[AIB]AIB Notizie 10-11/2005
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Library advocate's handbook

2. edizione rivista
Editor: Linda K. Fallace

Traduzione italiana: Sara Moretto, Maria Teresa Natale


Introduzione

“Perché le biblioteche scolastiche hanno bisogno di finanziamenti per i libri se tutto è in rete?”
“Perché abbiamo bisogno di biblioteche universitarie, se gli studenti possono svolgere le loro ricerche su Internet?”
All’inizio del 21° secolo, la tecnologia ha consentito un ampio sviluppo dei servizi bibliotecari e informativi. Ma ha anche sollevato domande inquietanti. I library advocates (difensori delle biblioteche) hanno un ruolo importante nel rispondere a queste domande. Nelle scuole, nel territorio, nei corridoi delle università, nelle aule legislative, nelle comunità, i library advocates sono la voce delle biblioteche.
Il programma di formazione Library advocacy Now! , promosso dall’American Library Association, è stato progettato per aiutare i bibliotecari e i sostenitori delle biblioteche a trasmettere il messaggio bibliotecario a legislatori, media, università, scuole, enti locali, insomma a tutti coloro che incidono sull’opinione pubblica e che hanno un ruolo nel destinare risorse ai servizi bibliotecari.
Questo manualetto tratta di tecniche di base da adottare per la ricerca di finanziamenti, l’organizzazione di campagne per la costruzione di una nuova biblioteca, la risoluzione di controversie sui filtri Internet, al fine di trarre il massimo vantaggio dagli sforzi intrapresi.
Destinato ad ambiti bibliotecari locali, statali e federali, il pacchetto formativo Library advocacy Now! ha contribuito massicciamente ad accrescere la presa di coscienza pubblica e il supporto ai servizi bibliotecari.
Questi successi però non vanno dati per scontati.
I bibliotecari e i library advocates devono svolgere un ruolo chiave nello spiegare alle comunità perché le biblioteche e i bibliotecari sono essenziali nella società dell’informazione. Per essere efficaci, devono parlare a voce alta, chiara e con lo stesso linguaggio.
La democrazia ha bisogno delle biblioteche. E le biblioteche hanno bisogno dei loro “difensori”.
Per ulteriori informazioni sulla campagna statunitense:
advocacy@ala.org
http://www.ala.org/pio/advocacy


Chi sono i library advocates?

I library advocates credono nell’importanza di un accesso libero ed equo all’informazione in una società democratica.
I library advocates credono che le biblioteche e i bibliotecari siano vitali per il futuro di una nazione alfabetizzata informativamente.
I library advocates si pronunciano apertamente in favore delle biblioteche.
I library advocates sono dovunque, anche se non sempre si definiscono in questo modo.
Essi sono:

Membri dei consigli d’amministrazione
Eletti o nominati, in genere i membri dei consigli d’amministrazione delle biblioteche hanno contatti a livello politico e territoriale che possono beneficiare la biblioteca. Hanno una certa influenza proprio perché, in qualità di pubblici ufficiali, sono incaricati di tutelare al meglio gli interessi della biblioteca e della comunità che ruota intorno ad essa.

Amici delle biblioteche
In qualità di “ambasciatori delle biblioteche” nella comunità, gli Amici delle biblioteche svolgono un ruolo importante, essendo gli occhi, le orecchie e la voce della biblioteca. Contribuiscono a raggiungere i numeri che fanno sì che i legislatori si siedano e prestino ascolto.

Utenti delle biblioteche
Studenti, docenti, genitori, anziani, imprese e altre categorie di utenti hanno un ruolo fondamentale in qualsiasi azione di advocacy. Le loro dichiarazioni su come le biblioteche siano state di aiuto nei loro confronti e su quanto siano indispensabili per loro sono una prova evidente per attrarre l’attenzione di coloro che detengono i poteri decisionali.

Dirigenti istituzionali e di comunità
Dirigenti scolastici, rettori, presidenti, direttori generali e amministratori delegati di associazioni e fondazioni dovrebbero far parte della vostra rete di advocacy. Il supporto di queste personalità aiuterà a garantire che il vostro messaggio sia ascoltato ai più alti livelli.

Bibliotecari e personale bibliotecario
In servizio o meno, tutto il personale bibliotecario ha infinite possibilità di influire sul giudizio degli utenti e contribuire all’advocacy delle biblioteche. Gli amministratori delle biblioteche sono responsabili dello sviluppo e del coordinamento di qualsiasi attività di advocacy in corso, definendo ruoli specifici per personale, direzione e Amici della biblioteca.

Potenziali advocates
Ogni biblioteca ha dei sostenitori potenziali che possono non far parte di un gruppo di supporto organizzato né frequentare la biblioteca. Ma possono avere ricordi affezionati del loro uso della biblioteca quando erano ragazzi, avere familiari che utilizzano la biblioteca, o semplicemente ritenere che le biblioteche siano importanti. Alcuni di essi possono rivestire cariche importanti nelle istituzioni o nella collettività. Questi potenziali advocates spesso sono felici di intervenire se interpellati.


Costruire una rete di library advocacy

La costruzione di una rete efficiente di library advocacy richiede un grande impegno.
Ci devono essere un reclutamento costante, una struttura ben definita e una comunicazione regolare che informi e coinvolga regolarmente i library advocates. In molti casi, gli Amici della biblioteca costituiscono il nucleo di questa rete. Pur non essendo necessarie riunioni formali, si dovrebbero programmare contatti regolari in presenza degli advocates più importanti.
Per essere più efficace, la rete di library advocacy che approntate per la vostra realtà – università, scuola, territorio – dovrebbe essere composta da persone di età, censo ed etnie diverse. Dovrebbe includere studenti che si sono particolarmente distinti, direttori di giornali, legislatori, ma anche utenti e personale bibliotecario. Tanto più ampio sarà lo spettro rappresentato nella rete, tanto maggiore sarà la sua influenza.

Suggerimenti
Cosa potete fare

Bibliotecari/Personale bibliotecario

Membri dei consigli d’amministrazione Amici della biblioteca

Il piano d’azione

La library advocacy dovrebbe essere legata agli obiettivi generali della biblioteca e ai programmi correnti di presa di coscienza pubblica. Per impiantare un’efficace campagna di advocacy, bisogna avere un piano d’azione con scopi e obiettivi ben definiti. Bisogna trasmettere un messaggio chiaro e parlare la stessa lingua.
L’ALA ha messo a punto dei materiali per la campagna nazionale sull’advocacy al fine di semplificare il lavoro e rafforzare la voce delle biblioteche e dei bibliotecari a livello nazionale sui temi relativi all’istruzione, al copyright o ad altre problematiche inerenti il futuro delle biblioteche e dei servizi informativi. Questi materiali possono essere adattati con facilità per essere utilizzati da diversi tipi di biblioteca a livello statale e regionale.
L’esistenza di un piano d’azione sull’advocacy vi farà risparmiare tempo ed energia e vi aiuterà a utilizzare le risorse al meglio. Naturalmente, dovrete stilare un bilancio che indichi le risorse necessarie per raggiungere ogni obiettivo e la fonte dei finanziamenti.
Prima di iniziare a redigere il piano d’azione, bisogna sapere con esattezza cosa si vuole. Fondi? Nuove leggi o politiche bibliotecarie? Far abolire una particolare norma legislativa? Cosa serve perché questo succeda? Se avete identificato i vostri obiettivi, siete pronti alla fase organizzativa.

