«Bibliotime», anno XVII, numero 2 (luglio 2014)

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Moreno Curti

Bibliosan, la rete delle biblioteche degli Enti di ricerca biomedici italiani



Abstract

Bibliosan is the network of all the Libraries belonging to Italian Biomedic Research Institutions, which are monitored by the Health Ministry. It was founded in 2003 following the will of the Ministry itself, and it was born by the collective interest to realise a collaborative network between scientific documentation services and libraries. In this paper the principal faced problems are displayed, as well as the guidelines adopted to resolve them. Finally, to support the conducted work the main achieved results are briefly presented.

1. Premessa

Bibliosan, la rete delle biblioteche degli Enti di Ricerca Biomedici vigilati dal Ministero della Salute, nasce nel 2003 per volontà del Ministero stesso, anche in seguito all'interesse manifestato verso la realizzazione di una rete collaborativa tra i servizi di documentazione scientifica e le biblioteche degli Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS), degli Istituti Zooprofilattici Sperimentali (IZS), dell'Istituto Superiore di Sanità (ISS), dell'Agenzia Nazionale Servizi Sanitari Regionali (ASSR ora AGENAS) e dell'Istituto per la Prevenzione e la Sicurezza del Lavoro (ISPESL ora INAIL).

La necessità di creare e potenziare un sistema di documentazione scientifica condiviso tra tutti gli enti di ricerca biomedica, quindi, nasce dalla convinzione generale che l'informazione scientifica deve acquisire la giusta e necessaria importanza in ogni istituto biomedico che vuole essere riconosciuto come ente di ricerca e di riferimento nel mondo scientifico sia nazionale che internazionale. Mettere tutti i ricercatori in condizione di accedere alle più importanti fonti di informazione scientifica costituisce un tassello indispensabile per favorire lo sviluppo della ricerca.

La pubblicazione scientifica è fonte di formazione e documentazione, è fucina di idee, è punto di partenza per la nascita e lo sviluppo di nuovi progetti. La pubblicazione scientifica è anche punto di arrivo della ricerca, è il principale mezzo di comunicazione dei risultati e trasferimento d'informazione alla comunità scientifica mondiale, ridiventando così sede di incubazione per nuovi progetti.

Partito come progetto di ricerca ("Progettazione ed implementazione operativa del Sistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani"), Bibliosan fa i suoi primi passi con la creazione di un gruppo di esperti per programmare e raggiungere a cascata una serie di importanti obiettivi di carattere organizzativo e collaborativo, che hanno portato il 20 dicembre 2005 alla sottoscrizione, da parte dei Rappresentanti Legali di tutti gli Enti coinvolti nel progetto, del documento istitutivo del "Sistema" Bibliosan. In altre parole, Bibliosan da progetto diventa una entità organizzativa strutturata e dotata di un annuale sistema di finanziamento atto a garantirne una propria autonomia operativa.

Ai 45 Enti che inizialmente hanno partecipato alla creazione di Bibliosan si sono in seguito aggiunti i nuovi IRCCS nati dopo il 2005 e AIFA (L'Agenzia Italiana del Farmaco). Il lavoro svolto nel primo periodo dal gruppo di lavoro è stato quello di mettere in campo ogni mezzo per condividere e poi rendere disponibile per tutti gli enti aderenti, le risorse acquisite da ciascuno. In questo contesto Bibliosan è diventato un punto di riferimento imprescindibile nel panorama della ricerca biomedica nazionale, sviluppando e garantendo una serie di funzioni e servizi informativi di fondamentale importanza per l'attuazione della missione degli istituti coinvolti.

In particolare Bibliosan ha favorito e stimolato forme di collaborazione interbibliotecaria sapendo che ove c'è collaborazione, più facile è reperire l'informazione giusta al momento giusto e maggiore è la disponibilità di informazione di qualità con riduzioni e/o contenimento dei costi.

