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Intervento / Mara Chizzolini

Dopo quasi dodici anni di gestione del nostro progetto di automazione rivolto ai servizi bibliotecari territoriali, possiamo dare per scontati i vantaggi di natura economica (economie di scala nell'attività catalografica, nell'acquisto dei software, etc.) e di natura organizzativa (omogeneità catalografica, uniformità di procedure, etc.) portati dalla centralizzazione della catalogazione e dell'automazione e dalla cooperazione che ha reso possibile l'attuazione del progetto.

Pensando di rivolgermi ad una realtà, per esempio ad una Provincia, che intende avviarsi verso la centralizzazione della catalogazione automatizzata, alla luce dell'esperienza maturata mi pare invece essere più utile considerare le difficoltà che la gestione di un servizio così concepito implica e derivarne delle raccomandazioni da suggerire.

• Prima di tutto è necessario avere la consapevolezza che un progetto del genere avrà nel tempo uno sviluppo geometrico e che sarà quindi necessario, anno dopo anno, prevedere una crescita degli investimenti in termini di: risorse finanziarie, disponibilità di personale (soprattutto tecnico: catalogatori, informatici) e di spazi, ecc.
• L'Ufficio Biblioteche provinciale deve avere in organico, oltre al personale amministrativo, dei bibliotecari, con compiti anche di consulenza biblioteconomica e in grado di gestire il coordinamento dell'organizzazione complessiva.
• Presso il CED dell'Amministrazione deve esserci personale (almeno una unità) dedicato al progetto, non solo in fase di avvio, ma anche in seguito, con continuità

• Nel nostro territorio, che è molto esteso (escluso il capoluogo comprende 205 Comuni), gli interlocutori privilegiati sono gli 8 Sistemi bibliotecari, istituiti per convenzione o gestiti dalla locale Comunità Montana, che svolgono l'indispensabile ruolo di coordinatori di tutta l'attività locale e di quella decentrata e che, coordinati tra loro, contribuiscono insieme all'Ufficio Biblioteche ad individuare i punti deboli e le potenzialità di sviluppo di tutto il servizio.
• Requisiti importanti di un Sistema sono un bacino d'utenza adeguato e un forte vincolo organizzativo interno. I problemi sono legati alla presenza di biblioteche deboli, difficili da gestire, e alla conseguente reticenza ad accettare l'adesione di altre biblioteche prive di buoni requisiti.
• Una biblioteca non aderente ad un Sistema non è considerata parte dell'organizzazione bibliotecaria provinciale e non può usufruire dei servizi provinciali.
• Per una biblioteca non ancora aderente, a volte, il freno all'adesione viene da una scarsa sensibilità dei propri amministratori nei confronti del servizio bibliotecario.

La catalogazione centralizzata

• Imprescindibile elaborare fin dall'inizio protocolli di scelte catalografiche, da aggiornarsi poi costantemente. Ciò comporta anche un costante autoaggiornamento.
• Necessario che i centri di catalogazione abbiano Internet, per i collegamenti con le banche dati indispensabili alla catalogazione
• La nostra struttura organizzativa vede la presenza del CCP (Centro di Catalogazione Provinciale), in sede centrale, che cura la catalogazione ex novo delle nuove accessioni delle biblioteche (ca. il 20% del totale), e di 6 CO (Centri Operativi periferici), sul territorio, che fanno da filtro curando le "esportazioni" (ca. l'80%) e che catalogano il pregresso. Questa soluzione non era stata adottata fin dall'inizio, ma si è poi rivelata la più economica.
• La banca dati è unica e viene alimentata quotidianamente da tutti i centri di catalogazione. E' necessario curare il controllo qualità della banca dati attraverso la preventiva istruzione dei catalogatori, la supervisione, il monitoraggio tempi e costi (soglia ammessa errori: 10% al Centro di Catalogazione Provinciale, 12-13% nei Centri Operativi periferici)
• L'avvio del servizio deve avvenire in maniera graduale, partendo da uno o due Sistemi bibliotecari.
• Utilissimo prevedere un comitato tecnico dei Direttori dei Sistemi, coordinato dal personale della Provincia.
• Preoccuparsi che i rapporti gerarchici siano chiari e definiti nelle competenze.

Il C.C.P.

