«Bibliotime», anno XVI, numero 1 (marzo 2013)

Precedente Home Successiva



Nunzia Bellantonio, Raffaella Modestino

Project management e metodologia di rappresentazione grafica di processi per le attività documentali. Case study: il repository della documentazione relativa alle lotte ed alle esperienze dei lavoratori per la salute nel lavoro



Abstract

Any product/service can be seen as the sum of related actions that goes across organizations, activities and dynamics, that is called process. Among the representing techniques of processes, used for management purposes in the projects organization, this paper proposes a methodology that uses flow charts, supplemented with Gantt charts and implemented by an experimental method, that allows the preparation of a true project documentation, necessary to mark the choices made during all the time and understand the dynamics that led to the occurrence of conditions. The case study examined, refers to a documentary project to set up a repository for the collection and the usability of documentation produced by the confederate unions on health and safety at work.

1. Introduzione

Uno degli strumenti più rigorosi per la rappresentazione di un processo è il diagramma di flusso. Esso consiste in una rappresentazione grafica di un processo o di più processi che costitutiscono un progetto, per offrire una comprensione più immediata, semplificata ed essenziale di problematiche, azioni ed attività.

Nella fattispecie, il progetto "Repository della documentazione relativa alle lotte ed alle esperienze dei lavoratori per la salute nel lavoro (Sindacati)", proposto dalle organizzazioni sindacali IRES Istituto Ricerche Economiche e Sociali, Sindnova Istituto per lo studio dell'innovazione, delle trasformazioni produttive e del lavoro, Ancs UIL Associazione nazionale cooperazione sociale, in via di realizzazione nell'ambito delle attività di ricerca condotte dalla Biblioteca dell'area Ricerca, Certificazione, Verifica dell'Inail, è stato monitorato e documentato, rispetto al periodico stato dell'arte, con l'utilizzo degli strumenti di diagrammi di flusso, Diagrammi di Gantt ed una rappresentazione sperimentale a "bersaglio" che tiene conto dell'avanzamento del progetto e ne descrive, con un sistema di labels, anche contenuti, scelte e motivazioni.

Il progetto del repository di documentazione è stato avviato con l'obiettivo di creare una banca dati contenente la memoria storica dell'attività sindacale dai primordi, nel campo della sicurezza sul lavoro, resa disponibile su internet e facilmente accessibile. Tale banca dati, realizzata in termini di repository open access, allocato sul sito web della Biblioteca BibliOnWeb, è teso nel prossimo futuro a divenire punto di raccolta di tutta la documentazione corrente, prodotta dagli stessi attori, vagliata con il sistema di submission, per la raccolta nel tempo a fini storici e gestionali di una mole importante di documenti di valore sociale e storico.

Il modello sperimentale gestionale, predisposto per il monitoraggio della realizzazione del repository, si intende anche e principalmente come strumento di auditing del progetto, essendo aggiornato periodicamente e sistematicamente e rappresentandone quindi, in ogni momento, lo stato dell'arte. Esso rappresenta graficamente e nei contenuti, in itinere, necessità e soluzioni, integrate dalle scelte intraprese e dalle motivazioni ad esse sottostanti. Per questo motivo, si vuole intendere come una vera e propria documentazione che affianca l'avanzamento e la realizzazione del progetto stesso, definendone l'iter evolutivo e conservando la memoria del suo procedimento, anche ai fini di condividere nel tempo le scelte intraprese o di realizzare implementazione e/o modifiche, rispettando la coerenza architetturale.

2. Metodi

Un primo aspetto fondamentale del management dello sviluppo di un nuovo prodotto è la pianificazione del processo di sviluppo che parte dalla definizione delle ipotesi, degli obiettivi e dei vincoli del progetto. Partendo da questo presupposto, è possibile individuare una serie di specifiche operazionali da eseguire al fine di perseguire l'obiettivo prefissato. Un qualsiasi prodotto/servizio, infatti, può essere interpretato come il risultato finale di una catena di attività, reciprocamente correlate, che percorre trasversalmente i diversi segmenti dell'organizzazione.

Uno schema di scomposizione delle attività è uno strumento semplice che offre la possibilità di scomporre compiti complessi in compiti più semplici, in modo da individuare le attività che devono essere svolte e successivamente definire l'ordine in cui le attività devono essere eseguite, effettuare cioè la schedulazione delle attività.

Per favorire il controllo e la gestione, le attività di un progetto possono essere raggruppate in fasi, caratterizzate dalla produzione di risultati specifici che delimitano la fase stessa e permettono di passare alla fase successiva. Per eseguire le attività di schedulazione e scomposizione è possibile utilizzare delle tecniche di controllo che offrono una rappresentazione schematica del processo.

Risultano particolarmente utili per questo scopo i diagrammi di flusso (flow chart) e il Diagramma di Gantt. Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica di un processo o di un progetto, realizzato secondo alcune modalità standard in modo da rendere più semplice e immediata la comunicazione e la comprensione del processo a tutte le persone coinvolte. Mediante questi diagrammi è possibile rappresentare il flusso logico delle attività e le loro correlazioni.

Rappresentare un processo mediante un diagramma di flusso significa rappresentare a tappe l'esecuzione delle attività; è necessario quindi essere analitici in questa rappresentazione per permettere l'individuazione di alcune criticità, ed è opportuno correlare il grafico con commenti dettagliati e informazioni aggiuntive. Per elaborare un diagramma di flusso ci si avvale di alcune simbologie, semplici figure geometriche piane dette blocchi che vengono collegate tra loro con delle frecce che ne seguono la cronologia.

 

Figura 1. Metodologia di rappresentazione di un diagramma di flusso

 

L'output più noto della pianificazione delle attività è, invece, il diagramma di Gantt.

