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Nel 1988 presso l'Università di Pisa venne presa la decisione di avviare il processo di informatizzare le biblioteche secondo due linee:
Al polo ATLAS di Economia e Commercio si è successivamente collegata la Biblioteca di Scienze Politiche e poi recentemente quella centrale della Facoltà di Agraria, e dopo qualche anno l'evoluzione del software Bull ha permesso la migrazione dell' applicativo su una macchina UNIX.
A questi due sistemi si sono aggiunte alcune scelte autonome di singoli dipartimenti dell'Ateneo.
Così alcuni dipartimenti di ambiente letterario hanno preferito acquisire il pacchetto ERASMO dal CSI Piemonte in vista di una futura adesione al polo SBN che avrebbe dovuto costituirsi presso la vicina Biblioteca Universitaria (cosiddetta perché ospitata all'interno dell'edificio storico dell'Università, La Sapienza, ma dipendente dai Beni Culturali) con cui hanno maggiore frequenza di interazione, altri dipartimenti hanno preferito ISIS TECA distribuito gratuitamente dalla Regione Toscana, altri ISIS BIBLIO.
Particolare il caso del Dipartimento di Fisica, che non ritenne opportuno adottare il software Unibiblio assegnatogli dall'Ateneo e preferì informatizzare la biblioteca mediante un database commerciale nato in ambiente MAC: il Filemaker Pro. Pochi anni dopo si è creato un centro bibliotecario comprendente le biblioteche dei dipartimenti di Informatica e Matematica, informatizzate con Unibiblio, e quella del Dipartimento di Fisica informatizzata con Filemaker Pro, informatizzazioni incompatibili tra loro.
Nel frattempo si stavano realizzando vari cataloghi, per lo più di periodici, con altri database commerciali come IBM Filing Assistant e DBIII PLUS.
Negli anni successivi ci si è posti l'obiettivo di recuperare il posseduto anche con progetti mirati. In alcune biblioteche il recupero è stato totale ed oggi sono interrogabili circa 300.000 record bibliografici.
All'incirca in contemporanea con questi processi si è andata sviluppando la rete d'ateneo, che ha facilitato la consultazione remota dei vari cataloghi, prima tramite TELNET e poi con nuovi strumenti di ricerca in rete che hanno consentito un accesso più funzionale ed amichevole come GOPHER, WAIS e WWW.
Attualmente con una procedura implementata dal Servizio di Rete dell'Ateneo (SERRA) sulla base di un software
predisposto in ambito CNR, i cataloghi vengono riversati e indicizzati con WAIS rendendoli di facile consultazione anche simultanea sul Web, con architettura client-server, realizzando una sorta di catalogo unificato virtuale d'ateneo.
Il catalogo, insieme alle notizie sui servizi bibliotecari dell'ateneo e alle basi di dati acquisite con
licenza d'ateneo è consultabile sulla pagina http://biblio.unipi.it.
Riguardo alle banche dati, l'Università di Pisa fornisce ai suoi utenti un servizio organizzato, completato da document delivery, di consultazione di varie banche dati online, in particolare presso la Biblioteca centrale di Ingegneria attraverso Dialog e presso la Biblioteca centrale di Medicina attraverso Dialog e Medlars.
Servizi organizzati di ricerca su CD-ROM o in rete e anche di document delivery sono attivati presso le biblioteche di Economia, Ingegneria, Medicina, Filosofia-Storia Moderna, Matematica-Informatica-Fisica, Veterinaria.
Nel 1996 è stato avviato da parte del Servizio per il Sistema Bibliotecario d'Ateneo e del SERRA un progetto centralizzato di consultazione di basi dati interdisciplinari su CD-ROM.
Si è cercato di individuare le basi di dati con maggiori caratteristiche interdisciplinari e il miglior sistema di messa in rete, che è stato individuato in ERL della Silverplatter, e per i CD-ROM non disponibili su ERL acquisendo direttamente i nastri e procedendo ad una loro indicizzazione attraverso strumenti standard.
Si è anche cominciato ad attivare abbonamenti direttamente su siti Internet.
E' in corso una cooperazione con la Scuola Normale Superiore e il S. Anna per l'uso comune di risorse su CD-ROM con l'obiettivo di condividere l'utilizzazione di strumenti costosi particolarmente nella loro versione in rete.
La Biblioteca di Economia partecipa al progetto nazionale ESSPER , spoglio cooperativo delle riviste italiane di ambito economico, giuridico, politico e sociale, e il Dipartimento di Matematica ha costruito, nell'ambito del progetto S.I.N.M. (Sistema Informativo Nazionale per la Matematica) un'interfaccia utente web per interrogare in remoto i cataloghi delle biblioteche italiane di matematica che hanno aderito al progetto indipendentemente dal software con cui sono stati caricati i dati. Sono attualmente interrogabili singolarmente o simultaneamente i cataloghi delle biblioteche dei dipartimenti di Matematica di Bologna, Genova, Lecce, Milano, Pisa, Napoli, Roma "La Sapienza" e della Scuola Normale Superiore.
Recentemente sono stati collocati nei centri bibliotecari degli scanner con software Ariel per favorire ed incrementare la spedizione di documenti mediante posta elettronica e fax.
L'ampliamento dell'accesso alle risorse catalografiche e all'informazione bibliografica impone oggi profondi ripensamenti organizzativi, in quanto si rende necessario il passaggio da biblioteche autosufficienti a sportelli della biblioteca universale.
Gli applicativi finora usati sono obsoleti in termini di architettura informatica e di output in termini di interrogazione, sono assenti dal panorama internazionale, e rendono il sistema bibliotecario dell'Università di Pisa anomalo e lontano dalla realtà degli altri due atenei pisani e delle altre università.
La diversità e la dispersione degli applicativi hanno inciso negativamente sulla possibilità di recupero massiccio dei dati dei vecchi cataloghi, e rendono più complicato ogni processo organizzativo indirizzato a diminuire il tasso di disomogeneità e di scarsa standardizzazione delle diverse basi di dati. L'integrazione dei cataloghi nel Web attraverso WAIS attutisce alcuni effetti della dispersione ma non può surrogare in modo adeguato le funzionalità di un vero e proprio OPAC d'ateneo.
In questa situazione si rende opportuna una riconsiderazione generale dell'informatizzazione delle biblioteche dell'ateneo pisano. Occorre prevedere uno sviluppo che faccia salva la mole dei dati acquisiti in questi anni e tenga conto della complessità di un sistema bibliotecario basato non solo su di una pluralità di biblioteche, ma anche su di una loro diversa tipologia sia in termini di grandezza che di quantità e tipo di utenza.
C'è la necessità di avvalersi di un prodotto largamente diffuso nelle università e negli enti di ricerca, e nella realtà pisana è d'obbligo prendere in considerazione l'ipotesi di allineare il sistema
d'ateneo con quello in uso nelle altre due università cittadine, per non parlare delle università di Siena, di Genova e di moltissime università ed enti di ricerca italiani e stranieri.
Gli sviluppi dell'informatica in questi anni in termini di hardware, software, e di connessione in rete consentono di implementare soluzioni innovative che comportino una semplificazione della gestione, un miglioramento delle prestazioni, un'efficiente distribuzione delle risorse informative. I sistemi per l'automazione bibliotecaria di ultima generazione consentono una distribuzione ottimale delle risorse e di mantenere un'architettura distribuita in termini di tipologia dei dati (descrizioni bibliografiche, dizionari d'autorità, etc.).
Il sistema da adottare per la nuova fase di informatizzazione delle biblioteche dovrebbe corrispondere a queste caratteristiche: