AIB. Sezione Trentino-Alto Adige. Contributi e relazioni disponibili
Egregi colleghe e colleghi, mi pregio potervi illustrare la mia esperienza di OPL (One Person Librarian).
La mia strada
Inizialmente vorrei presentarmi: sono un tecnico della
pianificazione dei trasporti specializzato nella sicurezza,
materia che insegno alla technische Universitaet Wien. Come sono
arrivato in questa One Person Library?
Nell'ambito dell'università esistono le grandi
biblioteche universitarie, con patrimoni di milioni di volumi,
con numeroso personale, con magazzini per la conservazione del
patrimonio e con sale di lettura. Le biblioteche universitarie
dispongono di un budget complessivo e di specialisti che coprono
tutti i settori di lavoro. La biblioteca della Technische
Universitaet è collegata alla rete informatizzata
austriaca ALEPH-OPAC.
Anche i singoli istituti appartenenti ad un'università
ricevono risorse destinate all'acquisto di libri, da collocare
nelle sedi degli istituti a disposizione del personale
scientifico e degli studenti. Questo patrimonio, catalogato in
ALEPH-OPAC, rimane agli istituti, che diventano così sedi
staccate della biblioteca universitaria. Di solito, perlomeno
negli istituti minori, non ci sono bibliotecari specificamente
assegnati a queste sedi staccate.
La mia biblioteca
Anche nel mio istituto per la pianificazione e la tecnica dei
trasporti era così. La "biblioteca" o quel che veniva
considerato tale, era gestito tra le altre cose dalla segretaria.
La gestione del patrimonio e soprattutto la consulenza offerta
agli studenti era tutt'altro che soddisfacente. Una quindicina
d'anni fa la direzione dell'istituto e io stesso abbiamo
riconosciuto il fatto che la qualità dell'insegnamento e
del lavoro scientifico dipendeva dalla creazione di
un'unità specializzata nell'informazione, la cui
competenza trascendeva di molto la banale ricollocazione di libri
e riviste. La biblioteca moderna, specialmente una OPL, deve
offrire una completa gamma di servizi informativi, che
illustrerò più avanti.
Quindi ho assunto la responsabilità della biblioteca
dell'istituto 15 anni fa, organizzandola secondo una
classificazione sistematica e portandola allo stato attuale. Le
biblioteca comprende attualmente circa 10.000 volumi, 30
periodici correnti e un numero crescente di CD-ROM. Questo
patrimonio è da tutelare, completare, attualizzare,
indicizzare e rendere accessibile. La collocazione sistematica
della biblioteca si basa su una base dati Access, nella quale i
libri vengono catalogati e sono ricercabili per autori, titoli o
soggetti.
L'indicizzazione per soggetti è di grande importanza per
assicurare la rapida accessibilità. I colleghi, il
direttivo dell'istituto e gli studenti si aspettano naturalmente
di essere precisamente ed esaurientemente consigliati e di
trovare senza problemi e rapidamente la documentazione
desiderata.
La mia formazione
Da quando curo la biblioteca, accanto ai compiti di ricercatore
e insegnante, ho avuto il desiderio di seguire un corso
universitario di biblioteconomia. Nell'ottobre 1999 partì
il primo corso universitario di management delle biblioteche e
dell'informazione alla Donau-Universitaet Krems, il primo del
genere in Austria, corso che ho concluso nell'estate 2001 e ora
vedo la mia attività bibliotecaria con altri occhi.
La storia delle One Person Libraries
Fin dal 1909 a New York venne fondata la Special Libraries
Association (SLA), poiché si era consapevoli, che si era
aperta una nuova epoca nella gestione delle biblioteche.
Guy St. Clair, autore dei migliori e più esaurienti
manuali operativi per biblioteche speciali, coniò il
termine One Person Library già nel 1976. Secondo la sua
definizione, con questo concetto si intende una biblioteca nella
quale l'intera attività bibliotecaria viene realizzata da
un unico bibliotecario, indipendentemente dal fatto che ci sia
forza lavoro ausiliaria non professionalizzata.
Il termine OPL si è imposto rispetto al termine "solo
librarian" e "uno man band" ed è utilizzato anche
nell'ambito linguistico tedesco. Nel 1989 all'interno
dell'associazione americana SLA venne creato il primo gruppo di
lavoro OPL, che servì a semplificare lo scambio di
esperienze tra i membri del gruppo e a raggiungere uno standard
professionale.