Sviluppato da Henry Laurence Gantt nella seconda decade del XIX secolo, questo strumento assume, oggi, un ruolo rilevante grazie alla sua semplicità di lettura e interpretazione anche da parte dei non esperti nel campo della progettazione. Il diagramma di Gantt è un diagramma a barre in cui ogni barra indica un'attività; le barre sono rappresentate in uno schema grafico nel quale, sull'asse orizzontale, sono rappresentate le attività, mentre sull'asse orizzontale il tempo, pertanto la lunghezza delle barre è proporzionale alla durata dell'attività.

Tale strumento è indispensabile per pianificare i tempi di realizzazione di un progetto e per verificare in itinere il rispetto degli stessi. Nel case study, oggetto di questo documento, la rappresentazione grafica con modalità "a bersaglio" parte dall'intero inquadramento del progetto, in uno sviluppo gerarchico, dal generale al particolare.

Figura 2. Gli elementi del progetto. Il bersaglio

 

Il progetto viene rappresentato come un bersaglio di elementi concatenati.Tali elementi costituiranno, in modo progressivo e conseguente, le varie fasi del progetto, come di seguito:

Fase 1 Studio e progettazione repository

Fase 2 Organizzazione e riordino logistico del materiale DO/D

Fase 3 Formazione per trattamento documentazione

Fase 4 Scansione documenti e trial inserimento

Fase 5 Inserimento documenti nel repository

Fase 6 Attivazione gestione in progress

Fase 7 Promozione ed esternalizzazione.

Lo stato dell'arte, indicato in termini temporali, apposto su questo documento e su quelli successivi della stessa tipologia, rispecchierà forme grafiche e contenuti evidenziati e trattati all'interno del documento stesso. In secondo piano e/o trattati a livello indicativo rimarranno le fasi e le attività ancora da mettere in essere. Ciascuna fase verrà trattata in modo indipendente, riportando a livello grafico di flusso, sia gli andamenti delle attività che le relazioni/integrazioni con le fasi/attività precedenti e successive.

Le label apposte all'interno di ciascun box mostrano a livello logico le successioni delle singole attività e danno luogo, nell'apposito spazio, alla trattazione verbale che ne spiega il contenuto.

Ad ogni fase vengono acclusi allegati di riferimento che integrano e supportano i contenuti redatti. In ultimo viene sviluppato e di volta in volta integrato, un Gantt che identifica le tempificazioni definite in progress in base all'andamento del progetto ed alle sue problematiche, riportante gli scostamenti e le variabili intercorsi.

Il diagramma è stato implementato da un grafico che temporalmente identifica l'andamento contestuale, temporale e sequenziale e/o parallelo, delle fasi che costituiscono il progetto.

Figura 3. L'andamento logico

Il grafico di cui sopra, con l'andamento logico, mostra il parallelismo temporale e l'interazione tra le attività relative alla Fase 1: Studio e progettazione repository e Fase 2: Organizzazione e riordino logistico DO/D. Queste danno luogo sequenzialmente, al loro termine, alla Fase 3: Formazione per trattamento documentazione.

Successivamente il blocco condizionale determina, una volta testato l'apprendimento, di passare alla Fase 4: Scansione documenti e trial inserimento. Un ulteriore blocco condizionale, comportamento atteso, in caso affermativo permette la prosecuzione successiva, con le Fasi 5-6-7, mentre in caso negativo riporta ad una nuova analisi dei requisiti individuati nella Fase 1.

 

3. Risultati

La trattazione qui di seguito evidenzia l'applicazione della metodologia predisposta, al progetto: Repository della documentazione relativa alle lotte ed alle esperienze dei lavoratori per la salute sul lavoro (Sindacati), descrivendone lo stato dell'arte.

La documentazione di progetto, intesa anche come monitoraggio ed internal auditing, verrà espressa sistematicamente ed aggiornata periodicamente, in base alla rendicontazione temporale dei progetti di ricerca dell'Istituto, con l'esplosione del bersaglio in fasi e, per ciascuna di esse, con il Diagramma di flusso al quale man mano vengono aggiunti gli elementi di aggiornamento rispetto alla versione precedente, integrati nei box dalle label che riportano, di seguito al diagramma, l'esposizione verbale per esteso dei contenuti espressi.

Qui di seguito vengono esplose le fasi con dettagli di progetto, Diagrammi di flusso e contenuti delle label. In ultimo l'inclusione di un Gantt che evidenzia la tempificazione e la contestualizzazione delle attività.

Fase 1: Studio e progettazione repository.

Gli obiettivi della ricerca in oggetto sono di seguito riportati:

  • creazione di una banca dati contenente la memoria storica dell'attività sindacale dai primordi, nel campo della sicurezza sul lavoro, resa disponibile su internet e facilmente accessibile;
  • interazione tra la Biblioteca e le istituzioni sindacali per l'eventuale implementazione del corrente;
  • ritorno di immagine per l'Istituto;
  • esternalizzazione dei risultati.

Le fasi progettuali sono state organizzate in base alle tipologie di materiale da trattare, privilegiando quelle che principalmente si identificano con gli elementi core del progetto:

  • trattamento dei documenti contraddistinti dalla sigla DO (documentazione prodotta dai sindacati) n. documenti = 6.690 (indagini, inchieste, verbali delle riunioni periodiche, esempi di socializzazione delle conoscenze, ecc.). Detti documenti rimarranno sempre collocati presso la Biblioteca;
  • trattamento dei documenti contraddistinti dalla lettera D (documentazione generica di varia natura raccolta che si riferiscono alla letteratura internazionale su tale argomento ) n. documenti = circa 14.000. sulla base di una stima generica, dopo un'operazione di selezione, al momento della partenza di questa seconda fase, tali documenti dovrebbero ridursi a circa 4.000;
  • messa in progress dell'attività di aggiornamento corrente e test degli aggiornamenti;
  • recupero del gap di anni vacanti tra il materiale posseduto e l'attuale dove saranno collocati;
  • recupero dei Fondi locali storici.

