Elementi di valutazione

Alcuni elementi sintetici relativi al settore si possono ricavare dalla Tavola n. 1 riportata in premessa (Indagine per il monitoraggio delle biblioteche dell'Ateneo di Palermo - Servizi centralizzati).

I dati relativi alle strutture bibliotecarie, sono l'esito di un'indagine nazionale tra tutti gli Atenei, promossa dal MIUR e condotta dal Gruppo di monitoraggio dell'Università di Padova, nel semestre giugno-dicembre 2003.

I dati molto parziali, trasmessi al Gruppo di Padova dalle Biblioteche di Palermo, sono stati integrati da una ulteriore raccolta condotta dal SESBI nel gennaio 2004, che li ha elaborati.

Una valutazione generale

La capacità di risposta del Sistema Bibliotecario dell'Ateneo di Palermo alle sue finalità è stata valutata utilizzando gli elementi di macro-analisi emersi:

• eccessiva frammentazione delle realtà bibliotecarie
• vanificazione dei vantaggi dell'automazione per l'esiguo impiego di risorse umane
• disallineamento tra destinatari del servizio e funzione delle strutture
• insufficiente e disomogenea attribuzione delle risorse.

Analisi del contesto e Ipotesi di riorganizzazione

Cosa prevede lo Statuto

Il vigente Statuto dell'Ateneo dedica due articoli, il 43 e il 44, agli ampi e complessi contesti organizzativi costituiti dall'insieme dei documenti che contengono informazione scientifica, risorsa che permette alla struttura universitaria di produrre insegnamento qualificato e di sviluppare la ricerca.

Tali articoli recitano:

Art. 43. SISTEMA BIBLIOTECARIO E ARCHIVISTICO DI ATENEO
1. Il Sistema bibliotecario e archivistico di Ateneo, cui afferiscono le biblioteche di Facoltà e di Dipartimento, l'archivio storico di Ateneo e i centri di documentazione, ha lo scopo di sviluppare ed organizzare in forme coordinate l'acquisizione, la conservazione e la fruizione del patrimonio librario e documentario, nonchè il trattamento e la diffusione delle informazioni. [...]

Art. 44. SISTEMA MUSEOGRAFICO E ORTO BOTANICO
1. L'università promuove la conservazione, l'arricchimento e la fruizione del proprio patrimonio culturale e scientifico attraverso il Sistema Museografico dell'Università di Palermo, che comprende i seguenti musei:
Musei tematici realizzati presso le strutture didattiche e scientifiche dell'Università;
Orto botanico e Herbarium Mediterraneum [...]

Ritengo che a proposito del patrimonio bibliografico documentale, museale e archivistico, sia stato usato nello Statuto il termine SISTEMA per indicare un complesso di elementi e relazioni interdipendenti sia tra di loro sia con un ambiente esterno in un disegno evolutivo prefissato.

Si tratta di un termine che non ricorre a proposito di altre strutture organizzative dell'Ateneo e che viene usato in un solo altro contesto quando si fa riferimento al sistema universitario.

A conferma del non casuale impiego dell'immagine organizzativa del sistema negli stessi articoli si fa riferimento ad un consolidato schema di funzionamento di tale organismo.

È prevista, infatti, l'istituzione di un Nucleo decisionale (Il comitato di coordinamento) che formula obiettivi e progetti in relazione alle sollecitazioni provenienti dall'ambiente esterno (sulla base delle indicazioni emerse dalla conferenza delle biblioteche) individuando gli indirizzi e le linee di sviluppo del sistema, in un processo di elaborazione della materia prima (il patrimonio documentale delle varie strutture nelle sue diverse forme) per l'offerta di prodotti e servizi (sviluppare ed organizzare in forme coordinate l'acquisizione, la conservazione e la fruizione del patrimonio librario e documentario, nonchè il trattamento e la diffusione delle informazioni, ed ancora la conservazione, l'arricchimento e la fruizione del proprio patrimonio culturale e scientifico).

È stato pertanto disegnato un organismo costituito da varie componenti interagenti tra loro e complessivamente dirette allo scopo del sistema stesso, il quale utilizzando una gestione consapevole opera programmazione, selezione, trattamento, ed impiego delle informazioni e dei documenti attraverso la mediazione con l'ambiente esterno.

In altri Atenei

Il progetto organizzativo di un Sistema per l'informazione scientifica, così come è stato immaginato per l'Ateneo di Palermo, negli ultimi anni ha già trovato forme di attuazione tra loro sostanzialmente analoghe in Atenei diversi.

Alcuni esempi sono Bologna, Firenze, Genova, ,Messina, Milano, Pisa, Sassari, Siena, Venezia, Verona. È interessante osservare la complessità organizzativa dell'articolazione della struttura come viene presentata, anche graficamente, nei siti delle Università di Bologna, Firenze, Genova e Pisa.