Organizzarsi

1. Definire scopi e obiettivi.
Identificare i risultati che si vogliono raggiungere; nuova legislazione, maggiori finanziamenti, maggiore visibilità.

2. Valutare la situazione in aree specifiche che rientrano nei vostri obiettivi.
Identificare barriere/opposizioni/punti di forza/potenziali sostenitori.

3. Identificare i compiti critici.
I punti chiave sono:
· comitato direttivo
· bilancio
· volontari
· coordinamento delle attività con le associazioni professionali
· raccolta di fondi

4. Sviluppare un piano di comunicazione.
I punti chiave sono:
· definizione del messaggio
· identificazione dei destinatari del messaggio
· identificazione delle strategie di comunicazione e delle risorse necessarie

5. Sviluppare un piano di lavoro con obiettivi, incarichi e scadenze.
Monitorare regolarmente lo stato d’avanzamento delle attività.

6. Documentare e valutare i risultati.
In questo modo si imparerà a far meglio la volta successiva.


Trasmettere il messaggio

Un elemento chiave di qualsiasi campagna di advocacy/presa di coscienza pubblica è un piano di comunicazione con dei messaggi ben definiti, dei destinatari accuratamente individuati e delle strategie per raggiungere questa audience. È importante che tutto il personale bibliotecario e gli advocates comprendano questo piano, il suo fondamento logico e il ruolo di ciascuno nel supportarlo.

Fase 1. Definire il messaggio chiave.
Il messaggio chiave dovrebbe essere costituito da uno slogan d’impatto e comunicato in modo coerente. Deve essere semplice, come ad esempio: “Non c’è buona istruzione, senza buone biblioteche”.
Lo slogan dovrebbe essere facilmente adattabile a diverse categorie di destinatari – genitori, uomini d’affari, educatori, legislatori. Per ogni gruppo bisognerà individuare argomenti di discussione, storie ed esempi che rispecchino i singoli bisogni e interessi. Questa serie di messaggi chiave costituirà la base per presentazioni, articoli, diffusione di notizie, lettere alle testate e altre comunicazioni. Dovrete avere ben chiaro cosa ogni singolo gruppo deve fare e fare in modo che possa fornire al meglio il proprio supporto.
Il foglio di lavoro “Definire il messaggio” si basa su concetti definiti dall’esperto di marketing Philip Kotler. Le risposte a queste domande vi guideranno nello sviluppo e nell’organizzazione delle vostre strategie di comunicazione.

Fase 2. Individuare i destinatari del messaggio.
Chi vi può aiutare a raggiungere i vostri obiettivi? Quando avete individuato le vostre finalità e identificato il messaggio chiave, concentratevi sui potenziali destinatari, ad esempio gli anziani in una biblioteca pubblica, insegnanti e genitori in una biblioteca scolastica, ex alunni in una biblioteca universitaria. Può essere la buona occasione per impiantare una buona rete di pubbliche relazioni.
Se il tempo stringe, le risorse sono poche e vi è opposizione da parte di alcuni gruppi, potete decidere di rivolgervi a quelli più propositivi. Non dimenticate di includere i bambini, che possono essere particolarmente efficaci nel comunicare un messaggio a genitori, nonni e media.

Potenziali destinatari del messaggio

Esterni
Interni Fase 3. Identificare strategie di comunicazione.
Ci sono tre principali strategie di comunicazione: rivolgersi a gruppi di destinatari, contatto personale, media. Nello sviluppare il piano di comunicazione, pensate con attenzione a come raggiungere la vostra audience. La scelta di una strategia giusta vi farà risparmiare tempo e denaro e vi farà accrescere risultati ed efficacia del vostro messaggio.
Sebbene ciascuna di queste tre strategie abbia i propri vantaggi, la più efficace è la comunicazione uno a uno. La visita di persona a un legislatore viene ricordata maggiormente di una lettera. Una lettera personale ha maggior peso di un opuscolo informativo. Ciò che ci dice un conoscente, si ricorda meglio di quanto non si senta alla radio o si legga su un giornale. La comunicazione uno a uno è quella che richiede più tempo, ecco perché avere una rete di library advocates preparati e disposti a parlare è fondamentale.
Raggiungere gruppi di persone – attraverso conferenze, visite alle biblioteche, mostre – può essere un modo efficace di raggiungere destinatari chiave che condividono interessi e ambiti particolari. I mass media sono più efficaci per raggiungere ampie audience.
Per ognuna di queste strategie, dovete prevedere un messaggio ben definito sostenuto da elementi significativi per la vostra audience. Dovete essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda vi venga rivolta. Nelle conferenze e negli appuntamenti radiotelevisivi è fondamentale che le persone coinvolte siano capaci di mostrarsi in pubblico e abbiano doti oratorie per trasmettere il messaggio efficacemente.
Il vostro piano di comunicazione dovrebbe anche comprendere una stima su quantità e calendario di chiamate telefoniche a personalità chiave, comunicati stampa, annunci, articoli, interviste radiotelevisive, convegni ecc.
Tenete presente i seguenti quesiti quando dovete individuare una strategia:

CHI sono i destinatari del messaggio e qual è il messaggio chiave per questa categoria specifica di destinatari?
QUALE è il modo migliore per trasmettere le informazioni ai destinatari: radio, TV, lettera personale, altro? Che tipo di immagine si vuole progettare? Sarà parte integrante del proprio piano di comunicazione globale?
QUANDO è la scadenza? Il messaggio sarà distribuito in tempo per essere efficace?
QUANTO costerà? È questo il modo più efficace di utilizzare i fondi esistenti?
PERCHÉ questa è la migliore strategia per questo tipo di destinatari?

Modelli di strategie

Tenete presenti le seguenti opportunità di comunicazione:

Pubblicità
Se il bilancio lo consente, fate ciò che fanno gli inserzionisti commerciali: acquistate spazi o tempo sui media locali. Molte testate giornalistiche e stazioni radiotelevisive offrono sconti alle organizzazioni no-profit. La pubblicità a pagamento vi consente di pianificare la localizzazione e la calendarizzazione del vostro messaggio, che può essere critico nel caso, ad esempio, di elezioni. I costi potrebbero essere sostenuti da uno sponsor.

Comitato di redazione
Potreste prevedere un incontro con il comitato di redazione del quotidiano o dei mass media locali per cercare un appoggio. In questa occasione fatevi accompagnare da due o tre advocates rappresentativi e portare materiale informativo. Preparate una presentazione di una quindicina di minuti e siate in grado di rispondere a domande difficili.

Conferenze stampa
Potreste voler organizzare una conferenza stampa o un seminario informativo, ma ciò ha senso solo se le informazioni che volete dare sono così importanti e urgenti che è meglio divulgarle contemporaneamente a una ampia audience.
Delle eccezioni possono essere costituite ad esempio dalla chiusura improvvisa di una biblioteca o da un cambiamento nella politica bibliotecaria di grosso impatto. Preparate un volantino e preparatevi a rispondere a domande complicate.

Comunicati stampa
Inviate comunicati stampa ai curatori di rubriche inerenti annunci, eventi e attività di interesse di un’ampia comunità. Il comunicato stampa dovrebbe includere le risposte relative a Chi, Cosa, Dove, Quando, Perché e Come? Un comunicato dovrebbe contenere le informazioni più importanti nel primo paragrafo e gli elementi di minor importanza a seguire in ordine decrescente. Si potrebbe allegare uno schema che contenga le informazioni chiave, la disponibilità di portavoce e alcune immagini. Aggiungete sempre un indirizzo per i contatti e/o i riferimenti a un sito web per ulteriori informazioni. Fate seguire la consegna del materiale da una telefonata per verificare l’adesione all’evento e per rispondere a eventuali domande.

