[AIB]AIB Notizie 8/2002
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Catalogazione retrospettiva all'università di Milano

Giuliana Giustino

Il progetto di catalogazione retrospettiva avviato nel giugno 1999 dall’Università degli studi di Milano è stato completato il 30 marzo 2002.
Tale progetto aveva l’obiettivo di rendere disponibile in linea l’informazione sull’intero patrimonio librario dell’Ateneo tramite la conversione in formato elettronico di 570. 000 schede cartacee.
Il progetto si presentava molto complesso: da un punto di vista tecnico, per l’elevata quantità di notizie bibliografiche da recuperare, per l’eterogeneità del materiale e delle diverse “tradizioni catalografiche”, i differenti sistemi di collocazione, la necessità di perseguire una certa uniformità attraverso criteri metodologici e regole definite; da un punto di vista organizzativo, per la dislocazione del materiale bibliografico in numerose biblioteche, per la necessità di organizzare un’efficace attività di preparazione delle schede e controllo dei record e coordinare il personale delle diverse biblioteche coinvolte nel progetto.
A monte, per valutare la metodologia più efficace, grazie anche a un esame della letteratura specifica e al confronto con esperienze straniere, erano state analizzate varie ipotesi, con un accurato vaglio di vantaggi e svantaggi: “scannerizzazione” delle schede; cattura da database internazionali; immissione dei dati in archivio locale (con successiva conversione UNIMARC ed esportazione nell’OPAC); immissione dei dati in SBN.
Alla disamina finale, il rapporto costi/tempi/benefici ha evidenziato un netto vantaggio a favore del recupero in SBN grazie all’alto tasso di notizie “catturabili” (ossia già presenti nell’indice SBN) e all’utilizzo del software di catalogazione veloce RAP (realizzato dall’Università degli studi di Padova) in grado di diminuire i tempi d’immissione delle notizie.
Le altre ipotesi erano state scartate per gli interventi a posteriori che si prevedeva molto onerosi:
– nel caso di utilizzo dello scanner, le schede poco leggibili avrebbero dato luogo a numerosi errori e a riconoscimenti errati dei caratteri;
– nel caso di cattura da database internazionali, per la necessità di tradurre i soggetti dall’inglese e di correggere le intestazioni da uniformare.
Inoltre queste due modalità avrebbero dato vita a un archivio a parte rispetto a quello del materiale corrente SBN (che non possiede meccanismi di importazione), con tutte le conseguenze immaginabili. L’archivio del pregresso insieme a quello corrente (SBN) avrebbero poi dovuto confluire nel medesimo OPAC comportando la necessità di risolvere le incoerenze e le duplicazioni.
Effettuare il recupero in SBN, invece, oltre alla creazione di un unico archivio per il materiale corrente e pregresso, avrebbe consentito il controllo contestuale dei dati al momento dell’inserimento in Indice garantendone la coerenza e l’uniformità.
Nella fase preliminare si è reso necessario un intenso lavoro di coordinamento da parte della Divisione biblioteche per le seguenti operazioni: sopralluoghi presso le biblioteche, esame dei cataloghi e delle loro peculiarità, indicazione di metodologie operative e catalografiche; valutazioni accurate (tramite test) dei tempi d’inserimento e della produttività media delle postazioni di lavoro; interventi sui cataloghi e individuazione di linee-guida per i catalogatori.
La fase operativa vera e propria (ovvero, quella relativa all’inserimento dei record bibliografici nell’archivio SBN) è stata appaltata a una ditta esterna (CAeB, cooperativa archivistica e bibliotecaria) cui l’Università degli sudi di Milano ha messo a disposizione 20 stazioni di lavoro SBN attive per circa 10 ore al giorno, sulle quali si sono alternati giornalmente circa 40 catalogatori esperti.
Sono state quindi recuperate 570.000 schede appartenenti a diversi ambiti disciplinari.

Ambito disciplinarenumero schedeincidenza percentuale
Lettere e Giurisprudenza431.80075,7%
Agraria48. 5008,5%
Scienze politiche9.9001,7%
Medicina Veterinaria16. 4002,9 %
Scienze della Terra28.1004,9%
Biologia12. 9002,3%
Medicina del lavoro3. 3000,6 %
Matematica19.1003,4%
TOTALE570.000 (ca.10.000 libri antichi)100


Il bilancio è senz’altro positivo: in soli 34 mesi si è realizzato uno dei più cospicui recuperi sinora effettuati in Italia. Con le 570. 000 notizie catalogate, l’intero patrimonio librario delle biblioteche dell’ateneo è accessibile online.
Inoltre, grazie alla completezza delle schede originarie – di cui sono stati recuperati tutti gli accessi – al controllo effettuato sul 10% dei record inseriti (con applicazione di penali nel caso di superamento delle percentuali d’errore concordate) e alla messa a disposizione da parte della CaEB di catalogatori esperti, si è riusciti a ottenere una buona qualità dei dati.
I costi sostenuti, seppure ingenti, sono stati in linea con gli standard internazionali: il costo unitario è stato di Euro 2,06 (+ IVA) a scheda.
Certamente l’impatto dell’intera operazione sul lavoro corrente è stato notevole e ha riguardato le diverse fasi del lavoro: preparazione (selezione schede, integrazione dati mancanti); supporto durante l’esecuzione dei lavori (soluzione di problemi catalografici non risolvibili con il solo esame della scheda); controllo sul lavoro effettuato dalla ditta.
Non bisogna inoltre sottovalutare l’impatto che l’introduzione di una tale quantità di dati può avere sulla capacità di memoria e sull’efficienza dei programmi utilizzati. Una valutazione a sé stante è invece opportuna per il materiale antico. Anche se l’entità di tale materiale nei confronti dell’intero progetto è stata molto limitata (solo 10. 000 notizie) abbiamo però rilevato che la catalogazione retrospettiva di tale materiale è particolarmente gravosa in termini di ricaduta sul lavoro di supporto per la necessità di controllare tutte le notizie, per le verifiche frequenti sui repertori e le continue rettifiche. Consigliamo quindi per il materiale antico un trattamento a parte.
La cooperazione interistituzionale tra i tre enti coinvolti nel progetto: Università degli studi di Milano (finanziamento, organizzazione, gestione), Università di Padova (realizzazione software RAP), Regione Lombardia (contributo finanziario) ha dato i suoi buoni frutti.
Grazie, poi, alla catalogazione nell’Indice SBN, le biblioteche che si accingono ad affrontare recuperi siffatti, in particolare quelle delle università, troveranno già catalogato gran parte del proprio patrimonio bibliografico.
Per eventuali approfondimenti tecnici si rinvia all’articolo: Alessandro Emilio, Il recupero del pregresso presso l’Università degli studi di Milano, «SBN notizie», n. 1-2 (2001).

GIUSTINO, Giuliana. Catalogazione retrospettiva all'Università di Milano. «AIB Notizie», 14 (2002), n. 8, p. 24-25.
Copyright AIB, ultimo aggiornamento 2002-09-25 a cura di Franco Nasella
URL: http://www.aib.it/aib/editoria/n14/02-08giustino.htm

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