Ciascuna parte coinvolta potrà, con un'autorizzazione, immettere (submission) i documenti per la pubblicazione nel sistema, previa validazione del contenuto del documento da parte di un sistema che prevede l'espressione delle tre confederazioni titolari della documentazione oggetto della ricerca.

Il primo step si riferisce allo studio della problematica della ricerca e dei documenti sopra menzionati ed alla progettazione e realizzazione di un repository che li accolga, valorizzi e crei l'infrastruttura base del progetto. Per repository si intende un ambiente di un sistema informativo in cui vengono gestiti i metadati, attraverso tabelle relazionali; l'insieme di tabelle, regole e motori di calcolo tramite cui si gestiscono i metadati prende il nome di metabase.

Figura 3. Fase 1: Studio e progettazione repository

  

F1 - Studio e progettazione repository.

Impostata sull'analisi dei documenti e dei contenuti, nonché sull'allestimento dell'architettura ai fini della creazione e messa in operatività di un tool aderente agli obiettivi della ricerca, la Fase 1 definisce un percorso che si sviluppa attraverso l'acquisizione degli elementi di base e delle interrelazioni con la ricerca dell'Institutional repository, con la quale condivide una parte dei requisiti funzionali.

L'analisi dei requisiti funzionali, effettuata nel corso del primo semestre, aveva individuato la possibilità di far coesistere in un unico ambiente software il Repository in esame e l'Institutional repository. Tuttavia, i vari steps successivi hanno reso evidente l'incompatibilità dei due progetti, in quanto entrambi hanno prospettive future che richiedono personalizzazioni del software che non possono convivere in un unico ambiente.

Per tale ragione, il grafico della Fase 1 mostra collegamenti alla ricerca dell'Institutional repository con la quale ha condiviso, in fase progettuale, alcune delle attività propedeutiche come l'analisi dei posseduti reciproci e quella dei case studies di riferimento per affrontare in modo preliminare la problematica di questo sistema di gestione della documentazione.

La Fase 1:

  • si dirige e conclude con l'attivazione di un beta test per la catalogazione dei documenti;
  • è eseguita parallelamente alla Fase 2: Organizzazione e riordino logistico DO/D, propedeutica alla catalogazione e con essa conduce alla Fase 3: Formazione per trattamento documentazione.

F1.1a Analisi posseduto (documenti e schedario).

I documenti in possesso, sono stati in passato trattati creando una scheda per ogni documento, tuttavia, a causa dei continui spostamenti subiti dal materiale, tale archivio non è più disponibile. L'unico elemento a disposizione è una scatola contenente le schede per soggetto, riferimento per la mappatura con i documenti analizzati.

La fase di analisi è partita valutando le problematiche inerenti la documentazione da trattare, analizzando campioni di schede e documenti. Le schede per soggetto sono ordinate alfabeticamente con intestazione al soggetto e contengono, ripartite in colonne, la codifica (es: D/DO, ecc.) seguita da numero e titolo del documento corrispondente.

I documenti del fondo DO risultano essere allocati in cartelline sospese, e si identificano nella quasi totalità in unità documentali. Vale a dire che ciascuna unità contiene al suo interno un numero vario di altri documenti di varia natura, fonte, responsabilità autoriale, ecc. Il titolo è spesso apposto a compilazione scheda e risulta essere spesso un intervento di chi ha redatto la scheda, che ne descrive la totalità del contenuto. Lo stato del materiale dal punto di vista della conservazione e di conseguenza della successiva valutazione per la scansione risulta essere in genere discreto.

F1.1a.1 - Definizione comunità e collezioni.

La scheda che descrive ciascun documento, così come la versione elettronica dello stesso, verranno allocati logicamente e fisicamente in appositi spazi nell'ambiente software configurato mediante il prodotto open source Dspace. Poiché i repositories, come DSpace sono organizzati su comunità e collezioni, per poter dare comunque un assetto all'impianto del software, si è proceduto in un primo momento a identificare le seguenti proposte, avvalendosi della possibilità di apportare modifiche future:

Fondo Sindacale

Documenti sindacali (DO)

Altri documenti

Fondo Storico

Riviste sindacali

Rivista1 1968-1974

Rivista2 1974-1984

Rivista1 1985-1996

Centro di documentazione di salute e sicurezza sul lavoro Sindacati

Le riviste costituiranno lo zoccolo duro del materiale da inserire in full text come prima tipologia di materiale, come dimostrazione dell'attività in corso. Esse saranno organizzate in un'area specifica, con reperimento dei singoli articoli, trattati singolarmente, allocati rispetto al fascicolo che li contiene, insieme al relativo indice. Sarà anche disponibile una copia completa dei singoli fascicoli.

La consistenza sommaria degli articoli contenuti nelle riviste è di circa 3000 articoli.

Gli articoli DO e D contenuti nella Rivista1 sono forme diverse dei singoli documenti DO e D primari, in quanto rielaborati. Per questo motivo saranno inserite entrambe le tipologie di documentazione con un metadato di correlazione tra documento primario ed articolo.

Per quanto riguarda le riviste, si segnala l'opportunità di effettuare lo spoglio soltanto degli articoli, che rappresentano un'informazione primaria prodotta dall'attività intellettuale dei Sindacati, e viene sottolineata l'importanza della bibliografia recensita nelle riviste. Si procederà ad un ulteriore riflessione e decisione in merito.

F1.1b Predisposizione delle linee di indirizzo.

