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Biblioteche in Toscana: Monitoraggio 2010-2012

di Giancarla Brusoni e Francesca Navarria

L’attività di misurazione, monitoraggio e conseguente valutazione dei dati è uno strumento di indirizzo delle politiche regionali, in quanto utilizzata nella valutazione ex-ante, in itinere ed ex-post dei piani annuali e pluriennali regionali in materia di biblioteche, oltre ad essere uno strumento di management per i bibliotecari, ugualmente utilizzabile per analizzare gli obiettivi e impostare il servizio (fase ex-ante), per verificare i risultati parziali (in itinere) e per valutare le performances (fase ex-post). La Toscana possiede un’infrastruttura bibliotecaria ben distribuita sul territorio regionale: 1.035 biblioteche, alcune delle quali sono importanti biblioteche specializzate appartenenti a grandi istituzioni culturali (come l’Accademia della Crusca, il Gabinetto Vieusseux, l’Accademia dei Georgofili etc.) e 259 sono biblioteche pubbliche di ente locale (nel 2012 quelle aperte attive erano 235) che, collocate anche in piccoli e piccolissimi centri hanno patrimoni prestigiosi di antica origine. Il sistema delle biblioteche è organizzato in Toscana in 12 Reti documentarie locali, costituitesi su impulso della normativa regionale in vigore dalla fine degli anni ’90 e corrispondenti nella maggior parte dei casi al territorio provinciale, con l’eccezione della provincia di Firenze, che è articolata in 3 sistemi, oltre alla rete dell’Empolese che comprende alcune biblioteche della provincia di Pisa. Alle reti aderiscono quasi tutte le biblioteche di ente locale, altre biblioteche pubbliche e biblioteche private, per un complessivo numero di circa 600 biblioteche, pari al 58% circa delle biblioteche presenti in Toscana, oltre ad archivi e istituti culturali. La rete locale dunque costituisce la modalità ordinaria di gestire attività e servizi documentari, ovvero di biblioteche e archivi di differenti tipologie; l’istituto di coordinamento di rete non è un ente giuridico, nella maggior parte dei casi è la biblioteca comunale del capoluogo di provincia, ma in altri casi – almeno fino all’entrata in vigore del Testo Unico della Cultura- sono state anche le province (Livorno, Lucca, Massa-Carrara). Nel decennio 1999-2010 la cooperazione bibliotecaria si è incentrata prevalentemente sulla condivisione del catalogo ed ha portato alla realizzazione del catalogo di rete in linea ed all’attivazione del servizio di prestito interbibliotecario tra reti (progetto regionale “Libri In Rete”), per poi estendersi gradualmente alla catalogazione – con l’adesione anche a SBN – e agli acquisti e infine anche alle attività di promozione della biblioteca e della lettura, e, solo recentemente, dall’ultimo biennio 2012-2013, la cooperazione ha riguardato anche la promozione e valorizzazione degli archivi. Con l’entrata in vigore della nuova normativa regionale (L.R. n. 21/2010) e del Regolamento attuativo, le 12 Reti documentarie toscane hanno dovuto poi tradurre il processo di cooperazione dei servizi e delle attività documentarie nel possesso di requisiti, a livello di rete (revisione della convenzione di rete, carta di servizi di rete, carta delle collezioni di rete) e anche di istituti di coordinamento di rete che devono essere dotati di figure professionali adeguate e di un orario di servizio al pubblico.

1. Il Sistema informativo cultura della Regione Toscana raccoglie le informazioni anagrafiche sugli istituti e luoghi della cultura: musei, biblioteche, archivi e luoghi dello spettacolo. Sono gli stessi soggetti ad aggiornare e inserire i propri dati anagrafici e informativi; nel caso in cui il soggetto non sia già in possesso di un’utenza per l’accesso alla sezione delle biblioteche e archivi è necessario farne richiesta alla Regione Toscana all’indirizzo di posta elettronica: biblioteche.cultura@regione.toscana.it .
2. L.R. 10 luglio 1999, n. 35 “Disciplina in materia di biblioteche di enti locali e di interesse locale e di archivi di enti locali.”
3. L.R. 25 febbraio 2010, n. 21 “Testo unico delle disposizioni in materia di beni, istituti e attività culturali”.
4. Nel biennio 2007-2008 la Regione Toscana ha finanziato l’incremento delle raccolte di rete con un progetto denominato “Un milione di libri per le biblioteche toscane”, per un totale 1.350.000 euro.

Questo breve excursus per descrivere le caratteristiche del sistema delle biblioteche in Toscana, evidenziandone la complessità, ma anche per sottolineare come la scelta politica della Regione di porre al centro degli interventi programmatici le 12 reti documentarie toscane, e non i singoli istituti, abbia individuato nella cooperazione la modalità per garantire la crescita della qualità dei servizi e il raggiungimento di economie di scala.