Pubblicazioni non bibliotecarie
Considerate da dove i destinatari delle vostre iniziative, incluse le organizzazioni partner, traggono le informazioni. Verificate se sono disponibili a inviare notizie e articoli sulle biblioteche nelle loro newsletter e riviste. Offritevi di fornire articoli per newsletter legislative, bollettini universitari, bollettini scolastici, bollettini di associazioni dei genitori e degli insegnanti e altre pubblicazioni.

Lettere al direttore e ai curatori di rubrica
Questi spazi editoriali consentono ai lettori di esprimere le proprie opinioni. Proponete anche un titolo per il vostro intervento, ma non meravigliatevi se vengono apportate piccole modifiche redazionali. Inviate una copia della rassegna stampa a coloro che volete influenzare. Verificate se radio e TV mandano in onda programmi d’opinione per far sentire la vostra voce.

Partnership/alleanze
Uno dei modi migliori per comunicare il vostro messaggio è coinvolgere altre organizzazioni che abbracciano la vostra causa. Un’iniziativa condivisa può essere particolarmente efficace per ottenere credibilità e influenzare i legislatori.

Pubblicazioni
La comunicazione scritta continua ad essere la fonte primaria d’informazione. Oggigiorno, a causa della competizione con altri media e di una diminuzione nella soglia d’attenzione, è importante che la vostra pubblicazione abbia contenuti pertinenti e una grafica curata. Molte biblioteche producono una serie di pubblicazioni come una brochure di presentazione, il calendario delle attività, una relazione annuale, delle newsletter o dei bollettini per il personale e per il pubblico. Includete questi prodotti, così come altri stampati nella vostra strategia di comunicazione.

Annunci di servizio pubblico
Alcune radio e televisioni trasmettono calendari di eventi di comunità e annunci di servizio pubblico, che offrono gratuitamente a organizzazioni senza scopo di lucro. In genere questi messaggi riguardano eventi e notizie d’interesse della comunità. Dovrebbero includere anche i contatti. Gli spot durano in genere 30 secondi (75 parole), ma possono essere più corti. Vengono mandati in onda a discrezione della stazione radiotelevisiva, in genere non durante le fasce orarie di maggior ascolto. Gli spot andrebbero scritti e proposti in relazione al tipo di audience che si pensa di raggiungere. Non inviate uno spot destinato agli anziani ad una stazione locale che trasmette musica rock.

Talk show radiotelevisivi
I produttori di talk show sono spesso alla ricerca di ospiti. Inviate una lettera che descriva i vostri argomenti, l’interesse che possono rivestire per l’audience di quello specifico talk show, le qualità dell’ospite che proponete. Fate seguire la lettera da una telefonata. Assicuratevi che il portavoce da voi prescelto si senta a suo agio nell’ambito di una trasmissione radiotelevisiva e che sia in grado di adattare il messaggio a seconda dell’audience e di rispondere a domande difficili.

Eventi speciali/promozione
Possono essere programmati eventi speciali che portino il messaggio bibliotecario al di fuori della biblioteca oppure per attirare personaggi chiave, come legislatori o comunque non utenti nella biblioteca. Ad esempio, si può programmare un’iniziativa in un centro commerciale, un’indagine che risponda alla domanda “Perché amo la mia biblioteca?”, una campagna di distribuzione di cartoline, qualsiasi cosa che possa attirare l’attenzione dei media e aiutare a educare il pubblico. Si può programmare un evento per attirare l’attenzione su attività didattiche destinate ai bambini, la celebrazione di un anniversario, l’inaugurazione di un nuovo edificio o di una campagna per la raccolta di fondi. Assicuratevi che l’evento metta in risalto il vostro messaggio chiave e che raggiunga i destinatari che avete individuato. Programmare un evento in occasione di eventi nazionali inerenti il libro e le biblioteche può attrarre l’attenzione dei media.

Catena telefonica
Uno dei modi più rapidi ed economici per trasmettere un messaggio, qualora ci sia una rete di advocates ben strutturata, è attivare la catena telefonica, specialmente in occasione di votazioni.

Web/Internet
Internet offre molte nuove opportunità di trasmettere il messaggio bibliotecario a una vasta audience. Assicuratevi che il sito abbia una sezione destinata all’advocacy, aggiornata regolarmente su attività, eventi e contatti. Cercate di alimentare i link a queste pagine anche da altri siti. Create una mailing list elettronica per coloro che vogliono essere informati tempestivamente su eventi e altre notizie. In caso di notizie molto importanti, incoraggiate i destinatari a diffondere il messaggio (“Condividi questo messaggio con un amico”).


Valutare

Per valutare una campagna di advocacy possono essere utilizzati diversi metodi. Si possono prendere in considerazione focus groups o fare delle indagini su alcuni membri della comunità per valutare le loro attitudini. Si possono fare misurazioni quantitative, come per esempio calcolare il numero di apparizioni sui media, il numero di lettere inviate alla stampa, il numero di cittadini in contatto con i legislatori.
Gli indicatori potrebbero essere: Se il vostro fine è la promulgazione di una legge o l’approvazione di un finanziamento, è facile sapere se la campagna è stata coronata da successo. Date ampia pubblicità al risultato ottenuto e non dimenticate di ringraziare quanti sono stati coinvolti. Se alcuni aspetti della campagna non hanno prodotti risultati positivi, analizzate il processo. Chiedete a coloro che detengono i poteri decisionali. Quali sono stati gli elementi chiave mancanti? Non si è stati in grado di mobilitare gruppi di supporto decisivi? Quali gruppi di supporto saranno necessari la volta successiva? Quali sono le scadenze?
Ricordate che l’advocacy è un processo in corso. Le risposte a queste domande possono fare la differenza nel corso di iniziative future.


Parlare

Qualsiasi campagna di advocacy deve prevedere la presenza di portavoce in gamba e capaci di trasmettere il messaggio bibliotecario. Il portavoce può variare a seconda dell’audience e dei media.
Ogni biblioteca dovrebbe avere una politica che definisce chi parla per la biblioteca e quando. In genere il principale portavoce della biblioteca è il direttore o il presidente del consiglio direttivo. Responsabili di sezione, come per esempio l’area ragazzi, l’area servizi ecc., possono essere nominati portavoce del loro settore. I bibliotecari e il personale bibliotecario in genere sono portavoce più efficaci, in quanto autorità in materia di biblioteche e servizi bibliotecari e, in quanto tali, “testimoni esperti” che conoscono e comprendono le necessità degli utenti della biblioteca.
Membri del consiglio d’amministrazione, Amici della biblioteca e utenti possono essere particolarmente efficaci in caso di audizioni presso amministratori pubblici. Il presidente dell’Associazione degli amici della biblioteca o della rete di advocates può essere invitato a intervenire su temi specifici. In senso ampio, tutti gli advocates sono portavoce, quando parlano con i vicini, all’università, a scuola, al mercato ecc.
Alcune persone sono più dotate di altre a parlare in pubblico e nei media. Non è detto che siano adatte ad ambedue le cose. Provate a utilizzare i vostri portavoce negli ambiti in cui si sentono maggiormente a proprio agio e possono essere più efficaci. Un’apposita attività formativa può essere di aiuto per rifinire gli aspetti della presentazione. Chiunque parli per la biblioteca si deve sentire preparato e motivato a farlo.