Dalla metà degli anni '90 c'è anche in Germania
una commissione per OPL, come riferirà la collega della
BIB.
La commissione austriaca per OPLs e biblioteche
speciali
Nel 1997 sul bollettino VOeB-Mitteilungen della Vereinigung
Oesterreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare venne
pubblicato per la prima volta un articolo sulle OPLs. Le
informazioni e le esperienze si riferivano prevalentemente
all'ambito statunitense, motivo per cui si affermò anche
il termine inglese One Person Library. Ad ogni modo molti
bibliotecari si erano riconosciuti nella condizione lavorativa
descritta nell'articolo.
Nel 1999 nell'ambito dei Brainpools della OeNB (Oesterreichische
Nationalbibliothek) ebbe luogo un seminario sul tema OPLs,
durante il quale si incontrarono bibliotecari di varie OPLs, per
discutere delle loro esigenze e dei loro problemi.
Nell'ambito del 26. Oesterreichischer Bibliothekartag, il
congresso biennale della VOeB, nell'autunno 2000 a Vienna, al
tema delle OPL venne dedicato un blocco di relazioni. Nel 2001 la
VOeB decise di istituire una commissione sulle OPLs e le
biblioteche specialistiche. La commissione venne costituita il 1
marzo 2001, sotto la presidenza della Mag. Sonja Reisner. Dopo le
sue dimissioni per motivi di lavoro il 27 settembre 2001, ho
assunto io la presidenza della commissione.
Compiti di una One Person Library
Le OPL non sono grandi biblioteche mancate, ma hanno le proprie
specifiche qualità e le proprie particolari Mission
nell'ambito dell'offerta di strutture bibliotecarie.
Non è affatto facile descrivere una "tipica" OPL,
perché le differenze tipologiche sono tante, quante sono
le biblioteche. Lo spettro spazia dalle biblioteche
specialistiche scientifiche alle biblioteche museali, civiche,
aziendali, conventuali, scolastiche, di documentazione e
d'archivio.
Le procedure lavorative
I compiti che un bibliotecario di una OPL specializzata deve
assolvere, richiedono la capacità di pensare e lavorare in
complesse connessioni e sono notevolmente multiformi.
In parte queste capacità sono importanti e necessarie
anche in biblioteche più grandi, ma se c'è solo un
bibliotecario, queste capacità sono ancor più
richieste.
Le attività, che in grandi biblioteche sono condotte
anche da fino a dieci diversi operatori, devono essere effettuati
in una OPL da un unico bibliotecario.
1 - Scelta delle acquisizioni. Oltre ai
tradizionali strumenti bibliografici, uno dei più
importanti strumenti di selezione delle acquisizioni sono i
desiderata degli utenti, che sanno cosa serve per il loro
lavoro.
2 - Acquisto. La maggior parte delle OPL
acquista libri e media tramite i canali del commercio librario.
Le condizioni di fornitura pattuite dipendono spesso
dall'abilità contrattuale del bibliotecario.
Siccome nella mia biblioteca le acquisizioni vanno fatte senza
utilizzare denaro contante, ho solo due fornitori, uno per
l'ambito di lingua tedesca, un altro per l'importazione
dall'estero.
3 - Ingresso di libri e media. Le forniture
vanno accuratamente controllate. Nel mio caso le risorse
finanziarie vengono da due fonti differenti: università e
mezzi propri dell'istituto. Devo quindi decidere da quale fonte
attingere per i pagamenti. I libri acquistati con risorse
dell'Università vengono inventariati dalla biblioteca
universitaria.
4 - Indicizzazione. La catalogazione dei libri
acquistati con fondi dell'università viene effettuata
dalla biblioteca universitaria. Per questi libri e quelli
acquistati dall'istituto devo provvedere all'indicizzazione per
soggetto dettagliata (spesso comprendente fino a 30
termini).
5 - Lavorazione tecnica: timbratura, segnatura
(secondo 20 ambiti tematici), collocazione sugli scaffali.
6 - Prestito: non viene effettuato, essendo la
mia una biblioteca di presenza.
7 - Cura fisica del patrimonio:
riparazioni...
8 - Svecchiamento: i libri poco utilizzati
vengono ricollocati nei depositi della biblioteca
universitaria.
Vantaggi e svantaggi di una One Persone
Library
Vantaggi
Lavorare globalmente. Io sono coinvolto in tutte le
attività della biblioteca, dalla scelta delle acquisizioni
alla consulenza agli utenti.
