VALUTARE LA COOPERAZIONE

Angelo Rigo, Centro Servizi Biblioteche della Provincia di Treviso

La Provincia di Treviso ha istituito il Centro Servizi nel maggio del 2000 al fine di avviare un intervento globale di coordinamento e sostegno all'attività bibliotecaria nel territorio trevigiano. L'iniziativa è stata resa possibile grazie al contributo della Regione del Veneto e del Consorzio Bim Piave - Consorzio obbligatorio fra i comuni della Marca Trevigiana facenti parte del Bacino imbrifero del Piave - che fin dall'inizio ha contribuito al progetto sia sotto il profilo tecnico che finanziario.
La provincia di Treviso è costituita da 95 Comuni con 93 biblioteche comunali attive. Storicamente sono esistite importanti esperienze di cooperazione: ricordo il Sistema Bibliotecario di Castelfranco Veneto e quello del Vittoriese. Alcune esperienze sono ancora attive come nel vittoriese, altre non più esistenti si sono trasformate o hanno dato vita a nuove forme di cooperazione. La situazione recente, dalla costituzione nel maggio 2000 ad oggi, su cui ha iniziato ad operare il Centro Servizi Biblioteche, vedeva la presenza di due sistemi organizzati: Vittorio Veneto strutturato come sistema, e Spresiano più simile al modello di comunità sviluppata attorno alla realizzazione e alla condivisione di un software catalografico e gestionale. Accanto a queste realtà operano altre biblioteche maggiori come Castelfranco Veneto, Montebelluna, Oderzo, Mogliano Veneto e Treviso. Queste istituzioni hanno svolto un'azione di riferimento per aree territoriali ridotte, accanto ad altre biblioteche di varia natura, che si sono sviluppate con percorsi autonomi.

In questo contesto negli anni passati, sia la Regione che la Provincia, erogavano contributi prevalentemente a pioggia, ad esempio su progetti diversi di informatizzazione, in assenza di un disegno organico unitario, incapaci soprattutto di un'ipotesi di sviluppo in grado di soddisfare le esigenze di tutto il territorio, principalmente nei confronti delle realtà più piccole.
Le criticità del Sistema erano evidenti: in mancanza di un disegno organico unitario, lo sviluppo del Sistema stesso era affidato alle libere iniziative dei Comuni con difficoltà di dialogo tecnologico ed informatico tra le diverse realtà. Questo ha prodotto evidenti diseconomie di scala, con la produzione, ad esempio, in campo catalografico, di doppioni nella catalogazione, una differenza di impostazione nella costruzione dei record, disomogeneità che ci siamo trovati poi amplificate nel catalogo unico provinciale.

Il Centro Servizi Biblioteche fin dal suo inizio ha costituito un Comitato scientifico del Sistema bibliotecario provinciale, individuando nelle biblioteche storiche i partner privilegiati per l'evoluzione del sistema stesso, esse sono: Castelfranco Veneto, Mogliano Veneto, Montebelluna, Oderzo, Spresiano, Treviso e Vittorio Veneto; ad esse si è unita recentemente anche Conegliano.

Una tappa importante nella costruzione del Sistema provinciale è stata la definizione della sua architettura con la distinzione di compiti, ruoli ed oneri: il "chi fa che cosa" tra Centro Servizi Biblioteche della Provincia di Treviso, le biblioteche polo o di riferimento e le biblioteche minori o di base.
La definizione dell'architettura di sistema non è primariamente una divisione di compiti, ma un riconoscimento di funzioni proprie degli enti, in questo caso Provincia e Comuni, che si spera, anche con l'occasione della due giorni di Abano Terme, di poter delineare anche con la Regione del Veneto, per poter definire un quadro completo di funzioni tra Regione, Province e Comuni.

In quest'ottica, il Centro Servizi Biblioteche garantisce quattro grandi servizi:

il portale unico delle biblioteche trevigiane, utile ad orientare l'utente finale e quindi a facilitarne l'accesso al patrimonio librario, laddove il proliferare di siti, con impostazioni diverse, complicherebbe, senza utilità il rapporto con il pubblico;
la gestione del catalogo unico provinciale, come rete tra le biblioteche del territorio, raccordate dal Centro Servizi provinciale che converte e mette in linea i dati dei diversi archivi;
la gestione dell'interprestito a livello provinciale per avere un unico servizio e un unico modello gestionale, utile a far dialogare tutte le biblioteche del territorio, laddove l'affermarsi di modelli diversi di interprestito creerebbe difficoltà di collaborazione ed evidenti diseconomie di scala;
l'organizzazione della formazione e dell'aggiornamento professionale, come ente gestore per conto della Regione del Veneto ed in proprio con i corsi provinciali.
A questi quattro pilastri si aggiunge l'ultima grande sfida, quella della catalogazione partecipata secondo le forme di cooperazione catalografica in rete alle quali vorrei dedicare due parole in seguito come esempio del metodo di lavoro instaurato tra le biblioteche del territorio.