E' stata messa in agenda l'attività della redazione delle Linee di indirizzo del repository, quale strumento di dichiarazione di policy, contenuti e modalità di fruizione. La sua produzione verrà effettuata contestualmente alla costruzione del repository, man mano che se ne delineano le scelte.

F1.1a.2 Scansione tipologie documenti.

Oltre che le informazioni descrittive e semantiche dei documenti da allocare sull'item, è previsto l'uploading del documento in full text. A tal fine, sono stati evidenziati i formati che consistono prevalentemente in A4 ed occasionalmente, in formati più grandi relativi a planimetrie aziendali.

L'analisi partirà da una effettiva valutazione dello stato dei singoli documenti e si soffermerà su un eventuale template da adottare per ospitare i contenuti. Si potrebbe, eventualmente in seguito, dopo un'ulteriore riflessione, chiedere di taggare i documenti in modo tale da visualizzare sulla versione cartacea l'identificatore persistente (CNRI handles) offerti dal DSpace.

Si è dissertato se effettuare un'unica scansione con la proposta di stampare set di pagine, accoppiato ad un campo metadati nel quale si riporta l'indice, e/o di scansionare i documenti singolarmente per un accesso più rapido. Problematiche ulteriori sono costituite da allegati ai documenti in formati grandi, quali cartine topografiche, eventualmente fronteggiabili con un sistema stativo (macchina fotografica per formati di grandi dimensioni). La dissertazione per una scelta oculata verrà approfondita successivamente.

Come definito nelle specifiche dei contenuti, fase F.1.2, si provvederà alla creazione di un pdf immagine del documento e successivamente alle creazioni di singole immagini jpeg per la visualizzazione del documento mediante viewer.

Effettuata un'analisi sui tempi di download, in base alla dimensione dei files, funzione questa del numero di pagine del documento e della risoluzione di scansione, si è giunti alla determinazione di adottare una risoluzione pari a 150 dpi, con un formato (base, altezza, risoluzione, contrasto, centratura della pagina) delle immagini uguale al fine di permettere una lettura coerente e progressiva delle pagine, e di provvedere alla suddivisione in più files qualora il documento risultasse troppo lungo.

F1.1a.3 Rilevazione ed elencazione dei soggetti storici.

Tale attività si è conclusa con un file contenente tutti i soggetti utilizzati in passato sulle schede analizzate per il reperimento dei documenti.

Mappatura dei soggetti storici con i thesauri. Al fine di costruire un idoneo sistema

semantico che riconduca i termini del soggettario storico a quelli che hanno lo stesso significato nei thesauri, verrà iniziata un'attività che riporterà in un Glossario.

Glossario. Un Glossario di riferimento, scaturito dalla mappatura dei tre strumenti (soggettario storico, Cis ed Euosha Osh) riporterà una serie di indicazioni utili all'utente per il reperimento concettuale dei documenti.

F1.1a.1 F1.1a.2 F1.1a.3 saranno implementate nell'ambito della FASE 2: Organizzazione e riordino logistico DO/D. F1 nella sua fase finale F1.4 sarà affiancata dalla FASE 3.

F1.2 Definizione requisiti funzionali del repository.

Il movimento Open Access, alla base delle scelte progettuali del repository, ha individuato le prime specifiche tecniche che l'ambiente software da sviluppare deve soddisfare:

  • compatibilità con il modello OAI (Open Archives Initiative) e lo standard OAIS
  • supporto del protocollo OAI-PMH per l'esposizione dei metadati
  • processo di submissing dei dati automatizzato
  • tool di import e export usati per generare file XML contenente i metadati Dublin core per la condivisione con altri sistemi.

Tutto questo è generalmente offerto dai numerosi software open source, in particolare Dspace. Le specifiche funzionali, individuate dagli sviluppatori del progetto, quali la ricerca mediante i thesauri, la ricerca semantica o l'uso delle creative commons ha portato alla necessità di configurare alcuni add-on del Dspace, oggi ancora non diffusi. Ciò ha richiesto degli studi di fattibilità e applicabilità, che hanno portato alla formalizzazione di costi aggiuntivi ed alla conseguente individuazione delle implementazioni prioritarie, quali lo sviluppo delle ontologie (thesauri e soggettari).

Sono state inoltre fatte le seguenti scelte:

  • Essendo lo stato dei documenti non ottimale, presentando spesso dei formati non standard e diverse tipologie di materiale, con font non facilmente riconoscibili dai sistemi OCR, si è deciso di limitarsi alla sola versione PDF immagine dell'oggetto documento. Da ciò si è deciso di dare maggiore importanza all'aspetto e al valore storico del documento, giungendo definizione di un opportuno viewer che permetta nell'ambiente Web 2.0 di creare l'effetto sfoglia delle riviste.
  • Parallelamente sarà comunque possibile effettuare il download del pdf immagine.
  • E' stata ritenuta utile ma non indispensabile la registrazione degli utenti, coscienti del fatto che il login può diventare un ostacolo psicologico. L'utilità è relativa al fatto che l'utente può diventare membro di un social network, una chat line, ed altro (ivi compreso il download e l'upload in autodeposito), pur non volendo impedire l'accesso al solo curioso.
  • La registrazione degli utenti consentirà la possibilità di annotazioni di tipo statistico. Gli utenti potranno inviare immagini, documenti, ecc. consentendo al sistema di rappresentare un punto di incontro vivo e non soltanto una memoria storica.
  • Analizzando in prima battuta la prova di homepage proposta (di default di DSpace senza alcun intervento), si è sottolineata la validità di una homepage semplice, intuitiva, friendly user e con termini italiani. L'homepage dovrà accompagnare l'utente nei suoi approcci e percorsi con scelte di tipo comunicativo ben individuate.

 

F1.3 Confronto requisiti funzionali .

