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Comune di Modena - Servizio Biblioteche

CAPITOLATO DI GARA D'APPALTO A MEZZO DI LICITAZIONE PRIVATA PER LA GESTIONE DEL PUBBLICO, DEL PATRIMONIO E DELLA SORVEGLIANZA DELLE SALE PRESSO LE BIBLIOTECHE CIVICHE "DELFINI", "POLETTI" E "ROTONDA".

ART. 1 OGGETTO

ART. 2 METODO DI AGGIUDICAZIONE

ART. 3 AMMISSIBILITA' ALLA GARA

ART. 4 FORMULAZIONE E PRESENTAZIONE DELL'OFFERTA

ART. 5 AGGIUDICAZIONE

ART. 6 SEDI E ORARI DI APERTURA AL PUBBLICO

ART. 7 GESTIONE DEL PUBBLICO: RECEPTION E PRIMA INFORMAZIONE

ART. 8 GESTIONE DEL PATRIMONIO LIBRARIO: PRESTITO, RICOLLOCAZIONE E RIORDINO VOLUMI A SCAFFALE

ART. 9 SERVIZIO DI SORVEGLIANZA, RIORDINO E PULIZIA OCCASIONALE

DEI LOCALI DELLA BIBLIOTECA

ART.10 SERVIZIO DI TRASPORTO LIBRI, GIROPOSTA, INCARTATURA E ETICHETTATURA

ART.11 OBBLIGHI DELL'APPALTANTE

ART.12 OBBLIGHI DELL'APPALTATORE

ART.13 VARIAZIONI DISPOSTE DALL'APPALTANTE

ART.14 DURATA

ART.15 RESPONSABILITA'

ART.16 SUBAPPALTO

ART.17 CORRISPETTIVO

ART.18 MODALITA' DI PAGAMENTO

ART.19 CAUZIONE DEFINITIVA

ART.20 CLAUSOLA PENALE

ART.21 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO

ART.22 FORO COMPETENTE

ART.23 SPESE CONTRATTUALI

ART.24 RINVIO A NORME E REGOLAMENTI

 

ART. 1 OGGETTO

Il presente appalto ha per oggetto:

1) Gestione del pubblico (reception e prima informazione)

2) Gestione del patrimonio librario ( prestito, ricollocazione e riordino volumi a scaffale)

3) Sorveglianza, riordino e pulizia occasionale dei locali delle biblioteche

4) Trasporto libri, materiali documentari e giroposta da e per le biblioteche e gli uffici comunali; incartatura, etichettatura, antitaccheggio dei libri nuovi e interventi di piccolo restauro sui volumi deteriorati.

Tali attività saranno svolte presso le biblioteche civiche "A.Delfini", "Rotonda" e "Poletti", e gli uffici del Coordinamento Biblioteche.

Le ditte interessate a concorrere sono autorizzate, previo appuntamento da concordarsi con l'ufficio competente, a provvedersi di tutti quei dati ed elementi che possono essere utili per la definizione dell'offerta economica.

Il progetto di gestione del servizio di cui all'oggetto dovrà essere redatto dalle ditte concorrenti tenendo presenti le indicazioni, i vincoli e le prescrizioni del presente capitolato.

 

ART. 2 METODO DI AGGIUDICAZIONE

L'appalto verrà aggiudicato a mezzo di licitazione privata, da esperirsi ai sensi dell'art.39 del Regolamanto comunale per la disciplina dei contratti, a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa.

L'importo presunto a base dell'affidamento è di L. xxx all'anno per 3 anni, oltre oneri I.V.A.

 

ART. 3 AMMISSIBILITA' ALLA GARA

Le ditte interessate a partecipare alla gara dovranno farne espressa domanda, in carta legale, entro il termine stabilito dal relativo bando.

Saranno ammesse a partecipare le ditte che presentano i seguenti requisiti:

 

ART. 4 FORMULAZIONE E PRESENTAZIONE DELL'OFFERTA

Le modalità di presentazione dell'offerta saranno indicate nella lettera d'invito.