La Regione Toscana si è dotata, a partire dal 1998, di strumenti di monitoraggio per misurare e valutare annualmente il sistema delle biblioteche pubbliche di ente locale: essi sono rappresentati dalla rilevazione dei dati sia sulle singole biblioteche che sulle reti documentarie5 e il rapporto di analisi statistica che contiene la valutazione dei dati. L’organizzazione della rilevazione annuale prevede la delega da parte della Regione Toscana alle 12 Reti documentarie toscane per le attività di coordinamento del monitoraggio a livello locale, mentre le fasi di controllo e validazione dei dati sono svolte congiuntamente dalla Regione e dalle 12 Reti, sulla base di documenti di controllo di qualità redatti dalla Regione Toscana. Questo sistema di rilevazione e valutazione dei dati ha consentito di avere oggi a disposizione una serie storica di dati che comprende il periodo 1998-20126.

Ma cosa misuriamo dal 1998? Vengono rilevati i dati amministrativi relativi a servizi, utenza, strutture (sedi e attrezzature), patrimonio, risorse umane e finanziarie delle biblioteche di ente locale toscane, e dal 2011, anche i dati del patrimonio, delle risorse umane e finanziarie di ciascuna delle 12 Reti documentarie toscane. Questi dati (misure) – rilevati dal 2007 tramite l’applicativo online “Simonlib” – sono poi elaborati con metodologie statistiche, fornendo una serie di indicatori che consentono di valutare le risorse e le prestazioni delle biblioteche oggetto della rilevazione. Fin dal 1998 il monitoraggio regionale toscano misurava e valutava quasi esclusivamente il servizio di prestito; pensiamo all’indice di impatto che rileva la percentuale di iscritti attivi al servizio di prestito e l’indice di prestito che misura il numero di prestiti pro-capite oppure l’indice del costo dei servizi che rapporta la spesa totale al numero di prestiti effettuati, misurando – sovrastimandolo – in realtà il costo del solo servizio di prestito. Dal 2008 sono stati introdotti nuove misure e nuovi indicatori per potere valutare i servizi delle biblioteche moderne, sempre più orientati all’inclusione sociale e all’alfabetizzazione informativa e tecnologica: fra questi ci sono l’indice di affollamento (presenze medie su popolazione) per sondare la frequentazione delle biblioteche7, gli indici di accesso ad Internet (numero di connessioni ad Internet sulla popolazione) e accessibilità ad Internet (numero di PC connessi) per valutare l’accessibilità alla rete offerta dalla biblioteca; dal 2013 è stato inserito anche il monitoraggio delle consultazioni e dei prestiti delle risorse digitali effettuati tramite la piattaforma MediaLibraryOnLine o altre piattaforme, rilevazione effettuata a livello di rete e non di singola biblioteca, mentre la singola biblioteca deve monitorare i prestiti e la dotazione documentaria delle risorse digitali, cumulando questi dati con i prestiti e dotazione del materiale multimediale.

Per misurare e valutare l’impatto non solo del servizio ma anche sociale della biblioteca, è fondamentale integrare le rilevazioni di tipo quantitativo, con indagini qualitative sull’utenza e sulla loro soddisfazione in relazione ai servizi erogati dalle biblioteche, e con rilevazioni dirette sulla popolazione in generale. Partendo da questa consapevolezza, la Regione Toscana si sta muovendo in due direzioni per il prossimo anno: per il primo punto sarà messo a disposizione on-line, in via sperimentale, un modello di questionario di customer satisfaction, così che le biblioteche avranno l’opportunità di utilizzarlo per svolgere, contemporaneamente alla rilevazione delle presenze, un’indagine e analisi sulla propria utenza; per il secondo punto, stiamo lavorando per realizzare oltre 4.000 interviste telefoniche sulla frequentazione delle biblioteche, con l’obiettivo di cogliere i bisogni e le esigenze anche del non-pubblico, ossia di coloro che non frequentano la biblioteca o hanno smesso di frequentarla. Nell’autunno 2015 potremo così presentare congiuntamente i risultati del monitoraggio annuale dei dati 2014 e i risultati dell’indagine qualitativa sulla popolazione. Vediamo ora nel dettaglio l’andamento delle performances delle biblioteche toscane di ente locale, con un approfondimento sui dati dell’ultimo triennio (2010-2012), tenendo comunque conto del più esteso arco cronologico. Nel periodo 2000-2010 le biblioteche comunali sono passate da 235 a 259, di cui 235 risultano aperte attive nel 2012, distribuite in 222 comuni sui 287 comuni della Toscana8.

