«Bibliotime», anno XV, numero 3 (novembre 2012)

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Paolo Nassi

Un servizio tanti strumenti: esperienze per ottimizzare il lavoro e migliorare la qualità



Abstract

The libraries of the University of Pavia historically adhere to the National Library Service (SBN) and the Italian Union Catalogue of Serials ACNP). The data produced in the two catalogues are retrieved to update the local catalogue (OPAC), creating inevitable duplications. In order to avoid this phenomenon, that can disturb the users catalogue, it was necessary to find a solution to control and reduce it. The solution is a procedure that merges the matching records coming from the two archives into a complete single record

1. Premessa

L'Università di Pavia, come probabilmente molti altri enti ha aderito, nel corso degli anni in circostanze diverse, ai due cataloghi che svolgono un servizio a copertura nazionale: il Servizio bibliotecario nazionale (SBN) e il Catalogo italiano dei periodici (ACNP). L'adesione al Servizio bibliotecario nazionale risale alla metà degli anni 80 quando, con le sue principali biblioteche, l'Ateneo ha deciso di partecipare al Polo SBN MIL gestito dal Cilea. Successivamente, a partire da aprile 2009, con l'evoluzione delle modalità di dialogo con l'indice nazionale SBN, l'Università di Pavia ha costituito e gestisce direttamente il Polo SBN PAV.

L'adesione al Catalogo italiano dei periodici risale al 2000, quando l'avvio di un progetto che prevedeva la catalogazione e il recupero dei periodici disponibili presso le strutture del SiBA ha portato alla scelta di partecipare concretamente ai servizi garantiti da ACNP. La scelta si è dimostrata assolutamente vincente, perché ha portato nel giro di un paio di anni, con una serie di interventi straordinari quali la conversione e il recupero semiautomatico di dati disponibili su sistemi locali e l'organizzazione di un progetto di formazione mirato, al coinvolgimento di tutte le strutture interessate e l'aggiornamento e recupero del patrimonio disponibile.

Successivamente il coinvolgimento e il rapporto con ACNP da parte delle biblioteche dell'Università di Pavia si sono consolidati prima attraverso l'utilizzo della procedura che permette la Gestione Amministrativa dei Periodici (GAP), e per ultimo partecipando all'iniziativa che ha permesso l'aggiornamento del catalogo ACNP con i dati dell'archivio SFX disponibile presso l'Ateneo. La partecipazione ad ACNP ha inoltre favorito l'adesione a NILDE (Network Inter-Library Document Exchange), attualmente utilizzato da tutte le strutture del SiBA per il servizio di Document Delivery.

Una delle particolarità che riguarda l'automazione dei servizi bibliotecari gestiti dall'Ateneo, che ha avuto il suo concreto avvio con la disponibilità del primo catalogo in linea nel 1996, riguarda certamente l'apertura e la partecipazione di strutture esterne. Nel corso degli anni il numero delle strutture coinvolte è costantemente aumentato. In particolare nel 2010, la sottoscrizione di un accordo con la Provincia di Pavia, ha permesso l'adesione delle biblioteche dei Sistemi bibliotecari intercomunali della Lomellina, dell'Oltrepò e del Pavese. A maggio 2012 le biblioteche coinvolte sono oltre 120 e si caratterizzano per la loro diversa natura e finalità, come risulta dalla tabella 1.

Tipologia di biblioteche coinvolte

n.

Biblioteche Università

20

Collegi Universitari

5

Biblioteche Pubbliche

80

Enti Religiosi

2

Biblioteche scolastiche

6

Biblioteca Universitaria

1

Enti culturali e scientifici

10

Tabella 1

L'adesione di biblioteche che coprono tutto il territorio provinciale ha portato quasi naturalmente alla costituzione di un OPAC che abbiamo recentemente nominato "Catalogo unico pavese". Il catalogo, che a maggio 2012 ha una consistenza di oltre 1.500.000 record, viene aggiornato con i dati provenienti dal Polo SBN PAV, dal Polo SBN MIL e da ACNP, sistemi di catalogazione utilizzati dalle biblioteche che aderiscono al Catalogo unico pavese come raffigurato nella tabella 2.

Tabella 2

 

2. Duplicazione dei periodici in OPAC - Catalogo Unico Pavese

Una delle conseguenze dell'organizzazione descritta in premessa, in particolare l'utilizzo di diversi sistemi di catalogazione, può rappresentare un problema per la possibile duplicazione di notizie in OPAC (Catalogo unico pavese). Facendo specifico riferimento ai periodici, pur avendo fatto a livello di strutture del SiBA chiare scelte per l'esclusiva gestione in ACNP, molte sono le motivazioni che possono generare duplicazioni di record (ACNP/Polo SBN PAV) nell'OPAC.