In particolare l'offerta economica dovrà essere corredata da un dettagliato computo dei costi orari per dipendente addetto alla gestione del pubblico e del patrimonio librario, e per dipendente addetto alla sorveglianza, trasporto libri e incartatura, oltre al costo complessivo annuale dei singoli servizi nonchè al costo complessivo annuale dell'intero appalto.

Il costo complessivo annuale è determinato sulla base dei seguenti elementi (dati indicativi):

A) Biblioteca "A.Delfini

Per l'attività di gestione del pubblico e del patrimonio sono richieste 205 ore a settimana per 49 settimane, e 144 ore a settimana per 3 settimane: totale 10.477 ore/anno;

Per l'attività di sorveglianza sono richieste 127 ore a settimana per 49 settimane: totale 6223 ore/anno;

B) Biblioteca "Poletti"

Per le attività di gestione del pubblico e del patrimonio sono richieste 42 ore a settimana per 52 settimane: totale 2184 ore/anno;

Per l'attività di trasporto libri e incartatura sono richieste 18 ore a settimana per 48 settimane, e nel periodo di chiusura annuale (4 settimane) sono richieste 36 ore a settimana: totale 1008 ore/anno.

C) Biblioteca "Rotonda"

Per le attività di gestione del pubblico e del patrimonio sono richieste 58 ore a settimana per 50 settimane, e nel periodo di chiusura annuale sono richieste 36 ore a settimana per una settimana: totale 2936 ore/anno.

D) Uffici Coordinamento

Per l'attività di trasporto libri e incartatura sono richieste 72 ore a settimana per 48 settimane, e 36 ore a settimana per 4 settimane: totale 3600 ore/anno; è richiesta inoltre la dotazione di un automezzo idoneo al trasporto di libri e materiali vari da e per gli uffici e biblioteche comunali (percorrenza circa 10.000 Km/anno).

 

ART. 5 AGGIUDICAZIONE

L'appalto sarà aggiudicato alla ditta che avrà presentato l'offerta ritenuta più vantaggiosa in base ai seguenti elementi di valutazione:

 

- ruolo del referente e sua reperibilità (punti 5)

- grado di flessibilità degli operatori rispetto ad aperture anticipate, posticipate, serali,

iniziative collaterali anche fuori sede (punti 10)

- tipo di automezzo fornito (dimensioni e capacità di trasporto) (punti 10)

- tempi di sostituzione di operatori assenti in modo non prevedibile con altri operatori

che abbiano già svolto il previsto tirocinio (punti 10)

Le offerte presentate dalle ditte concorrenti verranno sottoposte all'esame di una apposita commissione nominata dall'Amministrazione. La commissione giudicatrice ha facoltà, nel corso dell'esame delle offerte, di richiedere alle ditte ulteriori chiarimenti e delucidazioni, allo scopo di formulare giudizi meglio approfonditi e documentati.

L'Amministrazione appaltante si riserva di aggiudicare tutto o in parte i servizi presentati nell'offerta a suo insindacabile giudizio, di non procedere ad alcuna aggiudicazione o di aggiudicare l'appalto stesso anche nel caso di una sola offerta.

Nessun compenso è dovuto per la partecipazione alla gara, nè potrà essere richiesto o riconosciuto per effetto di aggiudicazione parziale od anche nel caso in cui l'Amministrazione non intendesse procedere ad alcuna aggiudicazione.

L'Amministrazione potrà richiedere alla ditta aggiudicataria modifiche parziali dei servizi offerti e pattuire eventuali differenze in più o in meno prima della stipulazione del relativo contratto.

Al termine del proprio lavoro, la commissione redigerà una relazione conclusiva contenente:

 

ART. 6 SEDI E ORARI DI APERTURA AL PUBBLICO

La biblioteca "A.Delfini", con sede in C.so CanalGrande 103 a Modena, è aperta al pubblico dal lunedì al sabato con il seguente orario:

lunedì 14-20

dal martedì al sabato 9-20.

La chiusura per inventario, solitamente nel mese di agosto, è di circa 3 settimane.

Nel periodo estivo, giugno e luglio, l'orario serale potrà essere prolungato fino alle ore 23.

