Lavorare oggi per conservare il futuro: scenari, strumenti, risorse, problemi

Giovanna Pasini, Assistente presso l'ASAC della Fondazione La Biennale di Venezia

ASAC-Dati: uno strumento per conservare il futuro
ASAC-Dati è un giovane progetto: ha solo un anno e un mese di vita. Si tratta di un sistema informativo unitario per la gestione e l'accesso al materiale dell'Archivio Storico delle Arti contemporanee e alle informazioni delle manifestazioni e delle attività culturali correnti della Biennale.
Per circa trent'anni, Ca' Corner della Regina ha ospitato le collezioni dell'ASAC. I lavori di restauro di questo prestigioso palazzo hanno determinato la chiusura al pubblico dell'archivio. Se esigenza primaria rimane reperire e allestire una nuova sede, dal 2004 il programma di attività dell' ASAC è stato definito sulla base dell'esigenza prioritaria di avviare attività collegate alla valorizzazione, alla tutela e alla conservazione delle raccolte che costituiscono il patrimonio prezioso della Biennale e la memoria storico-culturale di un secolo.

Il progetto ASAC-Dati si inserisce proprio su questa linea avendo come obiettivi la visibilità e la fruibilità delle raccolte, in continuo incremento, oltre alla loro gestione e organizzazione archivistica.
Ma è necessario fare un passo indietro e ricordare il convegno tenuto nel dicembre del 2004 "ASAC ONLINE. Il sito web degli istituti di cultura", che rappresentò una preziosa occasione di confronto tra specialisti e altri Istituti culturali, al fine di individuare la metodologia più adatta per la fruizione in rete dello sterminato patrimonio di documentazione cartacea e multimediale dell'ASAC.
In tale occasione, furono attivate numerose postazioni informatiche che resero possibile la fruizione, in rete Intranet, di alcuni dei data base realizzati nel tempo delle seguenti raccolte:

Catalogo dei Periodici correnti, cessati e rari
Catalogo della Mediateca (video, pellicole, audio, CD, CD-ROM)
Raccolta documentaria (press book cinema)
Catalogo del Fondo artistico (opere d'arte)
Catalogo del Fondo editoriale (cataloghi e pubblicazioni della Biennale)
Fototeca (30.000 immagini digitalizzate a campione dai fondi fotografici dell'ASAC).

Tale situazione però si presentava estremamente frammentata: esisteva una diversa base di dati per quasi ogni fondo e per quasi ognuna delle manifestazioni. Si trattava di fogli di lavoro o semplici tabelle inserite in programmi di videoscrittura. In altri casi, anche se veniva utilizzato un sistema di base di dati, le informazioni erano rappresentate da una singola tabella. Ciò era determinato dalla necessità di un rapido sviluppo di un sistema per l'archiviazione di informazioni e la necessità di privilegiare la semplicità di interazione da parte del personale dell'Archivio con il sistema.
Ma questo portava a delle forti limitazioni dei sistemi in uso:

rischio di inconsistenza dei dati: le stesse informazioni dovevano essere riportate su sistemi diversi;
impossibilità di effettuare delle interrogazioni complesse sul contenuto dei Fondi e delle Manifestazioni: ad es. reperire le foto di attori premiati ad una data edizione della Mostra del Cinema;
impossibilità di rendere disponibili i dati online: non tutti i software utilizzati consentivano un accesso sicuro tramite interfaccia web.

