L’Archivio Storico delle Arti Contemporanee è la struttura ad attività permanente della Biennale: raccoglie il patrimonio artistico/documentale e opera quale laboratorio di ricerca e di sperimentazione  nell’ambito delle arti contemporanee (arte, architettura, teatro, musica cinema, mass media).
L’ASAC  si  presenta come un centro pluridisciplinare-multimediale, svolge attività concernenti il trattamento, la conservazione, la catalogazione informatizzata dei documenti, e attività espositive, didattiche, seminariali.
Va inteso come strumento di comunicazione che veicola il rapporto esistente tra istituzione/utente finale, mediante il potenziamento di strumenti di ricerca finalizzati  al reperimento dei documenti e alla elaborazione di  risposte adeguate.
Le linee di intervento  sviluppate  in questi ultimi anni sono le seguenti:
- pianificazione degli scopi da raggiungere;
- gestione delle risorse umane, tecnologiche, finanziarie;
- organizzazione del lavoro;
- politica di comunicazione ( anche tramite Internet)  per una visibilità dei servizi prodotti dall’ASAC;
- definizione di progetti relativi al riordino, all’inventariazione, all’informatizzazione  delle
 consistenze.
L’ASAC si colloca in uno spazio operativo teso all’organizzazione del dato culturale, essendo inserito in un circuito articolato i cui diversi elementi costitutivi - le istituzioni analoghe - sono reciprocamente funzionali e rapportabili al raggiungimento di un obiettivo comune: la metacomunicazione, l’attuazione di un processo di comunicazione che si esplica tramite ogni tipo di supporto che documenti la contemporaneità (cartaceo, filmico, fotografico, etc…).
La questione concernente la riorganizzazione dei servizi culturali in ASAC è stata affrontata in questi ultimi anni puntando sulla programmazione, sul potenziamento della struttura a livello tecnico-scientifico, sull’incremento e sulla formazione delle risorse umane, al fine di sperimentare una integrazione tra disciplina biblioteconomica, strumenti di ricerca e risorse tecnologiche.
È stato pertanto necessario saldare, sempre più strettamente, il rapporto tra catalogazione, informatizzazione, pubblicizzazione e conservazione del patrimonio, offrendo un sistema di servizi allargato che rendesse fruibili le collezioni dell’ASAC, grazie all’utilizzo di strumenti informatici collegati in rete con altre istituzioni analoghe sul territorio nazionale. Si è tentato di sviluppare l’idea di una organizzazione dei servizi bibliotecari fondata sull’ampliamento dell’area informativa ricorrendo a metodiche gestionali che si avvalgano di sistemi informatici.
È stato di grande importanza stabilire gli standard di funzionamento, al fine di verificare i livelli di prestazione dell’istituzione, la qualità dei servizi in rapporto alle richieste dell’utenza e la validità dei risultati.
Le nuove tecnologie hanno reso possibile la trasformazione della biblioteca - intesa come raccolta di materiali cartacei - in un soggetto multimediale e polivalente, con la ricezione di altre tipologie di supporti (audio, video, pellicole, foto, etc...).
Il concetto di polivalenza, per quanto riguarda l’ASAC, va collegato a diverse variabili: i processi culturali che supportano i criteri di catalogazione/informatizzazione del patrimonio e lo schema di organizzazione delle modalità di accesso e di fruizione delle collezioni. La nozione di centro di documentazione pluridisciplinare, multimediale e polivalente si concretizza in un ambito che prevede il recupero e la trasmissione del dato informativo in una rete di servizi e l’integrazione dei diversi linguaggi e dei codici di comunicazione utilizzati da tutti i componenti il sistema, al fine di stabilire nuovi circuiti di produzione e diverse ipotesi di fruizione dei beni culturali.
L’ASAC fa parte del Polo veneziano del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN). Gli obiettivi raggiunti sono i seguenti:
- offrire un circuito cittadino di servizi bibliotecari e operare nell’ambito di un sistema bibliotecario integrato sul territorio nazionale secondo gli standard SBN, nello spirito di massima cooperazione per quanto concerne la circolazione e la catalogazione informatizzata dei documenti;
- realizzare archivi di dati comuni, prodotti cioè dagli istituti bibliotecari del Polo e resi accessibili a tutti i soggetti aderenti al SBN;
- facilitare la consultazione in linea degli archivi bibliografici-documentali prodotti da altre istituzioni, anche non aderenti al Servizio Bibliotecario Nazionale, sulla base di criteri di collaborazione e di reciprocità;
- studiare ipotesi di collegamento per quanto riguarda gli acquisti di materiali e i servizi all’utenza.