La biblioteca "L.Poletti", con sede in largo S.Agostino 337 a Modena, è aperta al pubblico dal lunedì al sabato con il seguente orario:

da lunedì a sabato 9-13

da martedì a venerdì 15,30-18,30.

La chiusura per inventario, solitamente nel mese di agosto, è di circa 4 settimane.

La biblioteca "Rotonda", con sede in strada Morane 500, è aperta al pubblico dal lunedì al sabato con il seguente orario:

lunedì 14,30-19,30

da martedì a sabato 9,30-19,30.

La chiusura per inventario, solitamente nel mese di agosto, è di circa 2 settimane.

Gli uffici del Coordinamento biblioteche, con sede in C.so CanalGrande 103, sono aperti dal lunedì al sabato con il seguente orario:

da lunedì a sabato 8-13

lunedì e giovedì 14,30-17,30.

Inoltre l'Amministrazione potrà richiedere prestazioni di lavoro straordinarie al di fuori dell'orario normale di apertura delle biblioteche e degli uffici, da compiere anche in sedi diverse da quelle sopraindicate, concordandone le modalità con la ditta aggiudicataria.

 

ART. 7 GESTIONE DEL PUBBLICO: RECEPTION E PRIMA INFORMAZIONE

Il servizio comprende:

A. la reception del pubblico e del servizio di prima informazione, con particolare riferimento alle caratteristiche del servizio bibliotecario.

Per la biblioteca "Rotonda", in considerazione delle sue limitate dimensioni (sia di spazio che di patrimonio), il servizio di prima informazione comprende anche l'aiuto al pubblico nella ricerca dei libri collocati a scaffale e nella ricerca di informazioni su autori e titoli attraverso il catalogo on-line.

Per la biblioteca "Poletti", in considerazione delle caratteristiche della sede, il servizio di reception del pubblico richiede anche la sorveglianza della sala, la sorveglianza dell'utilizzo, da parte degli utenti, di particolari strumentazioni (cd-rom multimediali, Internet, ecc.), e la gestione dell'impianto d'allarme;

B. la gestione dei materiali informativi da esporre e da mantenere aggiornati e in ordine negli appositi spazi;

C. la gestione delle richieste telefoniche degli utenti relative ai servizi della biblioteca e alla disponibilità dei volumi soggetti al prestito.

Per la biblioteca "Poletti", tale gestione si estende a tutte le telefonate in arrivo, anche se non effettuate da utenti, e comprende lo smistamento delle stesse agli operatori competenti.

D. la vendita di cataloghi, bibliografie ed altre pubblicazioni, delle tessere magnetiche per la fotocopiatrice e stampanti, e di altri servizi particolari (stampa bibliografie, floppy disk, ecc.); la tenuta della relativa contabilità in rapporto con l'ufficio amministrativo del Servizio Biblioteche;

E. il versamento cu C.C. bancario del Comune di Modena delle somme derivanti dalla vendita di tessere magnetiche, pubblicazioni ed ogni altro servizio a pagamento fornito dalle biblioteche, con resoconto periodico di entrata agli uffici amministrativi del Coordinamento, e compilazione dei moduli giornalieri per la registrazione delle vendite.

 

ART. 8 GESTIONE DEL PATRIMONIO LIBRARIO: PRESTITO,RICOLLOCAZIONE E RIORDINO VOLUMI A SCAFFALE

Il servizio comprende:

A. la registrazione a terminale degli iscritti, dei libri dati a prestito e rientrati; la registrazione dei rinnovi e delle prenotazioni di volumi al momento non disponibili utilizzando per tutte le operazioni il sistema informatico Sebina Produx;

B. nei casi in cui si rendesse necessario, potrà essere richiesta la registrazione manuale dei libri dati a prestito, di quelli rientrati, delle prenotazioni e dei rinnovi del prestito.