Tale frammentata situazione richiedeva e spingeva verso la realizzazione di una base di dati unificata. ASAC aveva già avviato in passato due diversi progetti:

il Mostra delle Mostre
Il progetto era nato tra il 2000 e il 2001 con l'intento di rendere disponibile in un sito web tutte le informazioni possibili relative alle diverse edizioni della Biennale provenienti dai settori, come se si trattasse di un unico grande catalogo o di un'unica grande mostra. Realizzato con la collaborazione Ogilvy group, Milano.
La prima fase del progetto prese in considerazione i dati dell'Esposizione internazionale d'Arte sin dalla prima edizione del 1895. Il data base di inserimento era costituito da: una scheda esposizione; una scheda artista e una scheda opera.
Erano stati inseriti 15.000 nominativi di artisti partecipanti dall'edizione del 1895 sino a quella del 2003.
il Sistema Multimediale
A partire dall'estate del 2000 la Biennale aveva messo a punto un complessivo progetto per l'ideazione e la creazione di un sistema informativo unitario, per la gestione dei suoi diversi fondi.
Nel 2001 iniziò la collaborazione con la ditta Exante per la progettazione e la realizzazione della prima fase del sistema multimediale.

Entrambi i progetti però si arenarono nel 2002 con la fine dei finanziamenti.

Un'esigenza più volte ribadita dal direttore Giorgio Busetto era quella di non avviare nuovi lavori senza prima verificare la possibilità di recuperare quelli che già erano stati avviati per la soluzione di un problema. Quindi nel 2005 il Mostra delle Mostre è stato recuperato e aggiornato: mentre si procedeva a migliorare funzionalità e modalità di ricerca, si è continuato a inserire i dati e attualmente sono stati inseriti dati relativi a 10 edizioni dell'Esposizione internazionale d'Arte.
Nei primi mesi del 2004 vennero ripresi i contatti anche con Exante (Kora) per poter riprendere in mano anche il lavoro del Sistema Multimediale. Ma la proposta di non utilizzare software open source, oltre alla necessità di stanziare molte risorse solo ed esclusivamente su questo progetto, hanno reso questa via impraticabile.

Nel frattempo si era stipulata una convenzione con il Dipartimento di Ingegneria dell'Informazione dell'Università di Padova, quindi all'inizio del 2005 iniziò una fase di attenta e scrupolosa disamina del patrimonio digitale dell'archivio che coinvolse naturalmente anche i diversi e frammentati data base. Tale indagine evidenziò la ricchezza del patrimonio di dati dell'archivio ma anche la fragilità dei suoi strumenti che ne impedivano la divulgazione online.
Venne allora richiesto uno studio di fattibilità alla spin-off del Laboratorio di Tecnologia e Telecomunicazioni Multimediali del Dipartimento di Ingegneria dell'Informazione (DEI) dell'Università di Padova, 3Deverywhere, che propose la realizzazione di una base di dati unificata, realizzata con software di tipo open source, per garantire maggior sicurezza e stabilità rispetto a software proprietari, secondo un programma di attuazione che prevedeva 3 scadenze temporali nell'arco di tre anni per il completamento del progetto.

Nel settembre del 2005 il progetto ha avuto inizio. Essenziali si sono dimostrate le numerose interviste effettuate ad un ristretto numero di responsabili dei fondi, in modo non solo da gettare le basi, durante i primi incontri, di un linguaggio comune con il quale descrivere il campo di applicazione ed evidenziare quindi le componenti fondamentali che accomunano i diversi fondi, ma anche per spiegare ai tecnici similarità, differenze e connessioni tra le diverse tipologie di informazioni gestite dall'ASAC.
Durante gli incontri con il personale emerse, inevitabilmente, come uno dei primi problemi da affrontare, fosse il diverso significato attribuito ad alcuni termini del linguaggio comune, che invece nella terminologia adottata comunemente nel mondo delle basi di dati assumono una particolare accezione.
Dai colloqui vennero evidenziati alcuni requisiti di cui era necessario tenere conto nella progettazione della base di dati dell'ASAC:

rappresentare il contenuto dei fondi in modo conforme alle schede ministeriali: questo rappresenta un vincolo importante, che impone alcune scelte sugli attributi delle entità che contribuiscono alla definizione delle informazioni dei fondi;
evidenziare la peculiare eterogeneità dei fondi dell'Archivio: si potrebbero fare innumerevoli esempi di queste interrelazioni, date principalmente dal fatto che i medesimi artisti hanno avuto negli anni funzioni diverse: da partecipanti, a giuria, a soggetto di foto;
promuovere maggiormente l'immagine e le attività dell'ASAC: la promozione migliore si ottiene proponendosi come fornitore di servizi nel web, ovvero nel caso dell'ASAC mettere a disposizione le informazioni sul contenuto dei fondi e degli eventi. In particolare, si deve considerare che la memoria storica degli eventi promossi dalla Biennale rappresenta forse il patrimonio di maggior interesse per gli studiosi e che quindi necessita di promozione.