La catalogazione automatizzata del documento e la realizzazione di banche dati comuni costituiscono i cardini della ricerca aggiornata: hanno reso l’ASAC non solo un luogo di conservazione, ma anche un centro di servizi ampliati per la diffusione dell’informazione.
L’analisi delle funzioni dell’ASAC configura un’architettura di servizi centrata principalmente su tre livelli operativi:
a) amministrativo
b) tecnico-bibliotecario
c) culturale.
L’attività svolta segue diverse direttrici che oscillano tra le esigenze dei settori culturali operativi della Biennale, le istanze del pubblico in sede che utilizza direttamente le collezioni e le richieste dell’utenza esterna (istituti bibliotecari, archivi, centri di documentazione, privati, etc...) concernenti ricerche bibliografiche, verifiche di dati, trasmissioni di informazioni, circolazione del patrimonio.
La struttura organizzativa qualifica e giustifica lo sviluppo di un istituto considerato unico per la ricchezza e la specificità dei documenti, la continuità degli aggiornamenti, l’interdisciplinarietà del livello di fruizione e l’automazione delle consistenze bibliografiche e documentali.
L’ASAC è il simbolo privilegiato di un osservatorio dei bisogni culturali che attiva moduli operativi saldati su quattro momenti fondamentali:
- la formazione;
- l’organizzazione e la programmazione;
- la ricerca e la progettazione;
- l’automazione dei dati.
Le collezioni dell’ASAC costituiscono la parte del patrimonio della Biennale più ingente e preziosa per la peculiarità delle consistenze, per la tipologia dei supporti e per la pluralità delle discipline trattate: arte, architettura, teatro, musica, cinema e mass media.
La Biblioteca raccoglie volumi e cataloghi (120.000) relativi a un arco temporale che oscilla dalla metà dell’Ottocento fino ai giorni nostri. Poiché è stata concepita come una struttura aperta, quasi la totalità delle consistenze è direttamente consultabile, fatta eccezione per le pubblicazioni rare, sottoposte alla cessione controllata.
È attivata una campagna sistematica di acquisizione dei materiali, anche utilizzando i rapporti di scambio stabiliti con le istituzioni culturali a livello nazionale e internazionale; le consistenze bibliografiche sono sottoposte alla catalogazione automatizzata, sulla base delle procedure indicate dal Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN).
L’Archivio documentario costituisce uno dei fondi più preziosi dell’ASAC. È formato dal cosiddetto non book material (ritagli stampa, schede informatiche, opuscoli, etc...) che viene classificato sulla base delle seguenti suddivisioni: artisti e operatori, movimenti artistici, istituzioni, problematiche (1.000.000 circa di unità).
È stata avviata una campagna di riordino relativo alla documentazione pregressa che presentava un livello insoddisfacente di fruizione, mentre le consistenze raccolte dal 1975 sono suddivise per disciplina e nel rispetto delle sezioni sopra elencate.
La Collezione Manifesti è costituita dal Fondo e dal Magazzino Manifesti, le cui operazioni di riordino e di aggiornamento, svolte nel 1994 e nel 1995, sono state finalmente ultimate nel 1996.
Il Fondo Manifesti è costituito da 2607 esemplari editi dall’Ente e 378 trasmessi da istituzioni culturali esterne. I materiali sono registrati e consultabili tramite diapositive ed elenchi di lavoro; 1200 esemplari sono stati schedati in SBN, secondo gli standard dettati dall’ISBD (International Standard Bibliographic Description) selezionati tra quelli più rappresentativi per la storia del fondo.
Sono state scannerizzate 1828 immagini su diapositive, recuperando i documenti più interessanti dal punto di vista della soluzione grafica, al fine di rendere reperibili in rete Internet le informazioni su tali consistenze, a livello visivo e descrittivo.
Il Magazzino Manifesti è composto da plurimi dei manifesti editi dall’Ente, quantificabili in 9508 esemplari raccolti in 1303 contenitori.
È importante segnalare che l’ASAC rappresenta l’istituzione pilota sul territorio nazionale della catalogazione in rete dei manifesti, preso atto che l’ICCU sta definendo un prontuario di norme riguardante i materiali su supporti fisici diversi, al fine di realizzare un catalogo comune, funzionale all’utenza.
