Decisione del Collegio dei Probiviri

riguardo all’istanza di interpretazione di alcuni articoli dello Statuto

e delle altre norme associative presentata da un socio il 30 ottobre 2015

Il Collegio dei Probiviri, costituito da Alberto Petrucciani, Rosaria Campioni e Giovanna Mazzola Merola, dopo approfondito esame dell’istanza e ampia discussione svoltasi sia per via telematica sia tramite una riunione con la presenza di tutti e tre i membri tenutasi il 19 novembre 2015 alle ore 12,30, presso la Biblioteca nazionale centrale di Roma, ha raggiunto le conclusioni che seguono.

Per quanto riguarda il quesito relativo alle competenze del Presidente e del Comitato Esecutivo Nazionale, si osserva innanzitutto che lo Statuto indica all’art.20 che «Il Presidente ha la responsabilità generale della conduzione e del buon andamento degli affari associativi e rappresenta l’AIB nei rapporti con enti e istituzioni nazionali ed esteri», stabilendo nel contempo che, salvo i «provvedimenti d’urgenza», che il Presidente adotta «in caso di assoluta necessità» e sottopone poi a ratifica, i poteri deliberativi a qualsiasi riguardo spettino al Comitato Esecutivo Nazionale (art.19), tranne naturalmente per le decisioni riservate all’Assemblea od altri organi.

In concreto, considerando il gran numero di azioni che il «buon andamento degli affari associativi» può richiedere di compiere anche quotidianamente – rispetto all’indicazione dello Statuto che prevede che le riunioni del CEN si svolgano «almeno due volte l’anno» e alla loro durata limitata – e l’importanza preminente che ha lo stesso «buon andamento» per i fini associativi, rispetto alla mera conformità alle procedure, questo Collegio ritiene che l’attuazione specifica e quotidiana delle delibere di portata generale e dei programmi del CEN rientri nei compiti ordinariamente assunti dal Presidente.

Riguardo alla questione specifica a cui fa riferimento il quesito n.1, «se l’individuazione delle persone da inviare ai convegni in rappresentanza dell’AIB, e l’eventuale rimborso spese rientri o meno tra le competenze del CEN ai sensi dell’art. 19 dello Statuto, o se invece (tranne, ovviamente il caso di “assoluta necessità” disciplinato dall’art. 20 comma 3 dello Statuto) tali decisioni rientrino nella competenza personale e assoluta del Presidente», il Collegio osserva:

a) che al Presidente compete la rappresentanza dell’AIB nei rapporti con altri (art. 20), e quindi la sua partecipazione personale a riunioni o altri eventi (compresi i congressi) in rappresentanza dell’AIB non è soggetta a delibere del CEN o altre autorizzazioni;
b) che il Presidente può essere, in queste funzioni, sostituito dal Vicepresidente, senza che occorra alcuna delibera in proposito (art. 20 comma 1);
c) che, qualora occorra designare una persona diversa dal Presidente o dal Vicepresidente, non vi sono indicazioni nello Statuto riguardo al fatto che la designazione sia fatta dal Presidente o tramite una delibera del CEN;
d) che per quanto attiene ai rimborsi spese, questi sono previsti dal Codice di comportamento (art.6.1) e rientrano fra le spese considerate nel bilancio preventivo, per gli organi e le singole attività, sul quale il CEN interviene nella fase di predisposizione (art. 19).

Relativamente, ancora, al punto c), in mancanza di una precisa indicazione normativa, il Collegio ritiene che sia opportuno ispirarsi alla distinzione tra funzioni di rappresentanza e incarichi di carattere scientifico/professionale, prevedendo quindi che il Presidente possa incaricare un socio di sua fiducia (p.es. un membro del CEN, il coordinatore di una commissione o gruppo, un socio di particolare competenza in un ambito specifico) di rappresentare l’AIB in una specifica riunione o evento, mentre siano in genere deliberati dal CEN (salvo i casi di urgenza) gli incarichi di carattere scientifico, soprattutto se continuativi (p.es. la partecipazione come membro designato dall’AIB a una commissione ministeriale o istituita da altri enti). Ad esempio è esplicitamente previsto dal Regolamento sulle forme e i modi dell’attività delle Commissioni permanenti e dei Gruppi di studio dell’Associazione che sia il CEN, sentito il parere del Consiglio nazionale dei Presidenti regionali, a deciderne numero e composizione.

