le misure principali da raccogliere annualmente. Tali esigenze, segnalate anche nel corso del Seminario sui sistemi bibliotecari organizzato a Bibliocom 2001, sono state in parte raccolte dalla CRUI, la quale, nell'ambito della Commissione dei delegati rettorali per le biblioteche, ha istituito un apposito gruppo di lavoro che ci auspichiamo possa almeno in parte centrare qualcuno di questi obiettivi.

Nonostante che, almeno nei contesti più maturi, i sistemi bibliotecari siano luoghi di forte innovazione tecnica, organizzativa e gestionale, in nessun ateneo sono state dedicate al coordinamento figure di tipo dirigenziale, e solo in pochissimi casi è stato attivato un contratto di incarico dirigenziale. In generale, la figura del coordinatore è male intesa non solo dagli organi accademici ma anche dalle stesse rappresentanze di categoria, tanto che il nostro attuale contratto di lavoro sostituisce le figure dei coordinatori con quelle dei lavoratori di "elevata professionalità", le cui caratteristiche sembrano venire incontro più alle esigenze dei membri di una comunità scientifica che non a quelle di gestori di un insieme coordinato di servizi. Ci sono segnali di cambiamento su questo fronte?
La "trovata" delle elevate professionalità per inquadrare i coordinatori e i coordinatori generali sembra, a mio avviso, rispondere all'esigenza di inquadramento del personale dell'area tecnica più che di quello dell'area delle biblioteche e all'esigenza, contrastata da molti, di non schiacciare sulla fascia "D" i livelli più alti del precedente contratto di lavoro. Tuttavia a me non sembra che le "elevate professionalità" delineate vadano maggiormente incontro alle esigenze di una comunità scientifica, piuttosto è nello spirito di questo contratto indicare per ogni livello, compresi i più elevati, solo i requisiti generali (margini di autonomia, rilevanza interna/esterna, livello di professionalità, ecc.) di ogni profilo senza indicare volutamente contenuti e specificità delle mansioni del personale di ciascuna area. Ancora una volta, se riteniamo di trovarci di fronte ad un contenitore vuoto di cui sono noti solo i paletti, penso stia a ciascuno di noi, o a ciascuna università, delineare il contenuto professionale dei vari livelli, tanto più che, come recita il contratto, all'interno di una qualifica sono esigibili tutte le mansioni. Molta parte delle possibilità offerte dal contratto è infatti demandata alla singola amministrazione tanto che l'applicazione è stata differente da una sede all'altra. Circa la confusione da parte degli organi accademici o delle rappresentanze di categoria sulla figura dei coordinatori, mi convinco sempre di più che la percezione del nostro ruolo, anche in questo caso, dipenda molto da noi stessi, e cioè dalla nostra capacità e disponibilità ad assumerci delle responsabilità dirette, a raggiungere risultati contrattando risorse e tempi senza rinunciare all'esercizio della nostra specifica professionalità e lavorando in sinergia con la componente accademica, studentesca ed amministrativa. Sono convinta che non sia sufficiente o necessario che un contratto di lavoro per un intero comparto dica esaurientemente cosa e come dobbiamo fare, come sono convinta che non sia sufficiente per esercitare una funzione limitarsi ad affermare quello che dovremmo e sapremmo fare, se... Sarò forse un po' troppo pragmatica, ma penso che anche nelle situazioni più difficili in cui stenta ad essere riconosciuta la specificità della nostra professione, dovremmo osare un tantino di più, dimostrare di avere capacità propositiva e di soluzione dei problemi e non aspettare che altri decidano per noi e per le biblioteche.
I sistemi bibliotecari di ateneo, dove siano effettivamente tali, sono strutture molto complesse ad alto contenuto specialistico e la cui gestione richiede profili professionali articolati in cui la competenza specifica sia completata da qualità, capacità e saperi tipicamente manageriali. Forse è sulla base della sfaccettatura e dell'articolazione di questa figura professionale che alcune università, credo cinque in Italia, hanno attribuito funzioni dirigenziali ai responsabili del coordinamento dei sistemi, cogliendo da una parte l'importanza della funzione dei servizi informativi e documentari a valore aggiunto per la qualità della ricerca e della didattica e, dall'altra, la necessità di assegnarne la gestione a professionisti adeguatamente inquadrati e meglio retribuiti. Per questi coordinatori, che hanno sottoscritto contratti di tipo privatistico a termine come un qualsiasi libero prestatore d'opera con un'azienda che operi con logiche di mercato, è una bella e stimolante scommessa: significa accettare di lavorare in situazioni forse meno protette, rispetto a quelle a cui l'impiego pubblico ci ha abituati, di essere valutati annualmente e concretamente sulla base dei risultati e di fare altro se non ci si dimostra all'altezza. Significa imparare a lavorare senza paracadute assumendosi in prima persona responsabilità dirette di organizzazione e di gestione, trasformando i problemi che non mancano mai in opportunità di cambiamento e di miglioramento. Significa imparare ogni giorno e non annoiarsi mai.
Per gli altri coordinatori qualche novità potrebbe venire dal disegno di legge governativo, attualmente in discussione, "Disposizioni per il riordino della dirigenza statale e per favorire lo scambio di esperienze e l'interazione tra pubblico e privato" che prevederebbe una vigedirigenza e dirigenza anche per il personale dell'area biblioteche inquadrato negli ex IX e X livelli.