Lavorare in maniera autogestita. Posso organizzarmi il lavoro
come voglio, ad esclusione dell'orario di apertura.
Responsabilità personale. Se qualcosa non funziona, se un
utente si sente mal consigliato, posso intervenire subito per
modificare la situazione.
Possibilità di identificazione col proprio lavoro.
L'identificazione con la propria attività è
particolarmente alta nelle OPLs. Di solito la biblioteca viene
considerata con grande entusiasmo compe propria e come tale
nominata. Anch'io ho la tentazione di chiamare la biblioteca
dell'istituto come la "mia biblioteca". Inoltre quando vedo
qualche libreria o sfoglio una rivista specializzata mi soffermo
sulle novità che dovrei assolutamente acquistare per la
mia biblioteca.
Vicinanza all'utente e al patrimonio. Il vantaggio evidente
dell'OPL è quello di avere subito un feedback diretto.
Quali che siano i desideri individuali da parte dell'utenza,
l'OPL può subito affrontarli. Anche le lodi e il
riconoscimento per il sostegno fornito o per un'esauriente
consulenza possono essere interamente incamerati tutti per se.
Nel corso della mia attività ho consigliato migliaia di
studenti, tra cui centinaia di laureandi, e ho quasi sempre avuto
l'impressione che le mie competenze specialistiche fossero un
aiuto considerevole per raggiungere l'obiettivo.
Svantaggi
Isolamento. In una OPL specialistica non ci sono colleghi a cui
chiedere un consiglio ("sindrome di Robinson Crusoe"). Uno
scambio di esperienze dovrebbe quindi realizzarsi tramite la rete
austriaca delle OPLs.
Scarso riconoscimento. Siccome solo io posso valutare, quanto il
buon funzionamento della biblioteca richiede in termini di tempo
e di sforzo organizzativo, spesso dai dirigenti dell'istituzione
questo lavoro non viene riconosciuto. Perciò è
importante richiamare l'attenzione sulle proprie
prestazioni.
La formazione classica del bibliotecario ignora le OPL. La
tradizionale formazione professionale dei bibliotecari, che ho
sperimentato nel mio corso di studi universitari, non prepara a
sufficienza alla gestione di una OPL. La commissione per le OPLs
ha proposto corsi e seminari specifici sul tema.
Dirigenti, che hanno idee vaghe sull'attività
bibliotecaria. Come bibliotecari di OPL di solito abbiamo
colleghi e dirigenti che hanno scarsa conoscenza del lavoro di
biblioteca, quindi non riescono a valutare il lavoro eseguito e
il tempo necessario. Di solito tutto dura troppo a lungo e
l'informazione viene considerata un bene senza valore
monetario.
Sovraccarico qualitativo. La varietà dei compiti da
assolvere in una OPL comportano permanentemente un carico
eccessivo per il bibliotecario. Le attività organizzative
vengono effettuate parallelamente a quelle di consulenza
all'utenza. Molto resta inevaso e non può essere
delegato.
Mancanza di tempo. La conseguenza di questo stato di cose
è la cronica mancanza di tempo, a cui si può
ovviare solo con il management del proprio tempo di lavoro e una
gerarchia dei lavori da eseguire.
Orientamento all'utente
Le nuove tecnologie rendono possibile percorrere nuove vie
nell'erogazione dei servizi e nell'interazione tra bibliotecario
e utente. Le sollecitazioni rivolte al bibliotecario aumenta, ma
crescono di molto le possibilità, a cominciare dalla
ricerca in banche dati.
In quest'ambito, l'orientamento a soddisfare i bisogni
dell'utenza è un importante criterio di scelta, per avere
possibilmente molti utenti soddisfatti e migliorare la
qualità. Per molte OPLs il miglior intercessore a
vantaggio della biblioteca è il ricercatore a cui il
bibliotecario ha soddisfatto una domanda difficile. Se il
bibliotecario dà l'impressione che l'OPL tiene alla
qualità e all'eccellenza nei servizi, la voce si diffonde,
perché la consulenza personale e il sostegno alla ricerca
producono utenti fedeli.
Le seguenti azioni sono una selezione delle possibilità
per il miglioramento del servizio al pubblico:
- trasmettere un atteggiamento orientato al servizio;
- provocare feedback ed essere aperti alla comunicazione;
- imparare dalle critiche e preoccuparsi dei problemi
emergenti;
- provocare aspettative elevate e poi soddisfarle;
- andare incontro all'utente;
- stabilire standard e preoccuparsi di mantenerli;
- chiedere agli utenti se sono soddisfatti;
- rilevare e valutare le proprie prestazioni.
