Impara l'arte
Controllare l'iter del libro in biblioteca

Maurizio Zani

Uno dei piccoli problemi che assillano il bibliotecario che cura l'iter del libro è quello di curare la sequenza delle azioni relative al trattamento fisico del libro acquisito a vario titolo dalla biblioteca in maniera efficiente ed efficace, eliminando colli di bottiglia nelle operazioni sequenziali, consentendo eventualmente l'intervento di più operatori o dello stesso operatore in tempi diversi, per meglio sfruttare i tempi morti e occuparsi dei piccoli impegni nei momenti di back-office. Il tutto senza duplicare le operazioni ed evitando di dimenticarne qualcuna. Molto spesso le operazioni sono uguali e standardizzate per tutti i libri, perché la biblioteca è tutta a scaffale aperto o tutta a deposito. Altre volte, le operazioni possono essere diverse, perché un libro è destinato allo scaffale aperto e un altro invece destinato al deposito. Ecco allora che le semplici operazioni - molto spesso meccaniche - dell'iter del libro debbono essere precisate in modo da essere sempre leggibili e riconoscibili da tutti gli operatori. Se tutti i libri che vengono acquisiti dalla biblioteca all'interno del proprio patrimonio debbono essere timbrati magari su più pagine e sulle tavole per evidenziare tale appartenenza, altre operazioni possono essere riservate solo ad una parte del materiale bibliografico. L'apposizione di strisce antitaccheggio dentro la costa o tra alcune delle pagine in maniera da non essere facilmente riconoscibile (oppure di un piccolo microchip con antenna nella terza di copertina) è indispensabile per i libri a scaffale aperto ammessi al prestito, può essere evitata magari per i libri a deposito. Analogo discorso può valere per la copertinatura del libro con pellicole permanenti o rimovibili (vale la pena mettere la copertina a tutti i libri o solo a quelli destinati ad un uso più frequente?), o per l'apposizione di una o più etichette con codice a barre riportante il numero di inventario, necessarie per l'effettuazione del servizio di prestito o una ricognizione inventariale. Il basso costo unitario di ciascuna di queste operazioni può consigliare la ripetizione di ciascuna di esse su ciascun libro in entrata in biblioteca, ma si tratta di un'opzione possibile, che particolari ragioni possono consigliare di non effettuare per risparmiare su certi costi e, più semplicemente, sull'ancora più prezioso tempo degli operatori. Inoltre, nelle diverse biblioteche queste operazioni vengono svolte o da un unico operatore (e un operatore deve svolgere prima la timbratura, poi la magnetizzazione, ecc.) in sequenza o da diversi operatori (uno per la timbratura, uno per la magnetizzazione, ecc.), e l'iter del libro potrebbe risultarne in tutti i casi rallentati, in quanto non c'è spesso la possibilità di controllare cosa ha fatto l'operatore precedente oppure a causa dell'assenza di uno o più operatori. Un'altra soluzione è quella di collocare i libri oggetto di trattamento sugli scaffali del back-office in maniera spesso disordinata o che può essere facilmente disordinata.

Per identificare e tenere sotto controllo le operazioni da effettuare su ciascun libro si è pensato di dotare ciascun libro di un foglio di carta di dimensioni ridotte (generalmente, per semplicità un foglio di dimensioni A4, tagliato a metà), in cui sono enumerate le operazioni da effettuare, distinte secondo la diversa destinazione del libro. Non appena il libro viene inventariato, il suo numero viene apposto nell'apposito campo e il bibliotecario si incarica di individuare tutte le operazioni da effettuare, cassando le altre.

Si riporta qui di seguito il modello utilizzato presso la Biblioteca Centralizzata Clinica della Facoltà di Medicina dell'Università di Bologna, elaborato sulla base di un modello predisposto presso la Biblioteca Centrale della Facoltà di Ingegneria della stessa Università.

Il modulo è diviso in due parti, ed enumera le operazioni da effettuare per ciascun volume, secondo la sua destinazione. Si potrà notare che ogni operazione è preceduta da una casellina, che l'operatore spunterà non appena effettuata, eventualmente annotando sulla destra le sue iniziali. Si è ritenuto opportuno indicare non solo la data di inventariazione, ma anche la data di arrivo a scaffale, per consentire eventuali valutazioni sui tempi necessari alla conclusione dell'iter.

Nella particolare situazione della Biblioteca, si è scelto infatti di non taggare con chip antitaccheggio il materiale destinato al deposito, e quindi si ritiene opportuno non procedere a questa operazione. La voce "Portare in deposito", invece, consente al bibliotecario di indicare all'operatore che collocherà il libro a scaffale aperto anche i volumi da ritirare dallo scaffale e predisporre per la ricollocazione in deposito. Questo avviene nei casi di edizioni precedenti del volume che, in una biblioteca scientifica o tecnica a scaffale aperto, si ritiene opportuno non confondere con le edizioni più recenti.

Si ha motivo di ritenere sulla base dell'esperienza che l'uso di questo modulo non appesantisca l'iter complessivo del libro ma consenta di conseguire diversi vantaggi:

• Ogni operazione è identificata con precisione dal catalogatore;
• Le diverse operazioni possono essere facilmente svolte in sequenza, oppure anche da operatori diversi (uno che inserisce i chip o le strisce antitaccheggio, uno che fotocopia gli indici, uno che timbra ..). La scelta potrà essere effettuata anche secondo la disponibilità delle diverse figure professionali in biblioteca nel tempo, evitando colli di bottiglia (se è in ferie un operatore, un altro può procedere autonomamente, anche non in sequenza, e il foglio tiene traccia delle operazioni). La scelta può essere affidata a ciascun operatore, che è in grado di identificare tutti i libri ancora da timbrare, oppure da un eventuale supervisore, che può controllare la situazione dei testi per capire quali operazioni mandare avanti. Qualora infatti per problemi vari si rallentino alcune operazioni (catalogazione semantica, per es.), le altre operazioni possono essere effettuate;
• Ogni operazione può essere in qualche modo "tracciata". In particolare, nei casi in cui non si trovi un libro a scaffale, la consultazione dei foglietti (opportunamente raccolti in ordine di inventario non appena il libro arriva a scaffale) consentirà di capire se il libro è già arrivato a scaffale;
• Il foglietto può essere modificato con facilità, aggiungendo o inserendo ulteriori dettagli relativi a queste o ad altre operazioni, in fasi diverse dell'iter del libro, prima o dopo l'inventariazione e/o catalogazione, ed eventualmente inserendo caselle per il check a campione che verifichi l'effettuazione di ciascuna o di tutte le operazioni. Il foglietto può essere utilizzato come strumento per le verifiche nei processi di controllo di qualità e nella valutazione relativa ai tempi medi di effettuazione dei diversi tratti dell'iter del libro.

zani@unibo.it