Un primo confronto dei requisiti funzionali tra i due repositories, fatto emergere la possibilità di far coesistere in un unico ambiente software i due repositories, soprattutto per quanto riguarda gli aspetti basilari dell'OAI. Tuttavia i vari step successivi hanno reso evidente l'incompatibilità dei due progetti, in quanto entrambi hanno prospettive future che richiedono personalizzazioni del software che non possono convivere in un unico ambiente.

F1.4 Predisposizione impianto progettuale.

Definiti gli obiettivi da implementare, si può procedere alla predisposizione degli elementi di base su cui costruire il repository. Questa fase di attività include, infatti, due macro azioni, il resetting del soggettario storico, e la definizione dello strumento di base che ospiterà i dati descrittivi, gestionali e semantici dei documenti, e cioè i metadati.

F1.4.1 Resetting soggettario storico .

Questo blocco indica la normalizzazione del soggettario già derivato, secondo criteri documentali standard, e la predisposizione per l'accoglimento nel repository. I singoli lemmi, che appaiono in forma disarticolata e non omogenea, sono stati desunti dalle schede per soggetto del fondo ed inseriti in un database Access, predisposto a fini di riordino della documentazione. Vd F1.1a.3. Tale soggettario costituirà uno degli strumenti semantici per il reperimento dei documenti nell'ambito del repository.

La lista dei soggetti scaturita verrà migliorata rispetto alle seguenti specifiche:

  • prima lettera dei termini in maiuscolo
  • in casi di sinonimia accoppiati in uno stesso soggetto, scegliere un termine univoco e trattarlo nel glossario con un rinvio "usato anche per ."
  • (spazio trattino spazio) al posto di parentesi e virgole
  • nomi di enti: acronimo maiuscolo (spazio trattino spazio) estensione in alto/basso
  • togliere puntini agli acronimi
  • togliere i "vedi anche" e considerarli nel glossario successivamente come rimandi bidirezionali.

F1.4.2 Predisposizione della scheda dei metadati .

I metadati sono stati compilati utilizzando lo standard descrittivo Dublin Core, con elementi e qualificatori. Essi si riferiscono alla predisposizione di campi che ospiteranno, sul DSpace, informazioni di tipo descrittivo, semantico e gestionale. Il primo step di lavorazione dei documenti prevede il trattamento sistematico degli articoli contenuti nelle riviste e dei documenti DO corrispondenti, legati da un metadato che nella scheda ne identifica l'interesse bidirezionale.

Per quanto riguarda la scheda dei metadati, verranno implementati anche i seguenti Dublin Core:

  • dc.identifier.other numero a catena
  • dc.item.description note di espansione dei soggetti riportate sulle schede di soggetto ma non redatte nel soggettario (seconda riga sotto il soggetto tra parentesi sulla scheda).

F1.5 Attivazione beta test per catalogazione.

Le attività sopra citate porteranno, in base alla tempificazione esplicata nel diagramma Gantt, alla predisposizione dell'impianto progettuale consistente in:

  • comunità/collezioni
  • schede
  • strumenti semantici per il reperimento dei documenti.

Tali elementi personalizzeranno lo strumento open source DSpace, piattaforma informatica di repository, ma per diverse problematiche logistiche, è stato necessario predisporre un applicativo software temporaneo per permettere la catalogazione locale dei documenti, al fine di ottenere un prototipo semplificato del repository. Tale applicativo, realizzato mediante Microsoft Access, e conforme alle caratteristiche del repository Dspace, al fine di permettere un facile riversamento dei dati un futuro, presenta diverse maschere per effettuare le funzioni di base: immissione dati, consultazione dell'archivio e ricerca dei documenti nell'archivio.

La scheda per l'immissione dei documenti presenta tutti i campi previsti per la scheda dei metadati; la consultazione dell'archivio offre una prima scheda di sintesi dei documenti e la possibilità di consultare tutte le informazioni associate al documento oltre al download del pdf; la ricerca nell'archivio offre la possibilità di interrogare il database, mediante numerose query, come le voci dei thesauri EUOSHA e CIS e parole chiavi presenti nel titolo.

Questo strumento permetterà l'attivazione della FASE 3: Formazione per trattamento documentazione, che consentirà ai documentalisti selezionati di avere le nozioni specifiche indispensabili per l'inserimento dei documenti e dei loro dati nel repository. Nella prima fase, dopo il periodo di formazione, un team della Biblioteca effettuerà una revisione delle schede inserite al fine di correggere eventuali errori ma soprattutto per verificare che il gruppo dei documentalisti lavori con logiche documentali esatte, appropriate e condivise. In quest'ottica si potrà considerare questo periodo come un'esperienza parziale di attività di submission.

Fase 2 Organizzazione e riordino logistico DO/D.

F2 scorre parallela alla FASE 1 e risulta essere propedeutica alla FASE 3. Tale fase è indispensabile per un riordino della documentazione cartacea a lungo movimentata. Si tratta di un lavoro di riordinamento fisico e riallocazione ordinata che, svolto direttamente sui singoli documenti, consente una verifica della giustezza delle informazioni considerate a priori nella Fase 1, ed una eventuale integrazione e/o correzione dell'impostazione rispetto al trattamento stesso dei documenti.

Per tale motivo lo schema mostra una correlazione di flusso che collega in senso bidirezionale entrambe le fasi sopra citate. L'attività di riordino generale di tutti i documenti procederà con l'assegnazione di un numero progressivo a ciascuno di essi secondo l'ordine di estrazione e con l'individuazione della catalogazione storica attribuitagli a suo tempo, secondo il soggettario storico originale.

  

Figura 4. Fase 2: Organizzazione e riordino logistico del materiale DO/O

 

F2.1 Prelievo da magazzino.