Nelle città di Genova, Pisa e Siena, inoltre, il Sistema bibliotecario di Ateneo costituisce il fulcro organizzativo di un Sistema bibliotecario territoriale a livello provinciale con efficienze sia culturali sia economiche di notevole rilevanza. Il software di gestione è unico, il coordinamento scientifico tra gli enti comporta valorizzazione delle risorse, i servizi all'utenza beneficiano di una progettualità comune.

In altre città il Sistema bibliotecario di Ateneo non esercita il ruolo di motore di un sistema più ampio, ma certamente partecipa offrendo un contributo rilevante nella dinamica consortile territoriale.

In altre realtà più "giovani" e dalle dimensioni meno ragguardevoli con l'avvio di una centralizzazione della struttura bibliotecaria sono state attuate soluzioni meno composite, riconoscendo tuttavia al Sistema "Biblioteca" un ruolo organizzativo complesso.

Il management del Sistema bibliotecario

L'autonoma posizione organizzativa delle biblioteche trova la sua logica giustificazione nella specificità dei relativi meccanismi gestionali. La consapevole gestione di un Sistema bibliotecario, infatti, pur affidandosi alle tecniche fondamentali del management, deve discostarsene per la diversità dell'oggetto di misurazione e valutazione.

Gli indicatori da prendere in considerazione non riguardano esiti di produzione industriale o volumi di attività commerciali, ma in prevalenza elementi del tutto soggettivi, astratti e non aritmeticamente indicabili, come, ad esempio, la soddisfazione dell'esigenza informativa dell'utente, la qualità dei servizi di orientamento alla ricerca, i tempi di fornitura dei documento, l'accoglienza ed accessibilità degli spazi e dei materiali, in ogni caso la qualità percepita del servizio.

Specifici sono inoltre gli aspetti che riguardano le variegate e necessarie competenze professionali degli addetti, sia per la costante riflessione in atto nell'ambito delle scienze dell'informazione, impiegate nel trattamento del materiale informativo, sia per la continua evoluzione delle tecnologie applicate al settore.

Il coordinamento dello S.B.A. a Palermo

Nell'Ateneo di Palermo la struttura "dedicata" al settore delle biblioteche, nonostante le varie denominazioni assunte nel tempo (Area delle biblioteche e dei servizi documentali, 1997 - Servizio per il Sistema bibliotecario = SE.S.BI, 2000)) ha autonomamente formulato i propri obiettivi, in relazione di fatto alle finalità intrinseche di una organizzazione complessa, come un Sistema bibliotecario.

Gli obiettivi proposti e raggiunti sono stati:

• ALEPH 500 - NUOVO SISTEMA DI AUTOMAZIONE PER LE BIBLIOTECHE -
• Amministrazione e gestione bibliotecnica - configurazione e management
• Avvio di Aleph 500 per il 9 settembre 2002.
• Corsi di addestramento all'uso delle procedure di Aleph 500
• Gestione transiti
• Conversione da sw diversi da Dobis
• CONSORZIO CASPUR-CIBER - UTILIZZO ON LINE DI RISORSE BIBLIOGRAFICHE E TESTUALI
• CORSI DI FORMAZIONE DI BASE E SPECIALISTICI
• COSTITUZIONE DEL DATABASE (personale-strutture-formazione)
• PAGINA WEB - Creazione e Aggiornamento
• ANAGRAFE DELLE BIBLIOTECHE PER L' ISTITUTO CENTRALE PER IL CATALOGO UNICO (I.C.C.U.)
• CENSIMENTO DEI PERIODICI
• CONVENZIONE CON LA BIBLIOTECA DEL CNR PER LA FORNITURA DI DOCUMENTI
• CORSO PER "ADDETTO AI SERVIZI INFORMATIVI NELLE BIBLIOTECHE" - Progettazione
• GRUPPO DI LAVORO PER IL CONTROLLO DI GESTIONE - Partecipazione
• INDAGINE CONOSCITIVA SULLE RISORSE ELETTRONICHE IN RETE
• MASTER IN GESTIONE E DIREZIONE DELLE BIBLIOTECHE -Partecipazione
• PROMOZIONE DEI SERVIZI ALL'UTENZA
• REGOLAMENTO del Sistema Bibliotecario di Ateneo - BOZZA

La Bozza di Regolamento del Sistema

Da un Gruppo costituito dai Componenti del SESBI, dai Coordinatori di Biblioteca e dai Direttori di Biblioteche centrali, è stata redatta una Bozza di Regolamento del Sistema Bibliotecario, già previsto dallo Statuto che tenta di individuare una possibile soluzione formulando un progetto di riorganizzazione del settore, allo scopo di ottimizzare le risorse umane ed economiche e di privilegiare il principio della produttività e dell'efficienza.

Puntando, nello specifico, alla necessità di poter realmente fruire di una vasta produzione scientifica interdisciplinare è stata prevista in prima istanza l'individuazione di ampie AREE DISCIPLINARI, all'interno delle quali costituire dei centri di riferimento per le attuali strutture.