Riguardo alla questione specifica a cui fa riferimento il quesito n.2, se «la nomina di responsabili di sessioni o di relatori a convegni organizzati dall’Associazione rientri tra le competenze del CEN», il Collegio osserva che:

a) l’organizzazione di congressi e convegni di livello nazionale rientra certamente tra le attività associative deliberate dal CEN;
b) il CEN stesso, deliberando l’organizzazione di un convegno, provvede di norma anche alla designazione di un comitato scientifico e/o organizzativo (o di uno o più membri o referenti per iniziative organizzate insieme ad altri), che possa poi svolgere tutte le attività che concretamente occorrono;
c) riguardo al raccordo tra il comitato (o le persone incaricate) e il CEN stesso, il Codice di comportamento al par. 5.3 indica che «Le persone che ricevono un incarico associativo sono responsabili, con la più ampia autonomia operativa, di espletarlo in accordo con le linee programmatiche concordate e con i principi di imparzialità, di efficienza e di trasparenza»: viene quindi dato particolare risalto all’autonomia nell’attuazione degli incarichi associativi, anche se questo non esclude – data la responsabilità complessiva del CEN e del Presidente per l’attività associativa – opportune forme di raccordo tra i responsabili di un’iniziativa e il CEN nel corso dell’attività stessa;
d) conseguentemente, la designazione dei relatori (o coordinatori di sessioni) di un convegno associativo (differentemente dalla designazione dei membri di un comitato scientifico o organizzativo) non si ritiene rientrare di per sé nelle competenze del CEN, tranne ovviamente nel caso che il CEN deliberi di assumere direttamente le funzioni di comitato scientifico del convegno.

Riguardo al punto n. 3, relativo a un contributo finanziario da versare (a qualsiasi titolo) da parte dell’AIB al CoLAP, l’istanza distingue tre questioni.

Per la prima, se esista un conflitto d’interesse tra la posizione di Presidente dell’AIB e la posizione di componente del Consiglio direttivo del CoLAP, il Collegio ritiene che non vi sia conflitto d’interesse, in quanto non si tratta di attività svolta «nell’ambito della propria posizione di lavoro o comunque in ambiti diversi dall’AIB» (Codice di comportamento, par. 1.2).

Infatti, per quanto la formulazione sintetica «ambiti diversi dall’AIB» possa suscitare dubbi o perfino sembrare decisiva in direzione opposta, il Collegio ritiene che l’espressione utilizzata dal Codice di comportamento sia da interpretare nel senso che non rientrino in questa indicazione le attività che il Presidente (o altro socio) svolge per designazione dell’AIB (come rappresentante dell’AIB in una federazione, coordinamento, commissione congiunta o istituita da altri enti, ecc.).

Non ha rilievo che la persona designata dall’AIB occupi il posto riservato al rappresentante dell’Associazione in un organo costituito in questo modo, oppure – come è frequente (p.es. in IFLA, EBLIDA, ecc.) – che faccia parte di un organo elettivo costituito a seguito di votazioni tra i rappresentanti delle associazioni (o di altri partner), in cui i rappresentanti delle singole associazioni si procurano il sostegno, spesso reciproco, di associazioni amiche, così da ottenere per la propria associazione un ruolo più incisivo e visibile.