La prima e più evidente riguarda tutte le strutture non attive in ACNP che ovviamente catalogano i loro periodici all'interno del polo locale. Spesso anche le biblioteche che utilizzano ACNP hanno la necessità di inserire nel catalogo locale record di periodici. Questo può avvenire in modo diretto nel caso in cui il catalogo è collegato alle procedure amministrative di acquisizione. In altri casi questa necessità è determinata dalle regole di catalogazione SBN che ad esempio, per completare la descrizione di una monografia, richiede il legame con un periodico. In altri casi ancora per la precisa scelta di una biblioteca che decide di aggiornare entrambi i cataloghi nazionali.

La fig. 1 propone due record presenti nel Catalogo unico pavese per lo stesso periodico. Il primo proviene da ACNP il secondo dal Polo SBN PAV. Come è possibile vedere i record sono sostanzialmente diversi creando ovvie difficoltà agli utenti.

Fig. 1-OPAC Catalogo unico pavese

In questo caso la duplicazione dei periodici non è motivata da cattiva qualità dei dati, ma dalla consapevole scelta di aggiornare il nostro OPAC con i dati sia di Polo SBN PAV sia di ACNP. Scelta che considerati i numerosi vantaggi riteniamo difficilmente rinunciabile.

3. Ricerca di una soluzione

Tenuto conto delle condizioni, abbiamo quindi iniziato a valutare possibili soluzioni per controllare e risolvere il problema. Attraverso un controllo automatico (confronto ISSN confronto titoli simili) abbiamo verificato che i periodici potenzialmente doppi provenienti dai due cataloghi erano alcune migliaia. L'obiettivo ideale che ci siamo posti è quello di garantire una visualizzazione più omogenea nell'OPAC locale, proponendo, a fronte di due record uguali, un'unica descrizione con tutte le informazioni utili all'utente. Una delle condizioni fondamentali era che l'intervento dovesse garantire il risultato senza creare sovrastrutture che richiedessero attività di controllo e manutenzione troppo onerose.

Per ottenere il risultato era necessario prima di tutto individuare un elemento certo che permettesse il confronto, successivamente definire regole da utilizzare per individuare copie di record (ACNP- Polo SBN PAV) uguali, e per finire era necessario individuare gli elementi descrittivi da selezionare per proporre un'unica descrizione precisa e completa.

Elemento certo di confronto. Come prima ipotesi abbiamo considerato di utilizzare il codice ISSN che per definizione e scopo identifica il modo univoco un periodico. Purtroppo l'ipotesi più semplice non era praticabile perché numerosi titoli/notizie sono ancora sprovvisti del codice ISSN. Oltre a questo, in SBN non sempre a un record corrisponde un solo codice ISSN oppure in altri casi lo stesso ISSN è presente su più record. Abbiamo quindi individuato un'altra soluzione. La struttura dei dati previsti da SBN prevede la possibilità di inserire diverse tipologie di altri numeri standard tra cui il codice record di ACNP (Identificato in SBN con ^P).

Tabella dei codici altri numeri standard previsti da SBN

Tabella 3

Abbiamo ritenuto che l'attribuzione di questo codice ai record SBN potesse offrire sufficienti garanzie per una migliore identificazione e quindi favorire il nostro obiettivo.

Regole per individuare copie di record uguali. La regola che abbiamo stabilito per individuare copie di record uguali prevede semplici condizioni: corrispondenza tra codice record ACNP e ^P presente nel record SBN e la stessa condizione per la compilazione del campo ISSN, ovvero: presenza in entrambi e uguale oppure assenza in entrambi i record.

Elementi descrittivi da selezionare. La regola che abbiamo stabilito per selezionare i dati presenti sui record ACNP e Polo SBN PAV per proporre un'unica descrizione in OPAC prevede le seguenti scelte:

dai record ACNP

  • descrizione bibliografica
  • legami con altri periodici
  • legami con autori/enti
  • classificazione (CDD)

dai record Polo SBN PAV

  • la classificazione quando diversa da quella di ACNP
  • legami con soggetti
  • legami con analitici
  • legami con altre nature (es. monografie/supplementi)

Per quanto riguarda i dati locali la scelta prevede le seguenti condizioni:

4. Fase operativa

Definite le regole generali, abbiamo avviato in collaborazione con le biblioteche del SiBA, un progetto per il controllo, la revisione e l'aggiornamento dei record interessati. Lo scopo era creare le condizioni per l'attivazione delle procedure di riconoscimento e schiacciamento dei record ACNP/Polo SBN PAV al momento della generazione dell'OPAC.