La Fototeca raccoglie tutti i materiali originali - negativi e positivi (lastre, pellicole, diapositive, foto in bianco/nero, foto storiche, foto d’epoca) - relativi ai settori disciplinari Arti visive, Teatro, Musica, Cinema e Architettura, concernenti un arco temporale che oscilla dal 1895, anno in cui venne inaugurata la "Prima Esposizione Internazionale d’Arte", fino ad oggi.
Dal 1995 sono iniziate le procedure riguardanti la verifica inventariale, il riordino e la catalogazione automatizzata del materiale fotografico, incominciando con i negativi su lastra di vetro che costituiscono il fondo più prezioso.
Il lavoro sistematico di riordino e di inventariazione è iniziato dal materiale relativo alle Arti Visive, esaminando i materiali dal 1895 fino al 1960.
Sono state inzialmente eseguite operazioni di pulitura del supporto; successivamente sono state effettuate le verifiche della corretta progressione numerica e il calcolo delle singole unità raccolte in ogni contenitore; si è infine proceduto alla individuazione delle problematiche inerenti allo stato di conservazione che si è rivelato discreto, provvedendo alla stesura finale dell’inventario cartaceo e informatizzato.
Tali operazioni di riordino e di catalogazione automatizzata sono poi continuate nel 1996, con particolare riguardo ai negativi delle sezioni Teatro, Musica e Cinema.
È stato infine stabilito uno standard di catalogazione per singole unità, sulla base delle norme dettate dal manuale ISBD (NBM), fornendo un campione di scheda il più possibile sintetico, compiuto sulla sezione delle Arti Visive, al fine di fornire un esempio di schedatura di negativi e di positivi.
Resta infine da esaminare il materiale del settore Architettura, parzialmente riordinato nel 1994, con riferimento ai materiali raccolti tra il 1985 e il 1993 (fotografie e diapositive), che dovrà quanto prima essere controllato secondo le metodiche sopra enunciate.
Nel 1994 sono state avviate le attività di revisione, di controllo e di catalogazione informatizzata delle pellicole facenti parte della Cineteca (1000 unità), ed è stato possibile eseguire una verifica sullo stato di conservazione; sono stati effettuati controlli dei dati e aggiornamenti dello schedario esistente su archivio elettronico, con la ricollocazione ordinata delle bobine controllate anche con l’ausilio della moviola in dotazione della Cineteca, secondo modalità ritenute indispensabili per una corretta conservazione. Le schede presentano attualmente tutti i dati concernenti la lunghezza totale e quella parziale delle pellicole, per cui ogni documento filmico è perfettamente identificabile; tutte le bobine sono state infine avvolte con l’emulsione all’interno, secondo le norme di conservazione indicate dal manuale della FIAF.
La verifica sullo stato di conservazione ha reso possibile la classificazione delle pellicole secondo precise categorie, in base alla necessità o all’urgenza di intervenire con livelli diversi di restauro.
La Cineteca dell’ASAC rappresenta una raccolta di notevole interesse, in quanto documenta la cultura cinematografica presentata alla Biennale. Un’attenzione particolare dovrà essere riservata, in un futuro non troppo lontano, al problema della conservazione e del restauro, in particolare per quanto riguarda alcune pellicole di grande valore, e in generale comunque per la salvaguardia di un patrimonio filmico di grande peculiarità.
La Mediateca raccoglie audio, video, dischi, CD, CD-ROM, materiali di recente acquisizione, ma anche documenti storici che risalgono alla fine degli anni Sessanta, video d’artista, registrazioni di eventi teatrali, di manifestazioni musicali, di performances e di happenings.
Questa collezione di grande interesse è stata oggetto di una analisi attenta, avviata nel 1996, relativa alla revisione del patrimonio video. È stata effettuata una ricerca incrociata relativa a ogni registrazione con l’ausilio di sistemi informatici, al fine di verificare i nastri originali, le copie esistenti e di effettuare le necessarie integrazioni al catalogo video. I materiali visionabili (VHS e U-MATIC) sono stati recuperati per avviare un’analisi dei contenuti, e sono stati controllati i dati riportati su scheda, relativamente alla corrispondenza dei titoli e dei contenuti, con l’ausilio del materiale documentale reperito in supporto alla ricerca.
Da questa verifica è emerso che la qualità degli originali e delle copie può essere definita media, poiché le riprese su video furono eseguite in tempi lontani con apparecchiature a bassa definizione.