La One Person Library di successo
Il successo nel lavoro in una OPL viene determinato tanto dalla
personalità del bibliotecario quanto dalla sua
qualificazione professionale, caratteristiche che sono
inscindibili. In una OPL il bibliotecario è innanzitutto
uno specialista dell'informazione in una posizione dirigenziale.
Dev'essere quindi in grado di condurre l'OPL secondo proprie
direttive e avere altrettanto successo di altri settori di un
istituto universitario o di un'impresa. Se si parte da queste
premesse, i seguenti criteri si rivelano fondamentali per la
conduzione efficace di una OPL:
1 - Essere visionario. È importante che
l'One Person Librarian sappia esattamente, quale posto occupa
l'informazione nella scala dei valori all'interno
dell'organizzazione e come essa può contribuire al
successo dell'impresa. Questa visione si produce nel gioco
combinato dell'esperienza del bibliotecario , il retroterra
lavorativo, la formazione professionale e l'indispensabile
idealismo in rapporto ai servizi informativi.
2 - Essere creativo. Ogni bibliotecario ha un
stile di lavoro differente, ma coloro i quali hanno successo in
una OPL, sono particolarmente creativi. Sapete che ci sono
molteplici vie per affrontare i problemi. Voi riflettete su
quello che si aspettano da voi e trovate quasi sempre una
strategia per risolvere il problema.
3 - Essere non convenzionali. Gli One Person
Librarian valutano positivamente il fatto di essere il punto
iniziale di qualunque bisogno informativo e di concentrare nella
propria persona il soddisfacimento di ogni richiesta di aiuto.
Sono orgogliosi della propria capacità di avere un
approccio diverso e non convenzionale alla soluzione dei
problemi. Hanno anche la dote di tirar fuori informazioni, da
dove nessuno se lo sarebbe mai aspettato.
4 - Sapersi alleare. Gli One Person Librarian
hanno l'intuito di individuare chi, all'interno della propria
organizzazione può aiutare nel migliorare il reperimento
dell'informazione. In genere sono conosciuti per la
volontà di cooperare e di dialogare con tutti.
5 - Avere un'elevata tolleranza alle
provocazioni. Soprattutto nel caso in cui, dall'esterno della
biblioteca, per esempio dal management dell'ente gestore o dal
proprio dirigente vengono prese decisioni che condizionano il
lavoro nell'OPL. In situazioni simili sono richieste
abilità diplomatica e capacità di mediazione.
6 - Essere generosi. Proprio perché si
sente dipendente dalla buona volontà degli altri, l'One
Person Librarian concorda col fatto di condividere con i colleghi
fonti di informazione e risorse bibliografiche. Il suo punto di
forza consiste nel rinunciare alle formalità, pur di
servire rapidamente ed efficacemente gli utenti.
7 - Avere pazienza. Una inevitabile conseguenza
del fare tutto da soli, è quella che l'One Person
Librarian raramente riesce a concludere una delle attività
iniziate. Si richiede un altro stile di lavoro: l'utente è
sempre presente, sia di persona, che tramite richieste via
telefono, fax o e-mail da esaudire subito. Il bibliotecario deve
sempre essere disponibile a smettere immediatamente
l'attività a cui era intento, per dedicarsi all'utente.
L'One Person Librarian deve saper accettare che alcune
attività e procedure non possono svolgersi nella maniera
desiderata.
8 - Essere flessibili. Tutte le pianificazioni
sono soggette a variazioni. Gli One Person Librarian hanno da
tempo imparato ad adattarsi agli inevitabili cambiamenti. Hanno
imparato ad affrontare le nuove situazioni con abilità,
tatto e autostima. Questo consente di seguire una strada migliore
nell'adempimento di nuovi compiti.
9 - Essere orientati a offrire servizi. La
maggior parte degli One Person Librarian assegnano assoluta
priorità ai bisogni dell'utente. Sono decisi a raggiungere
l'obiettivo di non lasciar uscire gli utenti dalla biblioteca
senza l'esatta informazione che serve loro.
10 - Essere consapevoli. L'One Person Librarian
necessita di un alto grado di fiducia nel proprio posto di
lavoro. Riconosce esattamente il suo valore e il suo ruolo in
rapporto ad un progetto complessivo e ha una chiara visione del
suo contributo al successo dell'attività dell'ente
gestore.