Staff

Nelle 235 biblioteche toscane lavorano nel 2012 più di 1.000 persone (1.031), tra dipendenti pubblici e personale esterno – numeri che negli ultimi anni, nonostante la crisi economica, sono rimasti sostanzialmente stabili sia in termini di unità fisiche che di Full Time Equivalent (FTE) – e che attiva più di 370 volontari, dato questo in diminuzione nel 2012.

5. L.R. 25 febbraio 2010, n. 21 “Testo unico delle disposizioni in materia di beni, istituti e attività culturali” articolo 28, commi 5 e 7.

Collezione

Il patrimonio documentario delle biblioteche di ente locale in Toscana è passato da circa 5 milioni e mezzo di unità nel 2000 a 6,5 milioni nel 2006 per arrivare ad oltre 7 milioni nel 2012 (7.229.000 unità), registrando un trend positivo dell’indice di dotazione documentaria (rapporto tra dotazione documentaria acquisita negli ultimi 15 anni e popolazione residente) negli ultimi 6 anni, dal 2006 al 2012; migliora dunque nel tempo la capacità delle biblioteche toscane di modernizzare i propri patrimoni adeguandoli ai bisogni degli utenti.

Rimanendo sempre nell’analisi del patrimonio delle biblioteche, una buona performance è stata registrata dall’indice di incremento della dotazione documentaria (rapporto tra acquisti e popolazione residente x 1.000), indicatore significativo della vitalità delle biblioteche, che è cresciuto moltissimo fino al 2009 (58,9), per poi scendere nel biennio 2010-2011 e dunque risalire nel 2012 (51,2). L’andamento crescente fino al 2009 è da attribuire alla sempre maggiore capacità di acquisto delle biblioteche, ma anche ai risultati del progetto regionale “Un milione di libri per le biblioteche toscane”, che nel biennio 2007-2008 ha portato alle 12 reti documentarie risorse straordinarie della Regione Toscana per oltre 1.350.000 euro per l’acquisto di nuovi libri e materiali in più di 200 biblioteche comunali; infatti il picco massimo dell’indice si ha proprio nel 2009 con una caduta l’anno successivo, quando inizia a sentirsi maggiormente l’effetto dei tagli ai bilanci degli Enti locali
L’effetto positivo di questi finanziamenti regionali straordinari per gli acquisti è confermato anche dall’aumento della spesa per gli acquisti di materiale documentario nel triennio 2006-2008 (+22%); dal 2010 invece questo valore è in sensibile calo a causa di una sempre minore spesa destinata all’incremento delle raccolte (2,5 milioni di euro nel 2010 e 1,7 milioni di euro nel 2012). Analogo andamento per l’indice di spesa per acquisti per abitante: 0,60 nel 2006 per arrivare a 0,73 tra 2007 e 2008, 0,72 nel 2009 e decrescere fino a 0,52 nel 2012.

Per quanto riguarda la spesa totale delle biblioteche toscane, dopo la crescita del periodo 2005-2007 (da 22 milioni a 33 milioni), si evidenziano due flessioni, nel 2009 e nel 2012, in corrispondenza delle due crisi recessive italiane, che riportano allo stesso valore di 31 milioni di euro.
Coerentemente ai dati di spesa esaminati fino ad ora, si registra un valore di spesa pro-capite che passa da € 6,3 nel 2000 a € 9,3 nel 2007 e a € 9,2 nel 2010, con una flessione nel 2012 quando il valore torna al livello del 2008 a € 8,9.

Prestito

Il dato più positivo di lungo periodo riguarda l’incremento del servizio di prestito nelle biblioteche toscane; aumentano, in valore assoluto, gli iscritti attivi al prestito e il numero di prestiti (da circa 759.000 nel 1998 ad oltre 2 milioni nel 2012), comportando anche un crescente valore del prestito per abitante (indice di prestito).
Aumentano in modo significativo anche i prestiti tra le biblioteche (prestiti interbibliotecari-PIB) sia nella componente attiva (prestiti effettuati) che passiva (prestiti ricevuti).
Conseguentemente all’aumento dell’uso della biblioteca per il servizio di prestito, si registra anche un trend positivo, concentrato soprattutto nel periodo che va dal 2006 al 2012, nel rapporto tra gli iscritti al prestito e la popolazione residente (indice di impatto), giunto nel 2012 all’8,8% che è il valore più alto mai registrato, considerando anche il tasso di copertura della risposta che appunto nel 2012 è pari al 91,1%.
Orario di apertura

Sempre in crescita un altro valore, indicatore di vitalità e attrattiva delle biblioteche, l’indice medio di apertura delle biblioteche (media dell’orario di apertura – su cui pesano maggiormente le ore pomeridiane, serali e festive – ponderato con le settimane di apertura), che passa dal 20,2 nel 1998 a 23,3 nel 2011 con una leggera flessione nel 2012 (23,1). In questo senso è significativo il contributo delle biblioteche nuove o rinnovate, su cui Regione ed Enti locali hanno investito nel periodo 1999-2008.
Visite in biblioteca