Le direttive su cui Bibliosan si è mossa sono state:

2. La condivisione di risorse.

Questo aspetto è stato in buona parte affrontato e risolto nei primi anni del progetto, quando il primo importante obiettivo da raggiungere era la diffusione delle informazioni sul posseduto di ciascun ente aderente a Bibliosan e la disponibilità alla loro condivisione. Ciò è stato fatto attraverso l'adesione ad ACNP (il Catalogo Nazionale dei Periodici). Nato per iniziativa del CNR e poi gestito dall'Università di Bologna, ACNP è un catalogo consultabile liberamente in rete e aggiornabile in linea direttamente dalle biblioteche che aderiscono all'iniziativa. L'inserimento delle riviste in ACNP significò rendere visibile online e condividere oltre 28.000 titoli di riviste di cui oltre 11.000 erano in abbonamento attivo.

La regolamentazione nello scambio di documentazione scientifica, nonché l'organizzazione e la strutturazione degli strumenti operativi a ciò necessari, ha costituito il secondo importante obiettivo raggiunto. Complementare alla adesione ad ACNP è stata infatti l'adesione al sistema NILDE (Network Inter-Library Document Exchange). Ideato nel 2001 dalla Biblioteca d'Area del CNR di Bologna, Nilde è oggi il network nazionale di riferimento per il Document Delivery. Ad esso aderiscono circa 800 biblioteche e tra queste tutte quelle di Bibliosan.

Il software online di Nilde permette di gestire l'interscambio documentale tra tutte le biblioteche aderenti al sistema e, sempre via web, di interfacciarsi e gestire le richieste documentali che pervengono dai propri utenti. Ogni utente può registrarsi in Nilde e, tramite questa registrazione, accreditarsi presso la propria biblioteca per avere un supporto continuativo nel processo di recupero dell'informazione scientifica quando non direttamente reperibile.

La tabella n. 1 riporta i dati relativi al numero di documenti recuperati tramite il sistema Nilde ed il numero di ricercatori registrati nel sistema (Nilde-Utenti) dal 2004 al 2013.

Anno

N. Documenti interscambiati in Nilde

N. Utenti Bibliosan in Nilde

2004

22.900

n.d

2005

39.054

n.d

2006

38.944

n.d

2007

44.942

754

2008

48.753

1963

2009

50.146

2969

2010

56.892

3735

2011

54.282

3933

2012

61.265

4.508

2013

62.996

5.358

 

3. L'acquisizione di risorse

E' divenuto nel tempo il più importante tra i campi d'azione di Bibliosan. L'avvento di internet, delle reti intranet e la diffusione delle riviste elettroniche consultabili via web ha rappresentato e rappresenta un'opportunità imperdibile per quelle strutture che, rappresentando l'eccellenza nel campo della ricerca biomedica italiana, debbono garantire ai propri medici/ricercatori l'accesso all'informazione scientifica internazionale con requisiti di qualità, tempestività ed esaustività.

La possibilità di acquisire risorse collettivamente, grazie al finanziamento centralizzato del Ministero della Salute, ha permesso non solo di avere maggior potere contrattuale con gli editori e razionalizzare i costi sostenuti dalle singole strutture, ma anche di sottoscrivere contratti che garantiscono l'accesso a tutte le risorse da parte di tutti i ricercatori di tutti gli enti aderenti a Bibliosan. Ciò significa che oggi ogni ricercatore può consultare e scaricare da internet articoli scientifici da circa 5.500 riviste e quando non trova online il documento di cui necessita, richiederlo alla propria biblioteca e da questa alle altre attraverso Nilde.

Bibliosan è andato oltre le riviste elettroniche, includendo anche sottoscrizioni per l'accesso ad importanti banche dati come il Journal Citation Report (la banca dati che da l'Impact Factor delle riviste), Web of Science (la banca dati bibliografica che permette di effettuare l'analisi delle citazioni e il calcolo dell'H-Index), le Cochrane Library, BestPractice, Clinical Evidence e Cinahl.

Ha reso disponibile online il catalogo collettivo delle riviste elettroniche (Catalogo collettivo AtoZ) ed un software (Linksolver) in grado di raggiungere il documento direttamente dalle banche dati bibliografiche (per esempio da Pubmed o da Web of Science), quando autorizzato al download o indirettamente tramite Nilde per richiederlo alla propria biblioteca.

