«Bibliotime», anno XV, numero 2 (luglio 2012)

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Abuzar A. Khalafov, Aybaniz Aliyeva-Kangarli, Javid A. Jafarov

Biblioteche in Azerbaigian: l'attuale situazione dei processi di automazione e di catalogazione



Abstract

This paper presents an analysis of the automation and online cataloguing strategies adopted in Azerbaijan libraries. Several solutions and concepts developed by Azerbaijan libraries with regard to their everyday practice and global tendencies are analyzed. A complete study of the system and several practical recommendations are offered. The paper also tries to identify existing barriers by analyzing the steps in automating libraries and the technology available.

Introduzione

Le biblioteche sono la ricchezza nazionale del popolo dell'Azerbaigian. Le nostre biblioteche svolgono un ruolo importante nella raccolta e nella tutela della preziosa eredità storico-culturale, letterario-artistica e scientifico-filosofica  del nostro popolo, raggiungendo gli obiettivi della cultura universale da una generazione all'altra e aumentando così il potenziale intellettuale e morale della nostra società. Per questo motivo diverse importanti biblioteche dell'Azerbaigian hanno incrementato l'accesso alle informazioni, rispondendo alle esigenze della società moderna in relazione alle nuove tecnologie in ambito culturale [1].

Le biblioteche ricoprono un ruolo fondamentale nella nostra società: sono i collezionisti e i guardiani del nostro patrimonio; sono i promotori della conoscenza dei libri che raccolgono, aumentandone il valore grazie alla catalogazione e alla classificazione; inoltre, come istituzioni pubbliche, esse assicurano la parità di accesso alle informazioni a tutti i cittadini. Esse riuniscono la conoscenza del passato e del presente e se ne prendono cura per il futuro [4]. Le biblioteche e gli archivi in Azerbaigian contengono materiale prezioso che rappresenta la ricca storia del nostro paese, acquisita nel corso dei secoli. Questi materiali si presentano di diverse tipologie: libri, giornali, film, fotografie e mappe. Riportandoli online, è più facile per i cittadini apprezzare la propria cultura così come la storia comune del nostro paese.

Processi di automazione nelle biblioteche in Azerbaigian

I processi di automazione delle biblioteche dell'Azerbaigian, che ebbero inizio alla fine degli anni '70 in un piccolo gruppo di biblioteche, hanno ora raggiunto la maggior parte delle biblioteche universitarie (Biblioteca Scientifica della Baku State University), accademiche (Biblioteca Scientifica Centrale dell'Accademia Nazionale delle Scienze dell'Azerbaigian), nazionali (Biblioteca Nazionale dell' Azerbaigian) e governative (Biblioteca del Presidente). Questo lavoro cerca di identificare le barriere ed effettuare i passi più appropriati per l'automazione delle biblioteche in relazione alle tecnologie disponibili. Sebbene questa istanza appaia fondamentale, è essenziale sottolineare come in molte biblioteche dell'Azerbaigian l'automazione bibliotecaria non è ancora iniziata. In secondo luogo, la necessità dell'automazione bibliotecaria è giustificabile, più che nel rapporto costo/efficacia, nei benefici che ne derivano per gli utenti della biblioteca; poiché una biblioteca non è un'entità economica, questi benefici devono essere necessariamente osservati da una prospettiva differente. Per apprezzarne i vantaggi appare necessario mettere in luce diversi livelli di automazione bibliotecaria. Per comodità essi possono essere visualizzati in quattro livelli:

La creazione di un catalogo della biblioteca o un indice delle collezioni costituisce la base per le attività della maggior parte delle biblioteche, per l'acquisizione, consultazione, servizio bibliografico, prestito interbibliotecario, etc. I fruitori delle schede del catalogo apprezzeranno la velocità del richiamo, della ricerca e della stampa in un ambiente automatizzato [5]; se lo stesso sistema è disponibile in una rete, gli utenti possono avere l'accesso simultaneo al database. Per quanto riguarda il personale della biblioteca, si eliminerebbe l'ingombrante lavoro di stampa delle schede e la loro conseguente catalogazione, risparmiando altresì spazio.

Il secondo livello di automazione implica l'uso di software che possano gestire le operazioni di routine della biblioteca quali l'acquisizione, la circolazione e il controllo seriale, creando così un proprio sistema bibliotecario o entrando a far parte di un sistema già esistente nell'istituzione afferente. Una rete di computer organizzata permette agli utenti di consultare il sistema di catalogazione da ogni postazione/terminale.

