Linee guida IFLA per una carta delle collezioni usando il metodo Conspectus

Gabriella Berardi

Pubblicate nel marzo 2001, le Guidelines for a collection development policy using the Conspectus method sono da ottobre presenti in AIBWEB, sullo “Scaffale CNUR” nella sezione “Traduzioni di standard e studi internazionali”, con il titolo di Linee guida per una carta delle collezioni usando il metodo Conspectus [1]. Frutto del lavoro dell’IFLA Acquisition and Collection Development Section, il documento si pone l’obiettivo di fornire un’introduzione pratica all’elaborazione di una carta delle collezioni, grazie a un metodo di valutazione delle collezioni sviluppato negli anni ’70 per biblioteche accademiche dal Research Libraries Group (RLG) e in seguito adattato a biblioteche di ogni tipologia dal Western Library Network (WLN).
Le Linee guida partono dall’analisi delle motivazioni per scrivere una carta delle collezioni, riassumibili in quattro punti: Selezione, Pianificazione, Pubbliche relazioni, Il contesto più ampio.
Prima funzione di una carta delle collezioni è quella di essere una guida per la tutte le fasi della vita delle raccolte in biblioteca, dalla selezione, all’acquisizione, allo scarto o alla conservazione, riducendo i margini di discrezionalità da parte del bibliotecario.

Oltre alla gestione corrente, una carta delle collezioni è anche uno strumento di pianificazione; in quanto documento formale, infatti, la carta favorisce la consapevolezza non solo dello stato attuale delle raccolte, ma anche degli obiettivi e delle scelte futuri, funzione tanto più importante in situazioni di risorse finanziarie limitate. La carta delle collezioni è inoltre utile come strumento di comunicazione con gli amministratori e gli eventuali finanziatori, oltre che, principalmente, con l’utenza.
Le dichiarazioni contenute nella carta, infatti, costituiscono una sorta di contratto tra la biblioteca e gli utenti, che tramite essa sanno cosa possono chiedere in termini di collezioni e di servizi alla propria biblioteca.
Infine, in un contesto in cui la cooperazione è sempre più diffusa per l’impossibilità di una sola struttura di far fronte a tutti i servizi possibili, la carta delle collezioni è un’utile base di partenza per approfondire la conoscenza reciproca e avviare progetti di cooperazione e di condivisione delle risorse su base locale, nazionale o anche internazionale.
Le Linee guida passano poi all’esame dei vari elementi che compongono una carta delle collezioni.
L’Introduzione è il luogo deputato a spiegare i motivi che hanno portato all’elaborazione di un tale documento, innanzi tutto la necessità di avere un documento scritto che eviti scelte dettate dal caso o da entusiasmi o insofferenze individuali. In questa prima parte è necessario che siano presenti dichiarazioni sulla mission della biblioteca, sullo scopo e sui destinatari della carta.
Normalmente è in questa sezione che si traccia un breve profilo della comunità di utenti, delle raccolte e delle risorse finanziarie disponibili.

L’Esposizione generale è relativa alle caratteristiche delle raccolte: correnti o retrospettive, costituite da particolari tipologie di materiale, ambiti linguistici o formati.
È in questa sede che bisogna esplicitare la politica relativa a doni e scarti.
L’Esposizione narrativa parte dal presupposto dell’unicità di ogni istituzione bibliotecaria, in quanto strumento di mediazione tra particolari documenti e particolari utenti. L’esposizione narrativa riprende, dettagliandole, le informazioni contenute nell’esposizione generale, arricchendole di informazioni più tecniche come la copertura cronologica o geografica, e l’articolazione dei documenti secondo lo schema di classificazione in uso nella biblioteca.
Una volta esaurita quella che potremmo definire la parte discorsiva della carta delle collezioni, le Linee guida entrano nel vivo, affrontando il tema della valutazione delle raccolte con il metodo Conspectus. La valutazione delle collezioni, secondo questo metodo, prevede la raccolta di una serie di informazioni centrate sull’utenza e sulle collezioni, utilizzando misure sia quantitative che qualitative.

Ad esempio, per quanto riguarda le collezioni, una misura quantitativa è l’età media dei documenti, mentre è una misura qualitativa l’esame degli scaffali o l’analisi citazionale.
Per gli utenti sono considerate misure quantitative, sempre a titolo esemplificativo, i dati sulla circolazione e sull’uso, mentre sono qualitative l’analisi di comunità e la soddisfazione degli utenti. Tutte queste informazioni servono per attribuire gli indicatori di consistenza della collezione, ossia una scala numerica da 0 a 5 che descrive tre aspetti della gestione delle raccolte: livello corrente, impegno di acquisizione e obiettivo della collezione [2].
La definizione dei livelli è dettagliata nell’Appendice 2, dal livello 0 (fuori ambito), che indica una intenzionalità nel non acquisire in una determinata area semantica, al livello 5 (onnicomprensivo), attribuibile solo a biblioteche specializzate che abbiano collezioni esaustive su un determinato argomento.
Particolare attenzione è prestata alle risorse elettroniche, che contribuiscono a determinare in maniera decisiva il passaggio da un livello all’altro. Conspectus si occupa di valutare le risorse fornite con disponibilità immediata dalla biblioteca, quindi le risorse elettroniche sono considerate alla pari di quelle cartacee se possedute localmente o accessibili via Internet da un numero sufficiente di terminali e senza costi aggiuntivi per l’utente. Per queste risorse viene introdotta la definizione di accesso definito, che si riferisce al menu di opzioni presente sulla home page della biblioteca, con l’indicazione di tutte le risorse elettroniche locali o remote selezionate dalla biblioteca in funzione dei bisogni informativi dei propri utenti. I servizi di document delivery non immediati non vengono invece presi in considerazione, in quanto sono di sostegno ma non sostituiscono il posseduto. Stesso discorso per il prestito interbibliotecario.

Oltre agli indicatori di consistenza della collezione, la valutazione Conspectus prevede anche l’attribuzione per i vari segmenti di soggetto di codici linguistici relativi alle lingue presenti nella collezione.
Parte conclusiva della carta delle collezioni è quella relativa alle dichiarazioni sull’attuazione e sulla revisione della carta stessa, da effettuare ogni numero definito di anni e non “periodicamente”, termine troppo generico e che spesso significa “mai”. Le Linee guida sono completate dall’Appendice 1, che elenca le 24 divisioni del Conspectus WLN, e da una bibliografia di documenti per la maggior parte in inglese.

berardi@bibliotecaprovinciale.foggia.it

[1] International Federation of Library Associations and Institutions. Section on Acquisition and Collection Development, Linee guida per una carta delle collezioni usando il modello Conspectus, 2001, traduzione italiana di Gabriella Berardi, a cura della Commissione nazionale Biblioteche delle università e della ricerca (CNUR) dell’AIB, https://www.aib.it/aib/commiss/cnur/iflacons.htm3.
[2] Il Conspectus, sia RLG che WLN, prevede quattro livelli di obiettivi e di attività: collezione corrente, impegno di acquisizione, obiettivo della collezione, impegno di tutela.