Per la biblioteca "Poletti", nel periodo di avvio della automazione del prestito, sono richieste anche le attività di inserimento dei dati sintetici dei documenti nella fase del recupero del pregresso, e l'inserimento, correzione, sostituzione, eliminazione di schede cartacee su indicazione del personale interno;

C. la verifica dello stato fisico dei volumi rientrati dal prestito; la ricollocazione tempestiva a scaffale dei volumi rientrati dal prestito e delle riviste consultate dagli utenti; la verifica complessiva della corretta collocazione dei volumi e delle riviste a scaffale con frequenza giornaliera;

D. la raccolta di richieste di prestito interbibliotecario e la gestione dei relativi rapporti con le altre biblioteche e con i lettori;

E. il controllo inventariale del patrimonio durante il periodo di chiusura annuale, in collaborazione con il personale comunale;

F. la gestione dell'utilizzo delle postazioni multimediali (prenotazione, registrazione dell'utente, consegna cd-rom e videocassette);

G. l'apertura e chiusura della Biblioteca.

Per le biblioteche "Rotonda" e "Poletti" il servizio comprende inoltre:

H. la gestione della fotocopiatrice (alimentazione carta e cambi toner), e assistenza al pubblico per l'utilizzo;

Per la biblioteca "Rotonda", il servizio comprende inoltre:

I. il ritiro della posta presso l'Ufficio Postale di via Casalegno c/o il Centro Commerciale "La Rotonda";

 

ART. 9 SERVIZIO DI SORVEGLIANZA, RIORDINO E PULIZIA OCCASIONALE DEI LOCALI DELLA BIBLIOTECA

Per la biblioteca "Delfini" il servizio comprende:

A. la sorveglianza degli spazi aperti al pubblico (sala, guardaroba, chiostro) per tutto l'orario di apertura;

B. le informazioni direzionali al pubblico per tutto l'orario di apertura;

C. la pulizia occasionale e di mantenimento del porticato di accesso alla biblioteca e del chiostro, del locale guardaroba oltre che dei servizi igienici riservati al pubblico, e svuotamento dei cestini della biblioteca e degli uffici del Coordinamento; tali attività dovranno essere svolta anche presso la biblioteca "Poletti";

D. la gestione della fotocopiatrice (alimentazione carta e cambi toner) e assistenza agli utenti per l'utilizzo;

E. gli interventi occasionali di assistenza e di ripristino della funzionalità degli armadietti del guardaroba su richiesta degli utenti;

F. il riordino almeno settimanale dei quotidiani e delle riviste da archiviare;

G. la gestione dell'inserimento iniziale, della ricerca e ricollocazione dei libri e riviste nella torre libraria di prossima realizzazione;

H. l'assistenza alle iniziative culturali diurne o serali svolte in sede e fuori sede (aiuto al montaggio e smontaggio attrezzature, sorveglianza e gestione delle strumentazioni durante l'attività, risistemazione sala); tali attività dovranno essere svolta anche presso la biblioteca "Poletti".

 

ART. 10 SERVIZIO DI TRASPORTO LIBRI, GIROPOSTA, INCARTATURA E ETICHETTATURA

Il servizio comprende:

A. il trasporto libri, materiali documentari vari e attrezzature per attività dagli uffici del Coordinamento, da altri uffici comunali o da altre sedi cittadine, a tutte le biblioteche del sistema e viceversa;

B. il giroposta da/per tutti gli uffici comunali;

C. la distribuzione manifesti e pubblicità in occasione di attività culturali;

D. la gestione fisica dei volumi collocati a deposito anche in sedi esterne alle biblioteche;

E. l'allestimento e smontaggio mostre.

F. gli interventi necessari per rendere il libro nuovo idoneo alla lettura pubblica e al prestito: ingressatura, etichettatura, inserimento della banda magnetica antitaccheggio e incartatura;

G. sui libri vecchi o particolarmente deteriorati che si ritiene utile recuperare, interventi di piccola manutenzione o restauro come incollatura pagine, rifacimento copertine ecc; in ogni caso è escluso l'intervento sul patrimonio bibliografico raro o di pregio;

H. la predisposizione materiali per iniziative culturali (imbustatura, timbratura, spedizione inviti) e distribuzione degli stessi.