Una tecnologia fruibile particolarmente utile per le biblioteche sono i CD-ROM sui servizi e i contenuti; essi possono essere considerati un terzo livello di automazione. Lo sviluppo di una collana di CD-ROM non solo fa risparmiare spazio, ma permette anche un accesso multi-utente all'interno di un ambiente di rete. Esistono diversi CD-ROM tutorial utilizzabili con vari effetti. Le biblioteche che hanno a che fare con un alto rischio di mutilazione dei materiali trarranno enormi benefici da questi prodotti elettronici. Inoltre, coloro che effettuano ricerche empiriche possono scaricare i dati e riportarli direttamente a un'altra piattaforma/software per svolgere analisi e creare presentazioni grafiche.

Un'altra tecnologia che le biblioteche possono adottare è un sistema e-mail. Questo non solo riduce le spese ricorrenti, ma è efficiente e veloce. Inviare promemoria tramite e-mail per la mancata ricezione di una rivista è molto efficace; oltretutto diventa semplice la condivisione di risorse tra biblioteche.

Una ulteriore tecnologia che ha rivoluzionato il mondo dell'informazione è stato lo sviluppo della rete internet. Un abbonamento internet, oltre a permettere un accesso a diversi database e servizi di pubblico dominio, offre e-mail gratuite e fax. Alcuni editori hanno cominciato a condividere i contenuti delle riviste, e le biblioteche con un abbonamento a queste riviste possono conseguentemente consultare i testi degli articoli per intero. Molti istituti, accademici e di ricerca, hanno dato il libero accesso ai loro lavori di ricerca [5].

Le barriere dell'automazione bibliotecaria

Le voci seguenti potrebbero rappresentare alcune delle possibili barriere all'automazione bibliotecaria:

  1. Timore di un impatto negativo sul personale delle strutture
  2. Apprensione circa i costi delle tecnologie
  3. Il personale bibliotecario dovrebbe essere sottoposto a formazione
  4. Mancanza di supporto da parte dell'amministrazione, forse a causa di vincoli legati al bilancio
  5. Possibile conversione retrospettiva dei dati

Esaminiamo ciascun punto. Se analizziamo i vari lavori quali l'acquisizione di un libro, la sua elaborazione tecnica, la circolazione e il servizio di consultazione, si può concludere che la presenza umana è necessaria ad ogni passo. L'unica area in cui ciò può non avvenire è la catalogazione, in quanto i dati immessi al momento dell'ordine possono essere usati nella catalogazione e, con alcuni aggiornamenti, si può eliminare una preparazione multipla delle schede e la loro successiva archiviazione. Il lavoro del personale può essere in questo modo difeso e utilizzato in una conversione retrospettiva e, successivamente, per una catalogazione analitica o l'introduzione di nuovi servizi; pertanto si annullerà l'impatto negativo sul personale.

Inoltre, vi è una certa apprensione circa i costi della tecnologia, inclusi hardware e software, e quanto possano costituire una spesa onerosa e insostenibile. Il costo dell'hardware e dei software sono legati al livello di automazione. Dal punto di vista del fruitore, il sistema di catalogazione è fondamentale, e deve costituire la base delle attività elle biblioteche [4].

Tenendo conto di queste argomentazioni l'UNESCO da tempo ha sviluppato un software chiamato "CDS/ISIS" disponibile a un prezzo nominale per tutte le biblioteche dei paesi in via di sviluppo. Questo software, che lavora su un semplice IBM compatibile con PC/XT, è disponibile anche per le piattaforme UNIX e ORACLE. La versione per WINDOWS è stata rilasciata recentemente. Il software può esportare i dati in formato ISO 2709 e, se si opta successivamente per un altro software, il trasferimento dei dati non pone problemi.La formazione interna per la gestione del software è generalmente fornita da uno sviluppatore.

La formazione del personale bibliotecario dipende anche dal livello di automazione. Per esempio, se si decide di implementare solo la catalogazione, una formazione minima di una o due settimane permetterà ai bibliotecari di sviluppare un database e aggiornarlo. Con questa formazione basilare si possono facilmente trasferire gli stessi dati in più server/terminali principali all'interno di un sistema di rete: il lavoro diventa allora semplice come nella maggior parte delle istituzioni in cui vi è un reparto di esperti informatici per il mantenimento della rete.

In quarto luogo, la mancanza di supporto da parte dell'amministrazione, presumibilmente legata a problemi di bilancio, potrebbe rappresentare una barriera. Qui diventa cruciale il ruolo dei bibliotecari nel convincere l'amministrazione che anche gli utenti della biblioteca avranno maggiori benefici dall'automazione. Le abilità e l'iniziativa giocano un ruolo fondamentale nel convincimento dell'amministrazione.