Operativamente abbiamo suddiviso e proposto a ogni struttura l'elenco (tabella Excel) dei periodici posseduti che risultavano potenzialmente doppi (confronto ISSN confronto titoli simili presenza di ^P compilato su record SBN) e tutti quelli in abbonamento corrente. Il file conteneva tutte le informazioni che potevano favorire un rapido controllo. Dai record SBN: codice record, titolo, ISSN, ^P. Dati record ACNP: CR, titolo, ISSN. Inoltre era disponibile un link diretto all'OPAC locale con la preselezione (ricerca: CR SBN or CR ACNP) dei due record interessati. Questo per favorire un rapido confronto dei dati descrittivi e la verifica di corrispondenza e sovrapposizione dei dati di consistenza/posseduto.

A seguito del controllo, per i record individuati come "sicuramente uguali", si è intervenuto direttamente per compilare il campo ISSN, se assente in uno dei due record, o nella maggior parte dei casi per compilare il sottocampo ^P sui record SBN. Il controllo ci ha permesso di scoprire che oltre il 60% dei record controllati presentavano il sottocampo ^P compilato anche se non sempre in modo corretto. In alcuni casi mancavano gli zeri iniziali (es.: si presentava: 205213^bP - corretto: 00205213^bP), in altri il codice presentava errore di forma (es.: si presentava: P00010239^bP - corretto: 00234330^bP ), in altri casi ancora non era stato inserito l'indicazione di tipo di numero standard (es.: si presentava: 00125779 - corretto: 00125779^bP).

5. Analisi dei risultati

A seguito dell'attività svolta (controllo - inserimento) i record con ^P correttamente compilato in Polo PAV erano 3447. In un'area di test abbiamo quindi attivato le procedure messe a punto, con le regole sopradescritte, per fondere/schiacciare i record in OPAC, con il seguente esito:

 

La fig. 2 propone l'esempio di un record generato dopo l'attivazione della procedura di fusione/schiacciamento. Come si può vedere il nuovo record presenta: i codici record delle due notizie originali; la descrizione, titolo e autore del record ACNP; soggetto del record SBN; la classificazione propone sia codici ACNP sia SBN; i dati locali propongono informazioni di entrambi i record.

Fig. 2 - OPAC Catalogo unico pavese Area di Test

La fig. 3 propone l'esempio di record SBN che presenta più ^P.

Fig. 3 - OPAC SBN

 

6. Conclusioni e considerazioni

Nella piena consapevolezza che questa soluzione non si può considerare definitiva, soprattutto perché si basa su elementi che possono essere modificati o cambiati nel tempo, riteniamo che il risultato finale sia comunque più che soddisfacente e in grado di ridurre drasticamente il disagio che avevamo riscontrato. Per poter in qualche modo controllare le procedure e individuare possibili disallineamenti, abbiamo comunque previsto alcuni accorgimenti. In particolare è possibile programmare, ad ogni attivazione delle procedure di "schiacciamento", la generazione di informazioni per favorire rapidi controlli. Sono disponibili procedure che permettono il confronto tra due liste di record schiacciati e produzione dell'elenco delle variazioni: nuovi e assenti (chiave di confronto CR ACNP + CR SBN), ed inoltre la produzione di lista dei record che si "schiacciano" sia generale sia per biblioteca.

Per concludere, l'esperienza maturata durante questa attività che si caratterizza in particolare per la valorizzazione del codice ACNP (^P) sui record SBN, mi porta a formulare una proposta, sicuramente da approfondire, ma che ritengo tecnicamente praticabile e di sicuro interesse per le biblioteche e per gli utenti.

Ripercorrendo la soluzione adottata nell'OPAC SBN che garantisce il passaggio agli OPAC di Polo (attraverso link diretto dal codice Polo/Biblioteca disponibile nello spazio riservato alle localizzazioni: FI0098 CFICF Biblioteca nazionale centrale - Firenze FI), potrebbe essere considerata analoga soluzione in direzione dell'OPAC ACNP, utilizzando il numero identificativo eventualmente presente sui record SBN (^P) come proposto nella fig. 4.

Fig. 4 - OPAC SBN

 

La fig. 5 propone la destinazione rappresentata dalla notizia presente nell'OPAC ACNP.

Fig. 5 - OPAC ACNP

Paolo Nassi, Servizio biblioteca digitale - Università di Pavia, e-mail: paolo.nassi@unipv.it





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