Il posseduto cartaceo è stato conservato nell'archivio della Biblioteca, luogo logisticamente poco confortevole per operare il riordino. Pertanto si è proceduto a spostare gli stessi in un'altra area della sede in blocchi di lavorazione in attesa di essere lavorati ed inseriti nel repository. Ultimata la lavorazione verranno riallocati nell'archivio.

F2.1a Documenti.

Spostato il primo scatolone, si è proceduto alla sua apertura. I documenti raccolti in cartelline hanno iniziato ad essere lavorati come di seguito:

  • apertura della cartellina;
  • presa del documento;
  • ricerca del numero di DO/D sul database;
  • reperimento della scheda corrispondente;
  • annotazione del soggetto/i collegati alla scheda, laddove segnalati ed inseriti nel database;
  • evidenziazione del numero di DO/D corrispondente sulla scheda;
  • pinzatura delle fotocopie delle schede di soggetto con il documento relativo;
  • segnatura del numero a catena sulle fotocopie e sul documento;
  • annotazione sul database del numero a catena e dello stato di conservazione del documento (1: trattabile, 2: non trattabile) per ciascun numero di DO/D, tale attività è auspicabile per la fase di scansione e dare una risposta al materiale che viene escluso;
  • conservazione del materiale così assemblato nelle cartelline e quindi negli scatoloni;
  • conservazione dei documenti senza scheda di soggetto in uno scatolone a parte da trattare successivamente attribuendogli i soggetti.

Per quanto riguarda i libri e le riviste (non pubblicate dai Sindacati), confluiranno in un'apposita sezione storica nel Sebina Open Library, Catalogo della Biblioteca, che dovrebbe prevedere un'attività congiunta, eventualmente da definire e programmare, con un altro Istituto che intende organizzare e rendere fruibile il proprio posseduto. Questo tipo di materiale quindi, non verrà trattato all'interno del repository.

F2.1b Schedario soggetti .

Si è ritenuto indispensabile comparare e quindi accoppiare le singole unità documentali alla scheda di soggetto che avendo il titolo ed il soggetto, garantiscono un intervento più preciso nella compilazione dei campi.

F2.1b.1 Creazione db access per aggregazione documenti e soggetti .

Predisposizione di un database in access che contenga le informazioni relative ai soggetti, paginazione dei soggetti, tipologia del materiale (DO/D, ecc.) e numero della relativa unità documentale, già redatte dai documentalisti su un file, utile anche per l'attività di normalizzazione della terminologia, come descritto precedentemente. E' sembrato opportuno aggiungere campi relativi a:

  • stato di conservazione
  • materiale lavorato, scansionato, scartato se in cattive condizioni, ecc.
  • materiale selezionato da inserire prioritariamente per costituire uno zoccolo duro

di documenti in tempi relativamente brevi. Tale aggiunta di informazioni, sono da compilare con un flag e quindi velocemente, potrebbe consentire anche un monitoraggio delle attività ed un controllo del materiale più puntuali ed una produzione di elementi utili a tempificazioni e statistiche;

F2.2 Proposta 1 per Riordino documenti.

In fase iniziale è stato definito un procedimento per eseguire il lavoro di riordino dei documenti, concordato tra le varie parti coinvolte. Tale attività consiste nel caricamento nel database dei dati ricavati dalla scheda per soggetto relativa al documento cartaceo in esame. Questo inserimento, una volta ultimato, genererà due attività:

  • la revisione e sistematizzazione terminologica dell'elenco dei soggetti del CRD;
  • l'associazione delle fotocopie delle schede per soggetto con i documenti corrispondenti, sulla base della ricerca dei dati di riferimento sul database access. Le fotocopie di ciascuna scheda, tante quanti sono i documenti riportati su ciascuna scheda saranno accoppiate 1/1 ai documenti.

Il database access è stato implementato anche da altri campi che successivamente, dopo adeguata valutazione, potrebbero essere riutilizzati come monitoraggio delle fasi di lavoro per ciascun documento e per segnalare attributi di varia natura, come lo stato di conservazione. Al momento questi verranno tralasciati, mentre successivamente si ipotizza di inserire le informazioni relative per consentire di monitorare con più precisione i workflow di lavorazione. Questa valutazione verrà effettuata man mano che si familiarizza con la documentazione con l'apertura dei primi scatoloni.

La prima attività da compiere è il caricamento di tutti i documenti presenti sulle schede dei soggetti con i relativi dati all'interno del database. Successivamente, preso un documento cartaceo, è necessario ricercarlo all'interno del database, individuare la scheda del soggettario, effettuare la copia della stessa e assegnarla alla versione cartacea. Il materiale così assemblato verrà conservato negli scatoloni per essere successivamente elaborato.

Il database abbinerà automaticamente un valore numerico progressivo (numero a catena), che servirà come valore per effettuare un ordinamento dei documenti negli scatoloni.

  • Assegnazione numero a catena a ciascun documento per riordinamento fisico. Il database possiede un campo che consente l'apposizione di un numero a catena da apporre su ciascun documento e vicino al DO/D corrispondente sul file, che ne identifichi la posizione fisica. Inoltre è prevista un'ulteriore funzionalità che preveda la segnalazione automatica di un numero a catena progressivo e non duplicato.
  • Annotazione stato conservazione. Vd note precedenti
  • Rilevazione anomalie.

F2.3 Valutazione procedimento.

Il seguente blocco condizionale è scaturito dopo un primo periodo di test di riordino dei documenti, in quanto gli incaricati all'attività hanno effettuato una stima temporale pari a nove mesi per concludere questa attività. Al fine di abbreviare i tempi è stata proposta una nuova metodologia per eseguire il riordino Vd F.2.4.

F2.4 Proposta 2 Riordino documenti.