Molti fra i nostri sistemi bibliotecari stanno affrontando in questo momento sfide di grande rilievo per il mondo dell'alta formazione e della ricerca: cito a puro titolo esemplificativo le problematiche legate alla transizione verso le "biblioteche digitali", e quelle portate dai mutamenti del "mercato dell'informazione" dovuti all'evoluzione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Entrambe necessitano più che mai di forme di cooperazione e di coordinamento: per gli acquisti di risorse, per i piani di digitalizzazione, per la messa in opera delle tecnologie, per la conservazione, per l'informazione digitale dinamica e l'e-publishing, per la formazione degli utenti, e così via, e non solo a livello di singolo ateneo, ma anche a livello interuniversitario, nazionale, internazionale. È arrivato il momento di tentare la transizione dalla cooperazione occasionale, finalizzata alla risoluzione di singoli problemi, a forme più stabili di coordinamento fra sistemi, e se sì, come?
Come si diceva prima, la complessità delle problematiche che hai ora elencato è tale per cui non possono trovare una risposta a livello di ateneo. In qualche modo ancora una volta la dimensione globale della conoscenza, il mercato digitale, la gestione delle risorse finanziarie, i bisogni molteplici di apprendimento continuo dei nostri utenti e di quelli remoti ci impongono scelte e risposte che un solo ateneo anche il più ricco e meglio organizzato non è in grado di dare da solo. La mia esperienza di coordinatore della rete italiana dei centri di documentazione europea mi ha dato modo di constare che in altri paesi europei la cooperazione interuniversitaria è una strada battuta da tempo. In Italia questo modo di lavorare è meno consueto e consolidato anche se la cooperazione ad hoc - come tu l'hai chiamata - sta facendo grandi passi, specie quando protagonisti dell'azione sono proprio i sistemi bibliotecari. Importante in questo senso credo sia l'esperienza di CIPE, che fondato sull'aggregazione dei sistemi e nato soprattutto per promuovere negoziazioni per l'acquisizione di risorse elettroniche, sta maturando metodi e forme di lavoro cooperativo che hanno interessanti e significative ricadute sull'insieme delle attività organizzative e gestionali di ogni sede aderente. Certo permane a mio avviso la necessità di rendere stabili e più estese a tutto il territorio nazionale questo tipo di esperienze e credo vada data maggiore forza e ulteriori occasioni a quel "coordinamento nazionale dei sistemi bibliotecari", di cui parlammo a Bibliocom 2001, come struttura di raccordo tra tutte le esperienze organizzative degli SBA italiani con gli obiettivi non ancora raggiunti di veicolare informazioni ed esperienze, di confrontare la situazione italiana con le più avanzate esperienze accademiche internazionali, di promuovere iniziative di formazione professionali elevate.

Sistemi bibliotecari di ateneo: prospettive per un coordinamento. Incontro con Elisabetta Pilia. «AIB Notizie», 14 (2002), n. 6, p. III-V.
Copyright AIB, ultimo aggiornamento 2002-06-26 a cura di Franco Nasella
URL: http://www.aib.it/aib/editoria/n14/02-06pilia.htm

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