Raccontare la storia della biblioteca

Poche statistiche selezionate con attenzione possono impressionare, ma le storie fanno vivere il messaggio bibliotecario. Le storie più efficaci non sono quelle che parlano delle attività della biblioteca. Sono quelle sulla gente che usa e trae vantaggio dalle biblioteche.
L’inventore che ha effettuato le sue ricerche nella biblioteca universitaria, lo studente che si scambia messaggi di posta elettronica con lo scienziato al Polo Nord, la nonna che vede il suo nuovo nipote per la prima volta online alla sua biblioteca.
I library advocates hanno le proprie storie da narrare per spiegare come per loro la biblioteca è stata fondamentale nella loro vita. Le lettere di ringraziamento possono essere una buona fonte di storie bibliotecarie, così come gli utenti e gli Amici della biblioteca. Una biblioteca ha chiesto una volta agli studenti di una scuola di biblioteconomia di trascorrere un sabato mattina intervistando gli utenti. Ogni biblioteca dovrebbe avere dei moduli posizionati strategicamente per fare in modo che i sostenitori possano facilmente condividere storie di successo.
Condividere queste storie in occasione di incontri con gli organi esecutivi, di interviste con i giornalisti o conversazioni con i dirigenti di ateneo è uno dei modi migliori per dimostrare la fondatezza della richiesta di supporto per la biblioteca. Le storie possono anche essere il modo più incisivo di aprire o chiudere un discorso.

Suggerimenti Esempio

Un libro per bambini che parlava del divorzio dei dinosauri è stato contestato da un genitore che riteneva potesse essere fonte di angoscia per i bambini. Tuttavia, una bambina ha scritto una lettera alla sua biblioteca dicendo che il libro l’aveva fatta smettere di piangere perché le aveva fatto capire di non essere responsabile del divorzio dei genitori. Cosa sarebbe successo se la bambina non avesse letto quel libro?

Parlare efficacemente

Parlare a dei gruppi è il modo più efficace per riuscire a convincere altre persone a condividere i propri propositi e richiedere il loro supporto.
I portavoce più efficaci conoscono bene il messaggio bibliotecario e lo possono trasmettere in modi diversi a seconda dei bisogni e degli interessi delle diverse audience e media. Inoltre, non hanno paura di mascherare il loro entusiasmo.
Sebbene possa essere prevista una traccia scritta, è importante che chi parla possa aggiungere storie ed esempi e indirizzare il discorso in modo che riscuota il più grande interesse da parte degli ascoltatori. Si può prevedere un’apposita formazione che includa anche il supporto di video e presentazioni PowerPoint. Sebbene questo materiale sussidiario possa aiutare a trasmettere un messaggio, non può sostituire il discorso di un oratore dinamico.

Suggerimenti

Personalizzate le vostre osservazioni. Analizzate chi sarà il vostro pubblico: chi sarà presente, in che numero, l’età, il grado d’istruzione, il ceto, particolari interessi riguardanti la biblioteca.
Siate preparati a rispondere a eventuali domande, specialmente a quelle cui non vorreste rispondere.
Seguite la “regola d’oro” dell’oratoria pubblica: dite al vostro pubblico cosa state per dirgli, diteglielo, e poi, alla fine, ditegli cosa avete detto.
Adottate uno stile colloquiale e guardate il pubblico per la maggior parte del tempo. Eventualmente tenete delle annotazioni (stampate a caratteri grandi) a portata di mano. Non è bene leggere le proprie osservazioni.
Esprimete un messaggio chiaro e invitate il pubblico all’azione. Soffermatevi su tre punti chiave. Raccontate al pubblico perché il messaggio è importante e cosa vi aspettate da esso.
Raccontate delle storie, vissute da voi o da altri.
Utilizzate sussidi visuali se opportuno. Fumetti, ritagli di giornali o altro possono aiutare a raccontare una storia. Fate esercizio nell’utilizzo di videoregistratori, presentazioni PowerPoint, lucidi ecc. Arrivate in anticipo per controllare l’attrezzatura.
Mostrate entusiasmo. Ciò “vende” il messaggio.
Programmate un intervento breve, venti minuti più le domande.
Ringraziate i presenti per essere stati buoni uditori, per aver dato l’opportunità di parlare o per il loro supporto.

Promemoria per il relatore

Preparazione della presentazione Controllo dell’ansia Momento della presentazione Cura dell’aspetto Ricordarsi di: Essere consci del tempo disponibile
Trattare con i media

È importante che ogni biblioteca abbia una sua politica per trattare coi media, sia tramite l’ufficio informazioni o direttamente attraverso un membro dello staff, un amministratore, un Amico della biblioteca o un advocate. Dev’esserci una chiara idea di chi avrà il compito di promuovere la biblioteca e quando.
Le persone prescelte dovranno conoscere bene i messaggi chiave della biblioteca su vari argomenti.
Dovrebbero essere preparate a rispondere a domande difficili e a dare risposte brevi e incisive, altrimenti dette “battute ad effetto”, che servono ai giornalisti per i loro articoli sia a stampa che in onda su radio o tv. “I ragazzi che leggono hanno successo”, “Le biblioteche ti cambiano la vita”, e “In un mondo ricco di informazione, i bibliotecari sono ‘l’informazione intelligente’”, sono esempi di battute ad effetto che i promotori dell’ALA hanno usato con successo con i media.
Se verrete intervistati, ricordatevi che siete voi gli esperti. Sarete intervistati perché avete qualcosa di importante da dire. Questa sezione contiene tecniche utili che possono aiutarvi a diffondere il messaggio con successo in una varietà di situazioni.

Suggerimenti
Siate ben consci di chi state rappresentando – voi stessi, la vostra biblioteca o la vostra associazione bibliotecaria. Se chi vi intervista dice in modo inesatto il vostro nome o la vostra appartenenza, correggetelo immediatamente in modo gentile ma fermo.
Trasmettete il vostro messaggio con coerenza. Non pensate di dover ri-inventare il messaggio per ogni intervista. Potete aver sentito il messaggio molte altre volte, ma chi vi ascolta no. Il segreto è dare un messaggio coerente.
Ripetete il messaggio chiave almeno tre volte per assicurarvi che il pubblico lo senta e se lo ricordi.
Informatevi sul pubblico. Informatevi sul nome e sul tipo di pubblicazione, di stazione radio o di programma televisivo e sul tipo di pubblico che esso ha. Chiedete al giornalista/produttore qual è il target di riferimento. Adattate di conseguenza le vostre dichiarazioni.
Siate preparati a rispondere a domande difficili e ad improvvisare risposte in anticipo. Siate inoltre pronti a rispondere alle domande standard “Chi-Cosa-Dove-Quando-Perché e Come”. Individuate tre punti focali di discussione, una statistica pertinente, un episodio o un esempio per rafforzare il vostro messaggio. Ricorrete con moderazione alle statistiche.
Annotate i messaggi-chiave, i punti focali, le domande difficili e rileggeteli prima di affrontare un’intervista. Tenete gli appunti a portata di mano nelle interviste alla radio o al telefono.
Utilizzate battute ad effetto. È importante nel caso di trasmissioni in cui avrete più o meno 12 secondi per rispondere. Il vostro messaggio chiave dev’essere breve ed efficace. Allenatevi a ridurre le vostre risposte a 25 parole o meno. Se il giornalista vuole approfondire l’argomento, vi farà altre domande.
Mantenete il controllo. Focalizzate le vostre risposte sul messaggio. Imparate ad usare le tecniche contenute nella sezione “Mantenere il controllo”.
Non abbiate paura di dire “non lo so”. Non date informazioni inesatte. Se non siete sicuri, è meglio dire semplicemente: “Mi dispiace, questo non lo so. Sarà mia cura informarmi e riferirle”.
Aiutate il vostro intervistatore a far capire al pubblico. Fornitegli schede informative e altro materiale di approfondimento. Suggerite il nome di altri ospiti da contattare.
Fate pratica. Allenatevi ad utilizzare battute ad effetto e a mantenere il controllo nelle riunioni del personale o dell’amministrazione e nelle conversazioni quotidiane. Più vi allenate e più sicuri vi sentirete.
Ricordatevi di sorridere. È importante mostrarsi amichevoli e simpatici quanto professionali.
Concentratevi. Un’intervista non è una chiacchierata. È una conversazione. Il giornalista ha un lavoro da fare. Non abbassate la guardia.


