Digitalizzare materiali sonori non musicali: vent'anni di registrazioni di conferenze e lezioni alla Fondazione San Carlo di Modena *
Nell'anno 2003 è stato affrontato il problema della salvaguardia e della valorizzazione di un fondo di registrazioni di conferenze e lezioni posseduto dalla Biblioteca della Fondazione Collegio San Carlo, copia di materiale prodotto dalla Fondazione a seguito della propria attività culturale e formativa dal 1985 in poi. In quegli anni si pensò di registrare sistematicamente tutta la attività dell'Ente, prima le conferenze, i seminari, le presentazioni librarie e i convegni, ed in seguito, dal 1995, anche le lezioni della Scuola di Alti Studi.
All'intento iniziale di documentare la propria attività si aggiunse l'opportunità di rendere possibile l'ascolto delle registrazioni da parte degli utenti della biblioteca. Lo stimolo venne anche dai frequentatori delle iniziative stesse, che chiedevano di poter ascoltare la conferenza che eventualmente non avevano potuto seguire prima della successiva, essendo l'attività culturale della Fondazione strutturata in più incontri (cicli di lezioni e seminari).
Il procedimento prevedeva che nei giorni immediatamente successivi all'iniziativa registrata venisse fatta una copia delle relative audiocassette le quali, completate da copertine, passavano alla biblioteca che le inseriva nelle proprie collezioni e provvedeva a fornire il servizio di ascolto in sede tramite semplici registratori. Il servizio venne pubblicizzato per la prima volta in un Notiziario della Biblioteca del 1 settembre 1988 [1].
Fin dall'inizio era comunque chiara la consapevolezza dell'interesse culturale che avevano questi documenti, per cui le audiocassette vennero catalogate e inserite nel catalogo della biblioteca. Quando la biblioteca, nei primi anni Novanta, entrò nella rete SUTRET, promossa dalla Provincia di Modena, non essendo possibile per le regole di catalogazione allora in vigore riversare questo tipo di materiali, venne realizzato un catalogo su floppy-disk, diffuso in tutta Italia presso biblioteche ed istituti di ricerca.
Nel 1999 i records relativi alle audiocassette sono stati riversati nel catalogo collettivo provinciale, e dal 2002 sono presenti nel catalogo del Servizio Bibliotecario Nazionale [2].
All'origine del progetto di digitalizzazione delle registrazioni conservate in biblioteca stava sicuramente la consapevolezza che le registrazioni, oramai molto consistenti - circa 2000 - costituivano di fatto una delle caratterizzazioni del patrimonio della biblioteca [3], rappresentando una tipologia documentaria completamente diversa da un articolo o ad un saggio, ma interessante proprio per la sua diversità. Difatti l'importanza scientifica dei contenuti non era solo frutto di una sia pur legittima presunzione "a priori", e ciò è stato confermata dalla successiva "emersione" di alcuni autori o di alcune tematiche affrontate nel corso dell'attività culturale della Fondazione, o più semplicemente dal fatto che il servizio di ascolto audiocassette era utilizzato anche da utenti provenienti da altre regioni italiane [4].
Oltre a considerazioni di carattere culturale, furono prese in esame le condizioni fisiche dei materiali, tenendo conto della sopravvivenza nel tempo dei supporti, messa a rischio dalla quasi scomparsa in ambito commerciale delle audiocassette e dei lettori portatili che venivano utilizzati in biblioteca [5].
Nel 1995 fu fondata la Scuola di Alti Studi in Scienze della Cultura [6], mentre nel 2002 nacque il Festivalfilosofia [7], per cui l'incremento delle iniziative fece crescere in modo consistente il numero delle registrazioni prodotte (da 24 eventi registrati nel 1995 si passò a 110 eventi registrati nel 2002), creando una serie di problemi anche organizzativi, come il rispetto dei tempi previsti per la creazione delle copie e per l'inserimento nel patrimonio della biblioteca [8], oltre a problemi di spazio.
Un contatto con la Discoteca di Stato del Ministero per i Beni e le Attività culturali [9] confermò che non si potevano avere garanzie di nessun tipo rispetto alla sopravvivenza delle registrazioni così come si trovavano, e suggerì l'opportunità di procedere celermente alla conversione. I nastri magnetici, anche se conservati in condizioni ideali, hanno un'aspettativa di vita massima di 25 anni [10]. E' stata quindi costruita una prima ipotesi di lavoro, che ha coinvolto diversi soggetti della Fondazione: il "produttore" delle registrazioni, si potrebbe dire l'editore, la bibliotecaria incaricata di trattare i non book materials, l'informatico in veste di consulente.
Consapevoli della massa di registrazioni da convertire, si è deciso di dare lo stesso valore come risorsa culturale a tutte le registrazioni, e quindi di non eliminare a priori nessun titolo dall'elenco dei materiali da copiare su supporto digitale. Anche le conferenze i cui contenuti erano confluiti in pubblicazioni a stampa sono stati considerati documenti diversi dai testi scritti, sia perché il testo "parlato" è significativamente diverso dal successivo testo scritto, sia perchè gli eventi dal vivo sono caratterizzati da una forte interazione con il pubblico (pubblico generale, partecipanti a seminari, studenti della scuola, etc.).