Nella fattispecie, l’AIB è socio fondatore del CoLAP (attualmente con lo status massimo, di “associato riconosciuto”) e il suo rappresentante è membro dell’Assemblea e dispone di 2 voti per il Consiglio direttivo; la partecipazione di un rappresentante dell’AIB, in quanto tale, al CoLAP – e più in generale a un coordinamento di associazioni a cui l’AIB appartiene – deve perciò ritenersi attività correlata e dipendente da quella associativa, e non attività diversa e potenzialmente in conflitto, anche quando comporti cariche nel coordinamento stesso. Pertanto il Collegio ritiene che l’adesione dell’AIB a organizzazioni di questo tipo (o ad altre iniziative collettive o con partner diversi) e il livello e tipo di impegno vengano discussi e deliberati negli organi associativi con le modalità ordinarie, senza che debba astenersi dalle deliberazioni chi ha incarichi dell’Associazione nelle iniziative stesse.

Per la seconda questione, se si tratti di delibera di natura finanziaria e che richieda la partecipazione del Collegio sindacale alla seduta del CEN (art. 22 comma 3 dello Statuto), il Collegio osserva che lo Statuto, relativamente al Collegio sindacale, prescrive che «I suoi componenti assistono alle riunioni del Comitato Esecutivo Nazionale e possono partecipare alle discussioni di carattere finanziario-amministrativo», precisando inoltre che «Il Collegio Sindacale opera in conformità alle norme del Codice civile». Pur non essendo in generale obbligatorio per le associazioni l’adeguamento sotto questo profilo a quanto il Codice civile prevede solo per le società per azioni (art. 2397-2405), l’inserimento delle citate indicazioni nello Statuto fa ritenere al Collegio dei probiviri che, come previsto appunto dal Codice civile, i membri del Collegio sindacale debbano ricevere le convocazioni delle riunioni del Comitato esecutivo nazionale e, quando non vi partecipano, giustificare la loro assenza (art. 2405 del Codice civile e art. 25 dello Statuto). Le norme di legge non fanno distinzioni a seconda dell’ordine del giorno delle riunioni, né fra il presidente del Collegio sindacale e gli altri membri; inoltre l’assenza dei sindaci dalle sedute del Comitato esecutivo non ha rilievo per la validità delle sedute stesse e delle relative deliberazioni.

Per la terza questione connessa, se occorra un documento contabile o altra documentazione specifica per deliberare una spesa, il Collegio ritiene che il CEN possa deliberare una spesa anche prima dell’emissione dei relativi documenti contabili, o a livello previsionale, o – quando occorre – entro un limite di spesa senza che sia ancora determinato l’importo esatto, mentre ovviamente al momento della liquidazione deve essere pervenuto il relativo documento contabile. Le singole spese, del resto, vengono effettuate per lo più semplicemente sulla base della ripartizione del bilancio preventivo, con la firma del responsabile legale o suo delegato, senza che sia richiesta una delibera ad hoc.

Riguardo alla questione indicata al punto n. 4, relativa ai verbali delle sedute del CEN, il Collegio non può che confermare che, come previsto dallo Statuto (art. 24) oltre che da norme generali di legge, delle sedute del CEN deve essere obbligatoriamente redatto dal Segretario apposito verbale, che deve poi essere approvato dai membri del CEN, firmato dal Presidente e dal Segretario stesso, e conservato in apposito registro.

Inoltre, come indica il Codice di comportamento (par. 3.5), «I verbali delle sedute di ogni organo sociale, insieme ai documenti da essi presi in esame e agli atti conseguenti, sono pubblici e possono essere consultati, o richiesti in copia, da ogni socio». La norma prevede che ogni socio abbia diritto di avervi accesso, conformemente ai principi generali di trasparenza di gestione, mentre non prevede la diffusione generale al pubblico (a destinatari indeterminati), a salvaguardia dei principi generali di tutela della privacy.

Letto, approvato e sottoscritto

Roma, 19 novembre 2015

Il collegio dei Probiviri

Alberto Petrucciani, Presidente

Rosaria Campioni

Giovanna Mazzola Merola