Mantenere il controllo

Il modo migliore di assicurarvi che il vostro messaggio venga recepito è mantenendo il controllo. Il segreto è quello di ripetere il vostro messaggio chiave per lo meno tre volte, affinché il vostro pubblico lo intenda e lo ricordi. Degli abili oratori possono gestire qualsiasi domanda, dare una risposta e “dirottare” il discorso verso il loro messaggio chiave in 25 parole o meno.
Le seguenti tecniche sono particolarmente utili con i mezzi di comunicazione. Possono inoltre essere usate efficacemente con la stampa e nelle interviste a domanda e risposta. Il modo migliore di rafforzare l’autocontrollo è impratichirsi con queste tecniche ogniqualvolta sia possibile fino a quando non verranno naturali.

Suggerimenti

Fate domande prima di rispondere. Chiarite in anticipo gli argomenti che saranno discussi e il tipo di pubblico in ascolto. Chiedete se ci saranno delle domande precise per le quali ci si aspetta una risposta. Se non vi sentite qualificati per gestire il discorso o non siete a vostro agio col tipo di approccio intrapreso, ditelo. Suggerite altri approcci.
Prendete tempo per prepararvi. Comunicate al giornalista che lo richiamerete a breve (anche entro cinque minuti se il giornalista ha una scadenza da rispettare). Utilizzate questo tempo per rivedere il messaggio chiave ed anticipare le domande. Siate puntuali nel richiamarlo all’ora concordata.
Non rispondete mai ad una domanda che non vi è chiara. Dite: “Non sono sicuro di aver capito la domanda. Mi sta forse chiedendo…?”
Riflettete prima di rispondere. Non abbiate fretta. Una pausa può farvi apparire più ponderato. Potete inoltre guadagnare tempo dicendo: “È una buona domanda.” Oppure: “Mi ci lasci pensare e le risponderò”.
Fate attenzione alle domande insidiose. Alcuni giornalisti possono tentare di influenzare la vostra risposta ponendovi la domanda: “Non starà dicendo…” seguita da un suggerimento per la vostra risposta. Rispondete alle domanda in modo conciso ed esprimendo le vostre idee.
Domanda: Non è forse vero che molte scuole chiudono le loro biblioteche in favore di collezioni on-line? Risposta: È improbabile. Le biblioteche sono parte integrante della vita della scuola almeno quanto le associazioni studentesche. Una delle cose che gli educatori stanno riapprendendo è che l’insegnamento produce ancora i risultati migliori se praticato in presenza. Una delle cose più importanti che i bibliotecari fanno è quella di insegnare agli studenti ad essere consumatori critici di informazione.
Non ripetete mai delle negazioni. Date risposte affermative.
Domanda: Perché i bibliotecari consentono ai bambini di accedere a materiale pornografico?
Risposta: Non è affatto così. Il nostro lavoro consiste nell’aiutare i bambini ad imparare ad usare Internet con cautela e nel favorire l’accesso a tutti i migliori siti web della rete.
Evitate risposte di una sola parola come “sì” o “no”. Utilizzate ogni occasione per rimarcare il vostro punto di vista.
Domanda: È vero che i bibliotecari spendono in prodotti multimediali il denaro che potrebbe essere speso in libri?” Risposta: Dipende da come considerate la questione. In alcuni casi, i prodotti multimediali possono essere più efficaci dei libri. Molte cose, come imparare una lingua o riparare la macchina sono più semplici da apprendere da un video piuttosto che da un libro. I bibliotecari ritengono che la gente abbia bisogno di ogni genere di informazione.
Catturate l’attenzione del giornalista o dell’ascoltatore utilizzando frasi come “Questa è un’eccellente domanda” o “La cosa importante” da ricordare è…” o “Il vero punto è…”
Insistete sul messaggio. Sfruttate ogni domanda come un’opportunità per far tornare il discorso sul vostro messaggio.
Domanda: Com’era il tempo quando avete lasciato la vostra città?”
Risposta: Il tempo era terribile. Ma non sono affatto preoccupato per il tempo quanto invece per alcune serie minacce che attentano alla nostra libertà di lettura.
“Inchiodate” l’intervistatore all’ascolto dei vostri punti chiave dicendo “Ci sono tre cose che i vostri ascoltatori dovrebbero sapere” o “Ci sono un paio di modi per rispondere a questa domanda. Primo…”. L’intervistatore non potrà interrompervi senza infastidire il pubblico.


Gestire le domande difficili

In linea di massima i media sono nostri alleati, soprattutto quando si affrontano le tematiche inerenti la libertà di informazione. Ma il loro lavoro consiste nel porre domande dalle quali il pubblico si aspetta una risposta. Queste domande possono a volte essere difficili, ma i giornalisti sono di rado ostili o subdoli. Fanno eccezione i conduttori di alcuni talkshow i quali contano sul confronto e sulle discussioni per avere un’audience maggiore.
Le tecniche descritte nella sezione “Mantenere il controllo” sono utili per gestire domande difficili o ostili, sia in un’intervista che in situazioni di gruppo.

Suggerimenti

Anticipate le domande difficili e preparate per tempo le risposte. Se sapete già che vi verranno poste domande difficili, allenatevi prima con un collega. Rispondete alla domanda peggiore che potete immaginare. Allenatevi anche a rispondere a qualche domanda facile, così da non essere colti impreparati.
Ascoltate. Ascoltate attentamente. Non giudicate. Cercate di individuare e far in modo che il vero problema, il tema in questione venga affrontato.
Siate accondiscendenti. Fate una pausa per far vedere che state prendendo la domanda nella giusta considerazione. Esprimete la vostra risposta mediante affermazioni positive. Per esempio, “Evidentemente lei è molto sensibile a questo problema” oppure “Rispetto il suo punto di vista, ma mi lasci presentare il problema sotto una diversa prospettiva”. “Condividiamo la sua preoccupazione per i bambini, ma il nostro approccio al problema è…”
Non ripetete negazioni o parole “scottanti”. Se vi chiedono “Perché i bibliotecari consentono ai bambini di vedere oscenità?” non ripetete il termine “oscenità” nella vostra risposta.
Riformulate la domanda in modo positivo. Eliminate le espressioni insidiose.
Domanda: Internet metterà in crisi la biblioteca?
Risposta: Penso che quello che mi sta realmente chiedendo è: “La gente avrà ancora bisogno di biblioteche?” “La risposta è, naturalmente, ne abbiamo bisogno più che mai…”
Date risposte brevi. Non date spontaneamente più informazioni di quelle richieste.
Siate sinceri. Parlate in base alle vostre personali esperienze. “Nella nostra biblioteca…” o “La mia esperienza è…” Se vi pongono una domanda alla quale non sapete rispondere o se vi spiazzano con statistiche o dichiarazioni sfavorevoli, dite semplicemente “Questo non mi risulta. Quello che invece so è…” (volgete la frase al positivo).
Non date informazioni non ufficiali. Potrebbero essere utilizzate.
Non dite mai “No comment”. Mantenete un atteggiamento aperto, positivo. Se avete bisogno di direttive da parte dei vostri superiori o se vi serve tempo per analizzare la questione, ditelo.
Sentitevi liberi di dire “Vorrei finire di rispondere alla vostra domanda” se vi interrompono.
Correggete le affermazioni errate che si limitano ai fatti e che ritenente possano compromettere la discussione.
Ricordate, non conta solo ciò che dite, ma soprattutto il modo in cui lo dite. Mantenete la voce e il linguaggio del corpo calmi e aperti. Potete mostrarvi indignati o preoccupati, ma mai sulla difensiva o nervosi. Un sorriso al momento giusto può risultare disarmante.


