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"12. Seminario Angela Vinay"
BibliotECONOMIA
dalla cooperazione all'integrazione

ASPETTI E PROBLEMI DELL'INTEGRAZIONE BIBLIOTECARIA

Pubblico e privato: una ricerca di ruoli, compiti e regole

Anna Maria Brandinelli
dirigente della Biblioteca Sala Borsa del Comune di Bologna


Ho accettato con piacere l'invito di Chiara Rabitti per conto della Fondazione Querini Stampalia a questa edizione dei Seminari Vinay, con una premessa: non avrei portato una riflessione teorica (che non è nelle mie corde) sull'economia della biblioteca e, in particolare, sul rapporto tra pubblico e privato, ma un caso, di un certo rilievo economico ed organizzativo: la creazione della Biblioteca Sala Borsa di Bologna, a cui sto lavorando dal marzo 1995.
Un rapido abbozzo per collocarci nel contesto.
Nel 1989 l'Amministrazione Comunale di Bologna chiede e ottiene Fondi FIO per un progetto detto "Parco Urbano di Piazza Maggiore", di restauro e di rifunzionalizzazione della piazza e di importanti contenitori storici a destinazione culturale che la attorniano. Il complesso denominato Sala Borsa è composto di edifici costruiti fra Cinquecento e Novecento, che insistono su un'area archeologica comprendente elementi datati fra il II secolo a.C. e il Cinquecento.
Su questo complesso vengono svolti lavori per 15 miliardi che comprendono demolizioni, scavi archeologici, rifacimento del coperto, ascensori, impianti di climatizzazione.
Nel 1995 si approfondisce la progettazione funzionale, destinando l'intero contenitore a biblioteca.
Il lotto per il completamento lavori viene finanziato nel 1997, per 16,5 miliardi, che lieviteranno poi a 18,5.
Inoltre, vengono approvate spese (e relative gare) per arredi (3 miliardi), impianti di sicurezza (2,4 miliardi), acquisto documenti (2,1 miliardi), catalogazione (1 miliardo).
Telecom garantisce una sponsorizzazione per cablaggio integrato per fonia-dati, apparecchiature attive di rete, postazioni di lavoro e sviluppo del progetto Multimedia Arcade per complessivi 2,2 miliardi.
In questo complesso di attività e di spese troviamo, è ovvio, numerosissimi rapporti con i privati, dall'edilizia alla fornitura documenti, dall'hardware allo sviluppo di software.
Alcuni di questi contratti assumono una particolare rilevanza per il forte importo in gara, e perchè richiedono anche un'organizzazione logistica, per il controllo (18 catalogatori al lavoro per 8 mesi!) e l'approvvigionamento dei documenti (35.000 monografie, 10.000 cd audio, 3.000 vhs).
Altri - l'appalto concorso per gli arredi - hanno comportato un forte apporto progettuale esterno, sia pure a fronte di un capitolato d'appalto e di relazioni tecniche molto analitici.
Un'ulteriore gara sta per avviarsi, per la fornitura di servizi ausiliari (26 aiutanti di sala, 4 receptionist) che avrà rilevanza europea perché pluriennale.
Questo è un tipo di rapporto con il privato ormai largamente praticato (penso ai casi a me noti di Reggio, Modena, Fiesole, molti comuni della provincia di Bologna, alcuni dei centri servizi di sistemi bibliotecari).
Anche qui si tratta di esternalizzazione, come nel caso della catalogazione, e quindi di una fornitura di servizi, in cui sempre più e meglio l'ente pubblico deve attrezzarsi per valutare costi e benefici dell'esternalizzazione, specificare con chiarezza le richieste, attrezzarsi per un puntuale controllo del servizio appaltato.
Fin qui siamo tuttavia quasi nella normalità, magari su una scala di grandezza molto impegnativa appunto, per la quantità e qualità degli strumenti e attività di verifica e di controllo da prevedere e far funzionare.
Ci sta ora capitando un'avventura nuova.
Nel progetto originale, la biblioteca avrebbe utilizzato l'intero contenitore, con una superficie lorda di 20.000 mq., di cui 13.000 mq. di superficie utile. Di questi , 7.500 mq. circa aperti al pubblico.
I costi gestionali previsti (utenze, riscaldamento e pulizie, personale, costi specifici) sfioravano i 10 miliardi annui.
La nuova amministrazione non ha ritenuto questi costi compatibili con i propri indirizzi di bilancio, ed ha assegnato ad un gruppo di lavoro guidato dalla Direzione Generale e composto da unità dei Settori Bilancio, Cultura, Lavori Pubblici, Acquisti, Urbanistica, Economia, Traffico, Patrimonio il compito di provvedere ad un forte incremento dell'entrata e riduzione dei costi a suo carico con l'apporto e l'incarico a consulenti esterni di area marketing e finanze.
Concretamente, dopo alcuni mesi di incertezze, guerriglie e trincee (devo ammettere di aver fatto una certa opposizione, sembrandomi che il progetto in fase di completamento ci avrebbe consegnato una biblioteca di esemplare rilevanza, quasi un modello nazionale), a dicembre è stato pubblicato un avviso di procedura negoziata per individuare (cito dal bando) " ... un soggetto a cui concedere spazi e con cui gestire eventuali attività in comune, sulla base di un progetto di valorizzazione di Sala Borsa, immobile destinato prevalentemente a sede di biblioteca pubblica multimediale contemporanea".
Il bando ha suscitato l'interesse di sette imprese, di cui sei, raccolto l'invito a presentare documentazione, hanno superato la fase di qualificazione.
Successivamente, è prevista una serie di incontri per fornire agli interessati, oltre alla documentazione sul progetto culturale della Biblioteca, grafica sugli aspetti edilizi e impiantistici, tutti i chiarimenti desiderati per poter presentare, alla fine di aprile, i propri progetti, non definitivi, corredati da un'offerta economica, che deve prevedere un canore non inferiore a due miliardi annui e la condivisione di spese gestionali intorno a 600 milioni annui.
Il progetto dovrà specificare e collocare spazialmente l'insieme dei servizi -di vendita, formativi, di intrattenimento e promozione culturale- proposti in risposta alle finalità definite dal bando.
Una breve fase di trattativa metterà a confronto la Commissione giudicatrice nominata dalla Giunta con i concorrenti, che dovranno poi presentare, progetti definitivi e vincolanti che la Commissione valuterà entro la fine di giugno. Per il mese successivo è prevista la redazione e sottoscrizione del contratto, per ottobre la consegna degli spazi assegnati.
L'insieme dei documenti forniti ai concorrenti definisce la creazione di un comitato di gestione, composto di tre membri, di cui due espressi dal Comune e uno dal privato, per individuare un programma comune di attività, indispensabile per la gestione degli spazi condivisi, quali l'atrio di accesso e la grande, centrale "piazza coperta".
Anche gli aspetti tecnici di gestione (vigilanza, sicurezza, pulizie, manutenzione) dovranno essere condivisi, eventualmente con un affidamento comune a terzi.
Come biblioteca, pur essendo ancora in sofferenza sul piano di personale, ci siamo dati l'obiettivo di aprire al pubblico tra la fine settembre e i primi di ottobre.
In ogni caso, avevamo previsto di avere concessioni per la gestione di uno spazio ristoro, un punto vendita e la gestione degli eventi nella piazza centrale. Il bando non ci ha quindi colti culturalmente impreparati, e pensiamo che sul piano della promozione di eventi l'alleanza non possa che essere positiva (per contratto, ogni attività del privato dovrà pubblicizzare la biblioteca "vicina di casa"). Ci auguriamo che anche servizi di disseminazione della cultura informatica, che pensavamo di gestire in convenzione, possano essere svolti secondo modalità condivisibili. Certamente, ci poniamo nell'ottica di imparare dal privato tutto quel che c'è da imparare... e anche di insegnare uno spirito di servizio che certo non ci manca!
Come sarà andata, ve lo racconterò se mi invitate di nuovo l'anno prossimo.
Per ora, posso solo dire che vicende come questa offrono comunque interessanti occasioni di imparare. Tutta l'attività istruttoria ha richiesto discussioni e sintesi sui criteri qualitativi da applicare nella valutazione dei progetti, e ha costretto a misurarci con l'importanza di fattori quantitativi e comunicativi nella affermazione di una linea di azione.