Che cosa fanno i poli bibliotecari attraverso le biblioteche di riferimento? Anzitutto garantiscono una prima assistenza ai bibliotecari delle singole istituzioni, producono la catalogazione, operano la validazione dei cataloghi delle biblioteche che ad essi afferiscono, fungono da raccordo tra le biblioteche di cui costituiscono il riferimento territoriale per gli aspetti inerenti la formazione e l'aggiornamento, e soprattutto partecipano alla gestione del Centro Servizi Biblioteche attraverso il Comitato scientifico del Sistema Bibliotecario Provinciale.

Infine che cosa fanno le biblioteche di base? Operano attraverso la normale attività di acquisizioni, reference, prestito etc. e con iniziative di promozione a servizio degli utenti e della pubblica lettura; aderiscono all'interprestito provinciale; iniziano a dotarsi dei necessari sussidi informatici; gestiscono il catalogo locale, trovando nelle biblioteche di riferimento il loro punto di verifica.

Questi sono i pilastri su cui si costruisce l'edificio del Sistema Bibliotecario provinciale, dove il Centro Servizi non occupa il piano nobile, ma è più simile al reticolo underground di una metropolitana o al ramificarsi di una rete elettrica il cui lavoro specifico è quello di connettere le realtà diverse presenti nel territorio.
Il Centro Servizi, proprio come struttura di servizio alle biblioteche e all'intero Sistema bibliotecario provinciale, non comunica se stesso in modo autoreferenziale, ma trasmette i contenuti delle biblioteche del territorio, di cui costituisce struttura di connessione, come gestione partecipata tra le biblioteche della provincia di Treviso.

Sulle basi di quali valutazioni definiamo l'assetto organizzativo e gli obiettivi strategici?
Come indicazione di metodo partiamo sempre dalla consultazione delle biblioteche: una delle prime iniziative intraprese quando è stato creato il Centro Servizi è stata un'indagine conoscitiva per capire lo stato delle biblioteche nel nostro territorio. Non partivamo a lavorare su un terreno vergine, ma in un contesto di situazioni già costituite o, viceversa, di singole biblioteche abituate a lavorare per conto loro, magari chiuse a difesa di quanto ottenuto e di posizioni consolidate. Abbiamo dato per assunto che tutte le biblioteche di ente locale sarebbero state nostre utenti e poco dopo abbiamo iniziato a coinvolgere al primo livello anche le biblioteche scolastice, di istituzioni culturali, ecclesiastiche, etc.

Il Centro Servizi ha cercato di instaurare la cooperazione all'interno del proprio territorio per dare una prospettiva più ampia al lavoro dei bibliotecari, per ufficializzare i rapporti tra le istituzioni che ci sono sempre stati e per fornire servizi migliori agli utenti finali delle nostre biblioteche.
Gli obiettivi che ci siamo prefissati, come la catalogazione partecipata, mirano ovviamente anche ad un'economia di scala nel sistema.
Volevo portare un esempio a questo riguardo: la modalità di realizzazione del progetto di catalogazione partecipata, quinto pilastro nella costruzione del Sistema bibliotecario provinciale.

Lo scenario di partenza è già stato delineato: 93 biblioteche comunali con diverse esperienze di informatizzazione, dieci differenti software ridotti nel tempo agli attuali sei. Aggiungo a questo quadro la mancanza di un servizio di catalogazione centralizzata (se si esclude l'esperienza del vittoriese che opera attualmente per una ventina di biblioteche).
L'alternativa era tra un'opzione centralizzata con l'imposizione di un software unico individuato dalla Provincia o il rispetto delle diverse scelte operate dalle biblioteche. Già nella costruzione del catalogo unico la Provincia aveva operato una decisione di rispetto delle singole scelte di software, convertendo i dati prodotti dalle diverse biblioteche nell'unico catalogo provinciale. La posizione della Provincia è chiara: non si intende imporre o dare indicazioni sui software, ma si rispettano le singole scelte delle biblioteche all'interno di un progetto comune. Siamo favorevoli cioè alla liberalizzazione delle scelte informatiche, purché effettuate su standard di compatibilità, nel rispetto dell'autonomia comunale a livello di base e delle condizioni di dialogo a livello superiore (catalogo unico provinciale) anche nella prospettiva delineata dall'evoluzione di SBN con Indice2.