 

ART. 11 OBBLIGHI DELL'APPALTANTE

L'Amministrazione appaltante si impegna a mettere in grado l'appaltatore di svolgere correttamente il servizio sopra specificato, collaborando a fornire tutti gli strumenti operativi di propria competenza.

 

ART. 12 OBBLIGHI DELL'APPALTATORE

La ditta aggiudicataria del presente appalto dovrà:

- un automezzo idoneo per il trasporto di libri, materiali e attrezzature per attività varie; le dimensioni di tale automezzo dovranno essere tali da garantire il servizio richiesto, e pertanto è necessario un parere preventivo di idoneità della Direzione

- materiali e attrezzature per le pulizie occasionali e di mantenimento dei locali

- ogni altro strumento, attrezzature, materiali idonei ad ottimizzare qualità e standard funzionali delle attività espletate.

 

ART. 13 VARIAZIONI DISPOSTE DALL'APPALTANTE

L'Amministrazione si riserva la facoltà di modificare a suo insindacabile giudizio gli orari di apertura delle biblioteche e di ridurre e di ampliare i servizi assegnati, dandone preventiva comunicazione scritta all'appaltatore.

In caso di riduzione, il corrispettivo dell'appalto subirà una proporzionale diminuzione a decorrere dalla data indicata nella relativa comunicazione. Nessuna indennità o rimborso sono dovuti per qualsiasi titolo a causa della riduzione del corrispettivo.

Ove vengano ordinati lavori in aumento, l'integrazione del corrispettivo sarà determinata in base alle ore effettivamente svolte e al compenso orario pattuito.

 

ART. 14 DURATA

Il presente appalto ha durata triennale a decorrere dalla data di aggiudicazione che verrà comunicata per iscritto.

 

ART. 15 RESPONSABILITA'

L'appaltatore è responsabile della corretta esecuzione delle disposizioni e prescrizioni impartite con il presente capitolato, nonchè dell'ottemperanza a tutte le norme di legge e regolamenti in materia di appalto e diritto del lavoro.

L'appaltatore ha l'obbligo di fornire all'Amministrazione, se richiesto, tutta la documentazione necessaria ad appurare l'effettività di tale ottemperanza.

L'appaltatore è inoltre direttamente responsabile di tutti gli eventuali danni di qualunque natura e per qualsiasi motivo arrecati a persone e/o a opere e materiali che, a giudizio dell'Amministrazione appaltante, risultassero causati dal personale dipendente della ditta appaltatrice stessa, anche nel caso di danni prodotti da negligenza e da un non corretto espletamento dei servizi assegnati.

In ogni caso, la ditta stessa dovrà provvedere tempestivamente e a proprie spese al risarcimento dei danni causati a libri o altri oggetti, e, quando possibile, alla riparazione e sostituzione delle parti o strutture deteriorate.

Qualora il danno e/o furto sia stato compiuto su libri di particolare valore non reperibili sul mercato, una volta accertata dalla competente autorità giudiziaria la responsabilità di operatori della ditta appaltatrice, l'importo del risarcimento sarà stabilito da un esperto designato dalla Direzione delle biblioteche.

Nel caso di verifica di responsabilità, con dolo o colpa, a carico dell'appaltatore per danni e/o furti al patrimonio delle biblioteche, l'appaltante si riserva la facoltà di recedere dal contratto.

Qualora, nel corso del servizio appaltato, si verifichino irregolarità, problemi o altri inconvenienti di qualsiasi natura, l'appaltatore deve darne tempestiva comunicazione alla Direzione delle biblioteche e comunque prestarsi a tutti gli accertamenti del caso.

Fermo restando quanto sopra previsto, l'appaltatore è inoltre tenuto a stipulare idonea polizza assicurativa per i danni al patrimonio culturale conservato nella biblioteca causati dal proprio personale.

 

ART. 16 SUBAPPALTO

E' vietato all'appaltatore di subappaltare ad altri, totalmente o in parte, il servizio appaltato, sotto pena della perdita della cauzione e della risoluzione del contratto, salvo il risarcimento, a favore dell'Amministrazione appaltante, di eventuali ulteriori danni.