La proposta avanzata dai documentalisti per ridurre il lavoro di riordino, consiste nel bypassare la fase di ricerca della scheda per effettuare la copia e la relativa mappatura con il documento. Per fare ciò sarebbe necessario creare un file .pdf per ogni voce del soggettario e modificare il software affinché abbinasse automaticamente la scheda al record inserito.

F.2.5 Valutazione procedimento 2.

La valutazione della seconda proposta di lavoro e il relativo confronto con la prima alternativa ha dimostrato che la soluzione migliore sia in termini di tempo che di prestazione è la prima proposta. La seconda proposta, infatti, sebbene semplificasse il lavoro nella fase iniziale, lo rendeva più complesso nella fase di avvio dell'elaborazione, in quanto il documento doveva essere ricercato nuovamente nel database e ricavato il file della voce del soggettario, ricercare in questa la pagina con il documento in esame.

F2.6 Riordino fisico.

Rispetto alla scheda di metadati per catalogare il materiale sul repository, è stata segnalata l'opportunità di collegare virtualmente gli articoli della rivista generati da un documento DO. A tal fine, durante l'accoppiamento delle schede con i documenti dell'archivio, i DO fotocopie di articoli di rivista verranno evidenziati accludendovi un post-it colorato. La priorità di immissione sarà:

  • Rivista1
  • altre due riviste (prima e dopo)
  • DO con soggetto contrassegnati con il numero a catena
  • DO senza soggetto contrassegnati con un numero a catena di ID
  • D con soggetto contrassegnati con il numero a catena
  • D senza soggetto contrassegnati con un numero a catena di ID.

Rilevazione anomalie. Durante l'attività di input dei soggetti e delle codifiche dei DO/D corrispondenti si sono verificate delle anomalie nel trattamento dei dati. In particolare:

  • più numeri di codice DO/D uguali all'interno dello stesso soggetto con piccole variazioni di descrizione. Si è accertato che a fronte di due documenti con lo stesso numero, sull'elenco cartaceo consegnato precedentemente, ne compare solo uno;
  • più numeri di codice DO/D uguali all'interno dello stesso soggetto;
  • a fronte di uno spazio fisico insufficiente su una scheda, in alcuni casi la successiva scheda veniva considerata come estensione fisica della prima scheda, mentre in altri casi, veniva apposto "bis" sulla seconda. In questo caso, si è deciso che non modificherà il tracciato delle schede;
  • Su diverse schede, essendoci anche il codice L, che vuol dire che quel documento compare anche in un libro, si è deciso di considerare solo DO/D;
  • Mancano alcune schede di soggetto.

Tali anomalie coinvolgono meno del 10% dei documenti, per cui si è deciso che i documentalisti redigano un documento word, annotando il numero di tutti i documenti rispetto alle singole anomalie. Tale documento complessivo verrà inviato e si valuterà se poter trattare i dati automaticamente con un senso di riusabilità, altrimenti, si terrà nota dei dati che in quanto poco rilevanti numericamente, verranno valutati man mano che si interviene sui documenti manualmente.

F2.7 Allocazione documenti in archivio in ordine crescente dei numeri a catena dei documenti .

I documenti una volta ordinati, saranno trasferiti nuovamente nell'archivio della Biblioteca.

 

Fase 3: Formazione per trattamento documentazione.

Per un corretto e uniforme lavoro di trattamento ed inserimento dei dati relativi ai documenti, si rende necessaria un'attività di formazione specialistica documentalistica. Tale formazione avrà la finalità tecnica di rendere giuste e coerenti tra loro le lavorazioni in particolare gli elementi fortemente soggettivi come la descrizione semantica, oltre che l'apprendimento delle codifiche descrittive di riferimento definite.

Il training ai documentalisti si rende necessario per poterli mettere in grado di procedere alla trattazione ed alla catalogazione dei documenti secondo i criteri ed i metodi stabiliti.

Lo schema riporta un nodo di avanzamento nelle fasi solo laddove la verifica di apprendimento e capacità di lavorazione sia positiva, in caso contrario, la Fase 3 comporterà ulteriori sessioni didattiche.

Parallela alle Fase 1 e Fase 2 si sviluppa la FASE 3.

 

Figura 5. Fase 3: Formazione per trattamento documentazione

 

Riguardo all'attività di formazione prevista, tematiche e tempi sono stati così delineati, in modo indicativo:

  • Repositories ed OA 1 g
  • Analisi dei metadati della scheda e nozioni di descrizione 1 g
  • Identificazione delle informazioni sui documenti g
  • Esercitazioni 2 g
  • UR 1 g
  • Esercitazioni 3 g
  • Trattamento semantico 2 g
  • Esercitazioni 3 g
  • Know how per la scansione
  • Workflow informatico 1 g

F3.1 - Repositories ed OA.

F3.2 Analisi metadati scheda e nozioni di descrizione.

F3.3 Identificazione delle informazioni sui documenti.

Esercitazioni

F3.4 Uniform Requirements.

F3.5 Trattamento semantico.

Esercitazioni

F3.6 Know how per la scansione.

F3.7 Workflow informatico.

Esercitazioni

F3.8 Test di verifica

Ultimata e consolidata la FASE 3, si potrà procedere alla FASE 4: Scansione documenti e trial inserimento.

Per quanto riguarda le fasi successive, volendo essere il presente documento, un esempio di metodologia di affiancamento ad un progetto per la produzione della documentazione di progetto con unico utilizzo di documentazione di monitoraggio ed internal auditing, esse verranno descritte solo genericamente.

Fase 4: Scansione documenti e trial inserimento.

In ordine sequenziale rispetto alle precedenti, questa fase indica un test di input dei singoli campioni di documentazione. Tale input prevederà la compilazione della scheda con gli elementi pertinenti e l'uploading del/i file/s del documento stesso. La scansione rappresenta un punto focale, in quanto comporta un'impostazione metodologica ed un processo tecnico a sé stante.