La chiave del successo
Ci sono varie possibilità di misurare il successo di una
OPL, in rapporto al tipo di ente gestore a cui la biblioteca
appartiene. Si possono utilizzare indicatori di prestazioni e di
produttività che l'One Person Librarian può fissare
autonomamente o in accordo con la dirigenza dell'ente.
Un criterio va comunque tenuto presente in ogni caso, per
valutare il successo di una One Person Library. Concretamente si
tratta di stabilire se l'utente esce dalla biblioteca soddisfatto
dal servizio o dall'informazione che aveva cercato. Ci sono
precise regole che possono portare a questo successo. Ne voglio
citare alcune:
- Lavoro di gruppo. È la cosa più importante.
Nell'organizzazione di una OPL il successo dei servizi di
informazione dipende direttamente dal grado collaborazione tra
One Person Librarian e il suo dirigente.
- Cooperazione. Molti progetti di successo dipendono dal fatto
che l'One Person Librarian si è sentito parte
significativa del Team e che la sua collaborazione ha contribuito
in maniera significativa al successo.
- Sfida continua. L'One Person Librarian potrebbe stare in
disparte e fornire solo il minimo indispensabile di servizi.
Nella OPL di successo c'è continuamente da affrontare la
sfida, di coniugare le tradizionali funzioni di accesso
all'informazione con le aspettative degli utenti rispetto
all'offerta di servizi al passo con la tecnologia avanzata.
- Alte prestazioni. Siccome gli utenti vogliono avere a
disposizione sempre più informazioni, l'One Person
Librarian deve lavorare ad un livello elevato. La fatica si
ripaga sotto forma di valutazione positiva che gli utenti danno
all'informazione fornita e all'One Person Librarian.
- Integrazione nell'organizzazione. L'OPL non è
un'unità autonoma isolata dall'organizzazione di cui fa
parte. La filosofia del servizio di informazione è quella
di collaborare come partner con l'intera organizzazione dell'ente
gestore.
- Passione. È interesse dell'OPL e dell'organizzazione
che il lavoro dell'OPL abbia successo. Per offrire simili
prestazioni, l'One Person Librarian deve cercare di soddisfare
con entusiasmo i desideri, le richieste e i problemi posti
dall'utenza.
- Disponibilità al cambiamento. L'One Person Librarian
deve avere la forza di sviluppare il servizio bibliotecario. Se
le procedure di lavoro si rivelano inadeguate, l'One Person
Librarian deve essere pronto a introdurre modifiche.
Centralità dell'utente. Gli One Person Librarian devono
accettare il ruolo centrale assunto dal servizio agli utenti. Gli
utenti soddisfatti consiglieranno ad altri di servirsi di quella
biblioteca.
Prospettive
La commissione austriaca per le OPL e le biblioteche speciali
comprende attualmente dieci membri, che provengono dai più
diversi settori, dalle università ai musei, dalle aziende
alle agenzie ONU.
I nostri prossimi obiettivi sono: la redazione di un manuale per
le One Person Library austriache, utilizzando l'apporto di tutto
il mondo bibliotecario; la costituzione di una rete di One Person
Library, per rispondere più facilmente alle questioni
riguardanti le OPLs, favorire lo scambio di esperienze,
organizzare specifiche iniziative formative, rinforzare la
consapevolezza professionale e curare l'immagine pubblica. Il
primo passo per favorire un contatto è stato la creazione
della OPL-Homepage: www.uibk.ac.at/sci-org/voeb/opl/index.html
a cui è collegata una lista di discussione e da cui sono
previsti link ad altri siti sulle OPLs. La Homepage è
facilmente accessibile anche dal sito della VOeB: voeb.uibk.ac.at. Il mio
indirizzo e-mail è: heinrich.zukal@tuwien.ac.at.
Bibliografia
One-Person Libraries : Aufgaben und Managment. Handlugshilfe
fuer den Betrieb von OPLs / St. Clair, Guy. - Berlin : Deutsches
Bibliotheksinstitut, 1998.
One-Person Libraries : Fragen und Antworten aus der Praxis in 39
Beispielen / St. Clair, Guy. - Berlin : Deutsches
Bibliotheksinstitut, 1998.
Heinrich Zukal, e-mail: heinrich.zukal@tuwien.ac.at.
Copyright AIB
2002-10-11, ultimo aggiornamento 2003-11-14 a cura di Mauro di Vieste
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