Per disegnare il progetto in modo analitico, e procedere ad acquisti ed incarichi, è stata effettuata una capillare campionatura dei diversi tipi di registrazioni da trattare, avendo cura di comprendere nel campione materiali di anni diversi e registrati in condizioni differenti (teatro, aule) con diverso tipo di attrezzature. Lo scopo principale era infatti di individuare i formati audio ottimali, intendendo con questo i formati che permettevano una buona qualità nella restituzione all'ascolto senza essere troppo "ingombranti" informaticamente .
In seguito a questa analisi si è stabilito di riprodurre le registrazioni con una compressione media equivalente a 128 kbps, producendo files in formato mp3. L'attrezzatura consiste in un piastra di registrazione/lettura analogica Sony, un registratore digitale Creative Nomad Jukebox, un server dotato di doppio disco per un totale di memoria di circa 160 Gigabyte. .
L'occasione per un riscontro autorevole venne dalla presentazione dell'Handbook of best practices in occasione dell'incontro Minerva del 20-21 novembre 2003 [11], in cui si fissavano principi di metodo, criteri per la progettazione e realizzazione di progetti di digitalizzazione e alcuni standards tecnici [12].
Confrontando i contenuti e le indicazioni del manuale con le scelte ed il comportamento fino ad allora adottato, abbiamo riscontrato che le scelte tecniche ed informatiche erano corrette, mentre forse era stato sottovalutato il problema delle risorse umane dedicate, e non era stato affrontato in modo approfondito il problema della tutela del diritto d'autore.
In particolare le Guidelines sulle risorse umane [13] sottolineano la criticità di tali progetti, constatando che molte organizzazioni di carattere culturale non hanno staff sufficientemente ampi per portare avanti progetti di digitalizzazione oltre ai normali incarichi quotidiani. Nacque così l'idea di creare un piccolo gruppo di lavoro incaricato di realizzare il progetto in modo organico [14].
L'ottemperanza alla norme sul diritto d'autore ha permesso la consultazione delle registrazioni all'interno dei locali della biblioteca, seguendo le regole utilizzate per la versione analogica. [15].
La prima fase di sperimentazione ha prodotto nell'aprile del 2004 la stesura, in collaborazione con Matteo Lugli, consulente informatico della Biblioteca, di un manuale pratico che illustrasse con chiarezza le procedure di digitalizzazione: dalla preparazione delle audiocassette alla rinomina dei files e alla masterizzazione su cd delle copie per la conservazione e per l'ascolto.
Contemporaneamente si è stabilito di iniziare a registrare anche in digitale le conferenze, dopo un breve periodo in cui il cosiddetto corrente sarebbe dovuto essere registrato in analogico e in digitale. Durante le fasi di acquisizione e di conversione è emersa l'importanza della qualità della registrazione originale sia analogica che digitale.
Anche in epoche recenti sono stati riscontrati esempi di bassa qualità nelle registrazioni, anche se acquisite con tecniche digitali. Ciò ha indotto tentativi di miglioramento delle tecniche di registrazione. Sono quindi stati adeguati i microfoni e gli impianti di amplificazione. Sono state anche messe a punto tecniche di standardizzazione nelle procedure manuali di acquisizione affidate a più operatori [16]. Per ragioni cautelative è stato mantenuto un doppio standard di acquisizione: analogico e digitale. La recente stabilizzazione della qualità ottenuta da registrazioni di tipo digitale ha permesso il superamento della registrazione di tipo analogico.
Verificato durante la fase sperimentale che le registrazioni più vecchie (cioè a partire dal 1985) non sono "in pericolo di vita", si è stabilito di dare priorità nel programma di conversione ai materiali più richiesti, cioè le conferenze del Festivafilosofia.
L'esperienza ha dimostrato che è possibile intervenire anche sul pregresso con tecniche, attrezzature e professionalità utili per il miglioramento della qualità di ascolto. La possibilità di operare sulle registrazioni unita alla velocissima obsolescenza delle attrezzature ha indotto l'affidamento a una ditta esterna del lavoro sulle registrazioni pregresse.
Rimane da affrontare il problema della manutenzione dei files digitali, relativa alle prospettive di conservazione e di leggibilità anche in futuro [17]. Il paradosso tecnologico è che i nastri che sono stati utilizzati in passato hanno superato i venti anni di età senza particolari danni, mentre l'aspettativa di vita dei software attualmente in uso potrebbe essere di non più di 10 anni, e la durata dei cd-rom da 20 a 100 anni [18]. L'incertezza sul futuro tecnologico ha condotto a un costante aggiornamento professionale e al confronto con altri esempi: esistono infatti materiali che, nati digitali, pongono gli stessi problemi in modo ancor più stringente.