Come comportarsi di fronte a cattive notizie

Il consenso viene a mancare. Un genitore si rivolge ai media dopo che suo figlio ha visto materiale “pornografico” in biblioteca. Gli abitanti del quartiere chiedono la chiusura del servizio locale.
Le brutte notizie, sebbene mai piacevoli, possono contribuire a diffondere un messaggio positivo e a sostenere una causa. Per esempio, quando un giovane hacker violò il sistema informatico del sistema bibliotecario della King County (Seattle), la biblioteca fu chiusa per tre giorni, la vicenda mise più in evidenza i prodigi della tecnologia che i danni causati, grazie al modo rapido e capillare con cui la biblioteca gestì l’accaduto.
Alcune potenziali “situazioni di crisi”, come ad esempio tentativi di infiltrarsi nel sistema informatico o la chiusura di servizi locali, possono essere previste e pianificate in anticipo. Altri eventi, come incidenti o disastri naturali, no. Ogni biblioteca dovrebbe avere un piano d’azione per gestire potenziali situazioni negative. Predisponete messaggi chiave quanto più possibile in anticipo.
Pur essendo importante mobilitarsi velocemente, fate attenzione a non esagerare. Se è solo un piccolo giornale a riportare la storia di una madre scontenta, rispondete solo a quello, non organizzate una conferenza stampa per ogni quotidiano, radio e televisione della città. D’altro canto, dovrete fornire dichiarazioni ed altro materiale informativo qualora i media dovessero richiedervelo.
Adottate una strategia con i media. Se si è verificata una grave calamità, potreste dover convocare una conferenza stampa per esporre i fatti, i nuovi sviluppi e la posizione della biblioteca nel minor tempo possibile e a un gran numero di media. Una lettera al direttore che chiarisca la posizione della biblioteca può essere utile, specialmente per correggere un’errata interpretazione dei fatti. Impelagarsi in una lunga e accanita battaglia epistolare non è sicuramente un modo produttivo di spendere le energie.
Prima di accettare di apparire in un programma radiofonico o televisivo, informatevi sul genere di programma e sul suo pubblico. Valutate il tipo di audience che avrete e quanto sarà recettiva al vostro messaggio. Ci sarà qualche esponente dell’opposizione? Qual è la posizione del conduttore? Il conduttore o produttore garantirà un dibattito giusto ed equo? Se avete la sensazione che così non sarà, potrebbe non essere nell’interesse della biblioteca accettare di parteciparvi.
Una crisi non è un buon momento per instaurare un buon rapporto con i media. La vostra biblioteca deve aver già stretto rapporti con esponenti chiave dei media che saranno contattati al momento opportuno. Se la biblioteca ha fama di avere una politica di comunicazione aperta e onesta, i giornalisti saranno ben disposti e di maggior aiuto nel diffondere il messaggio della biblioteca.

Tutte le tecniche di base della comunicazione/advocacy sono fondamentali quando bisogna gestire una crisi o una pubblicità negativa. Esse includono: Suggerimenti

Concentratevi sulla soluzione, non sul problema. Spiegate in che modo la biblioteca sta affrontando il problema o dite che la biblioteca sta cercando una rapida soluzione.
Chiedete scusa se necessario. “Ci scusiamo con gli utenti per gli inconvenienti. Stiamo facendo del nostro meglio per…”
Assicuratevi di conoscere i fatti prima di fare dichiarazioni. Enfatizzate l’importanza di farsi trovare pronti con informazioni precise.
Preparate nel più breve tempo possibile materiale informativo. Presentate i fatti come li conoscete. Se un settore della biblioteca chiude per mancanza di fondi, ditelo.
Sottoponete a un avvocato le dichiarazioni pubbliche sui fatti ma evitate il “legalese”.
Evitate di leggere comunicazioni ufficiali, che possono risultare fredde/distaccate.
Preparate un documento di una pagina che includa il messaggio chiave, i punti principali e che risponda alle domande più difficili.
Predisponete riunioni specifiche di preparazione per gli incontri coi media per le persone che saranno in prima linea a trattare l’argomento in questione.
Non criticate o insultate l’avversario. Non siate sulla difensiva. Concentratevi sul vostro messaggio chiave.


Mezzi di comunicazione

Per essere incisivi alla radio e in tv, gli advocates della biblioteca devono comprendere le necessità di ogni tipo di media. Per interviste alla radio, una voce chiara ed espressiva è fondamentale. Usate la vostra voce per suscitare entusiasmo, perfino un sorriso. Immaginate di avere di fronte il pubblico e di parlare direttamente ad esso.
I telespettatori hanno un’idea precisa su come debbano vestirsi le persone che partecipano ad una trasmissione. Un aspetto elegante accresce la vostra credibilità. La gestualità vi rende più dinamici ed aiuta a rafforzare i punti chiave. Un aspetto ordinato vi renderà più credibile. Evitate pose di “chiusura” come braccia e gambe incrociate. Tenete le mani sul grembo e con i palmi rivolti verso l’alto così da poter gesticolare liberamente. Curate l’abbigliamento. Evitate accessori che possano distogliere l’attenzione da quello che state dicendo.
Assicuratevi di guardare il vostro intervistatore e non il pubblico o la telecamera, a meno che non siate intervistati in remoto.

Sommario: Un vero advocate della biblioteca…
Trattare con i legislatori

Sia che avvenga di persona, al telefono, via e-mail o lettera, la comunicazione è la chiave di un buon rapporto con i legislatori, non solo durante una campagna elettorale ma come contatto di base, cosicché quel legislatore abbia familiarità con le problematiche e gli obiettivi della biblioteca. Per prima cosa bisognerebbe organizzare un incontro il più presto possibile.
Mantenere i legislatori informati sugli obiettivi, sulle finalità, sui traguardi della biblioteca è il miglior modo per farli diventare sostenitori della biblioteca.
Invitateli a partecipare alle manifestazioni dedicate alle biblioteche nelle quali potranno conoscere le molteplici risorse e i servizi disponibili in biblioteca al giorno d’oggi. Inviate loro lettere o e-mail per informarli su iniziative o problemi. Speditegli newsletter ed altro materiale informativo. Includete un biglietto da visita con i recapiti della biblioteca (indirizzo, telefono, sito web ed e-mail). Ricordatevi di ringraziare i legislatori per il supporto che vi stanno fornendo o vi forniranno.
Sebbene molti siano intimiditi nel richiedere il tempo e l’attenzione di un legislatore e malgrado i politici siano persone molto occupate, sono comunque sensibili agli input degli elettori, sia per avere il favore dell’opinione pubblica, sia per approfondire tematiche che possono non essere loro familiari.