Il quinto punto potrebbe essere la conversione retrospettiva dei dati. Come menzionato in precedenza, il lavoro del personale dovrebbe essere utilizzato per una conversione retrospettiva e successivamente per una catalogazione analitica. Tuttavia la maggior parte delle biblioteche si sono prese del tempo per indirizzare i loro progetti nel raggiungimento di questo obiettivo [5].

Selezione del software per la biblioteca

Come menzionato in precedenza, nel caso in cui una biblioteca abbia intenzione di creare un database, CDS/ISIS è lo strumento più adatto in quanto comporta un investimento minimo sia in hardware che in software. In seguito allo sviluppo di un database con dettagli bibliografici, gli stessi dati possono essere utilizzati per le attività di circolazione. Qui la selezione del software diventa cruciale perché CDS/ISIS può gestire efficacemente solo un sistema di catalogazione.

I seguenti criteri possono aiutare i bibliotecari a selezionare il software adatto alle loro esigenze:

Catalogazione online (autonoma e associata)

La catalogazione online ha fortemente potenziato la consultazione dei cataloghi grazie alla nascita, negli anni '60, degli standard MAchine Readable Cataloging (MARC). Le regole relative ai record MARC non includono solo quelle di catalogazione formali come l'AACR2, ma anche regole speciali specifiche del MARC, disponibili alla Biblioteca del Congresso e all'OCLC. Il MARC fu originariamente utilizzato per automatizzare la creazione di schede fisiche di catalogazione. Attualmente si accede ai file MARC direttamente dal processo di ricerca [8]. L'OPAC ha potenziato l'usabilità dei format delle schede tradizionali in quanto:

  1. Il catalogo online non necessita di essere ordinato in modo statico; l'utente può scegliere autore, titolo, keyword, o un ordine sistematico, in modo dinamico.
  2. Molti cataloghi online offrono un servizio di ricerca per ogni parola del titolo; l'obiettivo di metter in ordine le parole (fornire un suggerimento sul termine che la maggior parte degli utenti potrebbe cercare) è raggiungibile più facilmente.
  3. Molti cataloghi online permettono collegamenti con diverse varianti del nome di un autore, perciò gli autori possono essere trovati sia con il nome originale che quello standardizzato (se inserito precedentemente dal catalogatore).
  4. L'eliminazione delle schede cartacee ha reso più accessibili le informazioni a molte persone disabili, così come i non vedenti, i disabili in sedia a rotelle e quelli che soffrono di allergie e problemi di attenzione.

Un catalogo associato è una combinazione di registri bibliotecari che descrivono le collezioni di un certo numero di istituti. I cataloghi associati sono stati creati su un range di materiali: libri, microfilm, schede e, più recentemente, database elettronici [2]. I cataloghi associati cartacei sono generalmente organizzati per titolo, autore o soggetto (spesso impiegando un vocabolario indicizzato); le versioni elettroniche sono generalmente supportate da keywords e algoritmi booleani. I cataloghi associati sono utili ai bibliotecari in quanto aiutano nella localizzazione e nella richiesta di materiali da altre biblioteche attraverso il servizio di prestito interbibliotecario. Inoltre consentono ai ricercatori di accostarsi a collezioni a cui diversamente non avrebbero avuto accesso, come quelle dei manoscritti.

Biblioteche automatizzate in Azerbaigian

La Biblioteca Nazionale della Repubblica dell'Azerbaigian.

La Biblioteca Nazionale ha creato una sala internet nel 2000; dal 2003 ha iniziato a curare il proprio sistema automatizzato di gestione, utilizzando il programma VTLS-Virtua, realizzato dalla VTLS Cooperation americana, un'organizzazione che si occupa appunto di programmi automatizzati per le biblioteche.

La Biblioteca Nazionale ha iniziato con la catalogazione elettronica di libri, riportando i testi nella memoria di un computer attraverso un catalogo elettronico con l'intento di introdurre la tecnologia dell'informazione e della comunicazione nel lavoro delle biblioteche. Di conseguenza il sistema è diventato accessibile ai nuovi dipartimenti della Biblioteca Nazionale nel 2006 con:

La Biblioteca Scientifica della Università di Stato di Baku.

E' una delle più importanti biblioteche tra quelle specializzate nella promozione dell'educazione. La Biblioteca Scientifica è una delle divisioni della Università di stato di Baku (USB) ed è collocata in tre strutture educazionali. La Biblioteca opera in accordo con la legge "Circa il lavoro della Biblioteca" della Repubblica dell'Azerbaigian, e con le direttive e le istruzioni della Università di stato di Baku.