L'attività di catalogazione viene data in appalto ad una cooperativa specializzata. Nelle formule d'appalto è importante inserire criteri che garantiscano il controllo qualità:

• esperienza catalografica e non solo biblioteconomica,
• quota catalogazione sul bilancio della cooperativa (o ditta) di almeno 500 milioni,
• conoscenza del software adottato (per limitare al massimo i costi di formazione),
• costi orari (anche se più alti) e non costi a libro, prevedendo tra le attività anche il controllo, le correzioni, la consulenza all'Ufficio stesso in materia catalografica, ecc.

Tener presente che la gestione di un CCP deve prevedere personale per carico/scarico libri, controlli liste, ecc.

I C.O.

La gestione dei CO è di competenza dei Sistemi bibliotecari. Nel caso di appalti valgono le stesse raccomandazione che per il CCP. In caso di assunzione ci sono anche degli svantaggi da tenere sotto controllo: i concorsi a volte pongono dei problemi alla selezione mirata in un ambito così definito e particolare; la continuità quotidiana del servizio non è garantita, mentre la tipologia del servizio richiede continuità.

L'automazione

• L'individuazione del prodotto comporta una approfondita valutazione
• L'aggiornamento rispetto alla sua evoluzione è costante
• Il cliente della ditta fornitrice del software è solo la Provincia, la singola biblioteca non ha rapporti con la ditta.
• Ogni Sistema bibliotecario deve individuare un operatore informatico (un informatico "vero", non un adetto qualsiasi con propensione all'informatica...) che sia referente per la Provincia e che assista le biblioteche per i problemi di primo livello

Il prestito intersistemico

E' autogestito dai Sistemi bibliotecari. Presso il CCP (da loro visitato bisettimanalmente) vengono messi a disposizione per il prestito intersistemico: spazio, personale, modulistica.

• E' importante concordare e formulare un regolamento del servizio.

L'aggiornamento professionale dei bibliotecari

Prevedere i necessari corsi e incontri di aggiornamento:

• generale biblioteconomico
• di istruzione sul software e sulle questioni organizzative.

Il sito Web

Iniziative sulla rete oltre all'OPAC su Internet: all'interno del sito della Provincia è offerto spazio per pagine autogestite da Sistemi e singole biblioteche. In questo modo un unico sito comprende le informazioni di tutti i servizi bibliotecari della nostra organizzazione. Esso consente anche i link più utili per il settore.

Il Sistema Integrato: biblioteche + archivi storici + musei

Nella programmazione dell'attività tenerlo presente come scontato obiettivo.

Allegato:

Nel 1986 l'Amministrazione Provinciale di Brescia pose le basi di un ambizioso e complesso sistema di cooperazione bibliotecaria allo scopo di promuovere il rilancio - e in molti casi la nascita - di servizi bibliotecari pubblici di base ad un livello qualitativo degno della natura stessa del servizio che la pubblica lettura richiede.

Il progetto - gestito dall'Ufficio Biblioteche in stretta collaborazione con il CED provinciale - aveva per molti versi la caratteristica della scommessa: non solo per l'esigenza di cospicui investimenti finanziari, ma anche per la necessità di coinvolgere, in un obiettivo comune, amministratori, direttori di sistemi, bibliotecari, informatici. Significava ridisegnare i Sistemi bibliotecari e rinforzarne le competenze, rinnovare e spesso riaprire le biblioteche pubbliche, riqualificarne il personale e il servizio stesso, nel superamento di un certo isolamento a favore, invece, di una cooperazione ad ampio respiro, sistemica e sovra-sistemica.

Il tutto supportato da un sistema e da un'architettura tecnico-informatica funzionale alla condivisione di risorse diverse e di diverse necessità organizzative, sistema che ha offerto ai bibliotecari un qualificato strumento per la gestione del proprio servizio e il cui perno s'identifica nella banca dati comune delle catalogazioni bibliografiche: il Catalogo collettivo della Provincia di Brescia. E' una banca dati in costante divenire, alimentata quotidianamente dal lavoro di catalogatori specializzati e destinata a crescere progressivamente e che conta, a oggi, gran parte del posseduto di circa 130 biblioteche comunali

Per l'attuazione del cosiddetto "Progetto di automazione" la Provincia ha costituito negli anni un settore specifico dell'Ufficio che si occupa - con la quotidiana assistenza del proprio Centro Elaborazione Dati - di assistenza tecnica e, più in generale, di consulenza biblioteconomica per tutte le realtà bibliotecarie del territorio, curandone la promozione, lo sviluppo e la progressiva integrazione nel sistema bibliotecario provinciale. Sostiene e finanzia il progetto, cura la formazione all'uso dei programmi e l'aggiornamento costante rispetto all'evoluzione degli stessi. Tra bibliotecari, direttori, prestazioni professionali e cooperative l'ufficio si rapporta ad oltre 150 operatori del settore. Lo stesso Ufficio si occupa, da oltre un anno, della gestione del omonimo sito (http://www.provincia.brescia.it/biblio) all'interno del più ampio sito Internet dell'Amministrazione (http://www.provincia.brescia.it).