Attraverso Clas è stato reso possibile l'accesso alle risorse Bibliosan da remoto cioè dall'esterno delle proprie istituzioni di appartenenza. Infine, per tutti i ricercatori è stato messo a disposizione RefWorks, un software online per la gestione delle proprie pubblicazione e la personalizzazione delle bibliografie.

Infine, per tutti i ricercatori è stato messo a disposizione RefWorks, un software online per la gestione delle proprie pubblicazione e la personalizzazione delle bibliografie.

Tabella n. 2: sintesi delle risorse Bibliosan (riviste elettroniche, banche dati e altre risorse in rete)

L'accesso all'informazione scientifica ha costi elevati e solo la cooperazione tra gli enti e l'aggregazione consortile ha permesso di acquisire a prezzi contenuti i sopraelencati pacchetti di risorse elettroniche e banche dati.

4. La distribuzione di risorse e la formazione

L'utilizzo delle risorse è strettamente connesso alla capacità di una rete di servizi di documentazione scientifica come Bibliosan di farsi conoscere e di formare gli utenti su come accedervi ed usufruirne. L'accesso alle risorse informative comporta all'interno di ogni biblioteca l'attivazione di una serie di strumenti organizzativi come la formazione degli utenti (le ricerche bibliografiche, l'interrogazione delle banche dati, l'utilizzo di internet, etc.), la creazione e la tenuta di mailing list e di pagine web per la diffusione di informazioni aggiornate, la creazione di strumenti per garantire l'accessibilità ai dati da parte degli utenti, etc.

Bibliosan non solo stimola la formazione dei ricercatori all'uso del sistema, ma provvede in prima battuta alla loro formazione ed alla formazione e all'aggiornamento dei bibliotecari stessi. La tabella n. 3 mostra l'attività formativa realizzata all'interno del sistema Bibliosan negli anni 2007-2013. In sintesi sono stati realizzati 526 eventi formativi per quasi 12.000 discenti.

 Anno

N. eventi (ecm)

N.discenti

Crediti ECM

2007

13 (11)

500

84

2008

39 (27)

1.221

228

2009

63 (23)

1.746

179

2010

68 (17)

1.554

119,5

2011

85 (19)

1.620

194,4

2012

109 (21)

2.323

203,3

2013

149 (50)

2.977

439,5

Il ritorno dell'impegno profuso alla realizzazione del sistema Bibliosan è evidenziato non solo dai dati della partecipazione agli eventi formativi, ma soprattutto dalle statistiche di utilizzo delle risorse informative e dei servizi resi disponibili al ricercatore (tabella 4).

Tabella 4: sintesi attività Bibliosan anni 2007-2013.

 Articoli scaricati

Utenti Clas

Utenti RefWorks

2007

713.759

34

963

2008

1.511.355

1.824

1.031

2009

1.976.620

2.513

1.383

2010

2.022.103

3.042

1.558

2011

2.156.207

3.536

1.941

2012

2.307.877

3.964

2.137

2013

2.378.932

4.462

2.395

 

I significativi risultati ottenuti - e qui riportati - sono la testimonianza dell'impegno che tutti gli attori di questo sistema hanno profuso per diffondere la cultura dell'informazione scientifica all'interno delle proprie strutture.

La fruibilità di migliaia di riviste elettroniche e banche dati accessibili ovunque, l'attività di document delivery, il supporto alle ricerche bibliografiche, la formazione dell'utente, la razionalizzazione dei costi ed il contemporaneo incremento delle risorse informative, sintetizzano i più importanti risultati raggiunti e mantenuti nelle nostre biblioteche e nei nostri centri di documentazione.

Bibliosan rappresenta oggi il principale canale di documentazione scientifica dei circa 60 Enti che lo compongono. Esso non vuole essere un semplice consorzio d'acquisto ma un sistema che crea per i ricercatori le migliori condizioni di accesso e/o recupero dell'informazione scientifica.

Moreno Curti, Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo - Pavia, e-mail: curtim@smatteo.pv.it





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