Lo schema mostra, a prova effettuata, un nodo che nel caso di buon andamento e conferma degli assiomi stabiliti e delle scelte effettuate determina un inserimento giusto ed agevole, rispetto ai criteri ed ai requisiti funzionali, conduce alla Fase 5. In caso contrario, il nodo riporta ad una verifica e relativi aggiustamenti sulla Fase 1 di Studio e progettazione del repository.

Fase 5: Inserimento dei documenti nel repository.

Subordinata e successiva alla Fase 4, questa fase si intende come il vero e proprio inserimento dei dati e degli oggetti in forma definitiva, riguardante un numero significativo di tutti i campioni e le tipologie dei documenti presenti incluso tutte le relazioni e le viste predisposte. Tale inserimento riguarderà prevalentemente, in termini numerici, i documenti DO selezionati dalla collezione "Rivista1", e avverrà in modo automatico per i documenti presenti sul database Access realizzato come prototipo.

Fase 6: Attivazione gestione in progress.

Successivamente alla Fase 5 e dopo un ulteriore controllo che il sistemi funzioni e sia funzionale alle scelte intraprese, si procederà alla predisposizione delle attività e del relativo workflow perché il repository diventi un sistema vitale, sistematicamente aggiornato e condiviso sia dal punto di vista gestionale, rispetto agli operatori ed al comitato editoriale che dal punto di vista delle attività di submission estese a membri esterni.

Fase 7: Promozione ed esternalizzazione.

L'ultima fase comprenderà le attività da definire affinché tutto il progetto e la realizzazione che ne scaturisce, diventino un punto di riferimento nazionale ed internazionale rispetto alla tematica di partenza.

Viene riportato, in ultimo, il Gantt che alloca le label delle attività temporalmente, includendone gli scostamenti rispetto alle previsioni iniziali di progetto.

 

Figura 5. Gantt di progetto.

 

DM1: prima relazione analitica

DM2: Modifiche apportate a DM1

F1.1a Analisi posseduto CRD

F1.2 Definizione requisiti funzionali del repository

F1.3 Confronto requisiti funzionali

F1.4 Predisposizione impianto progettuale

F1.4.1 Resetting soggettario storico

F1.4.2 Predisposizione scheda metadati

F1.5 Attivazione beta test per catalogazione

F2: Organizzazione e riordino logistico DO/D

F2.1 Prelievo da magazzino

F2.1a Documenti - prelievo

F2.1b Schedario soggetti - prelievo

F2.1b.1 Creazione db access per aggregazione documenti e soggetti

F2.2 Proposta 1 riordino documenti

F2.3 Valutazione procedimento

F2.4 Proposta 2 riordino documenti

F2.5 Valutazione procedimento 2

F2.6 Riordino fisico

F3: Formazione per trattamento documentazione

F4: Scansione documenti e trial inserimento

F5: Inserimento documenti nel repository

 

Conclusioni

Il presente lavoro vuole proporsi come un approccio sperimentale all'utilizzo di metodologie di management, standardizzate e comunemente utilizzate, nel caso di un processo di progettazione e realizzazione di un bacino documentale digitale. La metodologia a bersaglio, sopra indicata, è stata predisposta per descrivere, in un'unica soluzione, un progetto documentale consistente nella costruzione di un archivio digitale.

Il vantaggio dato dal suo utilizzo è rappresentato dalla possibilità di disporre sistematicamente di tutte le informazioni relative al progetto stesso. I diagrammi di flusso, strumenti grafici di rappresentazione, aiutano in un approccio immediato ad una prima visualizzazione delle attività, in una architettura che le vede contestualizzate e relazionate tra loro, parallelamente e gerarchicamente.

L'integrazione delle label consente di avere a disposizione, ad una lettura più esaustiva, tutte le scelte operate, nella fase di progettazione, a monte di ciascuna attività. In esse sono incluse anche le informazioni e le delibere operate e descritte in seno a riunioni e documenti progettuali di tutte le nature, che hanno accompagnato l'evoluzione del progetto.

Tutto l'impianto metodologico ha natura dinamica, nel senso che accompagna l'intero arco del progetto, e sfocerà, al suo termine in tutti gli strumenti documentali indispensabili, ad esempio le Linee di indirizzo del repository. Questa natura dinamica viene evidenziata ad ogni aggiornamento temporale del progetto, per il quale mutano, implementati, sia i diagrammi di flusso che la segnalazione delle label, insieme, in ultimo al Gantt temporale.

Nunzia Bellantonio, Biblioteca - INAIL (Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro), e-mail: n.bellantonio@inail.it
Raffaella Modestino, Biblioteca - INAIL (Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro), e-mail: r.modestino@inail.it


Bibliografia

C. Ghezzi M. Jazayeri D. Mandrioli, Ingegneria del software, fondamenti e principi, Pearson, 2004.

M. Mandiani, Project Management di successo, Franco Angeli 2007.

Open Archives Initiative, <http://www.openarchives.orgT>.

Donohue, DSpace System Documentation, <http://www.dspace.org/1_7_0Documentation/DSpace-Manual.pdf>, 2011.

Dspace home page, <http://www.dspace.org>.

R. Burke, Project Management. Planning and Control, John Wiley & Sons, New York, 1994.

E. Baglieri [et al.], Organizzare e gestire per progetti, Etas 1999.

<http://www.univirtual.it/drupal/en/system/files/Il%20Project%20management.pdf>.




«Bibliotime», anno XVI, numero 1 (marzo 2013)

Precedente Home Successiva


URL: http://www.aib.it/aib/sezioni/emr/bibtime/num-xvi-1/bellantonio.htm