La quantità, la varietà e l'eterogeneità dei materiali dell'archivio ha determinato la necessità di suddividere l'intero progetto in tre diverse fasi e quindi di identificare i fondi e le manifestazioni che per primi sarebbero stati trattati. Ecco allora che la realizzazione di una base di dati per la gestione di Cineteca, Fototeca e di notizie relative alla Manifestazione del Cinema ha rappresentato la prima fase di questo importante e complesso progetto.
Grazie anche al lavoro di nove catalogatori, da aprile a settembre del 2006, nel nuovo data base ASAC-Dati sono stati inseriti:

13.000 schede minimali film (titolo del film, regia, anno, nazione) presentati alla Mostra del Cinema dal 1932 al 2006. Inoltre le edizioni del 2004, 2005 e 2006 sono state schedate completamente;
30.000 schede di altrettante foto relative alla Mostra di cui 15.000 disponibili anche in formato digitale;
i dati minimali relativi a tutte le manifestazioni organizzate da La Biennale nei suoi 111 anni di attività culturale (nome manifestazione, data, Presidente, Curatore, e riproduzione digitale di tutti i manifesti generali dal 1895 al 2006);
catalogo completo della cineteca, con schede corredate di trailer degli 800 film digitalizzati.

ASAC-Dati è stato testato alla 63. Mostra Internazionale d'Arte Cinematografica: in tempo reale i mille scatti giornalieri fatti dai fotografi Biennale venivano selezionati, catalogati e resi disponibili alla consultazione attraverso alcune postazioni dedicate proprio alla loro visualizzazione.
Entro dicembre 2006 ASAC-Dati sarà online; di qui la nostra soddisfazione e preoccupazione.
Il varo di ASAC-Dati risulta necessario anche a fronte della convenzione stipulata nel dicembre 2005 con il Ministero per i Beni e le Attività Culturali al fine di partecipare al Portale della Cultura: da pochi giorni sino alla fine di ottobre i nostri ingegneri di Padova lavoreranno in collaborazione agli ingegneri di Pisa per rendere interoperabili i due sistemi.
A questo punto risulta necessario decidere circa il futuro dell'altro data base Mostra delle Mostre: continuare ancora per qualche tempo su binari distinti e collegati eventualmente solo da un semplice link oppure cercare di riutilizzare il più possibile il lavoro di analisi e realizzazione dello schema di questa base di dati, facendolo confluire anch'esso in ASAC-Dati?

Un lavoro complesso, meticoloso, interminabile da un lato, ma che proprio la chiusura dell'ASAC rende necessario al fine di realizzare la valorizzazione dell'archivio, per rendere accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento le sue collezioni e, nel contempo, dimostrare di essere un valido strumento per la gestione e, di conseguenza, la conservazione delle sue preziose raccolte. Un lavoro che, come è facile immaginare, necessita di un grande sforzo economico e che la sempre più difficile reperibilità di risorse mette in difficoltà. Ma noi, proprio a un anno di distanza dall'avvio del progetto ASAC-Dati, dopo aver individuato la manifestazione - quella di Arti Visive, anche in occasione della 53. Esposizione Internazionale d'Arte, che inaugurerà a giugno del 2007 - e altri fondi dell'Archivio: manifesti, fondo artistico da trattare, abbiamo dato il via all'analisi e quindi alla realizzazione della seconda parte del progetto.

Copyright AIB 2007-08, ultimo aggiornamento 2007-09-23 a cura di Marcello Busato e Giovanna Frigimelica
URL: https://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay17/pasini06.htm

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