Per concludere, offro qualche riflessione sparsa.
L'esperienza della progettazione e realizzazione della Biblioteca Sala Borsa conferma l'osservazione secondo la quale enti pubblici quali i comuni hanno una maggiore facilità negli investimenti piuttosto che nella gestione. Sul bilancio di parte corrente la concorrenza fra le linee operative e di servizio affidate ai diversi assessori è molto forte. Gli istituti culturali, come i servizi sociali, sono basati essenzialmente sulla spesa per il personale, e la spesa per il personale è una spesa rigida, nei nostri ordinamenti.
Per lo più, diamo per scontato (e le leggi regionali di riferimento confermano per lo più in questo indirizzo) che il pubblico, ovvero la finanza generale, debba mantenere i servizi culturali, mentre il mercato va in diversa direzione, creando spesso aspettative politico-amministrative in questo senso. Il leit-motif della cultura come risorsa economica, del management capace di trarre profitto (!!) dai beni culturali ha creato un clima che ben si accorda con le nostre aspirazioni ad essere più efficienti, creativi, orientati al cliente e alla qualità, ma non è coerente con la nostra consapevolezza di gestire servizi non profit, intrinsecamente connessi con il fatto di rendere disponibili opportunità formative, oltre che informative.
In breve, mi pare ci sia una soglia di ingresso a servizi di qualità che richiedono comunque un forte investimento pubblico, oltre che un convinta adesione etica e professionale da parte del personale, per potere essere attivati. Da questa soglia, occorre fare molta comunicazione rispetto ai risultati del servizio pubblico, ma anche una certa inventiva per far registrare una sia pur marginale quota di introiti che rassicurino i nostri stakeholders rispetto alla non totale dipendenza dei servizi dal finanziamento pubblico.
In estrema sintesi, mi pare che per un problema complesso le strategie non possano essere che complesse:

  • più marketing e comunicazione, per individuare tutti i clienti che possono utilmente riferirsi ai servizi che siamo in grado di fornire
  • più razionale uso delle risorse: cooperazione, automazione, confronto analitico tra i costi del fare e del far fare, rinuncia a servizi con un incerto bilanciamento costi-benefici;
  • più disponibilità verso forme di rientro anche solo simbolico della spesa (in questo i musei hanno normalmente migliore reputazione rispetto alle biblioteche);
  • rivendicazione di strumenti programmazione di lungo periodo (negli enti locali, indicazioni di programma coincidenti con il mandato amministrativo) e/o di maggiore autonomia dall'indirizzo politico (istituzioni, fondazioni..)


  • Copyright AIB, 2002-02-21, ultimo aggiornamento 2002-02-21 a cura di Marcello Busato
    URL: https://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay12/brandinelli02.htm

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