Ancora un fenomeno positivo da evidenziare è quello della crescente affluenza giornaliera nelle biblioteche (indice di affollamento, ossia il rapporto tra presenze e giorni di rilevazione delle stesse), rilevata solo dal 2008. Dunque se da una parte nell’ultimo decennio è cresciuta e cresce molto la fruizione della biblioteca per il servizio di prestito, parallelamente negli ultimi 4/5 anni migliora l’attrattiva della biblioteca che si presenta al cittadino sempre più come “piazza del sapere”, utilizzata anche per servizi diversi dal prestito. In questo senso la componente della popolazione giovanile (0-25 anni) è molto significativa; dal 2008 al 2012 addirittura ha raddoppiato la propria presenza nelle biblioteche e nel 2012 rappresenta un terzo degli utenti nuovi e degli iscritti al prestito.

Considerazioni finali

Rispetto all’ultima crisi recessiva, iniziata nel 2012, la situazione che emerge nella valutazione dei dati 2012 è di una discreta “tenuta” generale: le biblioteche toscane dimostrano di essere in grado di far fronte alla carenza di risorse non eliminando i servizi, ma cercando di potenziarli, facendo sistema e garantendo un’offerta più ampia e personalizzata. Se è vero che nel 2012 la spesa complessiva per le biblioteche ha subito un’ulteriore e più decisiva flessione del 5%, passando da 33 milioni di euro nel 2011 a 31,2 milioni di euro nel 2012, e se anche la spesa per acquisti registra ancora nel 2012 un trend negativo, è altrettanto vero che cresce il numero di acquisti e che si incrementa la fruizione delle raccolte in termini di prestiti e di circolazione; evidentemente le biblioteche toscane spendono meno ma acquistano di più e meglio, grazie al ricorso alla cooperazione e alle carte delle collezioni che orientano nell’acquisto, portando anche ad un incremento ulteriore dei prestiti.

Il secondo fenomeno da rilevare e di importanza strategica – soprattutto in tempo di crisi – è lo sviluppo della presenza e di una ricaduta sociale della biblioteca sul territorio, che non riguarda solo l’uso della biblioteca per il servizio di prestito (indice di impatto che passa da 8,2% nel 2011 a 8,8 nel 2012), ma anche per altri servizi e attività; aumenta, infatti, il numero dei cittadini che usa la biblioteca per la prima volta e non solo per la loro funzione “tradizionale”. Le biblioteche, in altre parole, non solo tendono a servire sempre meglio i propri utenti, ma progressivamente riescono a catturarne di nuovi, anche in quel segmento di popolazione più colpito dalla crisi, come la fascia 15-29 anni che registra il più alto tasso di disoccupazione.

Tutto questo sta avvenendo grazie all’attivazione di servizi bibliotecari sempre più capillari e decentrati in luoghi strategici del territorio, come i centri commerciali, così come sono stati strategici le azioni di comunicazione e promozione coordinate a livello regionale e gli investimenti strutturali fatti in 70 biblioteche su 235, che hanno portato un processo di rinnovamento nell’architettura ed edilizia bibliotecaria, ovvero un nuovo modello di biblioteca pubblica in Toscana, più accessibile e aperta a tutti, innovativa e tecnologica, un luogo dinamico di opportunità e di aggregazione; buon esempio questo ultimo di come “rendono” gli investimenti in cultura, sopratutto in termini di impatto sociale e di crescita culturale, civile e indirettamente anche economica.

Certamente lo scenario che emerge dal monitoraggio regionale non è omogeneo in tutto il territorio toscano: ci sono reti che faticano a restare al passo della media regionale, mentre altre realtà sono decisamente più solide, in particolare quelle in cui il lavoro in cooperazione è da più anni consolidato e in cui sono stati fatti grossi investimenti in nuove biblioteche.

Comunque sia, nelle nostre analisi e valutazioni dei dati, è fondamentale tenere presente che ogni rete ha le sue caratteristiche, la sua storia e il suo territorio, tutti fattori che possono incidere nella modalità di organizzare ed erogare il servizio; soluzioni organizzative ottimali per una rete magari non sono applicabili in altre realtà. E dunque, per rendere il più esaustiva possibile la rappresentazione delle peculiarità delle reti e delle biblioteche del sistema pubblico regionale, dal prossimo anno, cercheremo di integrare il monitoraggio annuale con indagini qualitative rivolte agli utenti e alla popolazione in genere, ma anche con analisi che utilizzano il metodo del bilancio sociale, per misurare l’impatto sociale ed economico della biblioteca sulla propria comunità. Tutti strumenti, questi, utili anche per la programmazione e valutazione degli interventi pubblici, sia a livello regionale che locale.

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