Sarebbe inoltre auspicabile la consultazione in Internet del materiale registrato. L'ostacolo alla consultazione di qualsiasi documento indotto da leggi, norme, regolamenti, esigenze di conservazione, contratti con gli editori sta diventando un problema sempre più sentito da parte degli utenti (in particolare studenti, cultori della materia e ricercatori), con conseguenze sul funzionamento e sul ruolo delle biblioteche. Si sta sviluppando una sorta di pigrizia, che rende difficile recarsi in biblioteca per consultare un libro. Anche per i ricercatori di professione lo sforzo appare ragionevole se si tratta di un manoscritto o di un libro raro, mentre è poco accettabile per materiali recenti e in formato digitale. I progetti di digitalizzazione sono costosi nell'impianto e nella manutenzione, e la biblioteca necessita che questi materiali vengano fortemente utilizzati per giustificare l'impegno progettuale.
La normativa tende a limitare assolutamente la fruizione delle risorse digitali, quindi appare opportuno tentare di convincere i detentori dei diritti d'autore dei vantaggi della diffusione in Internet di questa particolare forma di comunicazione scientifica, che potrebbe costituire una forma di pre-print rispetto ad eventuali pubblicazioni successive tradizionali.
Enrica Manenti, Biblioteca - Fondazione Collegio San Carlo, Modena, e-mail: enrica.manenti@cedoc.mo.it
* Questo articolo riprende il testo della relazione tenuta in occasione del Seminario "Digitali si diventa. Presupposti teorici e conseguenze culturali della digitalizzazione in biblioteca", Modena, 12 dicembre 2005.
[1] Notiziario della Biblioteca San Carlo, Anno XVII, n. 302.
[2] Dal 2002 la Biblioteca partecipa in qualità di Ente fondatore al Polo Modenese del Servizio Bibliotecario Nazionale.
[3] Si decise di far realizzare alcune modifiche all'Opac della biblioteca, proprio per mettere in evidenza le registrazioni che si trovano assieme alle monografie.
[4] Fin dall'inizio, in ottemperanza alle norme che tutelano il diritto d'autore, le audiocassette non venivano prestate e potevano essere consultate, dietro richiesta scritta, all'interno dei locali della biblioteca e con apparecchiature di sola lettura.
[5] Esistono diversi organismi che si occupano di questi problemi : tra questi l'IASA, International Association of Sound and Audiovisual Archives, fondata nel 1969. Il sito si trova all'indirizzo <http://www.iasa-web.org>.
[6] Si tratta di della Scuola Internazionale di Alti Studi Scienze della Cultura, con il Corso di Perfezionamento triennale – equipollente al dottorato di ricerca – e il Corso di specializzazione annuale. Altre informazioni all'indirizzo: <http://www.fondazionesancarlo.it/fsc/statiche.online?FK_nome=sas_pres>.
[7] Il Festivalfilosofia, nato nel 2001 a cura della Fondazione San Carlo, in collaborazione con i Comuni di Modena, Carpi e Sassuolo, riscuote un grande successo di pubblico, a cui fanno seguito nei mesi successivi numerose richieste di ascolto.
[8] Nel sito web della Fondazione Collegio San Carlo si legge "Presso la sede della biblioteca, dopo una settimana dalla data della conferenza, è possibile ascoltare la registrazione". Fanno eccezione le lezioni della Scuola di Alti Studi, che diventano disponibili all'inizio dell'anno accademico successivo.
[9] Informazioni al sito: <http://www.dds.it>
[10] Linda Barwick, Why digitise? The future of audio cassette recordings, consultabile all'indirizzo: <http://www.zip.com.au/~lbarwick/WDdisclaimer.html>.
[11] Informazioni sull'evento all'indirizzo: <http://www.minervaeurope.org/events/parma/parmaprogramme.htm>.
[12] Il manuale, che viene aggiornato, è disponibile all'indirizzo. <http://www.minervaeurope.org/listgoodpract.htm>.
[13] Cfr. Minerva, cap. 4.2.3, Guideline Title: Human Resources, p. 16.
[14] Per chi fosse interessato in particolare ai progetti di formazione, e per chi si occupa di archivi audiovisivi, si può utilmente consultare il sito TAPE, Training for Audiovisual Preservation in Europe, all'indirizzo <http://www.tape-online.net>.
[15] Siamo in sostanza all'interno dell'uso ristretto autorizzato all'interno di una comunità, in questo caso degli utenti della biblioteca. Cfr. Minerva, Cap. 4.10.3 Guideline Title: Safeguarding Copyright , p. 71.
[16] Sappiamo bene che funzioni come quella di registrazione sono affidate normalmente a personale non dipendente, ad esempio volontari in servizio civile, oppure agli operatori delle ditte che hanno in appalto la sorveglianza e l'assistenza nelle sale.
[17] Per una sintetica e precisa disamina di questi problemi si veda Michele Santoro, Dall'analogico al digitale: la conservazione dei supporti non cartacei, "Biblioteche oggi", 19 (2001), 2, p. 52-64, p. 88-100, <http://www.bibliotecheoggi.it/2001/20010208801.pdf>.
[18] Un sito che fornisce molte interessanti informazioni è quello del Preserving Access to Digital Information (PADI) all'indirizzo <http://www.nla.gov.au/padi/index.html>.