 

ART. 17 CORRISPETTIVO

Il servizio sarà compensato sulla base dei costi orari concordati per l'espletamento del servizio e delle ore effettivamente svolte. L'offerta economica si intende immodificabile per tutta la durata dell'appalto.

E' inoltre previsto un rimborso chilometrico forfettario pari a 1/5 del costo della benzina per i chilometri percorsi nel mese fatturato.

Per le ore serali di apertura estiva l'incremento orario sulla tariffa ordinaria è del 20% a partire dalle ore 22.

 

ART. 18 MODALITA' DI PAGAMENTO

Il convenuto corrispettivo per il servizio svolto verrà liquidato su presentazione di fatture mensili, debitamente vistate e registrate dai funzionari competenti dell'Amministrazione appaltante, indicanti le ore di servizio effettivamente svolte dagli operatori impegnati nel mese di riferimento e il prezzo orario pattuito.

 

ART. 19 CAUZIONE DEFINITIVA

La ditta aggiudicataria dovrà versare, presso la Tesoreria comunale, un deposito cauzionale definitivo pari al 5% dell'importo di aggiudicazione, nei modi e nei tempi previsti dalla legge. Tale deposito resterà vincolato per tutta la durata dell'appalto.

 

ART. 20 CLAUSOLA PENALE

Qualora si verificassero, da parte della ditta appaltatrice, inadempimenti o ritardi rispetto agli obblighi contrattuali, l'Amministrazione appaltante si riserva la facoltà di applicare una penale compresa tra le 100.000 e le 200.000 lire per ogni inadempimento e/o per ogni giorno di ritardo, fatti comunque salvi il diritto al risarcimento dell'eventuale maggior danno, nonchè gli eventuali recessi e risoluzione del contratto.

L'ammontare della penale sarà detratto dal corrispettivo dovuto alla ditta appaltatrice, la quale è tenuta, in ogni caso, ad eliminare gli inconvenienti riscontrati. L'Amministrazione si riserva la facoltà di ordinare e fare eseguire, a spese dell'appaltatore, le prestazioni necessarie per il regolare svolgimento del servizio.

 

ART. 21 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO

In tutti i casi di inadempimento da parte dell'appaltatore degli obblighi derivanti dall'appalto, il contratto può essere risolto, ai sensi delle disposizioni del codice civile.

In particolare, l'Amministrazione avrà la facoltà di risolvere il contratto nei seguenti casi:

La risoluzione comporterà tutte le conseguenze di legge, compresa la facoltà dell'Amministrazione di affidare il servizio a terzi.

Alla ditta appaltatrice verrà corrisposto il prezzo concordato del servizio effettuato, sino al giorno della disposta risoluzione, detratte le penalità, le spese, i danni. Per l'applicazione delle suddette disposizioni, l'Amministrazione potrà rivalersi su eventuali crediti della ditta senza bisogno di diffide formali.

In caso di fallimento della ditta appaltatrice, l'appaltante si riserva la facoltà di recedere dal contratto.

Qualora la ditta appaltatrice dovesse recedere dal contratto prima della scadenza naturale dello stesso, l'Amministrazione potrà rivalersi sulla cauzione, facendo salvo il diritto al risarcimento dell'eventuale ulteriore danno.

 

ART. 22 FORO COMPETENTE

Per tutte le controversie, che dovessero insorgere tra le parti contraenti per l'interpretazione e l'esecuzione del presente contratto, è competente il Foro di Modena.

 

ART. 23 SPESE CONTRATTUALI

Sono a carico dell'Appaltatore tutte le spese inerenti e conseguenti al contratto, comprese quelle di bollo e di registro, nonchè le imposte e tasse presenti e future, ad esclusione dell'I.V.A.

 

ART. 24 RINVIO A NORME E REGOLAMENTI

Per tutto quanto non previsto e specificato nel presente capitolato, si fa rinvio alle norme e ai regolamenti vigenti in materia.


Copyright AIB 2001-02-25, a cura di Elena Boretti
URL: http://www.aib.it/aib/commiss/doc/modena.htm


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