L'obiettivo immediato e più tangibile del Progetto, dal quale sono poi derivati tutti gli altri servizi, è stato quello di offrire a tutte le biblioteche il servizio di catalogazione del patrimonio librario moderno. Catalogazione che si realizza - in base a principi di economicità e di uniformità - attraverso la costituzione di una banca dati unica nella quale sono recuperabili i dati bibliografici del patrimonio catalogato e l'indicazione (localizzazione) di dove ciascun libro è fisicamente collocato. Nell'ambito dell'intero sistema, mediamente, ogni anno si registrano oltre 100.000 nuove accessioni. Dal marzo dello scorso anno 1999, poi, il Catalogo è consultabile in Internet attraverso l'apposito OPAC (http://opac.provincia.brescia.it), archivio aggiornato quotidianamente dalle catalogazioni effettuate sulla banca dati Sebina Produx.

L'operazione di catalogazione viene realizzata attraverso diversi centri di catalogazione, distinti operativamente in Centri Operativi (collocati sul territorio e dedicati alla catalogazione-filtro delle novità e alla catalogazione del pregresso), e nel Centro di Catalogazione di Brescia (presso l'Ufficio Biblioteche della Provincia). Quest'ultimo cataloga esclusivamente le novità e, in stretto rapporto con l'Ufficio, coordina le operazioni dei Centri esterni e, più in generale, il monitoraggio e il controllo di qualità della banca dati centrale.

A salvaguardia dell'uniformità e omogeneità del trattamento dei dati, gli operatori vengono istruiti e supervisionati dall'Ufficio biblioteche della Provincia, che cura e regolamenta la materia attraverso apposti Protocolli di scelte catalografiche, basati sulle norme biblioteconomiche nazionali e internazionali, aggiornati periodicamente e frutto della collaborazione anche di esperti della materia.

Il sistema provinciale ha coinvolto progressivamente otto sistemi bibliotecari con circa 140 realtà bibliotecarie di diversa tipologia (dalle centro-sistema, alle biblioteche di base, ai punti di prestito).

Parallelamente alla catalogazione in un unica banca dati collettiva del patrimonio, ogni biblioteca riceve dalla Provincia gli strumenti per la gestione autonoma e automatizzata del proprio servizio locale (gestione utenza, prestiti, catalogazioni locali escluse dalla banca dati, etc). In questo modo ogni biblioteca è libera di gestire il proprio servizio nei tempi e negli orari che ritiene più consoni alla propria realtà e, soprattutto, senza vincoli a collegamenti di alcun genere. Infatti, il collegamento fisico della biblioteca alla banca dati centrale avviene esclusivamente per la consultazione del patrimonio collettivo e per il travaso automatico dei dati.

Questa autonomia rientra comunque in una logica di cooperazione stretta tra le singole realtà il cui collegamento e scambio sta alla base dell'impianto complessivo del sistema. L'automazione provinciale, infatti, coerentemente con il principio che sottende l'intera organizzazione bibliotecaria regionale, è strumento funzionale allo sviluppo e al consolidamento dei sistemi bibliotecari e, in essi, alle unità bibliotecarie che li costituiscono.

Il progetto di catalogazione provinciale ha conosciuto in questi anni diversi livelli di intervento sul territorio (dal punto di vista organizzativo) e di specializzazione (dal punto di vista informatico) che si sono concretizzati nel 1997 nel passaggio dal vecchio software Biblos all'attuale Sebina Produx.

La sua ampia diffusione sul territorio nazionale in diverse tipologie bibliotecarie ci si augura possa aprire il territorio bresciano a possibili scambi di esperienze e di informazioni che risultano di fondamentale importanza al fine di un rilancio del servizio. L'apertura dell'Indice a Sebina costituisce oggi un'ulteriore garanzia di possibile sviluppo anche in direzione SBN.

Copyright AIB 2000-07-30, a cura di Elena Boretti
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