La sua ricca collezione non è consultata solo dai 19 utenti della USB, ma anche da utenti di altri istituti universitari e di ricerca: difatti 5 biblioteche di prestito, 14 sale di lettura e 30 biblioteche si trovano nelle facoltà e sono a disposizione degli utenti. L'obiettivo principale della biblioteca è quello di offrire un servizio per i suoi lettori e fornire informazioni aggiornate in modo continuativo. La collezione bibliotecaria consiste in 2.5 milioni di esemplari, la maggior parte dei quali è raro e di valore.

Secondo il decreto del 1998 n. 171 del Ministro dell'Educazione, nel 2000 il laboratorio è stato posto sotto la direzione del prof. A. A. Khalafov. La finalità principale del laboratorio è quella di incrementare la tecnologia moderna all'interno della biblioteca. Nel 2001 fu creato il catalogo elettronico, che iniziò ad essere consultato all'interno della biblioteca. Da quell'anno la biblioteca iniziò a offrire, come servizio ai suoi utenti, i testi di letteratura sia in forma cartacea che digitale.

Secondo il decreto legge del 1999 della Repubblica dell' Azerbaigian "Circa il lavoro della Biblioteca", la Biblioteca iniziò a ricevere obbligatoriamente due copie concernenti il ​​profilo delle università, trasferimenti di esemplari di letteratura straniera e, a completare la sua collezione, libri presentati da persone diverse. La biblioteca non ha collegamenti solo con le università e i centri di ricerca del suo paese, ma anche 49 università straniere e 21 centri di ricerca esteri.

Grazie ad un progetto della Americana Library Association, l'Associazione per lo Sviluppo delle Biblioteche in Azrebaijan e la Biblioteca Scientifica del USB, la biblioteca ha ottenuto l'accesso al database "Hinari", al programma "Ariel" e a molti libri rilevanti per il profilo dell'Università. La Biblioteca dell'Azerbaigian e il Consorzio per l'Informazione furono creati nel Dicembre 2003. Il progetto è stato finanziato dall'Open Society Institute. Grazie al progetto la Biblioteca ha ottenuto l'accesso al database online EBSCO (con oltre 7000 titoli) e al b-set in formato CD/DVD [6].

Biblioteca Scientifica Centrale dell'Accademia Naizonale delle Scienze dell'Azerbaigian.

Questa biblioteca ha giocato un ruolo ineguagliabile nello sviluppo della nostra scienza, nella formazione scientifica e quindi nella creazione di una delle organizzazioni più importanti di informazione bibliotecaria nel nostro paese durante i suoi 80 anni di attività. La Biblioteca Scientifica Centrale è una delle principali istituzioni scientifiche nel campo dello studio e dell'applicazione della ricerca alle informazioni analitiche, alla scienza bibliotecaria, alla scienza bibliografica, alla scienza del libro, alle moderne tecnologie dell'informazione dirette all'interno dell'Accademia delle Scienze e presso altre organizzazioni scientifiche [6].

Abuzar A. Khalafov, Facoltà di scienze dell'informazione e biblioteconomia - Università di stato di Baku

Aybaniz Aliyeva-Kangarli, Biblioteca Scientifica Centrale dell'Accademia Nazionale delle Scienze dell'Azerbaigian

Javid A. Jafarov, Biblioteca Scientifica Centrale dell'Accademia Nazionale delle Scienze dell'Azerbaigian, e-mail: cavid@lit.az


Note

[1] "Order of the President of the Republic of Azerbaigian on Improvement of Activity of Libraries in Azerbaijan," Azerbaijan, March 30 (2007), 75.

[2] Jeffrey Beall, <The Proportion Of NUC Pre-56 Titles Represented In Oclc Worldcat>, "College & Research Libraries", 66 (2005), p. 431-435.

[3] A. Belaid, Retrospective Document Conversion: Application To The Library Domain, "International Journal On Document Analysis And Recognition" 1 (1998), p. 125-146.

[4] Ernest K. Phiri, To Charge Or Not To Charge Library Services, "<Malawi Institute Of Education News>", 6 (2008).

[5] G. K. Manjunath, Library Automation: Why And How?, <http://Www.Igidr.Ac.In/Lib/Paper1.Htm>

[6] Javid A. Jafarov, Next-Generation Catalogues And Automated Library-Information Systems In Azerbaijani Libraries, "Energy Education Science And Technology, Part B: Social And Educational Studies", 4 (2012), 4, p. 2457-2462.

[7] Ya. L. Shraiberg, Current State Of Library Automation: Analysis Of The Development Strategies And Problems, Paper Presented At The Annual Meeting For The Librarians-Crimea-98, Russia, October 20-24, 1998.

[8] Elaine Svenonius, The Intellectual Foundation Of Information Organization, Cambridge, Mass., The MIT Press, 2000.




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