Sarà necessario ultimare la revisione di tali consistenze, quantificabili in circa 10.000 unità (tra originali e copie), che costituiscono un patrimonio di grande rilevanza tra le diverse collezioni dell’ASAC.
L’Archivio storico rappresenta la raccolta più antica ed è costituito da consistenze documentali prodotte dall’attività dell’Ente a livello amministrativo e gestionale, nell’arco di un secolo di storia.
Negli ultimi anni è stata avviata una fase di revisione e di riordino della serie Scatole Nere, per una classificazione più corretta e per una schedatura automatizzata, funzionali alla ricerca del materiale; è stata altresì attivata, fin dal 1994, l’indicizzazione computerizzata della Serie Copialettere e si auspica di poter fornire all’utenza il catalogo elettronico e cartaceo di tale serie, continuando il lavoro di riordino nel prossimo biennio.
Improcrastinabili sono infine le operazioni di microfilmatura di questi materiali almeno per la parte relativa ai tempi più antichi, tenuto conto che ogni documento riporta la trascrizione manoscritta o dattiloscritta della corrispondenza prodotta dagli uffici organizzativi dell’Esposizione dell’Ente, dal 1898 agli anni Quaranta, e che tali trascrizioni tendono a diventare illeggibili nel tempo.
Nell’Archivio Microfilm sono raccolte 98 bobine relative a quella parte dei volumi della Serie Copialettere già microfilmati in periodi precedenti.
La Collezione Partiture e Spartiti  (4.000 unità) ha origine negli anni Trenta e rappresenta un prezioso insieme che è stato progressivamente arricchito dalle donazioni di musicisti contemporanei, invitati al Festival Internazionale di Musica della Biennale.
La Collezione Periodici (2.500 testate) è formata da una ricchissima raccolta di periodici che offrono una panoramica degli eventi artistici nell’ambito della cultura nazionale e internazionale.
Il Fondo Artistico (2.700 opere) presenta un insieme di opere d’arte di vario genere acquisite dall’Ente.
In questi anni il Fondo è stato oggetto di un riordino puntuale; è stata completata la schedatura informatizzata con la valutazione patrimoniale di tutte le opere, anche fotografiche facenti parte del Fondo. La base di ogni scheda è stata rielaborata e ampliata: attualmente presenta, oltre ai dati tecnici, la data di registrazione dell’opera e lo spazio relativo alla voce "restauri"; è stata segnalata la presenza di documenti specifici (comodato e donazione) e individuata l’esistenza di precedenti schede di riferimento.
È stato possibile continuare nella realizzazione di dossier concernenti gli artisti e le opere, ordinati alfabeticamente per nominativo e per titolo dell’opera, configurando un archivio cartaceo inerente al patrimonio del fondo che annovera opere di maestri dell’arte contemporanea, quali Nolde, Archipenko, Pomodoro, Viani, Vedova, Guttuso e altri.
Le collezioni dell’ASAC sono fruibili secondo diverse modalità di accesso e il personale è stato formato al fine di offrire un servizio attento alle istanze formulate dalle diverse fasce di pubblico.
L’organizzazione del lavoro è stata concepita avendo come obiettivo la centralità dell’utenza, compatibilmente con i problemi determinati dalla carenza di organico e dalle esigenze di tutela e di conservazione del patrimonio, ritenendo criteri quali efficienza, efficacia e comunicazione come fattori di qualità dei servizi erogati.
Nel sito Internet della Biennale sono stati resi visibili i seguenti dati:
- la guida alla consultazione dell’ASAC;
- una campionatura di manifesti schedati in SBN e scannerizzati;
- un repertorio degli artisti che hanno partecipato alla Biennale d’arte dal 1895 al 1995;
- i cataloghi delle mostre di Architettura e di Cinema realizzati su supporto cartaceo ed elettronico.
Tramite software progettati dal CED dell’ASAC, è stato possibile predisporre un catalogo elettronico dei periodici - in fase iniziale - e cataloghi elettronici della mediateca, della cineteca e del fondo artistico.
La specificità e la multimedialità dell’ASAC impongono una serie di problematiche a livello gestionale, superabili solamente con la realizzazione di un progetto più ambizioso e con lo stanziamento di risorse economiche adeguate.
Resta fondamentale confrontare le diverse esperienze sviluppate nell’ambito della automazione delle biblioteche e cooperare per potenziare il sistema di comunicazione.