Suggerimenti

Cominciate dai legislatori che sapete essere attenti alla causa delle biblioteche. Teneteli informati degli sviluppi del problema/della legge.
Riconoscete il fatto che i legislatori non possono essere al corrente di tutto. Preparatevi a fornirgli informazioni o fonti di riferimento.
Puntate su un solo problema. Coloro che detengono i poteri decisionali non vogliono sentire un elenco lungo e particolareggiato di problematiche.
Fate le vostre indagini. Scoprite quanto più possibile sul vostro interlocutore. Collegate il messaggio della biblioteca a qualcosa che sapete vicino ai suoi interessi o alla causa per cui si batte.
Stringete rapporti con i legislatori a tutti i livelli.
Andate a conoscere il suo staff. I membri dello staff legislativo possono avere un certo peso. Se li convincete della vostra causa, possono diventare importanti alleati. I membri dello staff cambiano di frequente. Siate sempre aggiornati. Offritevi di riassumere ai nuovi membri le problematiche legate alle biblioteche.
Non date informazioni errate. Se non conoscete la risposta o non avete pronta l’informazione, promettete di fornirla al legislatore il più presto possibile.
Siate diretti. Non abbiate timore di usare un po’ di charme per impressionare il legislatore.
Stringete un accordo. Siate chiari su quel che volete e cercate di ottenere in cambio un impegno.

Conoscete il legislatore
Più sapete su un legislatore o un politico, più incisivo potete essere nel comunicare il messaggio della biblioteca e nell’assicurare un risultato positivo ai vostri sforzi di advocacy della biblioteca.
Alcuni legislatori sono più importanti di altri perché controllano più voti, occupano un posto in importanti commissioni o sono membri di governo o sono considerati esperti in particolari settori. Nel decidere quale legislatore contattare, chiedetevi chi abbia un maggior potere. I politici che fanno parte di importanti commissioni sono i primi da avvicinare. Dopo tutto, se il vostro progetto di legge non viene presentato, non verrà mai votato.

Adattate il messaggio

Per essere efficace, il vostro messaggio dovrebbe dimostrare come la politica/legislazione proposta possa beneficiare o pregiudicare gli elettori. Siate chiari su quello che chiedete (votate a favore/contro un particolare provvedimento, persuadete i membri di altre commissioni a passare dalla vostra parte). Ogniqualvolta vi è possibile, portate a supporto della vostra causa fatti, esempi ed episodi specifici avvenuti nel collegio del legislatore.
Siate pronti a riassumere il messaggio della biblioteca in un minuto o meno. Il tempo è estremamente prezioso per i politici a causa delle molte richieste che vengono loro sottoposte. Non è raro che le visite siano limitate a cinque minuti. Non aspettatevi incontri più lunghi di mezz’ora e molte volte ancora più brevi.
Una presentazione ben organizzata è molto apprezzata dai legislatori e dal loro staff, sempre a corto di tempo. Persone ben intenzionate ma che non focalizzano il messaggio spesso penalizzano la vostra causa piuttosto che favorirla.

Chi può essere più efficace?
Scegliere la persona più adatta a diffondere il vostro messaggio può fare la differenza nell’avere o meno successo. Degli abili advocates sanno quali legislatori sono più importanti. Sanno anche i nomi di coloro che sono nella posizione di influenzare il legislatore. Ricordatevi che per un politico ogni interlocutore è un potenziale elettore. Altre persone importanti sono: Le biblioteche dispongono di ogni immaginabile genere di persone tra i loro utenti e sostenitori. Così come i politici considerano l’importanza di alcuni gruppi elettorali in base al loro valore, altrettando dobbiamo fare noi per capire chi può rappresentare al meglio la nostra causa.


Forme di comunicazione

Esistono molti modi di comunicare coi legislatori. Essi includono:

Visite di persona
Una visita faccia a faccia con un legislatore è la più efficace forma di comunicazione. È essenziale stabilire relazioni durature con i politici eletti. Contattate la segreteria del legislatore per prendere un appuntamento. Chiamate sempre per confermare l’appuntamento (vedi Consigli per incontri di successo)

Telefonate
Una volta stabilito un contatto, telefonare risulterà più facile e appropriato. Mantenere contatti continui con lo staff è possibile e auspicabile. Quando chiamare? Per chiedere supporto prima di audizioni o dibattiti. Potete inoltre fare una telefonata o una visita annuale per informare il legislatore o lo staff degli avvenimenti e dei problemi che avete affrontato durante l’anno.

Lettere
Sono quelle che alimentano il processo legislativo. Le lettere vengono lette. Le lettere richiedono una risposta. Rappresentano voti. Ogni persona che scrive una lettera rappresenta un certo numero di elettori della stessa opinione, più o meno motivati. Le lettere possono essere formali o informali, scritte a macchina o a mano. Dovreste scriverle voi, spiegando la vostra posizione e sottolineando quanto la questione sarà importante per gli elettori.

E-mail, fax, telegrammi
Sono opzioni utili, soprattutto in mancanza di tempo. Sebbene la posta elettronica non sia ancora utilizzata da tutti, si sta espandendo. Seguite i “Consigli per lettere efficaci”, ma mantenete il vostro messaggio breve ed essenziale. La migliore soluzione è quella di chiamare l’ufficio del politico e chiedere che tipo di comunicazione preferisce. È una buona idea quella di chiamare in anticipo e annotarsi una lista di nomi e di numeri telefonici da utilizzare per contatti rapidi.

Consigli per lettere efficaci

I legislatori vogliono ascoltare le opinioni dei loro elettori e apparire sensibili alle loro richieste. Una lettera ben scritta li spinge a credere che voi siete interessati e che porterete elementi validi e riscontri utili al politico per prendere una posizione ragionevole.
Scrivete correttamente l’indirizzo.
Indentificatevi. Specificate se state scrivendo in qualità di membro del consiglio della biblioteca, o come bibliotecario scolastico, rappresentante degli Amici della biblioteca o responsabile di un istituto.
Chiarite il motivo per cui vi state presentando. Fate sapere ai vostri aministratori eletti che per voi tutti i tipi di biblioteche sono fondamentali per la democrazia e che contate su di loro affinché tutte le biblioteche – pubbliche, scolastiche e scientifiche/universitarie – abbiano adeguati finanziamenti e risorse.
Siate precisi. Citate solo informazioni utili. Portate esempi. Se dei tagli di budget hanno costretto la vostra biblioteca a ridurre i fondi per i libri o i periodici, o se gli studenti si sono laureati/diplomati senza aver potuto disporre di elementi sufficienti per incrementare la loro conoscenza letteraria, ditelo.
Scrivete col cuore. Evitate i clichés. Lettere che danno l’idea di essere scritte tutte uguali non hanno lo stesso impatto di lettere personali.
Concentratevi sui destinatari dei servizi bibliotecari. Includete storie di vita vissuta o esempi di come la biblioteca faccia la differenza nella vita degli elettori.
Siate brevi. Una lettera di una pagina è più facile e più gradita da leggere.
Assicuratevi di inserire il vostro nome, indirizzo e-mail e numero telefonico sulla lettera, non solo sulla busta. Se la lettera viene separata dalla busta, il legislatore potrebbe non aver modo di rispondervi.
Accrescete l’impatto della vostra lettera spedendone una copia a consiglieri comunali, membri del Parlamento e altri funzionari. Assicuratevi di inviarne una copia anche al coordinatore delle attività di advocacy della vostra biblioteca e all’associazione bibliotecaria di riferimento.