In questo contesto un grande aiuto è venuto sicuramente dall'evoluzione tecnologica dei prodotti e dalla possibilità di operare in area web. Accanto al catalogo unico, strumento di comunicazione, dove confluiscono i diversi archivi delle biblioteche abbiamo costruito un catalogo di lavoro al quale fanno riferimento i diversi software operanti con architettura web: Castelfranco Veneto, Montebelluna, Oderzo, Spresiano, Vittorio Veneto. A prescindere dal prodotto prescelto per la catalogazione, queste biblioteche configurano i loro software in modo da puntare direttamente sul catalogo unico provinciale dove ricercare, derivando o, se non presente, creando, la notizia bibliografica. La produzione catalografica quotidiana viene giornalmente allineata dal Centro Servizi Biblioteche a beneficio del catalogo unico provinciale. Questa operazione, nel rispetto delle diverse scelte, permette la costruzione comune del catalogo e il riproporsi della Provincia come soggetto finanziatore della catalogazione in un contesto che vede due benefici immediati: 1) il finanziamento della produzione di un'unica notizia catalografica, eliminando i doppioni e rendendo possibile la derivazione per tutte le biblioteche del territorio; 2) la riduzione, se non la completa eliminazione, del rumore nel catalogo unico con beneficio immediato nell'opera di compattazione.

Pensando ai costi del servizio, il nostro bilancio è costituito per il 20% dai contributi regionali, per il 50% da risorse proprie dell'ente e il restante 30% proviene dai finanziamenti del Bim Piave, partner fin dall'inizio del progetto bibliotechetrevigiane, finanziamenti quest'ultimi che vengono utilizzati in modo prevalente per il catalogo unico e per la struttura informatica.
Come forma di gestione, il Centro Servizi è supportato da una ditta esterna che garantisce la progettazione e la realizzazione delle attività.
Pensando ai benefici per le biblioteche del territorio, questi sono evidenti: la Provincia ha scelto di offrire dei servizi gratuiti come l'aggiornamento professionale e l'interprestito provinciale, i cui costi sono totalmente a carico dell'Amministrazione provinciale stessa, la gestione del catalogo unico e la cooperazione catalografica in rete, in parte finanziata con contributi provinciali.
I vantaggi sono tangibili: oltre a quelli economici, che raggiungono l'utente finale delle nostre biblioteche, come ad esempio la gratuità dell'interprestito, ve ne sono altri di non immediata monetizzazione, ma di certa efficacia, in quanto il bibliotecario della biblioteca più piccola può sentirsi parte di una rete che lo sostiene completamente nel lavoro di tutti i giorni.

L'ufficio ha sempre cercato un feedback da parte del bacino di utenti istituzionali, ad esempio monitorando costantemente l'utilizzo del servizio di interprestito e valutando con questionari il rendimento dei corsi di aggiornamento e formazione. Questo è avvenuto anche con strumenti quali liste di discussione a livello provinciale in cui i bibliotecari possono confrontarsi fra di loro e con l'ufficio, ad esempio proponendo tematiche da approfondire nei corsi di aggiornamento professionale. Un altro momento importante in cui il Centro Servizi cerca di toccare con mano lo stato delle proprie biblioteche è la tradizionale giornata delle bibliotechetrevigiane: momento di incontro e riflessione, dove i vari operatori del Sistema possono conoscersi e dialogare tra di loro. Certamente uno dei prossimi obiettivi sarà quello di coordinare una valutazione delle biblioteche del Sistema e dei servizi offerti anche come ufficio secondo le linee guida AIB.

Cooperare vuol dire anche fermarsi a progettare una strada comune, secondo una divisione di funzioni e di compiti, come accennavo inizialmente. Paradossalmente le resistenze che abbiamo incontrato nel nostro territorio e nella strutturazione del Sistema, sono venute dalle realtà più avanzate dove la realizzazione di progetti a livello provinciale come ad esempio l'interprestito e la catalogazione partecipata sembrava dovessero mettere in discussione o azzerare precedenti realizzazioni locali.
Molta strada c'è ancora da fare: siamo una realtà giovane e agli inizi. Penso che momenti come quello di oggi siano molto importanti per essere aiutati nella individuazione degli strumenti per il controllo della gestione e la verifica dei risultati.

Copyright AIB 2005-08-09, ultimo aggiornamento 2005-09-11 a cura di Marcello Busato e Giovanna Frigimelica
URL: https://www.aib.it/aib/sezioni/veneto/vinay15/rigo04.htm

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