Cosa si ipotizza

• l'individuazione di ampie AREE DISCIPLINARI, all'interno delle quali costituire dei centri di riferimento per le attuali strutture (i.e. - Biblioteche di area e Centri di servizio bibliografico)
• separazione organizzativa del momento del trattamento da quello della fruizione
• una struttura di coordinamento con responsabilità distinte

(v. Bozza di Regolamento del Sistema bibliotecario in allegato)

Gli ambiti organizzativi dello SBA

Ho formulato soltanto nelle sue linee essenziali un modello di ambiti organizzativi, nel tentativo di delineare un contesto di coordinamento del Sistema Bibliotecario, in un quadro che in atto è già parzialmente amministrato dal "SE.S.BI".

1. Catalogo di Ateneo- Informatizzazione e Gestione
• Coordinamento e sviluppo Sw per la gestione delle biblioteche
• Partecipazione a Archivio Collettivo Nazionale Periodici (ACNP)
• Controllo bibliografico
• Progetti finalizzati (es. Revisione liste di Authority - Recupero del pregresso - Editoria digitale)
2. Biblioteca digitale
• Banche Dati
• Periodici elettronici
• Web del Sistema Bibliotecario
3. Misurazione e Valutazione in Biblioteca
• Statistiche di accesso alla Biblioteca Digitale
• Rilevazione dati del SBA
4. Promozione Orientamento Formazione per le Biblioteche
• Coordinamento corsi per il personale
• Corsi di orientamento all'utenza
• Servizi ai disabili ( Accessibilità siti Web)
• Promozione servizi

Si tratta di ambiti organizzativi i quali a loro volta si dispiegano in settori di non trascurabile complessità organizzativa e professionale, sia per la varietà e tipicità delle realtà strutturali di riferimento sia per la molteplicità e specificità delle competenze necessarie per un aggiornato approccio alla tematiche di riferimento.

A puro titolo di esempio, per i responsabili di una struttura di coordinamento è necessario essere al corrente, oltre le tradizionali competenze professionali biblioteconomiche di base (descrizione, indicizzazione, bibliografia), anche degli sviluppi delle seguenti tematiche:

• Gestione automatizzata delle informazioni documentarie
• Informatica di base
• Informatica generale per i sistemi documentari avanzati
• Gestione della Rete
• Marketing
• WEB

Ritengo infine che l'opportunità di una diversa formulazione dell'organigramma dell'Amministrazione Centrale si manifesti motivata dall'urgenza di

• agilità organizzativa,
• efficienza gestionale,
• precisa individuazione delle responsabilità
• adeguate consapevolezze professionali
• individuazione di specifici ambiti operativi per il raggiungimento di una proficua relazione tra i contesti citati.

Criteri istituzionali o di funzionalità?

Ai fini di un approfondimento delle indicazioni sopra riportate, ritengo particolarmente illuminante la Relazione del Prof. Nicola Palazzolo, tenuta al Convegno MURST, tenutosi a Roma, 8 maggio 1998, su I sistemi bibliotecari negli Statuti delle Università, di cui trascrivo, assumendomi la responsabilità delle omissioni, alcuni aspetti che ho cercato di sintetizzare:

L'architettura del sistema bibliotecario non deve essere legata a criteri istituzionali, ma a criteri di funzionalità del servizio.

Quasi ovunque permane sancita l'appartenenza di una biblioteca alla Facoltà, al Dipartimenti o all'Istituto.
Ciò ovviamente non costituisce uno stimolo a semplificare le procedure e a migliorare l'offerta dei servizi, ma al contrario produce sprechi, distorsioni, incongruenze

È necessario indicare obiettivi di servizio differenziati adeguati alle esigenze della didattica e della ricerca.

• Tante biblioteche, meglio... "fondi librari" per la loro consistenza, dovrebbero essere accorpate almeno dal punto di vista amministrativo e da quello biblioteconomico (catalogazione, acquisti, prestito).
• Per la ricerca è molto meglio una biblioteca più grande ma in grado di far fronte a tutte le necessità della ricerca perché si fruisce
• delle opportunità tecnologiche,
• della biblioteca elettronica, dell'accesso all'informazione in linea
• del prestito interbibliotecario, etc.

È necessario distinguere tra organi di indirizzo e organi di gestione

Si tratta di un punto centrale nell'organizzazione del Sistema (DPR.29/93 e successive leggi sul decentramento amministrativo) per cui vanno previsti

• un organo collegiale rappresentativo delle esigenze dell'utenza (docenti, ricercatori, studenti) e con la partecipazione dei bibliotecari in rapporto istituzionale tra sistema bibliotecario e organi di governo dell'Ateneo per la distribuzione delle risorse e alla politica di sviluppo dei servizi
• un ufficio di coordinamento e/o direzione tecnico-amministrativa, che si occupi della gestione del sistema o delle singole biblioteche; purché affidato a personale con adeguata professionalità biblioteconomica e comunque con un incarico a tempo determinato.

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Allegato: REGOLAMENTO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'ATENEO DI PALERMO
(nuova bozza 03.06.2003, redatta da un Gruppo costituito dai Componenti del SESBI, dai Coordinatori di Biblioteca e dai Direttori di Biblioteche centrali, e all'esame degli OO.CC. dell'Ateneo)