Suggerimenti per visite di successo

Preparazione e pianificazione sono le chiavi per una visita di successo. Ciò significa presentare il messaggio giusto, al legislatore giusto, dall’uomo giusto, al momento giusto. Molte delle tecniche descritte nella sezione “Mantenere il controllo” possono essere utili per trattare con amministratori pubblici i quali, seppur ben disposti, possono porvi domande difficili.
Portatevi una piccola delegazione – il bibliotecario, il responsabile, un Amico o altro sostenitore – per un incontro più semplice. Ogni membro della delegazione potrebbe essere un elettore. Designate la persona che parlerà a nome di tutti e decidete in anticipo quando parlerà e cosa dirà.
Siate puntuali. L’agenda di un legislatore è sempre fitta di impegni. Se fate tardi potreste perdere la vostra occasione.
Assicuratevi di presentare esempi e di raccontare episodi accaduti nelle biblioteche del distretto del legislatore.
Vestite comodi ma in modo adeguato. Può essere un lungo giorno di visite, ma voi dovrete essere sempre in ordine per ogni appuntamento.
Siate positivi. La maggior parte dei legislatori e del loro staff sono persone impegnate e coscienziose, sia che condividano o meno le vostre stesse opinioni su una particolare tematica. Non rendete noti comportamenti negativi di altri amministratori, o linee politiche di altri tipi di biblioteche.
Trasmettete il vostro messaggio con chiarezza. Riferite dei bisogni della biblioteca e degli elettori locali. Parlare poco va bene, ma non lasciatevi distrarre parlando del tempo o di conoscenze comuni. Mantenete la concentrazione.
Siate determinati, ma gentili. Fate delle richieste, ma mai minacce o pretese. Mostratevi sempre riconoscenti.
Restate calmi, qualsiasi cosa accada. Se un legislatore vi pone una domanda difficile che non rientra in questioni legislative, cercate di rispondere così: “Questo è un problema importante. Posso prima parlarle rapidamente di questo problema e poi tornare alla sua domanda? Ci interessa molto conoscere il suo punto di vista al riguardo”. Molti legislatori apprezzeranno questo tipo di approccio. Se insiste nel farvi la domanda, mettete in pratica le tecniche per gestire domande difficili o ostili.
Non vi scoraggiate. Se il legislatore deve allontanarsi o non è reperibile e finite per incontrare un membro dello staff, traete vantaggio dall’opportunità di farvi conoscere. I membri dello staff hanno spesso un peso determinante sul voto finale del legislatore su un particolare problema, dunque esponete di buon grado le vostre questioni con loro.
Mostratevi riconoscenti. Esprimete la vostra gratitudine per il sostegno avuto in passato, così come per l’aiuto che richiedete per i problemi attuali.
Non trattenetevi più del dovuto. Focalizzate il messaggio e rispondete alle domande in modo coinciso. Ricordatevi di lasciare un vostro biglietto da visita e un breve rapporto esplicativo.
Fate seguire la visita da una lettera di ringraziamento che riepiloghi i punti fondamentali del vostro problema.

Qual è il momento migliore per parlare?

Come per tutte le cose, la tempestività è un elemento fondamentale. Per essere efficaci, dovete familiarizzare con i vari stadi del processo legislativo, che possono essere molto lunghi.

Calendario dell’azione legislativa

Dai 6 agli 8 mesi prima delle attività legislative:
Incontratevi nel vostro collegio
Raccogliete informazioni locali utili
Addestrate gli advocates
Invitate potenziali sostenitori della/alla biblioteca
Individuate alleati/collaboratori

Quando inizia la sessione legislativa:
Cercate fondi per le biblioteche nelle proposte legislative
Fate pressioni per emendare o eliminare concetti/linguaggi inaccettabili
Visitate gli uffici legislativi quando dovete dare informazioni
Monitorate la legislazione bibliotecaria e tenete aggiornati i vostri advocates
Siate informati degli incontri di commissioni ad hoc e programmate visite e incontri coi media.

Durante la sessione:
Indicate le vostre preferenze sulla legislazione in questione
Imparate dai vostri errori e perfezionate la vostra strategia
Richiedete un riscontro

A sessione conclusa:
Ringraziate il legislatore/i legislatori
Invitate i legislatori a visitare la biblioteca
Conferite premi di riconoscimento

Prima della ri-elezione
Individuate i legislatori/politici chiave che vi sosterranno
Invitate i candidati in biblioteca a conoscere lo staff/gli utenti/i sostenitori
Pianificate e pubblicizzate i programmi della biblioteca
Spingete i candidati ad includere le biblioteche nel loro programma
Stringete rapporti con politici ed elettori chiave.

Durante primarie ed elezioni generali:
Lavorate dietro le quinte
Concentratevi su commissioni chiave e individuate gli interessi e le priorità dei loro membri
Mantenete contatti informali ma continui con gli amministratori pubblici.
Presentatevi regolarmente ed esponete i vostri problemi.

Sommario
Un advocate efficace:

Promemoria per il library advocate

Ognuno di noi ha una serie di occasioni per parlare in difesa delle biblioteche nel corso della vita quotidiana. Promuoverle adesso rafforzerà le biblioteche di oggi e contribuirà a un accesso libero e gratuito all’informazione per le generazioni future. Grazie per il vostro supporto.

Io (advocate):
Contatterò il mio bibliotecario – scolastico, pubblico, universitario o speciale. Mi informerò sulle necessità della biblioteca e su come aiutarla.
Mi terrò informato sulle politiche e sulle decisioni che riguardano le biblioteche e l’accesso pubblico all’informazione. Mi iscriverò alla newsletter o alla mailing list della mia associazione di riferimento.
Parlerò in favore della biblioteca in ogni occasione. Scambierò le mie idee sulle biblioteche con amici, vicini e colleghi.
Suggerirò le biblioteche come tema da affrontare nella comunità o nei gruppo ai quali appartengo. Parteciperò a incontri dell’amministrazione locale e della scuola. Recluterò altre persone che offrano il loro sostegno.
Coinvolgerò radio e programmi televisivi locali. Introdurrò la biblioteca nelle discussioni relative all’impiego, all’istruzione, a Internet e all’alfabetizzazione.
Scriverò lettere agli editori a sostegno della biblioteca.
Contatterò, scriverò, farò visita e manderò e-mail, per manifestare le mie preoccupazioni a membri di consigli scolastici, a responsabili di istituti e amministratori comunali, della regione e dello Stato
Parteciperò alle giornate regionali e/o nazionali in favore del libro e delle biblioteche.
Recluterò altri library advocates.
Aderirò o darò vita a un gruppo di Amici della biblioteca.
Sosterrò le campagne nazionali dell’Associazione professionale di riferimento. Biblioteche di ogni tipo traggono beneficio da una maggiore informazione pubblica a livello locale, statale e nazionale.


Risorse per l’Advocacy

Strumenti e pubblicazioni sul sito dell’American Library Association, sezione Advocacy
http://www.ala.org/ala/issues/issuesadvocacy.htm

Campagna italiana in favore delle biblioteche @lla tua biblioteca sul sito dell’Associazione italiana biblioteche
http://www.aib.it/aib/cen/ayl/ayl.htm


Library advocate's handbook / editor Linda K. Fallace; traduzione di Sara Moretto e Maria Teresa Natale. «AIB Notizie», 17 (2005), n. 10-11, p. 1-32.
Copyright AIB, ultimo aggiornamento 2006-02-18 a cura di Franco Nasella
URL: http://www.aib.it/aib/editoria/n17/0510lah.htm

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