La comunicazione elettronica per gli uffici stampa delle biblioteche

Angelina De Salvo

L’invio programmato di comunicati e note stampa, informazioni, avvisi di novità, materiale promozionale attraverso e-mail, così come la realizzazione di newsletter e di siti web dedicati, sono tra gli interventi legati alle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione che da tempo si sviluppano in contesti professionali dove l’obiettivo è la promozione culturale.
Se si esclude la creazione e l’aggiornamento dei siti istituzionali, la comunicazione elettronica non è sempre o non è ancora adottata nelle biblioteche pubbliche statali che, spesso prive di uffici stampa con personale specializzato (la legge n. 150, che disciplina in modo organico le attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni è del 2000), negli obiettivi e nei processi di comunicazione presentano delle specificità difficilmente assimilabili alle altre amministrazioni.
Comunicati stampa, comunicazioni periodiche e materiale promozionale (inviti, locandine, programmi), spediti attraverso la posta elettronica, sono efficaci ed “economici” strumenti di comunicazione e promozione, adatti a mantenere vivi i contatti con i frequentatori anche non abituali delle biblioteche.
Efficaci perché, corredati di link, immagini e allegati, offrono un contatto virtuale, invogliando a usare la biblioteca con una promessa di intrattenimento culturale.
Economici (le biblioteche statali sono sempre più carenti di risorse e personale), perché possono essere prodotti da soli, mentre sito web e newsletter devono essere gestiti attraverso professionalità specifiche, quali webmaster e webdesigner, strumenti hardware o utilizzo di provider.

Comunicazioni periodiche delle novità e degli eventi culturali di una biblioteca possono essere spedite alla mailing list che raccoglie gli indirizzi di un pubblico fidelizzato, hanno una periodicità regolare come una vera e propria pubblicazione e contengono:

Il comunicato stampa preparato dall’ufficio stampa di una biblioteca generalmente non soddisfa un’esigenza informativa legata a particolari circostanze, ma comunica anticipazioni, preannuncia iniziative o incontri. A questo scopo, la diffusione via e-mail dei comunicati ai mezzi di informazione (preferibilmente all’interno del messaggio e non in allegato) è immediata e permette di trattare un “fatto”, che deve essere capace di catturare l’attenzione del pubblico, anche attraverso immagini e link esaustivi. Ciò può avvenire anche attraverso la possibilità di accredito ai giornalisti nell’area stampa, predisposta nel sito web della biblioteca (dove trovare la cartella e la rassegna stampa e l’archivio dei comunicati).

Gli inviti “elettronici” dedicati al singolo evento possono essere creati autonomamente con un programma PowerPoint e spediti come immagine (per esempio in formato JPG o TIFF) all’interno del messaggio di posta elettronica. Contengono testo e immagini e a loro volta possono diventare immagini da inserire all’interno della comunicazione periodica, linkate alla pagina dedicata all’evento nel sito web istituzionale.
Inoltre, per essere più completi, i cosiddetti inviti elettronici possono contenere una breve nota stampa. In questo caso, se si decide di inviarla al posto del tradizionale comunicato stampa agli organi di informazione, ad altri uffici stampa e a tutti quegli operatori dell’informazione che devono pubblicare la notizia, si spedisce l’invito all’interno del messaggio e contestualmente, in allegato lo stesso invito in PowerPoint (per permettere la “lavorazione” della notizia).
La spedizione via e-mail di inviti “elettronici” e di materiale promozionale, oltre che offrire un’informazione easy completa e immediata, può sopperire alle carenze, sempre più pressanti, di risorse economiche necessarie per la stampa e la spedizione.

Nell’insieme degli strumenti di comunicazione elettronica, queste tipologie di messaggi (newsletter non automatica/comunicazioni periodiche, comunicati stampa corredati di immagini e link, “inviti elettronici”), hanno un ruolo significativo nei confronti del sito web. Ne segnalano e ricordano l’esistenza, incrementando il rapporto con gli utenti abituali e potenziali.

La Biblioteca nazionale centrale di Roma ha recentemente approfondito il processo di comunicazione integrata che avviene attraverso l’attività di informazione agli organi di stampa (anche elettronica), il sito istituzionale e diverse forme di comunicazione elettronica a un pubblico fidelizzato (“inviti elettronici” e comunicazioni periodiche con la programmazione mensile degli eventi). I criteri ispiratori di efficacia ed efficienza della comunicazione hanno suggerito la necessità di nuove azioni indirizzate ad aumentare la fruibilità dell’informazione da parte del pubblico.
A questo scopo, nel corso del 2007, è stato creato un sito informativo, Biblionotizie, destinato al numeroso pubblico della BNCR (circa 700 presenze giornaliere). Accessibile attraverso il sistema Ermes da tutti i terminali della BNCR riservati all’utenza, Biblionotizie è aggiornato quotidianamente.
Informa, attraverso testi, immagini e link, sulle novità della Biblioteca e le attività culturali in calendario e in programma. Si tratta di una pubblicazione elettronica a tutti gli effetti, con una identità di comunicazione riconoscibile: la stessa (corredata di link, immagini, allegati) viene inviata via e-mail agli utenti che chiedono di essere informati sulle attività della Biblioteca, mantendo così i contatti con i frequentatori.
Inclusa nel complesso degli interventi in linea (dal sito web al reference a distanza, dal document delivery all’OPAC, dalle comunicazioni mensili via mail agli “inviti elettronici”), Biblionotizie risponde all’obiettivo generale di incrementare la capacità globale di comunicazione della BNCR per migliorarne la percezione presso il pubblico di riferimento.
È il primo prodotto di comunicazione online diretta all’utenza locale ed è un nuovo strumento di comunicazione dell’ufficio stampa e promozione culturale che contribuisce a coinvolgere il pubblico che frequenta l’Istituto soprattutto nelle iniziative culturali realizzate e in programma.

a.desalvo@bnc.roma.sbn.it